För att utbildningsadministrationen ska kunna boka lokaler och registrera studenter på en kurs behöver det finnas ett kurstillfälle för aktuell termin för respektive kurs och kurskod. Kurstillfällen skapas i PIM av utbildningsadministratören och godkänns av handläggare på Studentavdelningen.

Kurstillfällen som ska utlysas på antagning.se eller universityadmissions.se skapas en gång per år under en särskild period. Dessa tillfällen ska därefter beslutas av prefekten. Läs mer om det under Utbildningsutbud.

Kurstillfällen som inte ska utlysas externt skapas en gång per termin.

Studenter som inte är klara med en kurs kan omregistreras på samma kurs och kurskod. Dessa omregistreringstillfällen skapas i PIM av utbildningsadministratören och godkänns av handläggare på Studentavdelningen. Omregistreringstillfällen kan bara skapas på kurser som tillhör 2007 års studieordning. För kurser som ligger i 1993 års studieordning skapas inga omregistreringstillfällen. Studenten får istället antas och registreras på en nyare version av kursplanen.

Kontakta pim@sh.se för frågor som rör kurstillfällen och omregistreringstillfällen. 

För att det ska vara möjligt att boka lokaler till kurstillfällen måste kurstillfällena finnas i TimeEdit. Export från PIM till TimeEdit görs på tisdagar och torsdagar.. Studiewebben och sh.se hämtar data automatiskt.

För program som startar termin 1 ska det finnas kopplingar mellan programmet och kurstillfällena i Ladok. Utbildningsadministratören skapar och publicerar en programstruktur i Ladok efter att kurstillfällena är överförda från PIM till Ladok.

Det är obligatoriskt för alla program som börjar sin första termin att ha en publicerad programstruktur. Manual finns på verktygssidan.

Utbildningsadministratören upprättar kursscheman cirka tre månader före terminsstart utifrån underlag från lärarna. Lärarnas önskemål tillgodoses så långt det är möjligt, men ofta blir det aktuellt att ändra tider på grund av att det inte finns någon ledig lokal vid det önskade tillfället. Lokalbokningen sker i lokalbokningssystemet TimeEdit, TE Core, som är ett webbaserat verktyg.

Utbildningsadministratörer på institution/professionsutbildning utför lokalbokningen i två etapper:

1. Lokalbokning av öronmärkta lokaler per institution/professionsutbildning.
2. Stora lokalbokningen – öppning av alla lokaler, som vanligtvis infaller:
   - Inför höstterminen: tisdagen som infaller närmast 15 maj
   - Inför vårterminen: tisdagen som infaller närmast 30 november.

Samordning av stora lokaler

I samband med lokalbokningen samordnas bokningen av lokaler som har 120 eller fler platser. Detta för att utnyttja lokalerna på bästa sätt.

En eller två utbildningsadministratörer får i uppdrag att samordna bokningarna. Datum för när lokalbokningsunderlagen för de stora lokalerna ska in till samordnaren publiceras av ansvarig för lokalbokningssystemet.

Lokalbokningsregler

Lokaler bokas för dagtidsstudenter måndag–fredag mellan kl. 08.00 och 18.00, samt för kvällsstudenter måndag–fredag mellan kl. 18.00 och 22.00, enligt kapitel 15 i Rättigheter och skyldigheter Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

För att kunna utnyttja lokalerna så bra som möjligt ska bokningar göras så att inga 1-timmarsglapp skapas. Bokningar som börjar från kl. 09.00 kommer debiteras från kl. 08.00.

Processen för kurslitteratur

1. Södertörns högskolebiblioteket och bokhandeln Harrys böcker mejlar önskad information om kurslitteraturen för kommande terminers kurser till utbildningsadministrationen.
   
2. Utbildningsadministratören informerar ansvariga lärare kring översyn av kurslitteraturen, samt deadline för eventuell revidering av kurslitteratur.
   
3. Ansvarig lärare inkommer med underlag till kurslitteraturlistorna till utbildningsadministratören. Ansvarig lärare meddelar även om litteraturlistan är densamma som föregående termin.
   
4. Litteraturlistor beslutas av ämnes- och programråd. En litteraturlista ska finnas till alla kursplaner som ges under den aktuella terminen. Även om litteraturen är densamma som föregående termin måste detta beslutas av ämnes- och programråd. Beslut om litteraturlistor fattas:
   senast den 25 november inför vårterminer
   senast den 25 maj inför höstterminer.
   
5. Utbildningsadministratören sammanställer kurslitteraturlistorna. Kurslitteraturlistorna publiceras i KLF (Kurslitteraturförvärvsystemet) och blir på så vis tillgängliga för bokhandeln och biblioteket: senast den 1 december inför vårterminer senast den 1 juni inför höstterminer.
   
6. Södertörns högskolebibliotek och bokhandeln Harrys böcker beställer litteraturen i rätt mängd och arbetar sedan med att göra den tillgänglig till terminsstart. Biblioteket köper in kurslitteratur till högskolans studenter i form av e-böcker och tryckta böcker för utlån. Observera att e-böcker köps in i första hand i mån av tillgång. Bokhandeln håller sortimentet uppdaterat för studenternas privata inköp.
   
7. Utbildningsadministratören laddar upp kurslitteraturen i PIM. Även om litteraturen är densamma som föregående termin måste de läggas in på nytt i PIM med senast beslutsdatum för aktuell termin.
   

Lärare beställer själv litteratur för eget/kollegiets bruk.

Observera att lärare inte beställer någon kurslitteratur direkt till sina studenter.

Det finns en lathund Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. som beskriver hur det går till att administrera uppropssidor (se nedan).

I lathunden kan du läsa:

• Hur du skapar en uppropssida
• Hur du ändrar i sidan, både före och efter publicering
• Om tillfället ska markeras som inställt
  

Kom ihåg att logga in

Du måste vara inloggad mot sh.se (https://www.sh.se/LOGGAIN Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.) för att kunna skapa/redigera sidor samt se lathunden. Behörighet att skapa uppropssidor ges av din administrativa chef. Du som är administrativ chef tilldelar behörigheten via verktyget AGA.

När publiceras uppropssidorna?

Uppropssidorna publiceras samtidigt av kommunikationsavdelningen vid ett av terminstartsgruppen överenskommet datum.

Lathunden Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. som beskriver hur man gör hittar du här (under fliken Student > Ny student).

Obs! Det är bara administratörer som ser valet Lathund uppropssida efter inloggning:

Det här är rekommendationer på arbetsfördelning för administrering av kursrum i Studiewebben från IKT-pedagogerna. Det kan behöva anpassas till respektive ämne/program.

Studiewebbens IKT-pedagoger

Skapar och gör följande:

• Grundstrukturen baserad på kurskod
• Mapp för helkurs
• Schemalänk
• Kursplan/litteraturlista
• Sida för kontaktvägar
• Importerar studenter baserat på kurskod.

Om kursrummet behöver skapas manuellt utför utbildningsadministratören detta.

Utbildningsadministrationen

• Kollar att schemalänkar, med mera, stämmer.
• Fyller på kontaktvägar, bland annat kontaktuppgifter för kursen (inklusive delkursansvariga).
• Lägger till lärare samt kursansvarig (använd de kategorier som passar er kurs) samt annan person som behöver behörighet.
• Lägger upp en mapp per delkurs, namnges förslagsvis efter kursplanen, till exempel "Introduktion till journalistik, 3,5 hp".
• Beställer gästkonton.
• Lägger på hierarkisynkronisering i de kursrum som skapats manuellt.
• Uppdaterar programpanelen (om ditt program/ämne har en sådan).

Helkursansvarig

• Går igenom strukturen så att den ser bra ut innan terminen börjar.
• Gör gruppindelningar efter samråd med delkursansvariga (under "Grupper>Lägg till"). Man kan vara med i flera grupper, men använd minsta gruppindelningen om det är möjligt. Om olika gruppindelningar ska gälla under olika delkurser, namnge dem olika, det är viktigt att det är unika namn när man ska ge behörigheter.

Delkursansvarig

• Laddar upp delkursbeskrivningen (använd gärna en konsekvent beteckning för det här dokumentet) senast en vecka före kursstart.
• Skapar en grundstruktur för delkursen så att det blir lätt för studenterna att hitta, förslagsvis en tematisk struktur med en mapp per moment, seminarium, etc.
• Lägger upp kursmaterial.
• Skapar inlämningslådor och närvaroanmälan för obligatorisk närvaro. Döp inlämningslådorna efter modellen "Namn på uppgiften_Delkurs", exempelvis: "2. Rubrik och ingress_Språk och bild – journalistikens verktyg". Den här rekommendationen gäller för att det blir lättare för studenten att hitta, och om du använder bedömningsöversikten har du lättare att hitta rätt uppgift på en gång med den här namngivningsmodellen.
• Mejlar namn och personnummer på eventuella gästlärare till institutionssekreteraren (så att de får egna konton), samt lägger in dem som lärare (under Deltagare) när kontona är klara någon dag senare.

Undervisande lärare

• Ger återkoppling till studenterna i form av svar på inlämningar via systemet. Om inget svar lämnas på Studiewebben kommer uppgiften ha statusen ”Inte granskad”.
• Rapporterar närvaro på obligatoriska seminarier när det finns. Det här är ett bra sätt för studenten att snabbt få veta vad som krävs för att bli godkänd på en kurs och varför hen eventuellt inte är det.

Det finns möjlighet att beställa kompendier till undervisningen genom att fylla i nedanstående formulär.

I varje kursplan finns det angivet vilka behörighetskrav som gäller för kursen. För behörighet till nästa nivå (till exempel B- eller C- kurs, magisterkurs eller vissa kurser inom utbildningsprogram) krävs vanligtvis att studenten har tagit alla poäng på tidigare nivåer.

Utbildningsadministratören genomför behörighetsgranskning av studenters prestation utifrån aktuella behörighetskrav.

Inför varje rapportering av betyg gör administrationen, undervisande lärare och examinator förberedelser i Ladok.

Förbereda kurs - behörighet till rapportör och attestant

Till varje kurstillfälle i Ladok kopplar utbildningsadministratören:

• Vem som ska vara resultatrapportör (undervisande lärare)
• Vem som ska vara attestant (examinator)
  

Förbered kurs - resultatnoteringar

Resultatnoteringar är ett stöd i undervisningen och betygssättningen. De läggs in i Ladok per kurstillfälle före kursstart. Det kan skilja sig mellan institutioner/professionsutbildning om det är utbildningsadministratören eller kursansvarig som lägger in resultatnoteringar i Ladok. Studierektor eller kursansvariga ansvarar för att förbereda underlag för resultatnoteringar som de skickar till utbildningsadministratören.

Rapportera betyg undervisande lärare/kursansvarig

Betygsrapportören (läraren som sätter betyg för kurs/moment) rapporterar betyg och klarmarkerar därefter betygen. Vid klarmarkering skickas automatiskt e-post till attestanten att det finns betyg att attestera.

Attestera utsedd examinator

Examinator är attestanten som granskar betygen och attesterar slutbetygen. Attestanten får då logga in på nytt igen för att verifiera att det är rätt person som attesterar. När attestanten har attesterat syns betygen för studenten i studentgränssnittet.

Manualer finns på verktygssidan om Ladok.

Det är i huvudsak 7 kap. i Högskoleförordningen som styr antagning och behörighet i Sverige. Hur Södertörns högskola tillämpar förordningen är beskrivet i den lokala antagningsordningen som är beslutad av högskolestyrelsen. Handläggningen består av kontroll av sökandes behörighet samt värdering av sökandes meriter. Grundläggande behörighet krävs till samtliga utbildningar medan krav på särskild behörighet anges i respektive kurs- eller utbildningsplan. 

Om sökande anser att beslutet om behörighet är felaktigt har hen rätt att överklaga beslutet. Överklagandet ska ha kommit in till antagning.se inom tre veckor efter antagningsbeskedet meddelats. Antagningen på Studentavdelningen hanterar överklagan som inkommer till högskolan, i samråd med aktuell institution/professionsutbildning.

För att kunna anta rätt antal personer i en antagningsomgång behöver antagningen uppgifter om hur många platser det finns för fristående sökande och hur många som ska antas på respektive kurs/program. Dessutom finns det, för vissa kurser, platser till programstudenter och utbytesstudenter som inte hanteras av antagningen men som måste tas hänsyn till när man planerar det totala antalet studenter på en kurs.

Process för hantering av platsantal

1. Avdelningsföreståndaren meddelar respektive utbildningsadministratör om vilka tal som ska gälla för kurser och program.
2. Utbildningsadministratörerna matar in talen för respektive tillfälle på NyA-webben. Gå in via ”Start” i huvudmenyn och välj ”Administrera uppgifter om utbildningar”. Fyll i antagningstalet och kom ihåg att spara!
3. Prefekter godkänner talen för sin institution genom ett prefektbeslut. Excelfilen som respektive administratör skriver ut från NyA-webben läggs som bilaga till beslutet. Prefektbeslut och bilagan skannas och skickas till antagningadmin@sh.se, därefter stängs möjligheten att föra in eller ändra antagningstalen i systemet. Prefektbeslutet i original diarieförs enligt rutin för Prefektbeslut.

Det är två tal som ska sättas (platser till programstudenter ligger utanför antagningssystemet och ska ej redovisas här):

• Antal platser (planeringstal)
• Antagningstal (Antal platser inklusive överintag)
  
  Överintag – Flertalet utbildningar använder sig av det som kallas överintag, det vill säga det antas fler sökande än det finns utbildningsplatser. Detta görs för att kompensera de bortfall som ofta sker vid terminsstart och för att de sökande ska få besked så tidigt som möjligt, samt för att minimera reservantagningen.

Inför urval 2 kan utbildningsadministratören ändra antagningstalen genom att kontakta antagningadmin@sh.se.

Det går även att ändra antagningstalen till efterantagningen. Detta görs av utbildningsadministratören direkt på NyA-webben. Gå in via ”Start” i huvudmenyn och välj ”Administrera uppgifter om utbildningar”. Fyll i efterantagningstalet och kom ihåg att spara!

Antagningen meddelar när det är dags att lägga in talen för varje antagningsomgång och när de senast måste vara inlagda och godkända.

Manualer och dokument

Finns på NyA sidorna Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster., som nås via inloggning. Kontakta antagningadmin@sh.se för inloggningsuppgifter.

Studieavgifterna för läsåret 2024–2025 beslutades av rektor i juni och ingår i rektorsbeslutet om Planeringsförutsättningar för Södertörns högskola 2024 under rubriken Studieavgiftsnivåer för tredjelandsstudenter läsåret 2024–2025. Som framgår av beslutet skiljer sig avgifterna åt beroende på utbildningsområde och inkluderar även en administrativ avgift för att täcka högskolans särskilda hantering av studieavgifter. Inför läsåret 2024–2025 har studieavgifter höjts. De studieavgifter som gäller finns i tabellen nedan.

Alla engelskspråkiga kurser och program ska ha studieavgifter inlagda i PIM för att visas på www.universityadmissions.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Avgifterna matas in av utbildningsadministratör på respektive institution.