Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

Vid terminsstart

Här hittar du bland annat information om registrering, hur reserv- och efterantagning går till och hur studenter ansöker om studieuppehåll, dispens och anstånd.

Antagning

Antagningsenheten på Studentavdelningen är ansvarig för antagningen till högskolans kurser och program på grund- och avancerad nivå. Antagningen sker i enlighet med högskolans antagningsordning som beslutas av styrelsen. Handläggningen består av kontroll av sökandes behörighet samt värdering av sökandes meriter.

Reservantagning hanteras i NyA-webben Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Reserver som antas i NyA-webben förs automatiskt över till Ladok, där de sedan måste registreras. Överföringen mellan systemen kan ta upp till 30 minuter.

Reservantagning blir först aktuellt när någon eller några som blivit antagna till en utbildning har tackat nej till sina platser. Utifrån resultatet i urvalet kallas reserverna i tur och ordning. Ibland använder sig dock utbildningarna av ett så kallat ”överintag”, det innebär att de antar fler sökande än vad de har utbildningsplatser. I dessa fall behöver ingen reservantagning nödvändigtvis ske, då utbildningarna redan räknat med ett visst bortfall.

I NyA-webben kan du låta systemet föreslå reserver ur rätt urvalsgrupp. Genom en knapptryckning får du förslag från systemet på vilka reserver som står på tur. Det går även att välja reserver manuellt från specifika urvalsgrupper (du kan läsa mer om både urval och urvalsgrupper i vänstermarginalen under rubriken ”Urvalsgrupper” i vår antagningsordning och på antagning.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.).

UHR:s hemsida Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. hittar du detaljerade instruktioner, både i form av manualer och instruktionsfilmer, för hur du praktiskt jobbar med reservantagning i NyA-webben.

Kontakta antagningadmin@sh.se om du saknar inloggningsuppgifter.

NyA skickar automatiskt ut e-post till respektive institution (se manual för NyA-webben hur du anmäler e-postadress för detta) om sena sökanden som blivit antagna till institutionens kurser. Reserver hamnar på listor under fliken Reservantagning på NyA webben i urvalsgruppen SA. För sommarantagningen är det bara ett ordinarie urval men för våren och hösten är det två.

Processen

  1. Institutionerna sätter efterantagningstal på respektive anmälningsalternativ innan det sista ordinarie urvalet (om inget sätts blir alla sena sökande reservplacerade). Institutionen stänger alternativ där det inte längre finns en rimlig chans att få en plats.
  2. Studenten gör en sen anmälan via antagning.se. När den sökandes meriter har registrerats och körts i NyA gör antagningen eventuella behörighetsbedömningar och gör anmälningarna redo för efterantagningsurval.
  3. Antagningsenheten på Södertörns högskola kör efterantagningsurval där de sökande antas/reservplaceras beroende på vad institutionen har satt för efterantagningstal (steg 2 och 3 tar cirka 5–7 dagar).
  4. Antagna förs över och etableras i Ladok, reservplacerade återfinns på NyA webben enligt ovan.
  5. Ett automatiskt e-postmeddelande går ut från NyA till respektive institution med kontaktuppgifter till de som har antagits i efterantagningsurvalet.
  6. Studenterna får ett antagningsbesked via sina sidor på antagning.se.
  7. Institutionen kontaktar de studenter som har antagits och de reserver som kan ges plats.


Efterantagningstal

För att NyA ska veta hur många sena sökande som ska antas respektive reservplaceras måste institutionerna sätta ett efterantagningsantal på varje anmälningsalternativ.

Efterantagningstalet är det totala antalet studenter ni vill anta på ett anmälningsalternativ. Det innebär att efterantagningstalet vanligtvis är samma tal som används i det ordinarie urvalet.

Ett efterantagningstal måste sättas på de kurser som ni vill att studenter ska antas på direkt. Om utbildningsadministrationen inte sätter något efterantagningstal kommer alla sena sökande efter sista urval att reservplaceras. Då antas inte reserver automatiskt i NyA.

Stänga för sen anmälan

Stäng alternativet "Sen anmälan" om ni anser att ni har tillräckligt med sökande för att fylla kursen.

Om ni väljer att ha öppet för sen anmälan måste det finnas en rimlig chans för sena sökande att få en plats på den utbildningen.

Urvalsgrupp

De som gör en sen anmälan får ett meritvärde som börjar på bokstäverna SA följt av tre siffror som representerar det datum den sena anmälan gjordes.

Registrering

Vid terminsstart behöver studenterna registrera sig, oavsett om de läser en pågående utbildning eller är nya på högskolan. Utbildningsadministratörerna sköter reserv- och efterantagning i samband med terminsstart för att fylla platserna på skolans utbildningar.

Registrering är en bekräftelse på att studenten har tagit sin plats i anspråk. Registrering är också nödvändig för att kunna rapportera resultat. Det finns två olika typer av registreringar:

  • Registrering sker första gången studenten tar sin plats i anspråk på en kurs. Denna brukar kallas FFG-reg.
  • Fortsättningsregistrering används när en kurs går över flera terminer. Då kan man i Ladok se att det står en siffra efter terminen som visar att det är en fortsättningsregistrering. Till exempel HT2019 2, vilket innebär att studenten är inne på sin andra termin på kursen och är fortsättningsregistrerad. Denna brukar kallas FO-reg.
  • Omregistrering används då studenten inte blivit klar inom det ordinarie kurstillfället på kursen. Studenten får delta i undervisningen i mån av plats. Denna brukar kallas OM-reg.

Förstagångsregistrering och fortsättningsregistrering ligger till grund för tilldelning av medel till högskolan.

För att studenter på en kurs ska kunna webbregistrera sig behöver utbildningsadministratören lägga in datum för webbregistrering i Ladok. Mellan vilka datum som webbregistrering är möjlig läggs in under Utbildningsinformation/Grunduppgifter.

Nya studenter som ska gå program- och fristående kurser förs automatiskt över från NyA till Ladok. Behörighetskontrollen görs i NyA. Programstudenter som läser termin två och framåt behörighetskontrolleras och antas till kursen av utbildningsadministratörerna.

Det är alltid upp till utbildningsadministrationen för ämnet att bestämma om webbregistrering ska vara möjlig på en kurs, inte utbildningsadministrationen för programmen som ska läsa kursen.

För att studenten ska kunna webbregistrera sig måste hen även ha ett förväntat deltagande (en antagning) till kursen. Fristående studenter antas via NyA.

SH-studenter

Befintliga studenter som har inloggning till Student-Ladok registrerar sig där. När en student inte varit registrerad under två terminer tas deras SH-kontot bort. Studenten behöver då kontakta institutionen för att bli registrerad, och därefter Infocenter för att få ett nytt SH-konto.

Nya studenter

När nya program- och fristående studenter blir antagna får de e-post från högskolan med information om hur de ska gå tillväga för att kunna skapa ett SH-konto för att kunna logga in på sh.se och webbregistrera sig. På sh.se finns mer information om hur studenten aktiverar sitt SH-konto Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Datum för inläggning av webbregistrering

Datum för webbregistrering ska vara inlagda i Ladok innan terminsstartssidorna publiceras. För att undvika problem med webbregistrering vid terminsstart föreslår även Ladok ett datum för när studenterna kan börja webbregistrera sig.

Studieuppehåll, dispensansökan och anstånd

Vid terminsstart kan studenterna ansöka om att ta uppehåll från studierna, om undantag från behörighetskraven för att påbörja en kurs, eller ansöka om att påbörja sina studier vid ett annat tillfälle.

Om en student har särskilda skäl för uppehåll från studierna kan
högskolan bevilja studieuppehåll med platsgaranti (HF 7 kap. 33 §). Det innebär att studenten har rätt att återuppta sina studier vid den tidpunkt som anges i beslutet (UHRFS 2013:3 5 §), förutsatt att utbildningen ges

Studieuppehåll med platsgaranti kan ges från såväl program som fristående kurs. Särskilda skäl som gör att en student kan få studieuppehåll med platsgaranti är bland annat sociala, medicinska eller andra särskilda omständigheter som till exempel vård av barn, värnplikts- eller civilpliktstjänstgöring eller studentfackliga uppdrag (UHRFS 2013:3 4 §).

En student som önskar göra ett studieuppehåll ansöker om detta på det sätt som framgår av Södertörns högskolas webbplats (www.sh.se). Det framgår av högskolans delegationsordning vem som fattar beslut om studieuppehåll.

Beslut om avslag på ansökan om studieuppehåll kan överklagas till
Överklagandenämnden för högskolan (HF 12 kap. 2 §).

Den som efter beviljat studieuppehåll vill återuppta sina studier ska
meddela detta skriftligt till högskolan senast 15 april inför höstterminen och 15 oktober inför vårterminen. I undantagsfall kan andra tider gälla, som då meddelas av institutionen.

Om studenten inte kan återuppta sina studier vid den tidpunkt som
angetts i beslutet måste studenten göra en ny ansökan om studieuppehåll. En student som inte gör en ny ansökan förlorar sin platsgaranti på utbildningen.

I varje kursplan finns det angivet vilka behörighetskrav som gäller för kursen. För behörighet till nästa nivå (till exempel B- eller C- kurs, magisterkurs eller vissa kurser inom utbildningsprogram) krävs vanligtvis att studenten har tagit alla poäng på tidigare nivåer.

Under vissa omständigheter kan undantag från behörighetskrav medges, så kallad dispens. För att ansöka om dispens instruktionerna som finns på högskolans webbplats följas Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Prefekt eller akademisk ledare beslutar om det är möjligt att göra undantag från behörighetskraven inom ett ämne eller ett program och i så fall vilka undantag som kan göras, så kallad generell dispens. Exempel på när generell dispens kan vara tillämpligt är när resultat från en delkurs inte hinner erhållas i tid för att en student ska bli behörig till nästa kurs. Utbildningen ska informera studenterna om huruvida generell dispens ges.

Utöver den generella dispensen kan en student ansöka om annan dispens från behörighetskraven. Beslut i dispensärenden fattas av prefekt eller akademisk ledare alternativt enligt gällande delegationsordning. I de fall ansökan avslås eller inte bifalls i sin helhet ska beslutet motiveras och förses med en överklagandehänvisning.

Överklaganden rörande avslag på ansökan om dispens prövas av
Överklagandenämnden för högskolan (HF 12 kap. 2 §).

Den som är antagen ska påbörja studierna den termin som antagningen avser. Den som inte kan påbörja sina studier vid föreskriven tidpunkt kan, om det finns särskilda skäl, medges anstånd med studiestarten.

Skäl för anstånd kan enligt HSVFS 1999: vara sociala, medicinska eller andra särskilda omständigheter som t.ex. vård av barn, värnplikts- eller civilpliktstjänstgöring, studentfackliga uppdrag eller uppskjuten ledighet enligt lagen (1974:981) om rätt till ledighet för utbildning. Särskilda skäl kan också vara tidsbegränsad provanställning enligt 12 § (2012:332) lagen om vissa försvarsmaktsanställningar eller tjänstgöring i Försvarsmakten för den som är anställd som tidvis tjänstgörande gruppbefäl, soldat eller sjöman enligt denna lag. (HSVFS 2012:8)

Anståndstiden får vara högst 18 månader om inte synnerliga skäl finns för längre tid.

Den sökande måste själv söka anstånd hos Antagningen vid Södertörns högskola.

De skäl som åberopas ska styrkas med intyg, till exempel läkarintyg, personbevis för barn, beslut om inskrivning eller intyg från arbetsgivare. Beslut om anstånd fattas på samma sätt som beslut angående antagning.

Den som efter beviljat anstånd vill påbörja sina studier ska senast sista anmälningsdagen anmäla sig till samma utbildning på antagning.se Länk till annan webbplats..

När den antagna studenten har fått anstånd, ska registreringar och förväntat deltagande tas bort på kurserna och programmet i Ladok. För att ta bort Påbörjat och förväntat deltagande på programmet, kontakta ladokadmin@sh.se.

Skyddad identitet och ändringar av personuppgifter

Här finns information om hur processen går till när studenter ändrar personuppgifter och när studenter med skyddad identitet söker någon av högskolans utbildningar.

När en person med skyddad identitet söker en utbildning via Antagning.se tilldelas denne ett fiktivt personnummer och en skyddsmarkering läggs på personens namn och adress.

Istället för personens riktiga personnummer tilldelas

  • ett interimspersonnummer

Istället för personens hemadress tilldelas

  • adressen till en handläggare vid UHR (som vi för övrigt inte ska använda)

Kontakta Ladok via telefon om du stöter på en presumtiv student där namnuppgift saknas.

Vi har kontaktuppgifter till alla med skyddad identitet. Om personen har för avsikt att ta sin studieplats i anspråk, redogör vi för det skydd högskolan kan erbjuda och kommer överens om vilka personuppgifter som ska finnas i Ladok. Väljer personen att behålla sitt interimspersonnummer får studenten efter att ha registrerat sig ett intyg som ska uppvisas vid de tillfällen som denne behöver legitimera sig. Efter avslutat ärende rapporterar vi tillbaka till berörd administratör.

Adressändring

När en student meddelar att hen har flyttat och bytt adress kan studenten själv lägga in den nya adressen via Student-Ladok. Folkbokföringsadresser och namn uppdateras direkt mot Skatteverket.

Namnändring

När en namnändring har genomförts, förs detta över till Ladok och studenten behöver vanligen inte kontakta Ladok. Om det av någon anledning inte har gått över till Ladok, kan studenten skicka in ett personbevis till Ladok via post eller ladok@sh.se.

Uppgifterna som hämtas från Skatteverket uppdateras löpande. Högskolan kan inte göra namnändringar (exempelvis ta bort ett mellannamn) på studentens begäran. Dock kan examenshandläggarna ändra namn tillfälligt vid utfärdande av examensbevis.

Personnummerändring

Om studenten behöver ändra personnummer måste hen skicka in ett personbevis till Ladok via post eller ladok@sh.se.

Sidansvarig

Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox

Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär

Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se

Senast uppdaterad: 2021-04-13 av Lena Sköld

Dela

E-post