Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

Informationshantering

Information kan beskrivas vara en form av uppgift nedtecknad på någon form av databärare. Exempelvis kan det vara ett pappersdokument, en digital fil eller en uppgift i ett verksamhetssystem, datorprogram eller applikation. Information är således ett samlingsbegrepp och används ibland synonymt med det mer juridiska begreppet handling.

Informationshantering handlar om att förvalta informationen på ett effektivt och systematiskt sätt så att den kan upprättas, tas emot, styras och bevaras eller gallras. För att hanteringen ska vara effektiv och tydlig är det viktigt med bland annat organisation, riktlinjer och rutiner.

Södertörns högskolas informationshantering utgår från gällande lagar, regler, Riksarkivets föreskrifter och rekommendationer samt verksamhetens behov. För mer kring vilka lagar som styr och hur olika rättsliga frågor påverkar ditt dagliga arbete, se sidan Rättslig vägledning.

Södertörns högskola ska som statlig myndighet se till att högskolans arkivvård följer gällande lagstiftning. Alla medarbetare ansvarar därför för att högskolans allmänna handlingar hanteras korrekt. Alla medarbetare ska därför:

  • Skyndsamt lämna ut allmän handling vid begäran om sådan-
  • Skyndsamt se till att allmänna handlingar som ska diarieföras blir diarieförda.
  • Följa gällande informationshanteringsplan och andra rutinbeskrivningar för hantering av högskolans allmänna handlingar.

Ett rätt strukturerat och ordnat arkiv erhålls genom att noga planera och styra informationshanteringen. Detta bidrar till att:

  • Informationssökningen blir effektiv.
  • Tillgängligheten till information blir smidig.
  • Sekretessbelagda handlingar skyddas från obehörig åtkomst.
  • Korrekt gallring blir lätt att utföra.
  • Lagringen och hanteringen av arkivhandlingar och information som ska bevaras blir kostnadseffektiv.

I beslutet om fastställande av arkivorganisation vid Södertörns högskola (dnr 207/13/2008) står om högskolans arkivorganisation och ansvarsfördelning. Enligt beslut gäller följande arkivorganisation:

Arkivansvarig

Rektor har det övergripande ansvaret för arkivvården vid Södertörns högskola. Rektor har utsett prefekter och föreståndare till arkivansvariga för respektive institution eller motsvarande. Rektor har delegerat ansvaret för arkivvården vid högskolans centrala förvaltning till förvaltningschefen som i sin tur utsett avdelningscheferna och kanslichef till arkivansvariga på respektive avdelningar och kansli.

Arkivansvarig har det övergripande ansvaret för arkivvården inom respektive nämnd/institution/avdelning. Detta ansvar innebär att:

  • Samordna hanteringen av allmänna handlingar inom respektive nämnd/institution/avdelning, oavsett vilket medium dokumenten förvaras på, samt att tillse att svensk lagstiftning efterföljs i denna hantering
  • Bevaka arkivfrågor i budgetarbete och övrig planering samt vid organisationsförändringar inom respektive nämnd/institution/avdelning.
  • Hålla sig underrättad om de interna föreskrifter som gäller för dokumenthantering på högskolan och tillse att dessa efterföljs inom respektive nämnd/institution/avdelning.
  • Informera och samråda med högskolans arkivarier vid införandet av nya rutiner vilka påverkar dokumenthanteringen, som till exempel införandet av elektroniska system.
  • Utse arkivredogörare i tillräcklig omfattning som ska utgöra stöd åt arkivansvarige inom detta ansvarsområde.

Utöver arkivredogörarens satta uppgifter kan arkivansvarig delegera ytterligare delar av arbetet "som arkivansvarig" till arkivredogörare, dock aldrig ansvaret för detta.

Arkivredogörare

Arkivredogöraren utgör ett stöd till arkivansvarig i arbetet med arkivvården inom respektive nämnd/institution/avdelning. Arkivredogörarens uppgifter är att:

  • Svara för den löpande arkivvården och ombesörja leverans till centralarkivet.
  • Delta i nätverket för högskolans arkivredogörare.
  • Vara kontaktkanal mellan högskolearkivarien och den nämnd/institution/avdelning som arkivredogöraren representerar
  • Vara väl insatt i de bestämmelser och föreskrifter som rör högskolans hantering av allmänna handlingar.

Funktionen för arkiv och registratur

Den högskolegemensamma funktionen för arkiv och registratur ansvarar för det operativa arbetet med högskolans arkivvård och informationsstyrningen av högskolans allmänna handlingar. Funktionens uppgifter är att:

  • Svara för registreringen av inkommande och upprättade handlingar i det högskolegemensamma diarieföringssystemet.
  • Vara systemägare av det högskolegemensamma diarieföringssystemet.
  • Stödja, informera och utbilda de anställda i informationsstyrning och arkivvårdsfrågor.
  • Hantera förfrågningar från allmänheten av diarieförda och arkiverade handlingar.
  • Ta fram högskolegemensamma styrdokument för informationsstyrning och arkivering av högskolans allmänna handlingar.
  • Förteckna och vårda handlingar som levererats till högskolans centralarkiv.
  • Hantera kontakterna med Riksarkivet och andra myndigheter rörande högskolegemensamma informationshanteringsfrågor.

Tillgång till arkivhandlingarna i centralarkivet sker alltid i samråd med arkivarie. Arkivarien ska skyndsamt tillhandahålla arkivhandlingar efter förfrågan. Vissa handlingar kan ta lite längre tid att leta fram och arkivarie besvarar förfrågningarna så fort som möjligt. Kontakta gärna arkivarien i god tid innan du behöver tillgång till en handling.

Kontakta registrator

registrator@sh.se

Registratorn besvarar frågor om diarieföring och tillhandahåller diarieförda handlingar från de senaste fyra åren.

Registraturens öppettider är helgfria vardagar:
Måndag–onsdag och fredag kl. 9.30–11.00 och 12.00–14.30
Torsdag kl. 12.00–14.30

Öppettiderna kan avvika på dag före helgdag och på så kallad klämdag.

Kontakta arkivarie

arkivarie@sh.se

Arkivarien besvarar forskarförfrågningar och återsökning av allmänna handlingar ur högskolans centralarkiv (även diarieförda handlingar som är äldre än fyra år) samt bokning av leveranser till centralarkivet.

Som en del i sin arkivredovisning ska högskolan enligt Riksarkivets föreskrift 2008:4 upprätta en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar. Klassificeringsstrukturen är ett styrdokument som används för att klassificera information och handlingar utifrån verksamhetsområden och processer.

Gällande version av klassificeringsstruktur från och med 2015-01-01 är KS 3:2015 (dnr 2312/13/2012).

Informationshanteringsplanen är byggd utifrån klassificeringsstrukturen. Planen innehåller riktlinjer rörande bevarande, gallring, diarieföring, sekretess m.m. som behövs för en god arkivvård av Södertörns högskolas allmänna handlingar.

I planen kan du söka fram information om bland annat vilka handlingar som ska diarieföras, vilken process en handling tillhör, vilka handlingar som ska arkiveras och vilka handlingar som får gallras.

Enligt arkivlagen bildas myndighetens arkiv av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och arkivet är en del av det nationella kulturarvet. Myndighetens arkiv ska bevaras, hållas ordnat och vårdas så att det tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av rättskipning och förvaltning och forskningens behov.

Allmänna handlingar ska skyddas mot förstörelse, obehörig åtkomst, manipulation och stöld.

Allmänna handlingar som ska bevaras för all framtid ska framställas med material och metoder som garanterar informationens sökbarhet, tillgänglighet, lagringskapacitet och beständighet. Det betyder att alla led i framställningen av en allmän handling måste säkerställas.

Att enbart välja till exempel lagringsmedium garanterar inte arkivbeständighet om man inte på samma gång även uppmärksammar valet av skrivmateriel, det vill säga medlet för skriften, till exempel pennor, färgband, skrivare, fax och kopiator och alla andra verktyg som används för att framställa en allmän handling. Produkter som får användas för framställning av allmänna handlingar ska vara certifierade och märkta med SP:s märke eller beteckning "svenskt arkiv".

Det finns vanligt förekommande kontorsmateriel som inte godkänts ur arkivsynpunkt och som således inte får användas för arkivhandlingar, till exempel:

  • Tipp-ex.
  • Självhäftande etiketter och symboler.
  • Tejp (inte heller så kallad arkivtejp).
  • Plastfickor och plastmappar (ersätts vid behov av så kallade fascikelomslag/aktomslag, i nödfall används dubbelvikta A3-kopieringspapper).
  • Gem.
  • Filtpennor.
  • Gummisnoddar.
  • Post it-lappar.
  • Kuvert.
  • Häftklamrar (om det inte är absolut nödvändigt).

Rekommenderade material för framställning av allmänna handlingar

I informationshanteringsplanen finns information om vilka medium och format som ska användas för högskolans allmänna handlingar.

Papper

Det papper som finns i högskolans skrivare, kopiatorer och faxar är åldringsbeständigt och är i de flesta fall tillräckligt bra för framställning av de flesta allmänna handlingar.

Allmänna handlingar med innehåll av stor betydelse ska framställas på 80 grams "svenskt arkiv"-papper, det kan till exempel vara protokoll, avtal, etcetera. Till handlingar som antas kunna utsättas för hårt slitage, exempelvis register, ska 100 grams "svenskt arkiv"-papper användas.

Högskolan köper in åldringsbeständigt papper centralt, men inte "svenskt arkiv"-papper, vilket innebär att respektive institution/avdelning/motsvarande ansvarar för inköp av efter eget behov.

Pappershandlingar som ska bevaras ska skrivas ut på enkelsidiga ark då detta gör att informationen bevaras bättre och sliter mindre på handlingarna vid kopiering.

IT-system

För elektroniskt material är det särskilt viktigt att vara medveten om vilka krav som ställs för hantering redan när informationen skapas. Ta kontakt med arkivarien redan i samband med kravspecifikationen av införandet av nya system på Södertörns högskola.

Vid implementering av eller byte av verksamhetssystem ska arkivfrågorna belysas i ett så tidigt skede som möjligt då det fortfarande är möjligt att påverka systemets arkitektur och funktionalitet.

Vid långtidslagring av information i IT-system ska högskolan kunna:

  • Innan implementeringen planera för handlingarnas framtida bevarande eller gallring.
  • Garantera de elektroniska handlingarnas autenticitet och samband
    fysiskt och tekniskt bevara dem under fastställd tid.
  • Återsöka och göra dem tillgängliga under hela denna tid.


Elektroniska handlingar

För att säkerställa bevarandet av elektroniska handlingar ska elektroniska handlingar som ska bevaras konverteras till filformatet PDF/A i ett så tidigt skedde som möjligt. Högskolans personalskannrar är förinställda på att skanna till PDF/A.

Pennor

Undertecknande av intyg, betyg, beslut, skrivelser, protokoll, etcetera. ska göras med pennor som har arkivbeständigt bläck. Patronen eller hylsan ska helst vara märkt med SP: s certifieringsmärke eller beteckningen "svenskt arkiv".

Även för övriga handlingar som ska arkiveras bör pennor med arkivbeständigt bläck användas.

Stämplar

Vid diarieföring av pappershandlingar ska stämpel med godkänt bläck användas. Det finns ett par bläcksorter som har godkänts för användning på arkivhandlingar.

Felaktigheter vid inskrift i stämpelavtrycket får inte korrigeras med tipp-ex eller liknande, utan felaktig information stryks över och korrigering skrivs till ovanför stämpeln.

Skrivare, fax, kopiatorer

De skrivare, faxar och kopiatorer som används vid Södertörns högskola ska vara utrustade med bläck/pigment som är godkänt enligt svensk standard, det åligger inköpsansvariga att se till att rätt produkter används. Papperet som läggs ut och används vid utskrifter, fax och kopiering ska vara åldringsbeständigt.

Många skrivare är automatiskt inställda på dubbelsidig utskrift. Vid utskrift av arkivhandlingar måste man själv ändra inställningen till enkelsidig utskrift.

Förvaring av allmänna handlingar

I väntan på att pappershandlingarna ska levereras till centralarkivet, kan de förvaras i närarkiv eller förvaringsskåp om dessa uppfyller samma skyddskrav som en godkänd arkivlokal.

Om handlingarna har en gallringsfrist på två år eller kortare är det tillräckligt att de förvaras i ett låsbart utrymme.

Handlingarna ska förvar as i arkivboxar som är godkända enligt svensk arkivstandard. Boxarna finns att tillgå i högskolans kontorsmaterielskåp och finns två i tjocklekar: 55 mm och 80 mm. Välj den storlek som bäst passar den mängd handlingar som ska arkivläggas. Boxen ska fyllas helt men inte bågna. Använd endast boxar av A4-format. Kontakta arkivarie om handlingarna är av annat format och inte ryms i boxarna utan att de viks eller böjs.

Campus- och IT-avdelningen ansvarar för högskolans gemensamma inköp av arkivboxar. Planeras en större arkivläggning, vilket kräver en högre utsträckning arkivboxar, kontaktas Campus- och IT-avdelningen i god tid innan så att behovet kan täckas.

Det är viktigt att tänka på att inte information försvinner vid migrering av data mellan olika system och databärare eftersom detta betraktas som otillåten gallring. Detsamma gäller om sådan överföring av data medför förlust av betydelsebärande data, möjliga sammanställningar, sökmöjligheter eller möjlighet att bedöma handlingarnas äkthet. Dessa aspekter måste sålunda beaktas när nya verksamhetssystem tas i drift.

Elektronisk information som ska bevaras lagras i respektive verksamhetssystem i väntan på överföring till ett system för bevarande (e-arkiv).

Förvaring och skydd av sekretesskyddad och känslig information

Information som enligt offentlighets- och sekretesslagen och/eller dataskyddsförordningen (GDPR) antingen är sekretesskyddad eller känslig ska hanteras så att all obehörig åtkomst förhindras.

Sekretesskyddad och/eller känslig information ska förvaras i låst utrymme med tillträdeskontroll. Förvaringen ska planeras så att den kan särskiljas från information som är offentlig, oavsett om informationen utgörs av pappersdokument eller elektronisk information. Elektronisk förvaring rekommenderas inte utom i särskilda system där behörighetskontroll, behandlingshistorik och krypteringsmöjlighet kan säkerställa att endast behörig handläggare/forskare har tillgång till informationen. Sekretesskyddad och/eller känslig information ska inte förvaras i molntjänster eller i vanliga mappar på högskolans gemensamma elektroniska nätverk, till exempel G:\ eller H:\.

Sekretesskyddad och/eller känslig information ska aldrig skickas med vanlig e-post, sms eller genom sociala medier.

Handlingar som innehåller information som är sekretesskyddad ska alltid diarieföras.

För mer information om hur sekretess ska hanteras på högskolan, se sidan Rättslig vägledning Öppnas i nytt fönster..

Med "bevarande" menas att handlingarna inte får gallras (förstöras) utan ska bevaras för all framtid. Det är därför allmänna handlingar måste framställas av åldringsbeständigt materiel. Handlingar som ska bevaras (arkivhandlingar) ska levereras till högskolans centralarkiv.

I informationshanteringsplanen finns information om vilka av högskolans allmänna handlingar som ska bevaras och arkiveras.

Det arkiverade exemplaret ska vara originalhandlingen, eller högskolans exemplar av handlingen.

Södertörns högskola har ett centralarkiv dit arkiverade handlingar ska levereras. Leverans av handlingar görs lämpligen samlat en eller ett par gånger per år. Leverans av kursmaterial ska förslagsvis ske samlat efter avslutad termin. För dispens av leverans kontakta arkivarie.

Om du vill arkivera handlingar i udda eller skrymmande format, eller handlingar som har annan typ av databärare än papper, exempelvis ljud- och bildupptagningar, rekommenderar vi att du tar kontakt med arkivarie för att diskutera särskilda lösningar.

Ursprungligt skick

Utgångspunkten för handlingar som upprättas på Södertörns högskola eller som kommer in till högskolan, oavsett om de är i papper eller elektroniska, är att de ska bevaras i sitt ursprungliga skick. Det innebär att handlingar som har upprättats eller kommit in till högskolan i papper ska bevaras i papper och att handlingar som har upprättats eller kommit in till högskolan i elektroniskt format ska bevaras elektroniskt. Målet med att bevara i ursprungligt skick är enligt Riksarkivet att handlingen från en viss tidpunkt, oavsett om den är i papper eller elektronisk form, ska kunna bevaras oförändrad över tid med tillhörande innehåll och metadata som handlingen hade när den skapades.

Förbereda handlingar för leverans och arkivering

De arkiverade handlingarna ska vara ordnade, det vill säga ligga i den ordning som är bäst lämpad för återsökning av dem. Handlingarna ska vara rensade från ovidkommande material. Undvik att häfta ihop arkivhandlingar med häftapparat.

Rensa

Innan handlingarna ordnas måste de rensas, genom att ta bort:

  • Plastfickor och plastmappar (ersätts vid behov av aktomslag, i nödfall används dubbelvikta A3-kopieringspapper).
  • Gem.
  • Gummisnoddar.
  • Post it-lappar.
  • Dubbletthandlingar.
  • Kuvert.

Handlingar som inte tillför ärendet någon ytterligare information ska också rensas bort, till exempel:

  • Utkast, koncept, kladdar, mellanprodukter, råmaterial och förlagor till slutligt dokument.
  • Personliga meddelanden.

Ordna

Handlingarna ska ordnas och märkas enligt följande grundprincip:

  • Handlingarna ska flyttas ur ev. pärmar och läggas i ett aktomslag (ett vikt A3 åldringsbeständigt pappersark). Inga skiljeblad i färg ska användas.
  • Aktomslaget ska märkas (med blyertspenna) med relevant information, exempelvis följande uppgifter:
    - Handlingstyp (till exempel kursakt eller uppsats)
    - kurskod och delkurskod
    - period (årtal, och om det är relevant även termin)
    - institution
    - ämne
    - annan relevant information/metadata.
  • Olika slags handlingar som ingår i samma akt ska separeras från varandra (till exempel scheman och tentamensfrågor i en kursakt), antingen med ett aktomslag (exempelvis ett vikt A3-ark) eller pärmregister.
  • En innehållslista för varje akt ska skapas och läggas först i akten. Innehållslistan ska precisera vad som finns i respektive aktomslag eller bakom pärmflikarna (Tips! Om ni använder er av pärmregister och beskriver utförligt vad respektive flik innehåller blir denna del av arkivläggningen gjord allt eftersom handlingar sätts in i pärmen och ni sparar därmed tid vid arkivläggningen).

Boxlägga

Akterna ska, efter de har rensats och ordnats, läggas i arkivboxar som är godkända enligt svensk arkivstandard.

Arkivboxar finns att hämta i högskolans kontorsmaterialskåp, som finns i korridorerna vid respektive avdelning eller institution. Boxarna finns två i tjocklekar: 55 mm och 80 mm. Välj den storlek som bäst passar den mängd handlingar som ska arkivläggas. Boxen ska fyllas helt men inte bågna. Använd endast boxar av A4-format. Kontakta arkivarie om handlingarna är av annat format och inte ryms i boxarna utan att de viks eller böjs.

Så här ska handlingarna i arkivboxar läggas:

  • Handlingarna med olika år ska inte blandas i samma box.
  • Vik varsamt upp arkivboxen så att en botten och ett lock bildas.
  • Lägg boxen som en bok med ryggen och locket liggandes åt vänster. Boxarna ska alltid öppnas och stängas som en bok, med locket åt vänster. De ska aldrig behöva tejpas eller häftas för att hålla ihop. Om det krävs är de för fullpackade, felvikta eller trasiga.
  • I den högra bottendelen placeras handlingarna med framsidan uppåt.
  • Fyll boxen till brädden med handlingar. Boxen bör vara så full som möjligt utan att den bågnar eller går sönder.
  • Tillslut boxen genom att vika över locket över bottendelen där handlingarna ligger och ställ kartongen upp med ryggen vänd mot dig.

Märk arkivboxen genom att med blyertspenna (löst) skriva på arkivboxen, längst ner på ryggen:

  • Organisatorisk tillhörighet (avdelning/institution/motsvarande).
  • Innehåll/handlingstyp (till exempel kursakter, uppsatser).
  • Period (till exempel "ht 2002").
  • Andra relevanta uppgifter/metadata (till exempel kurskod).


Överlämna handlingarna till centralarkivet

Handlingar som ska diarieföras lämnas som vanligt till registraturen. Innan handlingarna överlämnas till centralarkivet måste högskolans arkivarie kontaktas för överenskommelse om hur materialet ska levereras och när.

För leverans av handlingar gäller följande regler:

  • Handlingar som levereras till centralarkivet ska vara ordnade enligt anvisningarna under informationshantering.
  • Handlingar som är två år eller äldre får överlämnas för arkivering.
  • Protokoll överlämnas samlat en gång per år.
  • Handlingar med en gallringsfrist på tio år eller längre får levereras till centralarkivet efter överenskommelse med arkivarie. Gallringsfrist ska då stå utskriven på respektive volym.
  • Centralarkivet tar inte emot leveranser som inte är ordnade enligt gällande rutin.

Fyll i en leveransreversal där du noterar information om leveransens innehåll och avsändare (verksamhetsområde, processtillhörighet, organisatorisk tillhörighet, handlingsslag, tidsomfång etc.). På reversalen ska även information om vem som är ansvarig kontaktperson för leveransen finnas, samt vilken avdelning/institution leveransen kommer ifrån.

Leveransreversalen är en elektronisk blankett som finns under mallar och dokument. Ladda ned och fyll i blanketten, och skicka sedan till arkivarie. Läs igenom anvisningarna på leveransreversalen innan du skickar den.

Leveransreversalen stäms av mot innehållet i leveransen när den kommer till arkivet. Avsändaren rekommenderas att spara en kopia på institutionen/avdelningen/motsvarande. Leveransreversalerna bevaras i centralarkivet.

Digitalt bevarande

I högskolan riktlinjer för långsiktigt digitalt bevarande (dnr 1604/1.1.2/2013) står om ansvar, planering av införande och bevarande av system och kostnader för elektroniskt bevarande.

I riktlinjer står att kostnader för det framtida elektroniska bevarandet ska läggas på varje förvaltningsobjekts (motsv.) budget. Sådana kostnader för elektroniska handlingar som inte tillhör förvaltningsobjekt bekostas i normalfallet av systemägare/ informationsägare.

I offentlighets och sekretesslagen står att allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Vidare står att handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats.

Högskolans allmänna handlingar registreras, eller diarieförs som det kallas, i högskolans diarie- och ärendehanteringssystem W3D3, även kallat diariet. Diarieförda handlingar arkiveras. Den största delen av högskolans allmänna handlingar hålls ordnade på andra sätt och diarieförs inte. Exempel på sådana allmänna handlingar är information i olika verksamhetssystem eller utbildningshandlingar som levererats direkt till centralarkivet utan att diarieföras.

Diariet är ett av högskolans viktigaste informationssystem. Diariet är en informationsskälla och gör det möjligt att se vilka allmänna handlingar som kommit in eller upprättats, vem som handlägger ett visst ärende och ett ärende är avslutet eller pågående.

Diarieföringen skapar ordning och kontroll på högskolans handlingar, får både verksamhetens behov och för att underlätta allmänhetens tillgång till information. Diarieföringen gör att:

  • Högskolans ärenden kan handläggas enkelt, snabbt och effektivt.
  • Upplysningar, vägledning, råd och annan hjälp i frågor som rör högskolans verksamhet skyndsamt kan lämnas.

Diarieföring av dokument ska ske så snabbt som möjligt efter att den inkommit till högskolan eller att den är expedierad eller har upprättats. Alla handlingar som ingår i ett ärende hålls samman och tilldelas ett gemensamt diarienummer (dnr).

I enlighet med beslut om att bevara elektroniska dokument i W3D3 (dnr 88–1.9.2–2017) ska dokument som inkommer eller upprättas som papper bevaras som papper även om en elektronisk kopia framställs, till exempel skannade beslut. Inkomna eller upprättade pappersdokument som ska registreras i W3D3 arkiveras i papper och en elektronisk kopia skannas och registreras i systemet.

I informationshanteringsplanen finns information om vilka av högskolans allmänna handlingar som ska diarieföras.

Diarieföring och ärendehantering

Här följer en kortare beskrivning av diarieförings- och ärendehanteringsprocessen.

Initiera ett ärende

Ärenden initieras, eller öppnas, antingen efter att det kommer in en ny handling som ska åtgärdas av högskolan eller efter att högskolan upprättar en handling. Diarieföringen gäller inte bara den första handlingen i ett ärende utan innefattar samtliga in- och utgående allmänna handlingar som ingår i ärendet.

I diariet registreras diarienummer, datum när en handling inkommit eller upprättats, från vem handlingen har kommit eller till vem den expedierats samt en beskrivning (ärendemening) av ärendet rör. Ärendet blir därmed sökbart, både för verksamhetens behov i diariet och för framtida arkivbehov.

Det ska också anges i diariet om en handling är sekretessbelagd. För att säkerställa kategorisering och behörighetsåtkomst sekretessmarkeras handlingen som vid en första anblick antas innehålla sekretess initialt med lagrum enligt OSL som en administrativ åtgärd av den som registrerat handlingen. Därefter, vid exempelvis en begäran om allmän handling, görs en myndighetsprövning om handlingen innehåller sekretess. Handlingar som är sekretessbelagda ska alltid diarieföras.

Ärendet förbereds och lämnas för handläggning

Registrator datumstämplar eventuellt inkomna pappershandlingar, skannar och registrerar de handlingar som ska diarieföras enligt gällande klassificeringsstruktur i nummerordning i ärendet i diariet. Diarienummer ska anges på alla diarieförda handlingar i ärendet så att ärendet enkelt kan hållas samlat. Inkommen och registrerad handling skickas till handläggare för åtgärd eller för kännedom från registrator, vanligen efter så kallad lottning av avdelningschef.

Diarieföring ska ske tidsmässigt i nära anslutning till att en handling kommit in, upprättats eller expedierats. Det är därför mycket viktigt att den som ansvarar för handläggning och expediering av ärenden ser till alla handlingar som ska diarieföras passerar registrator, såväl inkommande som utgående oavsett om de kommer via post eller e-post.

Registrator ska fortlöpande informeras om händelser i pågående ärende, till exempel om ärendet byter handläggare. Kontakta registrator via registrator@sh.se så förs uppgiften omedelbart in i diariet.

Egenregistrerare

Anställd kan efter medgivande och utbildning från registrator få behörighet till högskolans diarie- och ärendehanteringssystem för att själva ta ut diarienummer och registrera handlingar i ärenden.

Kontakta registrator@sh.se för frågor kring detta.

Avsluta ett ärende

När ärendet är klart ska det lämnas till registraturen med samtliga inkomna och upprättade handlingar. Dessa ska ligga i kronologisk ordning med den äldsta handlingen överst.

Pappersakter ska också rensas, genom att handläggaren tar bort:

  • Plastfickor och plastmappar (ersätts vid behov av aktomslag, det går bra att använda dubbelvikta A3-kopieringspapper).
  • Gem.
  • Gummisnoddar.
  • Post it-lappar.
  • Dubbletthandlingar.
  • Kuvert.

Handlingar som inte tillför ärendet någon ytterligare information ska också rensas bort, till exempel:

  • Utkast, koncept, kladdar, mellanprodukter, råmaterial och förlagor till slutligt dokument.
  • Personliga meddelanden.

Lämna den rensade pappersakten tydligt märkt med ärendets diarienummer till registrator, som avslutar ärendet i diariet och arkiverar handlingarna.

Elektroniska handlingar ska också rensas och ordnas innan diarieföring, genom att handläggaren:

  • Säkerställer att handlingen är den slutliga versionen av handlingen,
  • Tar bort utkast och dubbletter.
  • Konverterar filer som ska diarieföras till filformatet PDF/A.
  • Skriver in diarienummer och handlingstyp i filnamnet (exempelvis ”123–1.2.3-2021 Ansökan”).
  • Skriver in i filnamnet vilket nummer i ordningen i ärendet handlingen har (exempelvis ”123–1.2.3-2021 Ansökan handling 1”).
  • E-postar ärendets handlingar till registrator@sh.se märkt med diarienumret i ärendemeningen.

Sekretess ska aldrig skannas in och skickas med e-post.

Gallring av allmänna handlingar

Enligt Riksarkivet är arkivlagstiftningens huvudregel att allmänna handlingar ska bevaras. Arkivlagen medger ändå att information får gallras under förutsättning att den inte längre behövs för att tillgodose arkivlagens mål om bevarande.

Föreskrifter om gallring

Allmänna handlingar får gallras om det finns stöd för detta i en författning. Riksarkivets föreskrifter (RA-FS och RA-MS) beskriver reglerna om gallring av allmänna handlingar hos statliga myndigheter.

Informationshanteringsplanen innehåller riktlinjer rörande bevarande, gallring, diarieföring, sekretess m.m. som behövs för en god arkivvård av Södertörns högskolas allmänna handlingar. Informationshanteringsplanen utgör högskolans tillämpningsbeslut av Riksarkivets föreskrifter om gallring om inget annat anges.

I informationshanteringsplanen [länk] finns all information gallring och gallringsregler för Södertörns högskola.

Förvaring av gallringsbara handlingar

Handlingar som har en gallringsfrist på två år eller kortare kan förvaras i ett låsbart utrymme. Handlingar förvaras på respektive avdelning och institution i väntan på gallring.

Handlingar som har en gallringsfrist på tre år eller längre ska i väntan på gallring förvaras på samma sätt som handlingar som ska bevaras för alltid, det vill säga i en arkivlokal eller ett godkänt dokumentskåp.

Utföra gallring

När handlingar gallras ska de förstöras. Innehåller handlingarna personuppgifter eller sekretessreglerad information ska de brännas eller strimlas, i annat fall kan de gå till pappersåtervinning. Kontakta arkivarie om du har frågor om hur du går tillväga.

Gallringsprotokoll över utförd gallring ska föras. När protokollet är sammanställt ska ett exemplar lämnas till arkivarien och ett exemplar sparas på institution/avdelning/motsvarande som utfört gallringen. Protokollen bevaras i högskolans centralarkiv.

Gallring av elektronisk information innebär att uppgifterna bör utplånas helt genom återanvändning av hårdvaran (informationen skrivs över med ny information) eller fysisk destruktion av lagringsmedia. Vid gallring av känslig information är det inte tillräckligt att endast radera sökvägar, metadata eller annat samband mellan information, det är själva ursprungsinformationen som ska förstöras. Det är ofta möjligt att återskapa information på diskar som man tror är raderade, även efter till exempel vattenskada eller åverkan.

Om gallring av information ska utföras och uppgifterna förekommer både elektroniskt och på papper, då måste informationen gallras på båda databärarna vid samma tillfälle. Gallringen har inte utförts fullständigt om handlingen endast förstörs i det ena mediet.

Utgående post

Alla utgående handlingar som ingår i ett ärende ska diarieföras och vara försedda med ärendets diarienummer. Anställd ansvarar själv för att utgående post blir diarieförd.

Inkommande post

Inkommande papperspost grovsorteras och distribueras av postfunktionen inom högskolan. Post som är adresserad till Södertörns högskola, så kallat myndighetspost, överlämnas till registrator. Övrig post lämnas direkt till berörda institutioner, avdelningar och enheter som öppnar och ankomststämplar den.

Öppning av post och fullmakt

Post som inkommer till myndigheten öppnas omgående och ankomststämplas. Myndighetspost som inkommer till myndigheten öppnas omgående av registrator och ankomststämplas. Den registreras sedan i diariet om det inte rör sig om handlingar som är av ringa betydelse för verksamheten.

Post och e-post måste alltid öppnas omgående även under semesterperioder och anställds tjänsteresa eller sjukdom. Det är viktigt att institutioner och avdelningar skapar rutiner som innebär att post inte blir liggande oöppnad. Det ligger i chefernas och prefekternas ansvar att se till så allmänna handlingar blir omhändertagna under en anställds bortavaro.

Vid Södertörns högskola finns riktlinjer angående hantering av personadresserad post, e-post och telefonhänvisning vid anställds frånvaro (dnr 126–1.1.2–2018). För personadresserad post tillämpas ett fullmaktssystem där samtliga anställda uppmanas fylla i och lämna en fullmakt som tillåter chef eller anställd utsedd av chef att öppna personadresserad post vid frånvaro. Fullmaktsmallen finns i både svensk och engelsk version och förvaras på respektive avdelningen eller institution. Detta säkerställer att allmänna handlingar kan diarieföras omgående och handläggas så snart de inkommit till högskolan, i enlighet med vad lagstiftningen kräver.

Mall för fullmakt på svenska och engelska finns under dokument och mallar.

Om ett dokument görs på rätt sätt från början så att viktiga delar, exempelvis en rubrik, ”taggas” som en rubrik, blir det enklare för olika tekniska hjälpmedel att läsa av dokumentet och förmedla innehållet till den person som behöver tillgänglighetsanpassat stöd.

För att fler på högskolan ska kunna göra tillgänglighetsanpassade pdf:er har en utbildningsfilm från Funka Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. köpts in.

Utbildningsfilmen om tillgänglighetsanpassade pdf:er är uppdelad i nio kortare filmer som du kan se i vilken ordning du vill, i vilken takt du vill och hur många gånger du vill. För att ta del av filmerna behöver du ett användarnamn och lösenord som du hittar i nyheten - Tillgänglighet – fler ska kunna ta del av dokument i pdf-format

Sidansvarig

Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox

Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär

Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se

Senast uppdaterad: 2021-09-14 av Tim Landfeldt

Dela

E-post