Start
/ Stöd och service
/ HR-stöd för chefer och HR-generalister
/ Att ta emot en medarbetare, chef eller praktikant

Att ta emot en medarbetare, chef eller praktikant

Alla som anställs på Södertörns högskola ska introduceras på ett genomtänkt och ändamålsenligt sätt. Det är den närmsta chefen som ansvarar för att den nyanställdes introduktion.

Upplägget och innehållet i introduktionen varierar beroende på vem den nyanställde är och vilka arbetsuppgifter hen är anställd för att utföra.

Målsättning med introduktionen

Målsättningen med introduktionen är att skapa de bästa förutsättningarna för anställningen, både för den anställde och för högskolan.

De sätt på vilket vi introducerar nyanställda har stor betydelse för hur dessa personer kommer att uppfatta Södertörns högskola som arbetsgivare och som arbetsplats. Ett varmt välkomnande och en i övrigt genomtänkt introduktion är en signal om att personen är behövd av organisationen. Detta är en viktig del av Södertörns högskolas personalpolitik vilken syftar till att skapa förutsättningar för personalen att göra en professionell insats och vilja verka för att vi ska vara en framgångsrik organisation.

Detta sker genom att den nyanställde bekantar sig med organisationen, förväntningar, rutiner, regler, värderingar, personer, lokaler och andra faktorer som antas komma att påverka personens vardag på Södertörns högskola.

Tillvägagångssätt

Det är den närmsta chefen som ansvarar för att den nyanställde introduceras. Det ansvaret innebär bland annat att det bör finnas en namngiven person, "fadder", som ansvarar för introduktionen och att den genomförs utifrån en i förväg uppgjord plan.

Naturligtvis har alla anställda ett ansvar för att den nyanställde ska känna sig välkommen, och komma med i gemenskapen.

Högskolan anordnar varje vår och höst gemensam introduktion för nyanställda. Den består av två separata dagar då olika verksamhetsområden presenteras, Välkomstdag 1 och 2.

Anmäl gärna den nyanställde redan innan hen har börjat, så dagarna blir en del av hela introduktionen

Mer information och anmälan.

Innan den nyanställde kommer

Skicka ut anställningsavtalet tillsammans med information om högskolan och om att arbeta statligt. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Informera övriga medarbetare om att en ny person anställts. Diskutera hens arbetsuppgifter och introduktion
Utse en ansvarig (en fadder) för introduktionen. Hen ska tillsammans med dig som chef diskutera hur den nyanställde introduceras på bästa sätt och den nya medarbetarens arbetsuppgifter. Förbered de första arbetsuppgifterna som den nyanställde kan börja med
Kom överens med den nye medarbetaren om tidpunkt och plats där ni ska ses den första arbetsdagen
Mejla den nyanställdes uppgifter till Infocenter: infocenterintern@sh.se så hen kan hämta SH-kort, nyckel och inloggningsuppgifter.
Boka tid med personer på högskolan som den nyanställde bör träffa under sin introduktion t.ex. personer som den nyanställde kommer att ha att göra med i sitt arbete
Anmäl den nyanställde till välkomstdagarna samt till en timme med den digitala coachen Länk till annan webbplats.

Avdelningen/institutionen ansvarar för att följande finns eller görs innan den nyanställde kommer:

Arbetsplats (möblering av arbetsrum, namnskylt, postfack, telefon, telefonanknytning, datauttag mm.) samt uppgifter om den nyanställde (namn, titel mm.). Lägg beställning i Flyttdatabasen (se länk nedan).

Datorutrustning (Saknas detta kontaktas inköpsansvarig på Ekonomiavdelningen: inkop@sh.se. Supporttekniker vid Campus- och IT-avdelningen gör installationen)

IT-konto och kort. (Lägga upp ”Ny personal” i PAV - Kontohanteringssystemet. Fyll i uppgifter och bocka i Behörigheter och resurser.)

Telefonboken (Lägg in kompletterande uppgifter i PAV så att den anställde finns publicerad i telefonboken när denne börjar sin anställning)

Tänk gärna på de små detaljerna som att ställa en välkomstblomma på den nya medarbetarens skrivbord

Länk till Flyttdatabasen

När den nyanställde kommer

Ta emot och presentera hen för medarbetare, chefer och övrig berörd personal
Berätta och ge gärna en skriftlig beskrivning av hur introduktionen är planerad, såsom tider och vad som kommer att ingå. Stäm av med den nyanställde att upplägget är relevant
Presentera den nyanställdes fadder
Informera om välkomstdagarna. (Om anmälan inte är gjord, gör det nu.)
Se till att nyckel, passerkort och ev. parkeringstillstånd kvitteras ut i infocenter. Kvittera även ut IT-konto och start-IT för personal där.
Informera om praktiska frågor som arbetstider, raster, ledigheter, sjukanmälan, företagshälsovård och friskvård
Informera om ”Primula” där egenrapportering sker, som sjukförsäkran, semesteransökan, närstående med mera
Informera om medarbetarwebben och var medarbetaren kan hitta information som hen behöver i sitt arbete
Informera om högskolans organisation, personal och arbetsuppgifter
Berätta vilka som är de fackliga företrädarna
Gör en rundvandring och visa lokalerna
Ta med den nyanställde på lunch eller se till att en arbetskamrat tar hand om hen.
Beskriv och visa den nya medarbetarens arbetsuppgifter tydligt. Beskriv de mål som finns för avdelningen och de som den nyanställde ska arbeta mot, ansvarsförhållanden, arbetsrutiner och informera om aktuella möten på avdelningen. Berätta även vad som planerats för den nya medarbetaren den närmaste tiden
Beskriv den arbetsmiljö personen kommer att arbeta i så denne är införstådd med om det finns speciella risker och hur man undviker dem. Berätta även om rutiner vid brand och olyckor t.ex. vem som är ansvarig och vilka som kan först hjälpen
Var tydlig med att du under de närmaste dagarna finns tillhands för frågor.

Uppföljning

Du bör hålla ett enskilt samtal med den nya medarbetaren för att följa upp hur arbetet går och ge personen feedback på det som hen har presterat och planera även för det kommande arbetet.

Att välkomna nya chefer

När en chef anställs, eller en medarbetare tillträder ett uppdrag som chef, ska hen gå ett introduktionsprogram.

Du som chef ska utse en fadder, som ansvarar för att utforma programmet, och introducera den nya chefen.

Programmet kommer se olika ut beroende på den nya chefens kompetens, om denne är nyanställd på högskolan eller redan är anställd.

Det här ska ingå i introduktionsprogrammet.

Information från Ekonomiavdelningen – kontakta ekonomichefen
Genomgång av Primula egenrapportering och uttag av data – kontakta HR-avdelningen
HR-introduktion – kontakta HR-avdelningen
Södertörns högskolas organisation, historia, uppgifter och profil – kontakta HR-avdelningen
Välkomstdag 1 och 2. Det finns även möjlighet till IT-introduktion av digitala coachen
Internutbildningen Högskolan i statsförvaltningen och tjänstemannarollen Länk till annan webbplats.
Akademiska chefer ska även gå:
- En introduktion om högskolans forskningsetiska riktlinjer – kontakta ordförande i Forskningsetiska rådet Länk till annan webbplats.
- Kursplaner, program- och kursutbud samt antagning Länk till annan webbplats.
Träffa kommande samarbetspartners inom högskolan, både chefer och andra medarbetare
Träffa de medarbetare som personen är chef för
Genomgång av chefens ansvarsområden
Genomgång och underskrifter av dokumentet "Fördelning av arbetsmiljöuppgifter"
Genomgång av avdelningens/institutionens organisation
Genomgång av delegationsordning och beslutsinstanser på högskolan
Se även plusboxen ovan: "Att tänka på när det kommer en nyanställd"

HR-avdelningen kan erbjuda stöd från en annan eller tidigare chef på högskolan. Syftet är att ge den nya chefen praktiska råd för att snabbare kunna hantera sina arbetsuppgifter som chef. Observera att tanken inte är att detta stöd ska ersätta eventuell mentor eller coach i ledarskapsfrågor.

Ta emot en praktikant

Regeringen har beslutat att förlänga uppdraget till myndigheter om att tillhandahålla praktikplatser för nyanlända arbetssökande samt personer med funktionsnedsättning.

Läs mer på Arbetsgivarverkets hemsida

Praktikplatser, exempelvis inom ramen för en utbildning, sköts på respektive avdelning eller institution.

Genom att ta emot en praktikant bidrar du till att ge en person som står utanför arbetsmarknaden arbetslivserfarenhet och referenser, samt ökar individens anställningsbarhet.
Praktiken kan ske på hel- eller deltid, i 3 eller 6 månader.

Att tänka på

En praktikant inte ska betraktas som anställd. Därför kan inte samma krav ställas som på anställda arbetstagare.
Praktikanten inte ska ersätta en ordinarie anställd.
För nyanlända kan praktiken kombineras med utbildning i svenska eller dylikt.
Varje praktikant ska ha en handledare (men en person kan vara handledare för flera praktikanter).
Myndigheten som anordnar praktikplatsen är ansvarig för praktikantens arbetsmiljö.
Det är viktigt att praktikanten är inskriven på Arbetsförmedlingen för att hen ska få ersättning och omfattas av personskade- och grupplivförsäkringar tecknade av Arbetsförmedlingen.

Inför att din praktikant kommer

Här finns en checklista för hur du som handledare kan förbereda inför att ta emot en praktikant.

Innan praktikanten kommer:

Arbetsplats ställs i ordning (bord och stol i eget/delat rum eller landskap).
Datorutrustning – inventera om dator finns att låna på avdelningen eller behöver köpas in.
Skaffa tillfälligt IT-konto med e-postadress och inloggning till medarbetarwebben.
Beställ passerkort och eventuellt parkeringstillstånd från Infocenter. Avdelningschef eller motsvarande måste e-posta ett godkännande till Infocenter innan ni kan kvittera ut dessa.

När praktikanten är på plats:

Ta emot och presentera praktikanten för medarbetare, chefer och övrig berörd personal.
Se till att passerkort och eventuellt parkeringstillstånd kvitteras ut i Infocenter. Kvittera även ut IT-konto och start-IT för personal.
Gör en rundvandring och visa lokalerna.
Beskriv och visa den nya praktikantens arbetsuppgifter tydligt. Beskriv arbetsrutiner och informera om aktuella möten på avdelningen.
Berätta och ge en skriftlig beskrivning av hur praktikarbetet är planerat, såsom tider och uppgifter. Stäm av med praktikanten att upplägget är relevant.

Informera om:

praktiska frågor som arbetstider, raster, ledigheter, sjukanmälan, med mera. Informera även praktikanten om att meddela dig vid sjukdom eller frånvaro.
visa praktikanten medarbetarwebben och var hen kan hitta information som hen kan behöva.
rutiner vid brand och olyckor, vem som är ansvarig och vilka som kan första hjälpen.
den arbetsmiljö personen kommer att arbeta i, så att praktikanten är införstådd med om det finns speciella risker och hur man undviker dem.
hur praktikanten kan få tag på dig, och att du finns till hands för frågor.

När praktikperioden avslutas:

Se till att lämna ett praktikintyg till praktikanten.

Kontakt

Anna-Karin Aldrin på HR-avdelningen, är kontaktperson. Kontakta henne för mer information om ansökan med mera.

Övriga praktikplatser, exempelvis inom ramen för en utbildning, hänvisas till respektive avdelning eller institution.

Sidansvarig

Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox

Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär

Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se

Senast uppdaterad: 2023-05-26 av Carina Jansson