Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

Ekonomistöd

Det är viktigt att alla som arbetar med ekonomi inom högskolan känner till vilka regler som gäller.

Sidans information är fortfarande under uppdatering.

Avdelningen arbetar inom följande verksamhetsområden:

  • Ekonomisk redovisning
  • Ekonomstöd till samtliga verksamheter vid högskolan
  • Inköps- och upphandlingsstöd
  • Ekonomisystemförvaltning
  • Strategisk ekonomisk analys

Alla inköp och fakturor ska märkas med ett aktivitets-/projektnummer. Detta är för att kostnader ska bokföras på rätt aktivitet/projekt. En aktivitet/projekt kan vara till exempel ett specifikt forskningsprojekt gentemot ÖSS eller projekt som Akademisk högtid, men även generella "aktiviteter" som används till löner och drift i till exempel grundutbildningen.

Som stöd till dig som gör inköp eller konterar fakturor har ekonomiavdelningen satt samman listor på de projekt och aktiviteter som finns och vad som ska väljas.

Är du osäker på vilket aktivitets-/projektnummer du skall välja, fråga din chef eller motsvarande.

Registret uppdateras varje kvartal

Eftersom nya aktiviteter och projekt tillkommer och gamla försvinner så uppdateras dessa register varje kvartal. Det är därför viktigt att du inte laddar ned filerna, utan att du alltid går in här för att hitta rätt och aktuellt aktivitets-/projektnummer.

Frågor om registret besvaras av budgetekonomi@sh.se

Aktivitets-/Projektregister per avdelning och institution

Klicka på länken nedan för att komma till sidan där aktivitets-/projektregister finns för din avdelningen eller institution.

ICA-kort

Ekonomiavdelningen erbjuder tjänsten ICA Kontantkort. Kortet är främst tänkt att användas till personer som av olika skäl inte har möjlighet att öppna svenskt bankkonto, exempelvis utbytesstudenter.

Rutin för ICA-kort

Kortet, som är namnlöst men ersatt med ett referensnummer, går att ladda flera gånger. Kortet har en giltighetstid på tre år men avslutas av ekonomiavdelningen efter ett år, då det utgår en årsavgift på 155 kr/kort.

Beställning

Beställning av kortet sker genom att blankett ”Rekvisition av ICA Kontantkort” (se nedan) fylls i, attesteras och skickas till Ekonomiavdelningen minst 14 dagar innan kortet behövs. Ekonomiavdelningen bekräftar via e-post att rekvisitionen är mottagen, beställer kortet från ICA Banken och laddar det.

Funktioner för ICA-kontantkort:

  • Internationellt bankkort knutet till Mastercard – Maestro
  • Köp sker online och måste verifieras med PIN
  • Saldobesked är möjligt i uttagsautomater (kostnad 3 SEK)
  • Uttag i uttagsautomater (kostnad 8,50 SEK)
  • Inga inköp eller betalningar av räkningar via Internet
  • Insättningar på kortet kan endast göras via Södertörns högskolas ekonomiavdelning.

Swish

Swish kan användas vid inbetalningar likställda med enklare transaktion, exempelvis kan studenter betala in för att få nya passerkort i receptionen.

Vill du börja använda Swish, kontakta ekonomiavd@sh.se.

Ekonomiavdelningen lägger upp ett Swish-nummer och namnger det efter var numret går, till exempel ”Receptionen”. Vi önskar att de inbetalningar som kommer in på Swish ska gälla samma aktivitet och kostnadsslag.

Betalaren ska ange sitt namn samt vad inbetalningen avser i meddelandefältet, till exempel ”Anna Andersson Passerkort”.

Om betalaren vill ha ett kvitto på sin inbetalning så får det skrivas manuellt på begäran av betalande. Mall för kvitto finns genom nedan länk.

Danske Bank

Högskolan har avtal med Danske Bank för att skicka och ta emot betalningar.

Danske Bank
Box 7523
103 92 Stockholm

Bankgiro 5052-5716
IBAN SE6012000000012810110174
SWIFT DABASESX
KONTO NR 1281 01 10174

Uppgifter i nedanstående dokument kan vara bra att ha tillhands, när du arbetar med ekonomi och har kontakt med leverantörer och andra motparter.

Faktauppgifter om Södertörns högskola

Nedan finns faktauppgifter om Södertörns högskola.

Myndighetens namn:

Södertörns högskola

Postadress för allt utom fakturor:

Södertörns högskola
141 89 HUDDINGE

Peppolid:

0007:2021004896
0088:7300009042043

Partid:

2021004896

GLN nr:

7300009042043

Vanoperatör E-faktura:

Opus Capita

Referens:

Vid beställning, ange referens som ska bestå av bokstäverna ORG följt av orgkoden, följt av beställarens nätverksid (högskolans användarID) i en följd. Exempel fakturareferens: ORG12345ABCDXX

Referensens struktur från och med 2019

Bokstäver

Org. kod

Nätverksid

ORG

12345

ABCDXX

Högskolans nätverksid ser olika ut beroende när man anställdes. Observera att det kan även bestå av SH och/eller anställningsår, t ex SHAABB eller AABB20

Betalningsvillkor:

Staten godkänner normalt bara 30 dagar netto som betalningsvillkor samt att inga faktureringsavgifter debiteras.

Leveransadress:

Södertörns högskola
Ditt namn, ditt rum
Alfred Nobels allé 3
141 52 Huddinge

Besöksadress:

Södertörns högskola
Alfred Nobels allé 7
141 52 Huddinge

Taxientré:

Alfred Nobels allé 5, Huddinge

Organisationsnummer och Momsregistreringsnummer:

202100-4896

VAT-nummer:

SE202100489601

Bankgiro:

5052-5716

IBAN-nr (anges vid samtliga utlandsbetalningar):

SE6012000000012810110174

SWIFT/BIC-kod Danske Bank:

DABASESX

Bankens namn:

Danske Bank
Box 7523
103 92 Stockholm

E-post till personal:

fornamn.efternamn@sh.se

Registreringsbevis:

Kontakta ekonomiavd@sh.se

DUNS nr:

509543484
D & B´s Data Universal Numbering System. Ett globalt registreringsnummer.

EORI nr:

SE2021004896
Economic Operator Registration and Identification. Användas vid all tullrelaterad verksamhet inom EU.

Statliga interna koder:

Myndighetskod: 13032-8
Myndighetsbegrepp: 1234
Motpartskod: SH

Från 1 april 2019 får högskolan enligt lag inte ta emot fakturor i pappersformat eller PDF-format, utan enbart elektroniskt (EDIformat). För att kunna skicka en elektronisk faktura behöver leverantören högskolans peppolid, vårt partid, och vem som är vår vanoperatör. Eventuellt kan vårt GLN nummer behövas. Se mer information angående fakturering till högskolan på länken nedan.

Agresso/Unit4 är det elektroniska fakturahanteringssystem (EFH) som högskolan använder för att behandla leverantörsfakturor och för att handla elektroniskt (e-handla). Agresso/Unit4 är även högskolans ekonomisystem. Länk till Agresso hittar du nedan.

E-faktura

Sedan 1 april 2019 är det lag på att alla inköp i den offentliga sektorn ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura).

Här kan du läsa mer om att skicka e-faktura till Södertörns högskola Länk till annan webbplats.

Vad ska framgå av en faktura?

Det finns en rad kriterier som en faktura skall uppfylla innan den kan bokföras. Om det är fråga om ett mindre belopp eller då handelsbruk, administrativ praxis eller tekniska förutsättningar för utställande av en faktura gör det svårt att utfärda en fullständig faktura kan man godkänna att ett mindre antal punkter uppfylls. En sådan faktura benämns förenklad.

Fakturans innehåll

En fullständig faktura ska innehålla följande uppgifter enligt EG-direktivet från och med 2004:

  1. Datum för utfärdande (fakturadatum)
  2. Ett unikt löpnummer som ensamt identifierar fakturan (fakturanummer)
  3. Säljarens registreringsnummer till moms
  4. Kundens registreringsnummer till moms vid så kallad omvänd skattskyldighet
  5. Säljarens och köparens fullständiga namn och adress
  6. Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
  7. Datum då omsättningen av varorna eller tjänsterna utförts eller slutförts
  8. Beskattningsunderlaget för varje skattesats eller undantag, enhetspriset exklusive moms, samt eventuell prisnedsättning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset
  9. Tillämpad momssats
  10. Den moms som ska betalas
  11. Vid befrielse från moms eller vid omvänd skattskyldighet en hänvisning till lagrum eller annan uppgift.

Om någon uppgift saknas, begär komplettering av faktura eller en helt ny korrekt faktura.

Vid köp av tjänst skall uppgift om F-skattsedel framgå.

Bara en faktura kan grunda avdragsrätt för moms. Fakturan är beviset att transaktionen ägt rum.

Observera att staten normalt bara godkänner 30 dagar netto som betalningsvillkor samt att inga faktureringsavgifter debiteras.

Förenklad faktura

En förenklad faktura får användas om det är fråga om mindre belopp eller då handelsbruk, administrativ praxis eller tekniska förutsättningar för utställande av en faktura gör det svårt att utfärda en fullständig faktura. Skatteverket utfärdar riktlinjer för när en förenklad faktura får användas Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Exempel på situationer är köp av parkeringsbiljett, personbefordran, automatförsäljning. Med mindre belopp avses 4 000 kr.

Förenklad faktura ska innehålla följande uppgifter:

  1. Datum för utfärdande
  2. Identifiering av säljaren
  3. Identifiering av varor som levererats eller tjänster som tillhandahållits
  4. Den moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna den.

Om du inte har någon faktura utan bara ett mejl, utdrag från en hemsida, etc. behöver du upprätta ett utbetalningsuppdrag. Det kan till exempel vara fallet vid konferensinbjudningar. Till blanketten kan du gärna bifoga det underlag du har. Blanketten med underlag skickar du till fakturahantering@sh.se som scannar in underlaget och skickar ut det i EFH-flödet.

Delegation

Attesträtt innebär kontrollskyldighet, inte anskaffningsrätt, även om dessa kan sammanfalla. Attesträtten ska fördelas mellan olika personer, det vill säga kontrollen ska inte i sin helhet utföras av den person som beslutat om åtgärden.

Högskolan ger rätt att teckna beslutsattest genom delegationsordningen. För samtliga personer som innehar befattningar som ger dem den rätten, fylls blankett delegering i. Delegation av attesträtt i Agresso/Unit4 EFH och inköp läggs på org.nivå (ej aktivitetsnivå).
Originalet lämnas till registrator, en kopia skickas till fakturahantering@sh.se och en kopia till berörd person. Ekonomiavdelningen för en förteckning över samtliga gällande beslutsattester och uppdaterar ekonomisystemet i de fall delegationen rör beslutsattest för inköp av varor och tjänster.

När en delegation upphör sker det genom blanketten "avanmälan av delegationsbeslut". För att kontrollera att avanmälan sker löpande gör ekonomiavdelningen en gång per år en inventering över samtliga delegationer.

Beslutsattesten, om den inte sker elektroniskt, undertecknas med fullständigt namn. Övriga attester får undertecknas med signatur. Namnteckningsprov på beslutsattesten finnas på delegationsblanketten.

Vid inbetalning till Södertörns högskola är det viktigt att du uppger vad inbetalningen avser så att den kan bokföras korrekt.

Inbetalningar ska göras till högskolans gemensamma Bankgirokonto 5052‑5716. Avser inbetalningen en kundfaktura ska fakturanumret anges. Avser inbetalningen en rekvisition anges vanligtvis aktivitetsnummer och org, eller annan referens enligt överenskommelse.

Utbetalningskort, checkar, med mera skickas med internposten till ekonomiavdelningen, som därefter skickar värdehandlingarna vidare till Danske Bank för inlösen.

Uppgifter i nedanstående dokument kan vara bra att ha tillhands, när du arbetar med ekonomi och har kontakt med leverantörer och andra motparter.

Faktauppgifter om Södertörns högskola

Nedanstående uppgifter kan vara bra att ha tillhands, när man arbetar med ekonomi och har kontakt med leverantörer och andra motparter. Från och med 1 april 2019 ska fakturor enligt lag skickas enbart elektroniskt (EDI-format). För att kunna skicka en elektronisk faktura behöver leverantören högskolans peppolid, vårt partid, och vem som är vår vanoperatör. Ev. kan vårt GLN nummer behövas. Vid frågor be leverantören kontakta ekonomiavd@sh.se.

Myndighetens namn:

Södertörns högskola

Postadress för allt utom fakturor:

Södertörns högskola
141 89 HUDDINGE

Peppolid:

0007:2021004896
0088:7300009042043

Partid:

2021004896

GLN nr:

7300009042043

Vanoperatör E-faktura:

Opus Capita

Referens:

Vid beställning, ange referens som ska bestå av bokstäverna ORG följt av orgkoden, följt av beställarens nätverksid (högskolans användarID) i en följd.

Exempel fakturareferens: ORG12345ABCDXX

Referensens struktur från och med 2019

Bokstäver

Org. kod

Nätverksid

ORG

12345

ABCDXX


Högskolans nätverksid ser olika ut beroende när man anställdes. Observera att det kan även bestå av SH och/eller anställningsår, till exempel SHAABB eller AABB20

Betalningsvillkor:

Staten godkänner normalt bara 30 dagar netto som betalningsvillkor samt att inga faktureringsavgifter debiteras.

Leveransadress:

Södertörns högskola
Ditt namn, ditt rum
Alfred Nobels allé 3
141 52 Huddinge

Besöksadress:

Södertörns högskola
Alfred Nobels allé 7
141 52 Huddinge

Taxientré:

Alfred Nobels allé 5, Huddinge

Telefonnummer Växel:

08-608 40 00

Organisationsnummer och Momsregistreringsnummer:

202100-4896

VAT-nummer:

SE202100489601

Bankgiro:

5052-5716

IBAN-nr (anges vid samtliga utlandsbetalningar):

SE6012000000012810110174

SWIFT/BIC-kod Danske Bank:

DABASESX

Bankens namn:

Danske Bank
Box 7523
103 92 Stockholm

E-post till personal:

fornamn.efternamn@sh.se

Registreringsbevis:

Kontakta ekonomiavd@sh.se

DUNS nr:

509543484
D & B´s Data Universal Numbering System. Ett globalt registreringsnummer.

EORI nr:

SE2021004896
Economic Operator Registration and Identification. Användas vid all tullrelaterad verksamhet inom EU.

Statliga interna koder

Myndighetskod: 13032-8
Myndighetsbegrepp: 1234
Motpartskod: SH

Att ha kontroll över anläggningstillgångar och stöldbegärlig utrustning är svårt i alla större organisationer. Ett fungerande anläggningsregister är därför nödvändigt. Vi använder Agresso:s anläggningsregister (AT-modulen) både till anläggningstillgångar och till kostnadsförd stöldbegärlig utrustning.

För att en anskaffning ska behandlas som en anläggningstillgång ska:

  • Anskaffningsvärdet uppgå till ett halvt prisbasbelopp exklusive moms eller mer.
  • Den ekonomiska livslängden beräknas uppgå till tre år eller längre. Tillgången ska ha införskaffats för stadigvarande bruk.

Observera att båda kriterierna ska vara uppfyllda.

Som stöldbegärliga inventarier räknas i normalfallet inventarier till ett belopp över 5 000 kr (exklusive moms). Exempel på stöldbegärliga inventarier är: bärbara datorer, surfplattor, projektorer, OH-apparater, TV- och videoapparater, kameror, smartphones. Utrustning med ett värde under 5 000 kr kan även efter en bedömning räknas som stöldbegärliga. Möbler bör inte räknas som stöldbegärliga inventarier. Skärmar som är större än 34 tum eller AV-utrustning, switchar, etc. som är fastmonterade bör inte räknas som stöldbegärliga även om värdet överstiger 5 000 kr.

Årligen ska Södertörns högskola genomföra en inventering av sina anläggningstillgångar och stöldbegärliga korttidsinventarier. Prefekterna vid institutionen/motsvarande och avdelningscheferna vid central förvaltning är enligt delegationsordningen ansvariga för användningen av sina ekonomiska resurser. Ekonomiavdelningen initierar och ger stöd vid den årliga inventeringen.

Vill du skicka en faktura fyller du i ett kundfakturaunderlag enligt mallen nedan.
Ifyllt underlag attesteras och skickas till ekonomiavdelningen.

Tredjelandsstudenter

Sedan juli 2011 ska internationella studenter som inte är medborgare eller har uppehållstillstånd i stater inom EU/EES eller i Schweiz, och inte deltar i utbytesprogram, betala anmälningsavgifter samt studieavgifter när de studerar vid svenska lärosäten. Rektor fastställer studieavgiften för respektive läsår genom särskilt beslut.

Om studenten ska betala in avgiften själv upprättas ett underlag för payment order studieavgift tredjelandsstudent av utbildningsadministratören vid institutionen.

Ifyllt underlag mejlas till fakturahantering@sh.se som skickar payment order till studenten.

Återbetalning av studieavgift beslutas av chefen för studentavdelningen. Studentavdelningen informerar ekonomiavdelningen som genomför utbetalningen.

Allmän handling

Södertörns högskola tillämpar enkel fakturering vid avgiftsuttag för allmän handling. Det innebär att den som lämnar ut den allmänna handlingen skickar ett fakturaunderlag till beställaren som gör en inbetalning till högskolans bankgirokonto. En kopia av fakturaunderlaget skickas till fakturahantering@sh.se

Här kan du läsa mer om allmän handling


Högskolans riktlinjer för representation och gåvor finner du nedan.

Som statlig myndighet ska högskolan använda de statliga medlen på ett ansvarsfullt sätt. Lagen om offentlig upphandling (LOU, 2016:1145) reglerar hur det går till. Det innebär bland annat att söka konkurrens på marknaden för att få bästa möjliga villkor för våra anskaffningar av varor och tjänster. Reglerna gäller även forskningsmedel och finansiering via EU-projekt.

Översikt ramavtal

Högskolans upphandlade avtal och delar avtal som Statens inköpscentral har upphandlat finns i avtalskatalogen Länk till annan webbplats.

Om det inte finns något avtal behöver ny upphandling göras

Direktupphandling kan göras om avtal inte finns och värdet är under 615 312 kr för hela högskolan under avtalsperioden. För anskaffning över 100 000 kr ska minst tre leverantörer tillfrågas. Se riktlinjer för direktupphandling.

Södertörns högskola har avtal med Telia för fasta och mobila telefonitjänster.

Abonnemang

Jobbmobil Multi, 10 GB, fria samtal, sms, mms samt 10 GB surf för 69 kr/ mån
Jobbmobil Multi 20 BG, fria samtal, sms, mms samt 20 GB surf 99 kr/mån

Det finns möjlighet att ändra abonnemangsform om behovet är väsentligt för ditt arbete. En motivering krävs för att ändra på grund av Skatteverkets regler gällande förmånsbeskattning. Stäm därför av med din närmaste chef.

Privat användning får inte leda till extra kostnader för Södertörns högskola

Om du använder högskolans elektroniska utrustning med abonnemang för privata ändamål, ska det inte medföra extra kostnader för Södertörns högskola. Du ska därför i möjligaste mån undvika privata tjänster som faktureras utöver de tjänster som ingår i abonnemanget, till exempel betaltjänster, utlandssamtal och roaming. Tjänster utanför abonnemanget omfattas inte av skattefriheten, och skulle sådana kostnader undantagsvis uppstå, är det du som anställd som själv ska betala dem.

Detta gäller oavsett var du har använt utrustningen, och oavsett om det är av väsentlig betydelse för utförandet av dina arbetsuppgifter att ha tillgång till utrustningen/abonnemanget.

Sidansvarig

Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox

Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär

Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se

Senast uppdaterad: 2021-09-22 av Johan Reynols

Dela

E-post