Referenskod och aktivitetsnummer

För att kunna beställa varor och tjänster via fakturor måste du uppge en individuell referenskod som består av ditt ämnes organisationsnummer + din egen kod för inloggning på datorn (användarID). Kontakta HR-generalisten vid din institution för att få din individuella referenskod som följer denna mall: Org4xxxxshxxxxxx.

Ange alltid din referenskod när du beställer något!

Som forskarstuderande har du också ett individuellt aktivitetsnummer som säkerställer att alla intäkter och kostnader som rör dig hamnar rätt i ekonomisystemet Agresso. Aktivitetsnumret används i både Agresso och personalsystemet Primula.

Ange alltid ditt eget aktivitetsnummer när du godkänner fakturor i Agresso som gäller dina expenser eller andra omkostnader som hör till dina forskarstudier!

Inköp av varor och upphandling av tjänster

Statliga myndigheter måste följa vissa upphandlingsregler. Läs mer i plusboxen Inköp- och upphandling. Upphandlingsregler gäller till exempel när inköp görs av följande varor: datorer, programvaror, ergonomiska hjälpmedel/möbler, kontorsmaterial (som inte tillhandahålls i skåpen i kopieringsrummen), böcker, resor, blommor och fika/catering.

Inköp av datorer, möbler och kontorsmaterial görs av administrativ personal men beställning av programvaror gör du själv via formulär på sidan Programvarubeställning - licensadministration. Fråga din avdelningsföreståndare om programmet ska betalas via dina expenser eller om institutionen har valt att köpa in licenser för andra medel. Övriga varor och tjänster beställs via Agresso.

Om något inte är möjligt att beställa via Agresso och fakturan inte kan skickas till högskolan måste du göra ett eget utlägg som du sedan registrerar i Primula.

Bokbeställning

Högskolans bibliotek köper ofta in den litteratur som forskare och forskarstuderande behöver, men innan ett inköp kan göras bör du först kontrollera om biblioteket Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. redan äger den efterfrågade litteraturen.

Om biblioteket inte äger eller vill köpa in litteraturen kan forskare och forskarstuderande använda projekt- eller expensmedel för inköp. Du kan stämma av med din ekonomihandläggare om expensmedel finns tillgängliga och din handledare avgör sedan om litteraturinköp kan göras.

Beställning av böcker görs genom Agresso. Observera att svensk och juridisk litteratur beställs via en bokhandel och utländsk litteratur förutom juridisk litteratur beställs via en annan bokhandel. Kontakta inkop@sh.se om du har frågor som rör Agresso e-handel.

Högskolan rekommenderar Google Chrome som webbläsare för att Agresso ska fungera. Ibland ställer pop up-fönster till besvär – titta på instruktionsfilmen för litteraturbeställning på SH play Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. för åtgärd eller kontakta Infocenter, info@sh.se, om du inte lyckas lösa problemet på egen hand.

Resebeställning

Högskolan har avtal med en särskild resebyrå och alla resor ska beställas via den, annars begår vi avtalsbrott och kan bli skadeståndsskyldiga. Resebyrån använder Statens inköpscentrals avtal för hotell, hyrbil, taxi osv. Läs mer på sidan Tjänsteresor och utlandstjänstgöring.

Reseorder

Observera att tjänsteresor utanför Sverige ska föregås av en reseorder som upprättas i löne- och resesystemet Primula. Inför tjänsteresan bör närmast anhörig/kontaktperson registreras i Primula. I dokumentet Riktlinjer för tjänsteresor Södertörns högskola som du kan hitta på sidan Tjänsteresor och utlandstjänstgöring, kan du läsa mer om alla resevillkor. Frågor om reseordern kan ställas till din avdelningsföreståndare.

Du ska alltid meddela din närmaste chef (avdelningsföreståndaren) och HR-generalisten vid din institution när du reser utomlands i tjänsten. De kan då snabbare hjälpa till om något skulle hända under din resa som du behöver hjälp med.

Om du reser inom EU/EES beställer du själv ett försäkringskort från Försäkringskassan och om du reser utanför EU/EES kan du få ett kort från Kammarkollegiet för din tjänstereseförsäkring direkt från HR-generalisten vid din institution att ta med på resan.

Som forskarstuderande behöver du främst tänka på att din avhandling med tillhörande underlag ska arkiveras.

Statliga myndigheters arkivhantering regleras huvudsakligen genom arkivlagen, arkivförordningen samt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS och RA-MS). Reglerna vilar ytterst på tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar.

Som forskarstuderande får du ett individuellt diarienummer (dnr) som ska användas för din individuella studieplan över alla studieår samt ytterligare ett individuellt diarienummer för dina ärenden som rör disputationen. Administrationen sköter denna arkivering liksom även kursarkivering inklusive dina eventuella tillgodoräknanden.

Avhandlingen arkiveras via Biblioteket och det du som forskarstuderande behöver göra, är att under eller efter avslutad utbildning kontakta en arkivarie för att komma överens om hur underlaget till avhandlingen bör arkiveras. Mejla till arkivarie@sh.se och fråga hur du ska göra.

Läs mer på sidan Informationshantering.

Vad är institutionstjänstgöring?

Det är vanligt att forskarstuderande utövar någon form av institutionstjänstgöring under studietiden, exempelvis i form av undervisning och administration. Det finns inget krav på att utföra institutionstjänstgöring och din institutionstjänstgöring får högst motsvara 20 % av din totala anställningstid. Dock kan procentsatsen variera från termin till termin. Tjänstgöringen är förlängningsgrundande, vilket betyder att din doktorandanställning förlängs med motsvarande tid. Du måste alltid få reda på i förväg hur många klocktimmar som är avsatta för den institutionstjänstgöring som du erbjuds från ansvarig avdelningsföreståndare innan du påbörjar ett arbete.

Tänk på att 20 % av din totala arbetstid blir många timmar - ta därför inte på dig mer institutionstjänstgöring än du mäktar med. Dina studier inklusive din avhandling måste alltid komma i första hand. Se ett exempel på tidsplanering i plusboxen Individuell studieplan - där kan du se hur olika procentsatser kan översättas till arbetsveckor. Det är viktigt att du informerar din handledare eller avdelningsföreståndare om du känner att tjänstgöringen leder till att avhandlingsarbetet försummas.

Om du disputerar och blir helt klar med dina studier innan det sista årets anställning upphör, får du inte din anställning förlängd på grund av institutionstjänstgöring eller andra förlängningsgrundande särskilda skäl. Tänk därför på att rådgöra med HR-generalisten vid din institution innan du tackar ja till institutionstjänstgöring under ditt sista anställningsår.

Hur bestäms din institutionstjänstgöring?

Tjänstgöringen ska vara överenskommen med din handledare och avdelningsföreståndare innan den påbörjas. Huvudhandledaren avgör vad som är lämplig institutionstjänstgöring och i vilken omfattning. Du behöver även stämma av med ämnessamordnare eller avdelningsföreståndare hur många klocktimmar du får för din tjänstgöring. Ange institutionstjänstgöringens omfattning i klocktimmar i din individuella studieplan.

Rapportering av institutionstjänstgöring

Du behöver inte själv rapportera genomförd institutionstjänstgöring, men du och din huvudhandledare måste alltid i förväg stämma av din institutionstjänstgöring med din avdelningsföreståndare så att hen vet hur många timmar institutionstjänstgöring du kommer att ha och ska bemannas på under nästkommande termin.

Kontakta din avdelningsföreståndare eller HR-generalist om du har frågor om din institutionstjänstgöring.

Aktivitetsredovisning

I slutet av varje höst- och vårtermin är högskolan skyldig att redovisa din aktivitetsgrad som doktorand till Statistiska Centralbyrån (SCB) och detta görs på uppdrag av Universitetskanslersämbetet (UKÄ).

Enbart den del av din studietid som ägnas åt forskarutbildning ska ingå i aktivitetsgraden. En uträkning görs per halvår: 1 januari-30 juni respektive 1 juli-31 december. För att få fram din aktivitetsgrad måste din institutionstjänstgöring samt eventuell frånvaro såsom föräldraledighet eller sjukdom räknas bort.

Du behöver inte själv räkna ut din aktivitetsgrad. Däremot är det viktigt att du lägger in din frånvaro i Primula för att HR-generalisten på din institution ska kunna utföra beräkningarna korrekt.