Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

Tjänsteresor och utlandstjänstgöring

Södertörns högskola har policy och riktlinjer för tjänsteresor. De reglerar vad som gäller för bokning, ersättningar med mera.

Riktlinjer för tjänsteresor

Vi vid Södertörns högskola ska i så stor utsträckning som möjligt ersätta tjänsteresor med videokonferenser, telefon- eller webbmöten.
Om du ändå anser att en fysiska resa är nödvändig, ska du både planera och genomföra den så att påverkan på den yttre miljön minimeras.
Tjänsteresor ska ske så kostnadseffektivt som möjligt.

Beslut om tjänsteresa fattas av ansvarig chef.

Att boka tjänsteresa

Högskolan har avtal med resebyrån Stureplans Affärsresebyrå och samtliga tjänsteresor ska bokas hos dem med undantag för kortare taxiresor som inte sker i anslutning till tjänsteresor.

Du bokar själv din resa online hos resebyrån. Har du inte bokat tidigare behöver du skaffa en reseprofil. Det får du genom att mejla upphandling@sh.se, och bifoga mobilnummer och fakturareferens. Därefter får du ett mejl från resebyrån och kan göra din bokning.
Ditt användarnamn är din sh-mejladress.

Det är billigast att boka resan online, men du kan även boka med personlig service.

Resebyrån lägger inte på något extra på biljettpriserna, men tar ut ett transaktionsarvode vid bokning.

Vill du ha hjälp att boka har de öppet följande tider:
Måndag–fredag kl. 8.00–17.00
Dag före röd dag: 8.00–17.00
Telefon: 08-665 10 00
E-post: affarsresor@stureplans.se, online@stureplans.se eller sh@stureplans.se,

Taxiresor utan anslutning till tjänsteresor

Högskolan har ett avtal med Taxi Stockholm för kortare resor med taxi som inte görs i anslutning till tjänsteresor.

Taxiresor bokas på telefonnummer 08-612 00 00.

Vid bokning uppge kundnummer, lösenord och fakturareferens (enligt mall: ORG0000shxxxx00)

Tänk på att taxi ska användas sparsamt. Hänsyn ska tas till lokala kommunikationsförhållanden.Taxiresa ska vara möjlig när resan påbörjas eller avslutas på tidpunkter då allmänna kommunikationer inte är tillgängliga eller avsevärt förlänger restiden. 

För frågor om kundnummer och lösenord kontakta Christina Ingves

Gjorde du utlägg under din resa?

Du ska redovisa dina utlägg och reseräkning i Primula under "Resor och utlägg"

Ersättning för privata utlägg betalas ut i samband med ordinarie löneutbetalningar.

Ett annat alternativ är att innan resan skaffa ett Eurocard.

Södertörns högskola har avtal med SEB Kort AB (Eurocard) avseende betalkort.
Om du i din anställning har utlägg i tjänsten, som inte kan betalas med faktura, kan du ha ett Eurocard med personligt betalningsansvar.

Du betalar kortfakturan själv och kan välja att få den elektroniskt eller via autogiro. Du får ersättning för dina utlägg genom att lägga in dessa i Primula.

För att ansöka om ett Eurocard med privat betalningsansvar mejlar du till upphandling@sh.se tillsammans med ett mejl från din chef som verifierar att du har behov av ett Eurocard i tjänsten.

Av upphandling får de en länk till ansökan.

Förskott för utlägg under resan

Du kan söka förskottsbetalning för kommande utlägg under din tjänsteresa. Blanketten ska skrivas på av din chef, och sedan skickas till lönegruppen.
(Du ska vara inloggad på medarbetarwebben för att komma åt blanketten)

Försäkringar i samband med resor

Statens tjänstereseförsäkring gäller för anställda, uppdragstagare och doktorander under tjänsteresor.

När du bokar din resa på resebyrån, får du även en kompletterande reseförsäkring, se nedan.

När du bokar din tjänsteresa via Stureplans Affärsresebyrå innefattas du av SEB Kort resekontos kompletterande reseförsäkring.

Den innehåller bland annat ett avbeställningsskydd och ger ersättning vid förseningar eller om bagaget kommer på avvägar. Försäkringen gäller alla resor upp till 60 dagar och täcks om 75 % av resan betalas med resekontot.
Mer information finns i länken nedan.

Behöver du göra en anmälan, kontakta försäkringsbolaget via länken nedan.
Klicka på "Anmäl skada" och "Jag har resekonto"

Med anmälan behövs:
- Resans följesedel. Kontakta upphanding@sh.se om du inte har den.
- Kvitton för dina merkostnader.
- Förseningsintyg/PIR rapport eller motsvarande (t.ex. sms eller mail) som styrker förseningens orsak och längd.

Avtal om utlandskontrakt och riktlinjer för
anställningsvillkor vid tjänstgöring utomlands (URA)

Om du ska arbeta en längre tid utomlands, kan ett anställningsavtal enligt URA tecknas av institutionen/avdelningen, i samråd med HR-avdelningen. 

URA är ett centralt ramavtal för statligt anställda, som ger möjligheter till vissa
individuellt anpassade lösningar. Kontraktet anger vilka kostnader som arbetsgivaren betalar och ger viss möjlighet att ge den anställde skattefria förmåner för ökade levnadskostnader.

Innan du skriver på ett utlandskontrakt, ska du (och eventuella medföljande familjemedlemmar) ha:

  • varit på läkarundersökning
  • tagit nödvändiga/lämpliga vaccinationer
  • fått nödvändigt uppehålls- och arbetstillstånd.

Kontrollera hos Försäkringskassan att du omfattas av svensk socialförsäkring, och få ett intyg om detta.

HR-generalisten på din institution vet mer.

Affärsvisum till Ryssland

Om du ska göra en tjänsteresa till Ryssland så behöver du ett affärsvisum. Som en del av visumhanteringen krävs det att du kan visa upp ett intyg på en giltig reseförsäkring (Statens Tjänstereseförsäkring). Det ska vara underskrivet och stämplat av Kammarkollegiet, samt innehålla uppgift om resenärens namn, myndighet, födelsedatum och datum för resan.

Handläggningstiden för ett affärsvisum kan variera, så var ute i god tid.

Kom ihåg!

Kom ihåg att ta med försäkringskassans EU-kort, vid resor inom EU.

Sidansvarig

Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox

Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär

Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se

Senast uppdaterad: 2023-03-17 av Carina Jansson

Kontakt

Södertörns högskola
141 89 Huddinge

info@sh.se

08 - 608 40 00

Öppettider måndag - fredag: 8:00-16:30

Besöksadress

Södertörns högskola
Alfred Nobels allé 7 Flemingsberg

Organisationsnummer
202100-4896