Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

Eventstöd

Behöver du hjälp med att arrangera ett event på campus? På dessa sidor finns information om lämpliga lokaler, logistik och upphandlade leverantörer (catering och eventverktyg). Det finns även planeringshjälp att få i form av checklistor och i projektplanen.

Internt eventstöd

Eventstöd består av tre personer som tillhör kommunikationsavdelningen. De erbjuder stöd i form av kunskap och lösningar så att uppstart och genomförande av olika event blir smidiga och effektiva. De bistår med tips och råd som underlättar för projektledaren/arrangören att planera och genomföra lyckade event.

Som projektledare eller arrangör kan du få hjälp i början av planeringen med förslag på lokaler, möblering, bemanning med studentambassadörer, anmälningslänkar och logistikfrågor.
För information om hur du kan gå tillväga i arbetet med planering av en konferens eller event finns information under Planera ditt evenemang.

Vid frågor kan du kontakta event@sh.se.

Bokningsbara lokaler

Lokalbokning på Södertörns högskola sker i lokalbokningsprogrammet TimeEdit. Varje avdelning och institution har ett antal schemaläggare/lokalbokare som har behörighet att boka lokaler i TimeEdit.

Aulan

700 platser i gradänger. Används främst till större tillställningar som Akademisk högtid, avslutningsceremoni, diplomering, etc.

Utrustning: DVD, Högtalare, Hörslinga, LCD-projektor, Mikrofon, Mygga, Mörkläggning, Nätverksuppkoppling, OH, Trådlös mikrofon, Video, Whiteboard.

Övrig information: Bokning av denna lokal kräver ofta AV-tekniker.

Svarta lådan

130 platser i gradänger.

Utrustning: DVD, Högtalare, Hörslinga, LCD-projektor, Mygga, Nätverksuppkoppling, OH, Surroundhögtalare, Trådlös mikrofon, Whiteboard.

Övrig information: Bokning av denna lokal kräver AV-tekniker, samt en vaktmästare vid ommöblering av gradäng. Salen måste bokas 2 timmar före och efter vid ändring av gradäng.

MB416

180 platser i gradänger. Plats för ett extra bord och stolar i salen vid exempelvis disputationer eller paneldiskussioner. För mingel/catering i samband med event i lokalen rekommenderas att även hyra foajé 4 för detta.

Utrustning: Dator, DVD, Högtalare, Hörslinga, LCD-projektor, Mygga, Mörkläggning, Nätverksuppkoppling, OH, Trådlös mikrofon, Video, Whiteboard.

MB503

80 platser i gradänger. Plats för ett extra bord och stolar i salen vid exempelvis disputationer eller paneldiskussioner. För mingel/catering i samband med event i lokalen rekommenderas att även hyra foajé 5 för detta.

Utrustning: Dator, DVD, Högtalare, Hörslinga, LCD-projektor, Mygga, Mikrofon, Mörkläggning, Nätverksuppkoppling, OH, Trådlös mikrofon, Video, Whiteboard.

MB505

80 platser i gradänger. Plats för ett extra bord och stolar i salen vid exempelvis disputationer eller paneldiskussioner. För mingel/catering i samband med event i lokalen rekommenderas att även hyra foajé 5 för detta.

Utrustning: Dator, DVD, Högtalare, Hörslinga, LCD-projektor, Mygga, Mikrofon, Mörkläggning, Nätverksuppkoppling, OH, Trådlös mikrofon, Video, Whiteboard.

MA624

120 platser i gradänger. Plats för ett extra bord och stolar i salen vid exempelvis disputationer eller paneldiskussioner.

Utrustning: Dator, DVD, Hörslinga, LCD-projektor, Mikrofon, Mörkläggning, OH, Whiteboard.

MA636

120 platser i gradänger. Plats för ett extra bord och stolar i salen vid exempelvis disputationer eller paneldiskussioner.

Utrustning: Dator, DVD, Högtalare, Hörslinga, LCD-projektor, Mygga, Mörkläggning, Nätverksuppkoppling, OH, Trådlös mikrofon, Video, Whiteboard.

Foajé 5

Foajé 5 är ca 300 kvm. Här finns ytor för bord vid exempelvis catering och lokalen är lämplig för mingel. Ligger i anslutning till MB503 och MB505.

Foajé 4

Foajé 4 är 744 kvm. och delvis möblerad med fasta sittmöbler. Lämplig för utställningar och mottagningar. Foajé 4 och 5 rymmer tillsammans 560 personer.

Foajé 3

Foajé 3 är 500 kvm. Lokalen hyrs i befintligt skick med fast möblering. Utrymmet rymmer max 400. Garderobsutrymme finns.

F11

F11 är uppdelad i två rum: Stora sammanträdesrummet och Lilla sammanträdesrummet. De delar kök, wc och altan.

F11 – Stora sammanträdesrummet

24 sittplatser.

Utrustning: Clickshare, DVD, LCD-projektor, nätverksuppkoppling, surroundhögtalare, video, whiteboard, dator, skärm, kamera, och mikrofon.

F11 – Lilla sammanträdesrummet

10 sittplatser.

Utrustning: TV, Whiteboard, dator, skärm, kamera, högtalare och mikrofon.

Övrig information om våning F 11

  • Allt porslin/glas ska vara diskat och inställt i skåpen inom bokad tid.
  • Matrester får ej lämnas i våningen, ej heller i kyl/frys. Vid catering ska du se till att cateringföretaget hämtar upp matrester/porslin med mera under bokad tid.
  • Ej återställd lokal debiteras för återställning av lokal.

Avbokningsregler

  • Lokal som avbokas mer än 30 dagar före bokad tidpunkt debiteras inte.
  • Lokal som avbokas 30–14 dagar före bokad tidpunkt debiteras halva kostnaden.
  • Lokal som avbokas 14 dagar eller senare debiteras full kostnad.
  • Om avbokad lokal bokas av annan användare debiteras ingen kostnad.

Event bokar hörsalar i flygel MA och MB för större event.

  • lokalbokningar som gäller externa eller interna event med lång framförhållning
  • bokningar som gäller utställnings- och utomhusytor
  • lokalbokningar från studentkåren (och föreningar anslutna till studentkåren) gällande arbetsmarknadsdagar, utställning- och utomhusytor.

Catering

All catering för Södertörns högskola ska levereras av upphandlade leverantörer. Nedan listas de leverantörer som ska användas för fika, enklare catering, konferensmenyer och finare catering. Beställning görs i Agresso e-handel.

Det som avgör valet av enklare eller finare catering är maten och servicenivån.

Enklare catering

Med enklare catering avses fika, konferensmenyer, dagens lunch och enkel mingelmat. Vi har avtal med tre leverantörer och du kan välja fritt vilket av dessa cateringföretag du vill använda dig av:

Alfreds restaurang & café: catering@alfredsrestaurang.se 08-711 21 55
Allé Elva: sodertorncatering@hors.se 073-301 34 01
Arom: catering@aromsh.se 08-449 35 00

Finare catering

Med finare catering avses en bättre lunch, buffé, mingelmat, trerätters middag, dryck (inklusive alkoholhaltiga drycker), kaffe med tillbehör, efterrätt, kaka, pralin eller frukt. Vi har avtal med två leverantörer och du kan välja fritt vilket av dessa cateringföretag du vill använda dig av:

Annorlunda catering AB: info@annorlunda.se 08-661 37 64
Westers Catering & Arrangemang AB: info@westers.se 08-774 30 60

Högskolans riktlinjer för alkohol och representation hittar du här.

Var uppmärksam på att lokalen ska vara återställd när du lämnar den. Säkerställ med cateringleverantören att de hämtar porslin, matrester och sopor inom din bokade tid.

Att tänka på/Tips:

  • För större möten och event ska beställningen göras minst sju arbetsdagar i förväg.
  • Beställningar för mindre möten ska göras senast tre arbetsdagar i förväg. Det går att beställa med kortare framförhållning, men då kan valmöjligheterna vara begränsade. Kontakta leverantören via e-post eller telefon direkt.
  • Beställningen ska göras i Agresso e-handel. Kontakta inkop@sh.se om du behöver hjälp.
  • Vid beställning, ändra leveransdatum till det datum du vill ha din leverans levererad.
  • Beställer du catering till en plats där det inte finns sopkärl, lägg till det i din beställning. Det kostar ingenting.
  • Vill du servera kranvatten i karaff? Lägg till det i din beställning.
  • Om alkohol ska serveras under ditt arrangemang på högskolan krävs ett serveringstillstånd från kommunen. Ansvarig serveringspersonal som har kunskaper om alkohollagstiftningen behöver hyras in via cateringföretaget . Serveringstillståndet ansöks och hanteras av cateringföretaget.

Det här kan du förvänta dig av alla våra cateringleverantörer:

Specialkost:

  • det erbjuds vegetariskt/veganskt och specialkost
  • specialkosten är tydligt uppmärkt
  • kostnaden för specialalternativen är densamma som för ordinarie rätter
  • det finns alternativ för de som (till exempel) behöver kost som är socker-, gluten-, laktos-, mjölk- och/eller nötfri.

Fika:

  • Kaffe och te är kravmärkt och fairtrade
  • Vid beställning av kaffe/te ingår mjölk, havredryck och socker
  • När du beställer bröd kan du välja mellan ljust, grovt eller fullkorn
  • Mjölken är ekologisk.

Servering:

  • Porslin, glas, bestick, uppläggningsfat, termosar och servetter ingår i priset. (Det finns möjlighet att beställa engångsartiklar, men då ska leverantören informeras om detta vid beställningstillfället.)
  • Leverantören ska tillhandahålla skyltar med maträtternas namn samt innehåll på både svenska och engelska.
  • Det finns möjlighet att hyra serveringspersonal och bomullsdukar.

Leverans:

  • Kostnadsfri leverans för beställningar till angiven lokal inom campusområdet.
  • Vid leverans för färre än 6 personer har leverantören rätt att ta ut leveransavgift.
  • Kostnad för parkering står cateringfirman för.
  • Leverans får ske tidigast 30 minuter före avtalad tid eller enligt överenskommelse vid beställningen. Leveransen ska överlämnas till angiven person om inte annat överenskommits vid beställningen.

Service:

  • Cateringleverantören tar hand om leverans, källsortering av sopor och avtorkning av serveringsytor efter eventet.
  • Cateringföretagen tillhandahåller alkoholtillstånd när så behövs. Kostnaden för alkoholtillståndet står cateringföretaget för.

Planera ditt evenemang

Det första du bör göra när du ska planera ett evenemang är att ta fram en projektplan, en budget och en tidsplan.

Projektplan

Uppstarten av ett event innehåller flera moment som sammanfattas i en projektplan. Det är ett viktigt styrdokument för planering, genomförande och utvärdering av ett event.

Fundera på vad projektet har för syfte och mål? Varför genomförs eventet? Sätt mätbara mål. Planera för uppföljning och hur utvärderingen ska göras.

Konferenssystem

Vi använder oss av konferenssystemet Axaco Air, som är ett stöd för anmälningar, betalning av konferensavgifter med mera. Kontakta event@sh.se för mer information.

Budget

Kontakta din ekonomihandläggare för att upprätta en budget, och för att ta reda på vilket organisationsnummer och aktivitetsnummer som gäller.

Hur ska eventet finansieras? Fundera kring dina resurser. Vem ansvarar för vad?

Resurser

Vilka personella resurser har du till eventet? Tänk på att det är svårt att kombinera konferensadministration med deltagande i en konferens. Fundera på om det bör vara två administratörer, eller om en studentambassadör kan hjälpa konferensadministratören med det praktiska.

Om du vill anlita en doktorand för att administrera ett event bör detta förankras hos handledare, för att säkerställa att det ryms inom den institutionstjänstgöring som är tillåten och överenskommen med bemanningsansvarig.

Studentambassadörer beställs via event@sh.se. Arvodet betalas av arrangören.

Datum för genomförande

Titta i högskolans två kalendrar på sh.se och på medarbetarwebben, för att kontrollera att inga andra evenemang krockar med det aktuella datumet.

Kontakta din avdelnings/institutions lokalbokare för att se vilka lokaler som finns tillgängliga.

Nästa steg i planeringen

När du har upprättat projektplan, budget och tidsplan följer tre parallella spår: att ta fram program och innehåll för evenemanget, att planera logistiken, samt kommunikation och dokumentation.

Program och innehåll handlar om hur du planerar och förankrar programmet till ditt event. Nedan finner du några viktiga punkter du bör tänka på.

  • utveckla och förankra programmet med berörda parter
  • identifiera medverkande i programmet
  • identifiera och boka talare
  • arvodering/SINK-ansökan
  • resekostnader/Utlägg
  • se till att alla medverkande är välinformerade kring evenemangets syfte och mål och förstår vad som förväntas av dem
  • sätt ihop ett körschema
  • identifiera alla aktiviteter som sker under eventet
  • samla kontaktuppgifter till alla medverkande, inklusive leverantörer.

Planering av logistik handlar om hur du ska tänka kring hur lokalen ska användas (ventilation, belysning, möblering och så vidare) samt mat och dryck vid eventet.

Möblering av lokaler

Möblering eller extra bord/stolar beställs till vaktmästare via info@sh.se.

Lokalvård

Lokalerna städas en gång per dag vid bestämda tider. Om utökad lokalvård önskas kan ni boka extra städning via info@sh.se (kostnad debiteras direkt till arrangören).

Vid vissa kvällsevenemang bokas alltid en extra städning efter eventet och debiteras arrangören.

Låsning/upplåsning

Tänk igenom vilka lokaler som ska användas och under vilka tider. Behöver ni ha dörrar öppna/olåsta på kväll eller helg? Kontakta servicesamordnare via info@sh.se. Beställningen bör göras i god tid, minst 14 dagar före evenemanget.

Passerkort

Vid evenemang som äger rum på kvällar eller helger då lokalerna är låsta beställs via Moa upplåsning enligt rubriken "låsning/upplåsning".

Belysning och ventilation

Om eventet äger rum på kväll eller helg kan belysningen och ventilationen i lokalerna behöva justeras. Meddela Event om ni kommer att använda lokalerna efter kl. 16.30

Säkerhet

Vid vissa event krävs extra bevakning. Ansvarig person för säkerheten avgör behovet. Kontakta security@sh.se för frågor och beställning av extra väktare. Extrakostnader för bevakning debiteras arrangören

AV-support

Beställning av AV-support bör göras minst 14 dagar innan evenemanget. Fundera på: vilken typ av teknik kan ni behöva? Har ni musiker, talare? Ska eventet filmas? Finns tillstånd/bildmedgivande från medverkande och deltagare? Rådgör med AV-tekniker genom att mejla info@sh.se.

Använder du dig av den befintliga utrustningen och högskolans interna AV-support är det bra att utse en ansvarig person för tekniken, som sätter sig in i systemet och testar innan eventet. Program eller körschema ska lämnas till AV-tekniker.

AV-teknik

I alla hörsalar finns dator och LCD-projektor.

Eluttag

El ska fördelas på rätt sätt för att undvika att säkringarna går. I dialog med Event diskuteras eventuella el-behov vid eventet. Event beställer el-dragningar och eventuella kostnader för extern elektriker debiteras arrangören.

Konferenskonton till gästnätverket

Det finns trådlöst nätverk.

Gästkonto till konferensbesökare och föreläsare beställs via ärendehanteringssystemet Moa, minst tio dagar före evenemanget. Vid frågor om gästkonton, kontakta Infocenter.

Catering

Beställ catering. Var uppmärksam på att lokalen ska vara återställd när du lämnar den. Säkerställ med cateringleverantören att de hämtar porslin, matrester och sopor inom din bokade tid.

Alkoholservering

Högskolan är i princip alltid skyldig att ansöka om ett tillfälligt alkoholtillstånd i samband med alkoholutskänkning. Frågor om tillstånd kan besvaras via Huddinge kommuns tillståndsmyndighet. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Högskolans riktlinjer för alkohol och representation hittar du i dokumentet Riktlinjer för Representation och gåvor vid Södertörns högskola. (längst ned i plusboxen)

Blommor och utsmyckning

Blommor beställer du själv via upphandlat företag i Agresso.

Studentambassadörer

Studentambassadörer finns tillgängliga för att arbeta extra inför och under evenemang. Event förmedlar kontakten och arrangören debiteras för arvoden.

Varumottagning

Varumottagningen är i normalfall bemannad vardagar kl. 08.00–16.30, lunchstängt kl.11.30–12.30. Adress: Alfred Nobels allé 3, 141 89 Huddinge.

Information till varumottagning kring eventuella leveranser görs via info@sh.se.

Infocenter

Infocenter ska alltid informeras om att och var evenemanget pågår, för att kunna hänvisa besökare rätt. Skicka ett e-postmeddelande till info@sh.se.

Parkering

Primusparkeringen och parkeringen vid biblioteket är endast till för Södertörns högskolas personal och studenter. P-tillstånd från Infocenter erfordras (dekal).
Parkeringstillstånd för gäster hämtas hos Infocenter.

Avgiftsparkering: Alla dagar 6.00–24.00.

Övrig parkering i högskolans närhet: Se Campus Flemingsbergs hemsida. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Övrigt:

Konstverk – Inga konstverk får flyttas eller tas ned.

Affischering – Endast tillåtet på anslagstavlor och uppsatta plastinfohållare.

Kommunikation och dokumentation inför ett evenemang handlar om hur du bjuder in och hanterar deltagarna, och om hur du kommunicerar evenemanget till andra och till deltagarna på plats.

Kalendariet

Anmäl eventet till kalendariet på sh.se. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Marknadsföring och press

Kontakta kommunikationsstod@sh.se om eventuellt presstöd, och om hur ni bäst marknadsför evenemanget.

Övrigt

Ibland kommer en på saker längs vägen, tveka då inte att ställa frågan till Event om och på vilket sätt högskolan kan stötta och när externa leverantörer behöver kopplas in.

Profilprodukter

Du kan köpa profilprodukter via Infocenter: info@sh.se.

Efter eventet

Arbetet med eventet är inte slut efter att eventet slutar. Nedan följer några punkter med efterarbete.

Lokalerna ska återställas till ursprungligt skick efter eventet. Möblerna ska vara återställda på sina ursprungsplatser, eventuella cateringrester bortplockade, etc.

När den bokade tiden är slut ska lokalen kunna användas av andra. Om lokalen inte är återställd debiteras arrangören eventuell återställningstid.

Skriv eventuell konferensrapport och ekonomisk rapport.

Arkivering

Vid konferenser ska följande material arkiveras:

  • inbjudan
  • program
  • affisch
  • deltagarlista
  • papers
  • rapporter
  • artiklar
  • pressmeddelande
  • slutrapport
  • konferenspublikation.

Kontakta oss

Eventstöd: event@sh.se

Sidansvarig

Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox

Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär

Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se

Senast uppdaterad: 2021-06-17 av Kristina Hanson

Dela

E-post