Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

Ekonomistöd

Det är viktigt att alla som arbetar med ekonomi inom högskolan känner till vilka regler som gäller.

Sidans information är fortfarande under uppdatering.

Avdelningen arbetar inom följande verksamhetsområden:

  • Ekonomisk redovisning
  • Ekonomstöd till samtliga verksamheter vid högskolan
  • Inköps- och upphandlingsstöd
  • Ekonomisystemförvaltning
  • Strategisk ekonomisk analys

Alla inköp och fakturor ska märkas med ett aktivitets-/projektnummer. Detta är för att kostnader ska bokföras på rätt aktivitet/projekt. En aktivitet/projekt kan vara till exempel ett specifikt forskningsprojekt gentemot ÖSS eller projekt som Akademisk högtid, men även generella "aktiviteter" som används till löner och drift i till exempel grundutbildningen.

Som stöd till dig som gör inköp eller konterar fakturor har ekonomiavdelningen satt samman listor på de projekt och aktiviteter som finns och vad som ska väljas.

Är du osäker på vilket aktivitets-/projektnummer du skall välja, fråga din chef eller motsvarande.

Registret uppdateras varje kvartal

Eftersom nya aktiviteter och projekt tillkommer och gamla försvinner så uppdateras dessa register varje kvartal. Det är därför viktigt att du inte laddar ned filerna, utan att du alltid går in här för att hitta rätt och aktuellt aktivitets-/projektnummer.

Frågor om registret besvaras av budgetekonomi@sh.se

Aktivitets-/Projektregister per avdelning och institution

Klicka på länken nedan för att komma till sidan där aktivitets-/projektregister finns för din avdelningen eller institution.

ICA-kort

Ekonomiavdelningen erbjuder tjänsten ICA Kontantkort. Kortet är främst tänkt att användas till personer som av olika skäl inte har möjlighet att öppna svenskt bankkonto, exempelvis utbytesstudenter.

Rutin för ICA-kort

Kortet, som är namnlöst men ersatt med ett referensnummer, går att ladda flera gånger. Kortet har en giltighetstid på tre år men avslutas av ekonomiavdelningen efter ett år, då det utgår en årsavgift på 155 kr/kort.

Beställning

Beställning av kortet sker genom att blankett ”Rekvisition av ICA Kontantkort” (se nedan) fylls i, attesteras och skickas till Ekonomiavdelningen minst 14 dagar innan kortet behövs. Ekonomiavdelningen bekräftar via e-post att rekvisitionen är mottagen, beställer kortet från ICA Banken och laddar det.

Funktioner för ICA-kontantkort:

  • Internationellt bankkort knutet till Mastercard – Maestro
  • Köp sker online och måste verifieras med PIN
  • Saldobesked är möjligt i uttagsautomater (kostnad 3 SEK)
  • Uttag i uttagsautomater (kostnad 8,50 SEK)
  • Inga inköp eller betalningar av räkningar via Internet
  • Insättningar på kortet kan endast göras via Södertörns högskolas ekonomiavdelning.

Swish

Swish kan användas vid inbetalningar likställda med enklare transaktion, exempelvis kan studenter betala in för att få nya passerkort i receptionen.

Vill du börja använda Swish, kontakta ekonomiavd@sh.se.

Ekonomiavdelningen lägger upp ett Swish-nummer och namnger det efter var numret går, till exempel ”Receptionen”. Vi önskar att de inbetalningar som kommer in på Swish ska gälla samma aktivitet och kostnadsslag.

Betalaren ska ange sitt namn samt vad inbetalningen avser i meddelandefältet, till exempel ”Anna Andersson Passerkort”.

Om betalaren vill ha ett kvitto på sin inbetalning så får det skrivas manuellt på begäran av betalande. Mall för kvitto finns genom nedan länk.

Danske Bank

Högskolan har avtal med Danske Bank för att skicka och ta emot betalningar.

Danske Bank
Box 7523
103 92 Stockholm

Bankgiro 5052-5716
IBAN SE6012000000012810110174
SWIFT DABASESX
KONTO NR 1281 01 10174

Uppgifter i nedanstående dokument kan vara bra att ha tillhands, när du arbetar med ekonomi och har kontakt med leverantörer och andra motparter.

Faktauppgifter om Södertörns högskola

Nedan finns faktauppgifter om Södertörns högskola.

Myndighetens namn:

Södertörns högskola

Postadress för allt utom fakturor:

Södertörns högskola
141 89 HUDDINGE

Peppolid:

0007:2021004896
0088:7300009042043

Partid:

2021004896

GLN nr:

7300009042043

Vanoperatör E-faktura:

Opus Capita

Referens:

Vid beställning, ange referens som ska bestå av bokstäverna ORG följt av orgkoden, följt av beställarens nätverksid (högskolans användarID) i en följd. Exempel fakturareferens: ORG12345ABCDXX

Referensens struktur från och med 2019

Bokstäver

Org. kod

Nätverksid

ORG

12345

ABCDXX

Högskolans nätverksid ser olika ut beroende när man anställdes. Observera att det kan även bestå av SH och/eller anställningsår, t ex SHAABB eller AABB20

Betalningsvillkor:

Staten godkänner normalt bara 30 dagar netto som betalningsvillkor samt att inga faktureringsavgifter debiteras.

Leveransadress:

Södertörns högskola
Ditt namn, ditt rum
Alfred Nobels allé 3
141 52 Huddinge

Besöksadress:

Södertörns högskola
Alfred Nobels allé 7
141 52 Huddinge

Taxientré:

Alfred Nobels allé 5, Huddinge

Organisationsnummer och Momsregistreringsnummer:

202100-4896

VAT-nummer:

SE202100489601

Bankgiro:

5052-5716

IBAN-nr (anges vid samtliga utlandsbetalningar):

SE6012000000012810110174

SWIFT/BIC-kod Danske Bank:

DABASESX

Bankens namn:

Danske Bank
Box 7523
103 92 Stockholm

E-post till personal:

fornamn.efternamn@sh.se

Registreringsbevis:

Kontakta ekonomiavd@sh.se

DUNS nr:

509543484
D & B´s Data Universal Numbering System. Ett globalt registreringsnummer.

EORI nr:

SE2021004896
Economic Operator Registration and Identification. Användas vid all tullrelaterad verksamhet inom EU.

Statliga interna koder:

Myndighetskod: 13032-8
Myndighetsbegrepp: 1234
Motpartskod: SH

Från 1 april 2019 får högskolan enligt lag inte ta emot fakturor i pappersformat eller PDF-format, utan enbart elektroniskt (EDIformat). För att kunna skicka en elektronisk faktura behöver leverantören högskolans peppolid, vårt partid, och vem som är vår vanoperatör. Eventuellt kan vårt GLN nummer behövas. Se mer information angående fakturering till högskolan på länken nedan.

Agresso/Unit4 är det elektroniska fakturahanteringssystem (EFH) som högskolan använder för att behandla leverantörsfakturor och för att handla elektroniskt (e-handla). Agresso/Unit4 är även högskolans ekonomisystem. Länk till Agresso hittar du nedan.

E-faktura

Sedan 1 april 2019 är det lag på att alla inköp i den offentliga sektorn ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura).

Här kan du läsa mer om att skicka e-faktura till Södertörns högskola Länk till annan webbplats.

Vad ska framgå av en faktura?

Det finns en rad kriterier som en faktura skall uppfylla innan den kan bokföras. Om det är fråga om ett mindre belopp eller då handelsbruk, administrativ praxis eller tekniska förutsättningar för utställande av en faktura gör det svårt att utfärda en fullständig faktura kan man godkänna att ett mindre antal punkter uppfylls. En sådan faktura benämns förenklad.

Fakturans innehåll

En fullständig faktura ska innehålla följande uppgifter enligt EG-direktivet från och med 2004:

  1. Datum för utfärdande (fakturadatum)
  2. Ett unikt löpnummer som ensamt identifierar fakturan (fakturanummer)
  3. Säljarens registreringsnummer till moms
  4. Kundens registreringsnummer till moms vid så kallad omvänd skattskyldighet
  5. Säljarens och köparens fullständiga namn och adress
  6. Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
  7. Datum då omsättningen av varorna eller tjänsterna utförts eller slutförts
  8. Beskattningsunderlaget för varje skattesats eller undantag, enhetspriset exklusive moms, samt eventuell prisnedsättning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset
  9. Tillämpad momssats
  10. Den moms som ska betalas
  11. Vid befrielse från moms eller vid omvänd skattskyldighet en hänvisning till lagrum eller annan uppgift.

Om någon uppgift saknas, begär komplettering av faktura eller en helt ny korrekt faktura.

Vid köp av tjänst skall uppgift om F-skattsedel framgå.

Bara en faktura kan grunda avdragsrätt för moms. Fakturan är beviset att transaktionen ägt rum.

Observera att staten normalt bara godkänner 30 dagar netto som betalningsvillkor samt att inga faktureringsavgifter debiteras.

Förenklad faktura

En förenklad faktura får användas om det är fråga om mindre belopp eller då handelsbruk, administrativ praxis eller tekniska förutsättningar för utställande av en faktura gör det svårt att utfärda en fullständig faktura. Skatteverket utfärdar riktlinjer för när en förenklad faktura får användas Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Exempel på situationer är köp av parkeringsbiljett, personbefordran, automatförsäljning. Med mindre belopp avses 4 000 kr.

Förenklad faktura ska innehålla följande uppgifter:

  1. Datum för utfärdande
  2. Identifiering av säljaren
  3. Identifiering av varor som levererats eller tjänster som tillhandahållits
  4. Den moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna den.

Om du inte har någon faktura utan bara ett mejl, utdrag från en hemsida, etc. behöver du upprätta ett utbetalningsuppdrag. Det kan till exempel vara fallet vid konferensinbjudningar. Till blanketten kan du gärna bifoga det underlag du har. Blanketten med underlag skickar du till fakturahantering@sh.se som scannar in underlaget och skickar ut det i EFH-flödet.

Delegation

Attesträtt innebär kontrollskyldighet, inte anskaffningsrätt, även om dessa kan sammanfalla. Attesträtten ska fördelas mellan olika personer, det vill säga kontrollen ska inte i sin helhet utföras av den person som beslutat om åtgärden.

Högskolan ger rätt att teckna beslutsattest genom delegationsordningen. För samtliga personer som innehar befattningar som ger dem den rätten, fylls blankett delegering i. Delegation av attesträtt i Agresso/Unit4 EFH och inköp läggs på org.nivå (ej aktivitetsnivå).
Originalet lämnas till registrator, en kopia skickas till fakturahantering@sh.se och en kopia till berörd person. Ekonomiavdelningen för en förteckning över samtliga gällande beslutsattester och uppdaterar ekonomisystemet i de fall delegationen rör beslutsattest för inköp av varor och tjänster.

När en delegation upphör sker det genom blanketten "avanmälan av delegationsbeslut". För att kontrollera att avanmälan sker löpande gör ekonomiavdelningen en gång per år en inventering över samtliga delegationer.

Beslutsattesten, om den inte sker elektroniskt, undertecknas med fullständigt namn. Övriga attester får undertecknas med signatur. Namnteckningsprov på beslutsattesten finnas på delegationsblanketten.

Vid inbetalning till Södertörns högskola är det viktigt att du uppger vad inbetalningen avser så att den kan bokföras korrekt.

Inbetalningar ska göras till högskolans gemensamma Bankgirokonto 5052‑5716. Avser inbetalningen en kundfaktura ska fakturanumret anges. Avser inbetalningen en rekvisition anges vanligtvis aktivitetsnummer och org, eller annan referens enligt överenskommelse.

Utbetalningskort, checkar, med mera skickas med internposten till ekonomiavdelningen, som därefter skickar värdehandlingarna vidare till Danske Bank för inlösen.

Uppgifter i nedanstående dokument kan vara bra att ha tillhands, när du arbetar med ekonomi och har kontakt med leverantörer och andra motparter.

Faktauppgifter om Södertörns högskola

Nedanstående uppgifter kan vara bra att ha tillhands, när man arbetar med ekonomi och har kontakt med leverantörer och andra motparter. Från och med 1 april 2019 ska fakturor enligt lag skickas enbart elektroniskt (EDI-format). För att kunna skicka en elektronisk faktura behöver leverantören högskolans peppolid, vårt partid, och vem som är vår vanoperatör. Ev. kan vårt GLN nummer behövas. Vid frågor be leverantören kontakta ekonomiavd@sh.se.

Myndighetens namn:

Södertörns högskola

Postadress för allt utom fakturor:

Södertörns högskola
141 89 HUDDINGE

Peppolid:

0007:2021004896
0088:7300009042043

Partid:

2021004896

GLN nr:

7300009042043

Vanoperatör E-faktura:

Opus Capita

Referens:

Vid beställning, ange referens som ska bestå av bokstäverna ORG följt av orgkoden, följt av beställarens nätverksid (högskolans användarID) i en följd.

Exempel fakturareferens: ORG12345ABCDXX

Referensens struktur från och med 2019

Bokstäver

Org. kod

Nätverksid

ORG

12345

ABCDXX


Högskolans nätverksid ser olika ut beroende när man anställdes. Observera att det kan även bestå av SH och/eller anställningsår, till exempel SHAABB eller AABB20

Betalningsvillkor:

Staten godkänner normalt bara 30 dagar netto som betalningsvillkor samt att inga faktureringsavgifter debiteras.

Leveransadress:

Södertörns högskola
Ditt namn, ditt rum
Alfred Nobels allé 3
141 52 Huddinge

Besöksadress:

Södertörns högskola
Alfred Nobels allé 7
141 52 Huddinge

Taxientré:

Alfred Nobels allé 5, Huddinge

Telefonnummer Växel:

08-608 40 00

Organisationsnummer och Momsregistreringsnummer:

202100-4896

VAT-nummer:

SE202100489601

Bankgiro:

5052-5716

IBAN-nr (anges vid samtliga utlandsbetalningar):

SE6012000000012810110174

SWIFT/BIC-kod Danske Bank:

DABASESX

Bankens namn:

Danske Bank
Box 7523
103 92 Stockholm

E-post till personal:

fornamn.efternamn@sh.se

Registreringsbevis:

Kontakta ekonomiavd@sh.se

DUNS nr:

509543484
D & B´s Data Universal Numbering System. Ett globalt registreringsnummer.

EORI nr:

SE2021004896
Economic Operator Registration and Identification. Användas vid all tullrelaterad verksamhet inom EU.

Statliga interna koder

Myndighetskod: 13032-8
Myndighetsbegrepp: 1234
Motpartskod: SH

Att ha kontroll över anläggningstillgångar och stöldbegärlig utrustning är svårt i alla större organisationer. Ett fungerande anläggningsregister är därför nödvändigt. Vi använder Agresso:s anläggningsregister (AT-modulen) både till anläggningstillgångar och till kostnadsförd stöldbegärlig utrustning.

För att en anskaffning ska behandlas som en anläggningstillgång ska:

  • Anskaffningsvärdet uppgå till ett halvt prisbasbelopp exklusive moms eller mer.
  • Den ekonomiska livslängden beräknas uppgå till tre år eller längre. Tillgången ska ha införskaffats för stadigvarande bruk.

Observera att båda kriterierna ska vara uppfyllda.

Som stöldbegärliga inventarier räknas i normalfallet inventarier till ett belopp över 5 000 kr (exklusive moms). Exempel på stöldbegärliga inventarier är: bärbara datorer, surfplattor, projektorer, OH-apparater, TV- och videoapparater, kameror, smartphones. Utrustning med ett värde under 5 000 kr kan även efter en bedömning räknas som stöldbegärliga. Möbler bör inte räknas som stöldbegärliga inventarier. Skärmar som är större än 34 tum eller AV-utrustning, switchar, etc. som är fastmonterade bör inte räknas som stöldbegärliga även om värdet överstiger 5 000 kr.

Årligen ska Södertörns högskola genomföra en inventering av sina anläggningstillgångar och stöldbegärliga korttidsinventarier. Prefekterna vid institutionen/motsvarande och avdelningscheferna vid central förvaltning är enligt delegationsordningen ansvariga för användningen av sina ekonomiska resurser. Ekonomiavdelningen initierar och ger stöd vid den årliga inventeringen.

Vill du skicka en faktura fyller du i ett kundfakturaunderlag enligt mallen nedan.

Ifyllt underlag skickas via mejl till din kontaktperson på ekonomiavdelningen alternativt till fakturahantering@sh.se efter överenskommelse. När underlaget registrerats kommer det att skickas till dig i Agresso för attest innan fakturan skickas ut till kunden.

Tredjelandsstudenter

Sedan juli 2011 ska internationella studenter som inte är medborgare eller har uppehållstillstånd i stater inom EU/EES eller i Schweiz, och inte deltar i utbytesprogram, betala anmälningsavgifter samt studieavgifter när de studerar vid svenska lärosäten. Rektor fastställer studieavgiften för respektive läsår genom särskilt beslut.

Om studenten ska betala in avgiften själv upprättas ett underlag för payment order studieavgift tredjelandsstudent av utbildningsadministratören vid institutionen.

Ifyllt underlag mejlas till fakturahantering@sh.se som skickar payment order till studenten.

Återbetalning av studieavgift beslutas av chefen för studentavdelningen. Studentavdelningen informerar ekonomiavdelningen som genomför utbetalningen.

Allmän handling

Södertörns högskola tillämpar enkel fakturering vid avgiftsuttag för allmän handling. Det innebär att den som lämnar ut den allmänna handlingen skickar ett fakturaunderlag till beställaren som gör en inbetalning till högskolans bankgirokonto. En kopia av fakturaunderlaget skickas till fakturahantering@sh.se

Här kan du läsa mer om allmän handling


Anvisningar till riktlinjer för representation och gåvor vid Södertörns högskola

Förvaltningschef har i ett styrande dokument fattat beslut om riktlinjer för representation och gåvor vid Södertörns högskola. Anvisningar till det styrande dokumentet återfinns i denna rutin. Anvisningarna är enligt delegationsordningen beslutad av ekonomichefen och förtydligar riktlinjerna samt tar upp skattelagstiftningens aspekter t.ex. när momsavdrag inte är tillåtet.

Allmänt om representation

Begreppet representation saknar en bestämd definition i skattelagstiftningen. Enligt Skatteverkets tolkning kan utgifter för representation avse kostnad för mat, dryck och betjäning i samband med t.ex. restaurangbesök, representation i hemmet, men även utgifter för biljetter till teaterföreställ­ning, museum, idrottsanläggning, m.m.

Representation ska ingå som ett naturligt led i högskolans kontakter med omvärlden. Den ska alltid ha ett omedelbart samband med och ett direkt värde för hög­skolans ordinarie verksamhet. Detta gäller både tidpunkten och platsen för represen­tationen samt deltagande personer.

All representation ska utövas återhållsamt och med omdöme. Ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer ska undvikas. Representation får inte vara lyxbetonad eller vara av den karaktären att den kan äventyra högskolans goda rykte, som exempelvis nattklubbsbesök. Representation i samband med personliga högtidsdagar är inte tillåten.

Representationen kan rikta sig antingen utåt mot t.ex. företrädare för andra myndigheter, kommuner, landsting och företag (extern repre­sentation) eller också inåt mot högskolans personal i form av personalvård (intern representation). Det är alltid syftet med representationen som bestämmer om den ska bokföras som extern eller intern representation.

Antalet interna representanter ska vara skäligt i förhållande till externa representanter samt till syftet med representationen. Representationsdeltagande av högskolans representant eller gästs medföljare vid extern representation medges endast undantagsvis och ska särskilt motiveras i verifikationsunderlaget.

Södertörns högskola har en fastställd ”Alkohol- och drogpolicy”. Högskolan har i linje med denna policy en restriktiv hållning till alkoholservering. Alkoholfritt alternativ ska alltid finnas och presenteras. Starksprit ska aldrig förekomma.

Förordningar och bestämmelser

De allmänna reglerna om representation utgår från skattelagstiftningen och bestämmelser om vad som är avdragsgill kostnad i näringsverksamhet. Högskolan omfattas av momsreglerna genom en särskild bestämmelse i förordning (2002:831) om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt. Fr o m 1 juli 2017 gäller enligt 4 §, 2:a stycket att ”Myndigheten har inte rätt till kompensation om den ingående skatten hänför sig till utgifter för representation eller liknande ändamål …”

Skatteverkets anvisningar om representation (t.ex. Skatteverkets allmänna råd 2004:4 och 2004:5) gäller för högskolan. Beloppsgränser och liknande får fastställas genom internt beslut för högskolan.

Reglerna om beskattning av kostförmån regleras i Inkomstskattelagen.

Beslut om representation

Representation för högskolan ankommer på rektor, prorektor och förvaltningschef eller på den åt vilken de i det enskilda fallet ger detta uppdrag.

Representation för organ inom högskolan ankommer för förvaltningen på avdel­ningschef, för nämnd på dekanus, för institutioner på prefekt samt till vilka dessa lämnar uppdrag.

All representation ska om möjligt godkännas i förväg av närmast högre chef. Denne ska attestera fakturan/motsvarande, eftersom ingen har rätt att attestera egna kostnader.

Dispens av rektor/förvaltningschef

Om det i särskilda fall finns motiv att göra avsteg från riktlinjerna ska an­hållan om avsteg göras till rektor eller förvaltningschefen. Anhållan ska begäras i förväg. Den ska vara skriftlig och väl motiverad. Beräknad kostnad ska anges. Uppenbara avsteg från riktlinjerna utan medgivande innebär att den som fungerat som värd blir personligt betalningsansvarig för den del som överstiger riktlinjerna. Om kvittning mot lön ska ske måste den anställde godkänna genom att underteckna en överenskommelse.

Skattebestämmelsernas regler för t.ex. avdragsgill moms gäller dock alltid och kan inte beslutas bort.

Alkohol och representation

Högskolan ska vara en drogfri arbetsplats och i enlighet med högskolans alkohol och drogpolicy får anställda inte vara påverkade av alkohol eller droger på arbetstid. Undantag för alkohol under arbetstid kan beslutas av prefekt eller förvaltningschef i samband med disputation eller avtackning. För extern representation gäller att vin eller starköl endast får ingå i representationen om det serveras till en måltid efter ordinarie arbetsdags slut. Mängden vin eller öl får uppgå till högst två glas. Representation med starksprit är inte tillåten. Vid interna kurser och konferenser är enbart lättöl/vatten eller motsvarande tillåtet som måltidsdryck. Vid interna kurser eller konferenser kan arbetsgivaren, efter avslutat arbete, bjuda de anställda på vin eller starköl i anslutning till måltid eller enklare förtäring. Mängden vin eller öl får uppgå till högst två glas vid måltid och högst ett glas vid enklare förtäring. Alkoholfritt alternativ ska alltid finnas och presenteras.

Hur mycket ett standardglas innehåller framgår nedan.

Extern representation

Med extern representation menas sådan gästfrihet som på grund av sedvänja visas utomstående besökare som har betydelse för högskolans verksamhet.

Extern representation ska knyta an till högskolans verksamhet och om det inte föreligger särskilda skäl förutsätts den äga rum där högskolan eller den som representationen riktar sig till, bedriver sin verksamhet.

Representation i samband med förhandlingar och avtalsdiskussioner ska undvikas, då gränsen mot mutor/bestickning kan ifrågasättas.

Vid extern representation ska antalet deltagare anställda vid högskolan stå i rimlig proportion till antalet externa deltagare, för att det skall kunna göras gällande att representationen riktat sig till de externa deltagarna.

Vin och öl får ingå i representationen. Om starksprit förekommer bekostas det med egna medel.

Kostnader för medföljande vid extern representation bekostas av högskolan enbart om representationen riktar sig till utländsk gäst.

Det vid högskolan fastställda högsta belopp för extern representation framgår i tabell nedan.

Intern representation

För att betraktas som intern representation ska den i huvudsak rikta sig mot högskolans personal och syfta till att skapa goda arbetsförhållanden. Med begreppet egen personal inbegrips i detta sammanhang, förutom anställda, även inhyrd personal, styrelseledamöter och revisorer. Studenter inkluderas inte. När studenter, t.ex. vid terminsstart bjuds på förfriskningar bokförs det som en verksamhetskostnad, se avsnittet om gränsdragningar.

Representationskostnaderna kan gälla t.ex. mat, dryck, teaterbiljett eller enklare förtäring såsom kaffe/te/frukt/smörgås/kaka. Tillfällena att representera internt är ganska få och det är sällan som högskolan ska betala mat för de anställda.

Vid intern representation gäller två olika regelsystem. Den ena gäller rätt till avdrag eller inget avdrag alls för ingående moms. Den andra gäller beskattning av kostförmån.

Begreppet intern representation omfattar personalfester och informationsmöten. Här föreligger inget momsavdrag. Personalutflykt ses ur momshänseende som personalvårdsförmån och ger fullt momsavdrag, se avsnitt nedan om gränsdragningar. Det vid högskolan fastställda högsta beloppet för intern representation och enklare förtäring framgår av bilagan nedan.

Utanför begreppet intern representation faller interna kurser och konferenser. Dessa kostnader bokförs inte som repre­sentation utan som kurs och konferensavgifter/Hotell och restaurangtjänster vid interna kurser och konferenser. Fullt momsavdrag föreligger. Se avsnitt gränsdragningar.

Det kan hända att en institution, t.ex. i samband med en intern konferens, bekostar en middag som mer har karaktär av personalfest. I ett sådant fall kan utgiften till den delen komma att bedömas enligt reglerna för intern representation. Det vid högskolan fastställda högsta beloppet för intern kurs för personal/interna konferenser framgår av bilagan nedan

Utanför begreppet intern representation faller även enklare förtäring, av mindre värde, som ges till personalen i samband med informationsmöten och arbetsmöten. Det betraktas som personalvårdsförmån och ger fullt momsavdrag, se avsnitt nedan om gränsdragningar.

Förmånsbeskattning

Grundregeln enligt Skatteverket är att fria måltider som inte är representation, all­tid ska förmånsbeskattas. Skälet är att måltider betraktas som en privat levnads­kostnad. Definitionen för måltid är att den är tillredd/tillagad. Det innebär att en sallad eller en landgång definieras som måltid.

Enligt Skatteverkets handledning för beskattning av inkomst räknas – när det gäller förmånsbeskattning – informationsmöten, personalfester, interna kurser och planeringskonferenser som intern representation. Måltider som sker i samband med planering av det löpande arbetet medför därmed förmånsbeskattning för den anställde.

Det finns ingen bra definition på vad som skiljer en konferens från ett vanligt sammanträde eller arbetsmöte. Konferens bör dock enligt Skatteverket vara en större sammankomst för formell diskussion av vissa sakfrågor. Styrelsesammanträden och årsmöten eller liknande bör i normalfallet inte ses som en konferens. (Skatteverket 2009-03-10 dnr 131 247797–09/111)

För att inte förmånsbeskattning ska ske för en måltid är det en förutsättning:

  • att det är fråga om internt möte för högskolan
  • att sammankomsten varar högst en vecka
  • att det inte är fråga om möten som regelbundet hålls med kort mellan­rum (varje eller varannan vecka)
  • att måltidsarrangemangen är gemensamma.

Det innebär att intagande av måltider bekostade av högskolan vid regelbundna eller ofta förekommande informationsmöten, personalfester, interna kurser och konferenser medför förmånsbeskattning för den anställde samt arbetsgivaravgifter för institutionen/avdelningen. Inget momsavdrag är tillåtet när det blir en skattepliktig måltid. Se även avsnittet verifikationskrav för all typ av representation.

Förmånsvärdet för fria måltider fastställs av Skatteverket.

Det är den som beslutar om representationen som ansvarar för att reglerna för intern representation följs, så att inte deltagarna riskerar att bli förmånsbeskattade.

Informationsmöte

Om hela personalen/institutionen/avdelningen eller motsvarande samlas för viktig information är en gemensam måltid i samband med mötet att ses som intern representation. Det kan gälla information om organisationsförändringar, personalfrågor eller andra frågor som högskolan vill nå ut med till personalen. För att benämnas som informationsmöte ska det övervägande vara fråga om envägskommunikation.

Intern information för enstaka personer från delar av organisationen är inte intern representation.

Personalfest

Personalfester, inklusive lunch vid olika högtider (såsom t.ex. vid jul) får förekomma högst två gånger per år för de anställda enligt ett internt beslut. Inbjudan till akademisk högtid kan ske utöver de två tillfällena. Kringkostnader vid personalfest, t.ex. lokalhyra eller musikunderhållning, kan ingå utöver måltid och har ett eget fastställt högsta tillåtna belopp.

Om anställdas familjemedlemmar eller tidigare anställda, som pensionärer, inbjuds till personalfesten ses även den kostnaden som intern representation, men den ska särskilt motiveras.

Arbetsmåltid

Begreppet arbetsmåltid återfinns inte i skattelagstiftningen. Med arbetsmåltid menas här sådan måltid som intages då och då med olika kollegor på arbetsplatsen under eller i anslutning till arbetet, ofta för att spara tid.

Så kallade arbetsluncher, det vill säga måltider som inte ryms inom begreppen informationsmöte, personalfest, intern kurs eller konferens, bör inte förekomma, eftersom förmånsbeskattning av anställda ska undvikas. Tids- och effektivitetsvinster utgör ingen grund för annan bedömning. Om det förekommer framgår hanteringen i avsnitt verifikationskrav för all typ av representation.

Måltipskuponger för representation

Måltidskuponger avsedda för representation och som förskottsbetalas av högskolan, ska när de kvitteras ut av anställd betraktas och bokföras som en fordran på den anställde. När måltidskupongerna redovisas bokförs kostnaderna och momsen enligt regelverket och fordran på den anställde regleras. Samma krav på verifikationer gäller som vid annan representation. Hantering av måltidskuponger ska i möjligaste mån undvikas då det kräver mycket administration.

Representation i hemmet

Representation i hemmet bör tillämpas restriktivt. Vid denna typ av repre­sentation ställer Skatteverket extra höga krav på redovisningen. Kvitto från livsmedelsbutik eller liknande ska bifogas. Då kostnaderna helt eller delvis inte kan styrkas med kvitton eller fakturor ska, vid varje representationstill­fälle, en kostnadsberäkning upprättas. I övrigt gäller samma regler beträf­fande betalningsunderlagets innehåll och beskaffenhet som vid annan repre­sentation. Se avsnittet, ”Verifikationskrav för all typ av representation”.

Gränsdragningar

I begreppet representation – ur momshänseende – ingår inte konferenser, kurser eller personalvårdsfrämjande åtgärder. Akademisk högtid, såsom t.ex. professorsinstallation, och enklare förtäring till studenter vid t.ex. terminsstart bokförs även som en verksamhetskostnad med fullt momsavdrag.

Personalvård

För att räknas som en personalvårdsfrämjande åtgärd ska den tillhandahållas på arbetsplatsen, rikta sig till hela personal- arbetsgruppen och vara av begränsat värde. Det kan t.ex. vara enklare förtäring vid interna arbets- och informationsmöten, anställnings upphörande, födelsedag etc. Det kan även t.ex. vara fruktkorg eller dryck från kaffeautomat som är mer allmänt tillgängliga i syfte att skapa goda arbetsförhållanden. En blomma till nyanställd eller person som fyller 50 år räknas även som personalvårdsfrämjande åtgärd.

Enklare förtäring, t.ex. kaffe, te, ostsmörgås, bulle, frukt samt förfriskningar får inte ersätta en måltid. Den ska intas i samband med arbetet och vara gemensam för de som deltar på det interna mötet eller tillhör personalgruppen.

För att ha underlag på att alla inom institutionen/motsvarande behandlas lika rekommenderas att institutionen/motsvarande upprättar ett internt dokument för personalvård. Ett sådant dokument kan t.ex. beskriva hur en anställd som disputerar ska firas, vilka födelsedagar som ska uppmärksammas, när anställd får barn och när anställd slutar sin anställning.

Personalvårdsförmån bokförs som övrig personalkostnad med fullt momsavdrag. Även enklare förtäring, av mindre värde, som ges i ett arbetsmöte med externa deltagare kan hela momsen dras av om det inte finns något representationssyfte i arbetsmötet. Om det däremot bjuds på enklare förtäring till externa representanter i samband med t.ex. förhandlingar för att inleda eller upprätthålla goda relationer ska det ses som extern representation och därmed är inget momsavdrag tillåtet.

Det vid högskolan fastställda högsta belopp för enklare förtäring framgår av tabellen nedan. Maxbeloppet för att räknas som personalvårdsförmån är 400 kr inklusive moms. Kostnad för att skicka en blomma eller dylikt med bud får tillkomma.

Intern konferens

Med konferens avses en större sammankomst för formell diskussion och planering av vissa sakfrågor såsom t.ex. verksamhet, budget eller personalfrågor.

För att Södertörns högskola ska stå för förtäring vid en konferens måste det finnas ett program och deltagarlista och de som deltar måste ha nytta av konferensen i sitt arbete. Inslaget av nöje eller rekreation får inte vara för omfattande under konferensen.

För att räknas som en studie eller konferensresa måste resan innehålla en inte oväsentlig del effektivt arbete. Tumregeln att studierna eller konferenstiden bör uppgå till minst sex timmar per dag/30 timmar per vecka används vid bedömningen av resan (inom eller utom landet) är en studie- eller konferensresa eller om inslaget av nöje och rekreation är så stort att det blir aktuellt med förmånsbeskattning. Förmånsbeskattning kan aktualiseras om resan sker exempelvis under en helg, till ett populärt turistmål eller till en mycket avlägsen plats.

För att kunna bedöma om en anställd ska beskattas för sitt deltagande i en resa måste man ta hänsyn till flera olika faktorer, bland annat syftet med resan, vilken nytta resan kan få för arbetsgivarens verksamhet, val av resmål och studiernas eller konferensens uppläggning. Hur stort inslaget av nöje och rekreation är utgör en viktig del. (Skatteverkets handledning för beskattning av inkomst)

Om högskolan bekostar en normal lunch/middag under en intern konferens bokförs den som hotell och restaurangtjänst vid interna kurser och konferenser. Institutionen/motsvarande får dra av hela det fakturerade momsbeloppet. Om en middag eller lunch under konferensen har karaktären av personalfest ska dock den delen av konferensen inte ses som konferens utan intern representation.

Underlag för konferensen i form av deltagarförteckning och program/inbjudan, där syfte och innehåll framgår, krävs för att moms för måltiden ska kunna dras av och arrangemanget bokföras som intern konferens.

Intern kurs

Med intern kurs avses en utbildning för de anställda.

Om högskolan bekostar en lunch/middag under en intern kurs kan måltiden bokföras som hotell och restaurangtjänst vid intern kurs och konferens och hela momsen dras av. Men om lunchen/middagen är mycket påkostad eller har karaktären av personalfest, ska den bokföras som intern representation.

Underlag för kursen i form av deltagarförteckning och program/inbjudan, där syfte och innehåll framgår, krävs för att moms för måltiden ska kunna dras av och utbildningen bokföras som intern kursavgift/hotell och restaurangtjänst vid intern kurs och konferens.

Akademisk högtid

Professorsinstallation och doktorspromotioner är traditionella arrangemang och betraktas som akademiska högtider. De kostnader som högskolan har kan bokföras som verksamhetskostnad på kontot Akademisk högtid och hela momsen dras av.

Det som inte hör till ceremonin, t.ex. en middag kvällen före disputationen som sker för att det är ett sätt att välkomna de externa gästerna, bokförs som extern representation.

Om man i samband med professorsinstallationen även bjuder in alla anställda bokförs den delen som intern representation, inget momsavdrag föreligger.

Arrangemang för studenter

I samband med t.ex. terminsstart händer det att studenter bjuds på förfriskningar. Ett annat exempel är när högskolan bjuder på lunch i ett obligatoriskt kursmoment såsom vid ett studiebesök. I båda fallen kan kostnaden bokföras på kontot studentkostnader och hela momsen dras av eftersom arrangemanget kan ses som en verksamhetskostnad.

Om studenterna bjuds på en examensfest/diplomering ses det arrangemanget som en akademisk högtid, se avsnittet ovan. Det är en verksamhetskostnad.

Underlag i form av deltagarförteckning och program/inbjudan, där syfte och innehåll framgår, måste vara uppfyllda även vid måltider/enklare förtäring mot studenter.

Gåvor

Gåvor till personer eller organisationer utanför högskolan kan ges i form av reklamgåvor eller representationsgåvor. För att ge en gåva ska det finnas ett omedelbart samband med högskolans verksamhet. Exempel på ett sådant tillfälle är när ett värdefullt samarbete inleds eller avslutas.

Företrädesvis bör gåvan utgöras av presentartiklar ur högskolans gåvosortiment. Annars får enklare representationsgåva som blommor, fruktkorg, chokladkartong eller liknande ges.

Med reklamgåvor avses presentartiklar som högskolan tagit fram för detta ändamål och som är försedda med högskolans namn och/eller logotyp. De är av allmän karaktär, det vill säga inte inköpta för att passa en given mottagare, och representerar ett lägre marknadsvärde.

Representationsgåvor ska ges restriktivt och regelverket om muta och bestickning ska beaktas. Behov av att ge gåva ska bedömas i varje enskilt fall och syfte ska anges på betalningsunderlaget.

Utgift för kondoleansblomma efter ett dödfall, begravningsbukett och handbukett vid begravning räknas också som repre­sentationsgåva.

Observera att om gåvan utgörs av pengar eller andra kontanta medel (presentkort som går att byta mot kontanta medel likställs med kontanta medel) blir gåvan alltid i sin helhet skattepliktig.

Gåvor till ideella organisationer är inte tillåtna.

Momsen är inte avdragsgill vid representationsgåvor. Reklamgåvor är aldrig skattepliktiga för mottagaren. Det vid högskolan fastställda högsta belopp för gåvor framgår av tabellen nedan.

Gåvor till anställda

Gåva till anställd är i normalfallet skattepliktig och förmånen värderas till marknadsvärde. Julgåva, jubileumsgåva och minnesgåva från arbetsgivaren är under vissa förutsättningar skattefria för den anställde. Gåvan ska inte utgöras av kontanta medel eller något som kan bytas mot kontanter. Den betraktas då som lön och beskattas. Presentkort jämställs inte med kontanta medel under förutsättning att det inte går att lösa in mot kontanter. Gåvan får inte utgöras av alkoholhaltiga drycker starkare än vin.

Gåvor enligt nedan är skattefria för mottagaren, om inget annat anges och under förutsättning att max beloppet inte överskrids. Observera dock att minnesgåva bara får ges skattefritt vid ett tillfälle, utöver anställningens upphörande.

Om det kan förväntas att flera institutioner inom högskolan vill uppvakta personen skall kontakt tas med förvaltningen för samordning av gåva och uppvaktningen bland annat för att förhindra skattepliktighet för mottagaren.

Gällande belopp framgår av bilaga 1.a, ”Tillåten kostnad”. För skattefria personalvårdsgåvor föreligger full kompensationsrätt för den ingående momsen. Nedan typer av gåvor är aktuella:

Julgåva

Julgåva som inte överstiger 450 kr inkl moms är skattefri för den anställde. Om värdet är högre blir gåvan skattepliktig från första

kronan.

Längre tids anställning

Utmärkelsen ”För nit och redlighet i rikets tjänst” tilldelas den

som varit anställd hos staten under minst 30 år. Om den

anställde avgår med pension eller föreligger annan

särskild anledning, kan utmärkelsen delas ut redan efter 25 års anställningstid.

Anställningens upphörande

Förutom utmärkelsen ”För nit och redlighet i rikets tjänst” finns möjlighet att tilldela anställd minnesgåva vid anställningens

upphörande, under förutsättning att den sammanhängande anställningstiden uppgått till minst sex (6) år.

Gåva vid anställningens upphörande kan dock inte ges

vid samma tillfälle som utmärkelsen ”För nit och redlighet

i rikets tjänst”, om gåvornas sammanlagda värde blir högre än skatteverkets fastställda belopp för skattefri minnesgåva.

Kontakta ekonomiavdelningen för att erhålla aktuellt belopp.

Jubileumsgåva

Gåva till anställd när arbetsgivaren firar 20-, 25 år etc. Kontakta ekonomiavdelningen för att erhålla aktuellt belopp som

kan ges skattefritt.

Nyanställning

Personalvårdsfrämjande åtgärd, se avsnitt om gränsdragningar.

50 år

Personalvårdsfrämjande åtgärd, se avsnitt om gränsdragningar.

Dödsfall

Kondoleansblomma till närmast anhörig/anhöriga direkt efter

dödsfall, begravningsbukett och handbukett vid begravning.

Verifikationskrav för all typ av representation

För att en bedömning ska kunna göras om sammankomsten kan ses som representation – inför mötet och senare – ska den som ansvarar för representationen se till att verifikationen innehåller tydliga uppgifter om i vilket sammanhang mötet eller konferensen hållits, syftet med mötet, innehållet och för vilken/vilka personalgrupper mötet skett för. (Skatteverket 2009-03-10, dnr 131 247797-09/111)

Följande uppgifter ska bifogas verifikationen vid representationstillfället:

  • Datum samt syfte med representationen
  • Vilka personer som deltagit, med namn, funktion och vilket före­tag/organisation de representerar
  • I förekommande fall godkännande om avsteg från riktlinjerna
  • Kvitton och restaurangnotor i original s.k. kontokortsslipp utgör ensamt inget tillräckligt underlag för att verifiera utgifter
  • Om det inte klart framgår av fakturan vilka poster som ingår i fakturabe­loppet ska särskild specifikation bifogas

Dokumentationen kan t.ex. bestå av deltagarförteckning och inbjudan, program eller dagordning. Observera att även om inget momsavdrag föreligger är en dokumentation nödvändig.

Om uppgift vilka personer som deltagit/erhållit gåva strider mot PUL 13 § det vill säga personuppgifterna kan avslöja ras, politiska åsikter, religiös övertygelse, medlemskap i fackförening, skyddad identitet etc. ska namn inte dokumenteras. Hänvisning sker till lagrum om varför dokumentationen inte är fullständig.

Vid enklare förtäring i samband med t.ex. öppet hus, invigningar och liknande, där antalet deltagare är stort, är det godtagbart med en förenklad dokumentation av deltagarna. Även vid enklare förtäring under arbets- och informationsmöten är en förenklad dokumentation tillräcklig.

Om man inte kan visa att måltiden skett i samband med intern representation ska normalt kostförmån redovisas. Skattepliktig måltid anmäls av godkännaren genom att lämna en kopia på verifikationsunderlaget till lönehandläggaren. Till fakturan lämnas blankett Förmånsbeskattning ifylld med namn, personnummer, datum, vilken/vilka måltider som ska beskattas samt vilken org och aktivitet som ska belastas. Beskattning sker enligt fastställt förmånsvärde. Sociala avgifter betalas av institutionen/motsvarande. Fakturan konteras konto 4962 Skattepliktig måltid eftersom det inte är representation. Momsavdrag är inte tillåtet eftersom måltiden räknas som privat levnadsomkostnad.

Representation ska attesteras av närmaste högre chef.

Dricks

Vid representation på restauranger, i samband med taxiresor etc. förekommer det att den upplevda tjänsten är större än den faktiska kostnaden och man önskar ge dricks. I Sverige är dricks inkluderat i slutnotan, både på restauranger och vid taxiresor, varför dricks inte medges av högskolans medel.

Vid representation utomlands ska landets kutym vara vägledande. En förutsättning för återbetalning av utlägg för dricks är, att den är specificerad och ingår i den totala notan. Dricksens måste vara skälig och totalbeloppet får inte överskrida högskolans fastställda tak se tabellen nedan.

Muta och bestickning

Vid representation som anställd vid högskolan genomför, och som riktar sig till en eller flera personer utanför högskolan eller vid representation som någon utomstående genomför och som riktar sig till en eller flera anställda vid högskolan föreligger en potentiell risk för brott mot de s.k. korruptionsbestämmelserna. Korruptionsbestämmelserna omfattar mutor (20 kap 2 § brottsbalken), bestickning (17 kap 7 § brottsbalken) och otillbörlig marknadsföring (4 § marknadsföringslagen). Bestickning och otillbörlig marknadsföring berör förhållanden när anställda vid högskolan är givare av representation. Mutor berör högskolans anställda som mottagare av representation från annan.

Bestickningen och mutbrottet är två sidor av samma mynt.

  • Bestickningen uppkommer när någon lämnar, utlovar eller erbjuder någon annan, för denne själv eller någon tredje person, en muta eller annan otillbörlig belöning i syfte att påverka den senares tjänsteutövning.
  • Mutbrottet uppkommer när någon, för egen eller annans räkning, tar emot, låter åt sig utlova eller begär muta eller annan otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning.

Som en stark sammanfattning av rättsläget kan sägas att de ovannämnda lagrummen samtliga tar fasta på att stävja ett otillbörligt beteende. Om beteendet är otillbörligt eller ej är åtminstone delvis bestämt av den aktuella situationen och de deltagandes ställning och möjligheter att påverka det framtida skeendet.

Typiskt sett måste chefer och andra högre tjänstemän samt anställda som sysslar med s.k. myndighetsutövning, det vill säga att besluta om rättigheter eller skyldigheter för andra, vara mycket försiktiga med att acceptera gåvor eller andra förmåner från utomstående. Detta gäller i alldeles särskilt hög grad inför beslut som direkt eller indirekt berör vederbörande utomstående. En examinator eller en upphandlingsansvarig bör således aldrig acceptera en gåva inför bedömningen av ett prov eller genomförandet av en upphandling, om gåvan på något sätt kan relateras till någon som har intresse av att påverka bedömningen respektive upphandlingsbeslutet. Upphandlingsansvariga bör i en sådan situation inte heller själva ta initiativ till representation som riktar sig till en eller flera tänkbara blivande leverantörer, eftersom en otillbörlig påverkan riskerar att uppkomma mer eller mindre omedelbart vid sådana kontakter. Exempel på andra potentiellt utsatta grupper som bör uppvisa stor försiktighet är sådana tjänstemän som genomför registrering i LADOK eller svarar för utfärdande av examina eller utbildningsbevis.

För ytterligare vägledning, se skriften ”Farliga Förmåner – Tillbörlig förmån eller muta?” från institutet mot mutor (http://www.institutetmotmutor.se Länk till annan webbplats.).

Tillåten kostnad

Alla belopp är inklusive moms. Ej avdragsgill moms kostnadsbokförs.

Representationsform

Max kostnad per person och tillfälle

Kommentar

Extern representation

-Riktar sig till andra organisationer i syfte till att inleda, bibehålla eller avsluta relationen

-måltider

800 kr

Inget momsavdrag

-annan form, t.ex. teater

300 kr

Inget momsavdrag

Intern representation

-Riktar sig mot högskolans personal i personalvårdande syfte

-måltider

600 kr

Inget momsavdrag

-annan form, kringkostnad

300 kr

Inget momsavdrag (def: intern representation)

-annan form, t.ex. teater

300 kr

Fullt momsavdrag (def: personalvårdsförmån)

-julbord

700 kr

Inget momsavdrag

Enklare förtäring


Kaffe/te/smörgås/frukt

-extern/intern representation/personalvård

125 kr

Inget momsavdrag om representation

Om personalvårdsfrämjande syfte fullt momsavdrag

Gåvor och uppvaktningar externt


-reklamgåvor

Obetydligt värde

Inget momsavdrag

-representationsgåvor

500 kr

Inget momsavdrag

-gåva i samband med dödsfall/begravning

2 000 kr

Inget momsavdrag

Skattefria gåvor till anställda


-trivselåtgärd (t ex blomma, choklad vid sjukdom)

Obetydligt värde (400 kr)

Hela momsen kan dras

-gåva vid högtid, t.ex. julgåva

450 kr

Hela momsen kan dras

-anställning upphör (mer än 6 år)

1 000 kr

Hela momsen kan dras

50 år

Obetydligt värde (400 kr)

Hela momsen kan dras

Nyanställning

Obetydligt värde (400 kr)

Hela momsen kan dras

- gåva i samband med dödsfall/begravning

2 000 kr

Inget momsavdrag

Andra verksamhetskostnader


Interna kurser för personal (exkl. resor och logi)

600 kr/person

Hela momsen kan dras

Interna konferenser (exkl. resor och logi)

600 kr/person

Hela momsen kan dras

Inom beloppsgränsen ska rymmas samtliga kostnader för måltid inklusive dryck, serveringsavgift, entréavgift och liknande kostnader. I Sverige är dricks inkluderat i slutnotan varför dricks är en personlig kostnad och ersätts inte. Vid representation utomlands ska landets kutym vara vägledande.

Kostnader för frakt/bud får tillkomma.

Standardglas

I Sverige har vi sagt att ett ”standardglas” innehåller tolv gram
alkohol. Detta motsvarar:

  • en flaska starköl (5 %)
  • ett litet glas vin (13 %) eller
  • en drink med fyra cl starksprit (40 %).

Högskolans riktlinjer för representation och gåvor finner du nedan.

Som statlig myndighet ska högskolan använda de statliga medlen på ett ansvarsfullt sätt. Lagen om offentlig upphandling (LOU, 2016:1145) reglerar hur det går till. Det innebär bland annat att söka konkurrens på marknaden för att få bästa möjliga villkor för våra anskaffningar av varor och tjänster. Reglerna gäller även forskningsmedel och finansiering via EU-projekt.

Översikt ramavtal

Högskolans upphandlade avtal och delar avtal som Statens inköpscentral har upphandlat finns i avtalskatalogen Länk till annan webbplats.

Om det inte finns något avtal behöver ny upphandling göras

Direktupphandling kan göras om avtal inte finns och värdet är under 615 312 kr för hela högskolan under avtalsperioden. För anskaffning över 100 000 kr ska minst tre leverantörer tillfrågas. Se riktlinjer för direktupphandling.

Södertörns högskola har avtal med Telia för fasta och mobila telefonitjänster.

Abonnemang

Jobbmobil Multi, 10 GB, fria samtal, sms, mms samt 10 GB surf för 69 kr/ mån
Jobbmobil Multi 20 BG, fria samtal, sms, mms samt 20 GB surf 99 kr/mån

Det finns möjlighet att ändra abonnemangsform om behovet är väsentligt för ditt arbete. En motivering krävs för att ändra på grund av Skatteverkets regler gällande förmånsbeskattning. Stäm därför av med din närmaste chef.

Privat användning får inte leda till extra kostnader för Södertörns högskola

Om du använder högskolans elektroniska utrustning med abonnemang för privata ändamål, ska det inte medföra extra kostnader för Södertörns högskola. Du ska därför i möjligaste mån undvika privata tjänster som faktureras utöver de tjänster som ingår i abonnemanget, till exempel betaltjänster, utlandssamtal och roaming. Tjänster utanför abonnemanget omfattas inte av skattefriheten, och skulle sådana kostnader undantagsvis uppstå, är det du som anställd som själv ska betala dem.

Detta gäller oavsett var du har använt utrustningen, och oavsett om det är av väsentlig betydelse för utförandet av dina arbetsuppgifter att ha tillgång till utrustningen/abonnemanget.

Sidansvarig

Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox

Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär

Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se

Senast uppdaterad: 2021-12-17 av Johan Reynols

Dela

E-post