Tjänsteresor och utlandstjänstgöring
Södertörns högskola har riktlinjer för tjänsteresor. De reglerar vad som gäller för resebokning, ersättningar med mera.
Om något akut händer
Om en nödsituation uppstår vid din utlandsvistelse ska du alltid kontakta Falck Global Assistance:
Kom ihåg:
Ta med Försäkringskassans EU-kort
Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. vid resor inom EU
Riktlinjer för tjänsteresor
Vi vid Södertörns högskola ska i så stor utsträckning som möjligt ersätta tjänsteresor med videokonferenser, telefon- eller webbmöten.
Beslut om tjänsteresa fattas av ansvarig chef.
Att boka tjänsteresa
Högskolan har avtal med resebyrån Stureplans Affärsresebyrå och samtliga tjänsteresor ska bokas hos dem med undantag för kortare taxiresor som inte sker i anslutning till tjänsteresor.
Även resor för icke anställda som har ett tjänsteuppdrag (exempelvis externa föreläsare), ska bokas hos resebyrån.
Du bokar själv din resa.
Om du har frågor kring resebeställningar, mejla: reseochutlaggsgranskning@sh.se
Förskott för utlägg under resan
Du kan söka förskottsbetalning för kommande utlägg under din tjänsteresa, eller skaffa ett Eurocard.
Ersättning för utlägg vid tjänsteresor
För att få ersättning, ska du redovisa dina utlägg och reseräkning i Primula under "Resor och utlägg". Ersättning betalas ut i samband med ordinarie löneutbetalningar.
Reseräkning
Du behöver skriva en reseräkning för att få ersättning för dina kostnader du haft under en tjänsteresa. Det ska du göra omedelbart när du kommit tillbaka.
Du har inte rätt till ersättning om du skickar in reseräkning mer än ett år efter att resan avslutats
Icke anställda (exempelvis externa föreläsare) ska vi som regel inte betala ut reseersättning till.
Ersättning betalas endast för den närmaste resvägen, och för de dagar tjänsteresan avser.
Det här ska du bifoga reseräkningen:
- Konferensprogram eller annat dokument som beskriver syftet
- Biljetter
- Deltagarlista vid representation
- Kvitton
Av kvittona ska det framgå datum, säljare, identifiering av köpt vara/tjänst samt momsbelopp. Fysiska kvitton ska scannas in. Om du beställt/betalat över internet och inte fått något kvitto, ska du styrka utlägget med utskrift av beställningen samt kontoutdrag.
Om du betalt E-biljett ska du styrka att du gjort resa, och till vilken kostnad.
Så här ansöker du om ersättning Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Vid resor utomlands
Det kan vara svårt att få kvitto i vissa länder. Du måste då kunna styrka utgiften på annat sätt, exempelvis genom skriftlig försäkran, med information som kan verifiera utgifter om datum, belopp, resa från och till vilken adress med mera.
Utgifter i utländsk valuta räknas om efter den växelkurs som var vid det aktuella tillfället. Om du har betalat med kredit- eller betalkort gäller den kurs som kontoföretaget har tillämpat. Du kan få ersättning för valutapåslag. Detta ska du registrera som en utgift.
Om uppgift om kurs saknas för ett utlägg, används aktuell kurs.
Visum och vaccinationer
Om du behöver visum och/eller vaccinationer för din tjänsteresa, får du ersättning för det. Registrera i Primula
Länk till annan webbplats. och bifoga originalkvitto
Bestämmelserna om resekostnadsersättningar regleras i inkomstskattelagen och Villkorsavtal/Villkorsavtal-T Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Traktamenten
För att du ska få traktamente, ska:
- tjänsteresan vara med övernattning.
- destinationen vara mer är 50 km (kortaste vägen) från såväl tjänstestället (högskolan) som din bostad.
Du behöver skriva en reseräkning för att få traktamente. Det ska du göra omedelbart när du kommit hem.
Så här ansöker du om traktamente Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Blir du blir bjuden på måltider ska det göras avdrag i traktamentet. Undantag är måltider ombord på båt/flyg.
Det blir en kostförmån om det är Södertörns högskola betalt måltiden. Undantag är det om frukosten ingår i hotellrumspriset, måltider ombord på båt/flyg, måltider vid intern konferens/kurs/utbildning samt vid intern och extern representation.
Om det finns särskilda skäl, kan din chef besluta att att ersättning inte ska betalas vid tjänsteresa utomlands, eller betalas med lägre belopp
Bestämmelserna om traktamente regleras i inkomstskattelagen och Villkorsavtal/Villkorsavtal-T Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Försäkringar i samband med resor
Statens tjänstereseförsäkring gäller för anställda, uppdragstagare och doktorander under tjänsteresor.
Utlandstjänstgöring - URA
Om du ska arbeta en längre tid utomlands, kan ett anställningsavtal enligt URA tecknas av institutionen/avdelningen, i samråd med HR-avdelningen.
Information
Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox
Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär
Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se