UNDERLAG: Underlagen ska vara skrivna så att arbetsgivarens förslag framgår samt ställningstaganden och bakgrund till förslagen.

KALLELSE: De anmälda ärendena och underlagen e-postas ut i en gemensam kallelse senast fem arbetsdagar innan förhandlingstillfället. I kallelsen står vem/vilka som föredrar de olika ärendena.
Kallelsen skickas till Saco-S, OFR/S, SEKO och de som ska föredra ärendena.
Dagordningen skickas även till rektorsgruppen, ledningsgruppen, HR-chef, biträdande HR-chef samt rektorssekreterare för kännedom.

DELTAGARE: Vid förhandlingen/informationen deltar från arbetsgivarsidan MBL-ordförande, MBL-sekreterare och föredragande av ärende. Från arbetstagarorganisationerna (ATO) deltar representanter från Saco-S, OFR/S och SEKO.
Om en deltagare anses jävig, får hen inte vara med i förhandlingen.

FÖRHANDLING: Förhandlingen/informationen leds alltid av MBL-ordförande. Den föredragande informerar om ärendet och ATO får ställa frågor.
Förhandlingen avslutas med att sammanfatta resultatet.

ENIGHET ELLER OENIGHET: Om parterna är överens, slutar förhandlingen i enighet. Uppstår oenighet, kan ATO begära central förhandling (se mer information längre ner).

PROTOKOLL: Protokollet skrivs av MBL-sekreterare och skickas till ATO för justering. Förhandlingen anses avslutad när protokollet är justerat om inte berörda parter enats om annat. Arbetsgivaren är skyldig att vänta med sitt beslut tills förhandlingen avslutats.

OMEDELBAR JUSTERING: Om ett ärende avslutas i enighet, kan frågan om omedelbar justering tas upp, för att påskynda ärendehanteringen. Fortsatt hantering av ärendet kan då ske direkt efter förhandlingen.

11 § MBL – Viktigare förändringar

Arbetsgivaren är skyldig att ta initiativ till och genomföra förhandlingar innan denna fattar beslut om viktigare förändringar. Det gäller både inom verksamheten samt om arbets- och anställningsförhållandena förändras för en eller flera arbetstagare. Gränsen för vad som räknas som en viktigare förändring måste dras efter en praktisk bedömning.

19 § MBL – Arbetsgivarens informationsskyldighet

Arbetsgivaren ska fortlöpande hålla de fackliga organisationerna underrättade om hur verksamheten utvecklas produktionsmässigt och ekonomiskt, liksom riktlinjerna för personalpolitiken.

Vidare ska arbetsgivaren även informera om viktiga utredningar, i samband med beslut i komplicerade frågor. 

Exempel på förhandlingar enligt 11 § MBL

• Verksamhetsförändring och övertalighet
• Omplaceringsutredning
• Rekrytering av chef
• Tillsättning av avdelningsföreståndare
• Uppdelning av en avdelning
• Upphörande av enhet/avdelning
  
• Resursfördelning och budgetunderlag
• Flytt av personal
• Fördelning av doktorandplatser
• Det finns sökande med företrädesrätt till återanställning när arbetsgivaren avser anställa en annan sökande.

Vid en större verksamhetsförändring ska en riskbedömning göras. Riskbedömningen behöver inte som tidigare informeras eller förhandlas på MBL, eftersom facken representeras av arbetsmiljöombudet som ska delta i arbetet med riskbedömningen.

Begäran om central förhandling, 14 § MBL, ska göras senast den femte arbetsdagen efter att den lokala förhandlingen avslutades. Begäran ska diarieföras.

MBL-ordförande tar kontakt med den som föredrog ärendet och den/de centrala arbetstagarorganisationerna för bestämma tid för förhandling. Övriga arbetstagarorganisationer vid högskolan inbjuds att närvara.

Påskrivet original av protokollet lämnas till registrator, för avslut av ärendet. En kopia sparas hos HR-avdelningen. l övrigt gäller samma regler och rutiner som för avslutande av lokala förhandlingar.