För att komma i kontakt med SPV, vänd dig till deras kundservice:
Telefon: 060-18 75 03
E-post: arbetsgivare@spv.se

 1. När du fått in en ansökan
Du ska säkerställa att samtliga uppgifter finns med på blanketten, inklusive ett diarienummer. Informera medarbetaren om att det kan ta tid innan du kan svara på ansökan (handläggningstiden kan ta upp till sex månader).

2. Kontakta HR
Ta kontakt med HR-generalist/specialist innan du fattar beslut. HR hjälper dig med:

• hur ärendet ska hanteras
  
• beräkning av delpensionsskulden enligt SPV:s beräkning
• förhandsinformation om möjlighet att söka omställningsmedel för finansiering av delpensionsskulden

3. Utred förutsättningarna för att kunna bevilja eller avslå ansökan

• Du ska göra en bedömning om det är möjligt att bevilja ansökan utifrån verksamheten. Se vilka faktorer som ska vägas in, i "Riktlinjer för delpension", se nedan.
• Räkna på kostnaden för institution/avdelning med hjälp av HR-generalist/specialist. Delpensionsskulden dras som en klumpsumma från innevarande årsbudget, det år den beviljas.
• Utöver delpensionsskulden kan andra kostnader tillkomma så som vikariekostnader och/eller OH-kostnader. Institutionen/avdelningens ekonom bör kopplas in i vid de situationerna
  
• Du avgör du ska ansökan om omställningsmedel. Delpensionsskulden kan, om det beviljas, finansiera upp till 50%.
  OH-kostnader finansieras inte av omställningsmedel.
  

4. Vid ansökan om omställningsmedel

• Vid finansiering av omställningsmedel krävs samverkan enligt MBL.
• HR-centralt samordnar processen. Du behöver skicka in underlag inför mötet.

5. Bevilja/avslå ansökan om delpension

• Om du beviljar delpensionen, kan du, efter samråd med HR och eventuellt ekonomi samt prefekt/chef gå vidare och anmäla ärendet till Rektorsföredragning (RF).
• Om du avslår ansökan måste det MBL-förhandlas, innan rektor avslår ansökan. Kontakta HR-avdelningen innan du går vidare med ett avslag.

6. Beslut fattas vid Rektorsföredragning (RF)

Du anmäler ärendet till RF och skickar in underlag med hjälp av HR. Du föredrar ärendet och redogör för bakgrunden till beslutet samt hur delpensionen ska finansieras om den beviljas.

7. Avslutande administration

• Du ska skicka beslutet med tillhörande bilagor till berörd HR-specialist, löneadministratör och prefekt/annan chef.
• Orginalet av den påskriven ansökan skickar du till registrator, samt en kopia till HR-avdelningen.

8. Informera medarbetaren om utfallet av ansökan

• Du som chef ska informera medarbetaren om utfallet.
• Vid beviljad ansökan, planera tillsammans hur arbetstiden ska förläggas. Skicka information till lon@sh.se om arbetsschema, om medarbetaren inte arbetar varje dag.

• Vid avslag av ansökan, informera om grunderna för beslutet och att medarbetaren kan återkomma med en ny ansökan tidigast nästa år.