De sätt på vilket vi introducerar nyanställda har stor betydelse för hur dessa personer kommer att uppfatta Södertörns högskola som arbetsgivare och som arbetsplats. Ett varmt välkomnande och en i övrigt genomtänkt introduktion är en signal om att personen är behövd av organisationen. Detta är en viktig del av Södertörns högskolas personalpolitik vilken syftar till att skapa förutsättningar för personalen att göra en professionell insats och vilja verka för att vi ska vara en framgångsrik organisation.

Detta sker genom att den nyanställde bekantar sig med organisationen, förväntningar, rutiner, regler, värderingar, personer, lokaler och andra faktorer som antas komma att påverka personens vardag på Södertörns högskola.

Högskolan anordnar varje vår och höst gemensam introduktion för nyanställda. Den består av två separata dagar då olika verksamhetsområden presenteras, Välkomstdag 1 och 2.

Anmäl gärna den nyanställde redan innan hen har börjat, så dagarna blir en del av hela introduktionen

Mer information och anmälan.

Innan den nyanställde kommer

• Skicka ut anställningsavtalet tillsammans med information om högskolan och om att arbeta statligt. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
• Informera övriga medarbetare om att en ny person anställts. Diskutera hens arbetsuppgifter och introduktion
• Utse en ansvarig (en fadder) för introduktionen. Hen ska tillsammans med dig som chef diskutera hur den nyanställde introduceras på bästa sätt och den nya medarbetarens arbetsuppgifter. Förbered de första arbetsuppgifterna som den nyanställde kan börja med
• Kom överens med den nye medarbetaren om tidpunkt och plats där ni ska ses den första arbetsdagen
• Mejla den nyanställdes uppgifter till Infocenter: infocenterintern@sh.se så hen kan hämta SH-kort, nyckel och inloggningsuppgifter.
• Boka tid med personer på högskolan som den nyanställde bör träffa under sin introduktion t.ex. personer som den nyanställde kommer att ha att göra med i sitt arbete
• Anmäl den nyanställde till välkomstdagarna samt till en timme med den digitala coachen Länk till annan webbplats.

Avdelningen/institutionen ansvarar för att följande finns eller görs innan den nyanställde kommer:

• Arbetsplats (möblering av arbetsrum, namnskylt, postfack, telefon, telefonanknytning, datauttag mm.) samt uppgifter om den nyanställde (namn, titel mm.). Lägg beställning i Flyttdatabasen (se länk nedan).

• Datorutrustning (Saknas detta kontaktas inköpsansvarig på Ekonomiavdelningen: inkop@sh.se. Supporttekniker vid Campus- och IT-avdelningen gör installationen)

• IT-konto och kort. (Lägga upp ”Ny personal” i PAV - Kontohanteringssystemet. Fyll i uppgifter och bocka i Behörigheter och resurser.)

• Telefonboken (Lägg in kompletterande uppgifter i PAV så att den anställde finns publicerad i telefonboken när denne börjar sin anställning)

• Tänk gärna på de små detaljerna som att ställa en välkomstblomma på den nya medarbetarens skrivbord

Du som chef ska utse en fadder, som ansvarar för att utforma programmet, och introducera den nya chefen.

Programmet kommer se olika ut beroende på den nya chefens kompetens, om denne är nyanställd på högskolan eller redan är anställd.

Det här ska ingå i introduktionsprogrammet.

• Information från Ekonomiavdelningen – kontakta ekonomichefen
• Genomgång av Primula egenrapportering och uttag av data – kontakta HR-avdelningen
• HR-introduktion – kontakta HR-avdelningen
  
• Södertörns högskolas organisation, historia, uppgifter och profil – kontakta HR-avdelningen
• Välkomstdag 1 och 2. Det finns även möjlighet till IT-introduktion av digitala coachen
  
• Internutbildningen Högskolan i statsförvaltningen och tjänstemannarollen Länk till annan webbplats.
• Akademiska chefer ska även gå:
  - En introduktion om högskolans forskningsetiska riktlinjer – kontakta ordförande i Forskningsetiska rådet Länk till annan webbplats.
   - Kursplaner, program- och kursutbud samt antagning Länk till annan webbplats.
• Träffa kommande samarbetspartners inom högskolan, både chefer och andra medarbetare
• Träffa de medarbetare som personen är chef för
• Genomgång av chefens ansvarsområden
• Genomgång och underskrifter av dokumentet "Fördelning av arbetsmiljöuppgifter"
• Genomgång av avdelningens/institutionens organisation
• Genomgång av delegationsordning och beslutsinstanser på högskolan
• Se även plusboxen ovan: "Checklista - Att tänka på när det kommer en nyanställd"

Att tänka på

• En praktikant inte ska betraktas som anställd. Därför kan inte samma krav ställas som på anställda arbetstagare.
• Praktikanten inte ska ersätta en ordinarie anställd.
• För nyanlända kan praktiken kombineras med utbildning i svenska eller dylikt.
• Varje praktikant ska ha en handledare (men en person kan vara handledare för flera praktikanter).
• Myndigheten som anordnar praktikplatsen är ansvarig för praktikantens arbetsmiljö.
• Det är viktigt att praktikanten är inskriven på Arbetsförmedlingen för att hen ska få ersättning och omfattas av personskade- och grupplivförsäkringar tecknade av Arbetsförmedlingen.