Upprättande av fullkostnadskalkyl

En fullkostnadskalkyl framtagen med hjälp av en ekonom ska upprättas till alla forskningsansökningar. Kontakta projektansokningar@sh.se för hjälp.

Fullkostnadskalkylen ska undertecknats av projektledare, ekonom och prefekt. Projekt som ska förläggas hos ISV behöver även signeras av avdelningsföreståndare.

Att tänka på gällande personal i forskningsprojekt

Doktorand

Om du ska söka medel för doktorand – glöm inte att söka medel för doktorandens fjärde år, handledning, expenser och disputationskostnader. Disputationskostnader godkänns sällan av externa finansiärer men behöver ändå tas med i budgeten och eventuellt samfinansieras av institutionen.

Icke tillsvidareanställda deltagare

Om projektet omfattar personer som inte har en tillsvidareanställning på Södertörns högskola ska en avstämning göras med avdelningsföreståndare samt personalhandläggare vid institutionen.

Medsökande i forskningsprojekt vid annat lärosäte

Om du som forskare ska ingå i en ansökan med en annan medelsförvaltare än Södertörnshögskola är huvudregeln att din anställning ska vara kvar på högskolan.

En fullkostnadskalkyl för Södertörns högskolas kostnader behöver upprättas även i dessa fall.

In-kind: Forskningsprojekt som kräver medfinansiering i form av arbetstid

Vissa finansieringsformer, till exempel Interreg, ERUF, ESF och Erasmus, knyter finansiering till högskolan och kräver att en viss del av insatsen i projektet betalas av högskolan. Vid ansökningar där det krävs att Södertörns högskola går in med medfinansiering i form av arbetstid kan fakultetsmedel, forskningsanknytningsmedel eller professorers forskningstid användas.

Prefekten ska signera alla forskningsansökningar och hanterar beslut som ska fattas av chefer inom institutionen.

Rektors signatur

En del finansiärer kräver förankring av projektet hos rektor i form av underskrift digitalt eller via ett signerat stödbrev, till exempel om:

• en intern urvalsprocess krävs av finansiären som ett moment i en kvalitetssäkring (till exempel Wallenbergstiftelserna)
• ett krav från finansiären gällande underskrift av den validerade företrädaren (på Södertörns högskola är det rektor som validerades hos finansiären).

I dessa fall ska projektledaren alltid ta kontakt med grantsoffice@sh.se för stöd i beredning av ansökan.

Rektorsföredragningar

Inför rektorsföredragningar (RF), som äger rum en gång i veckan, kan grantsoffice@sh.se hjälpa till att förbereda beslutsunderlag och stödbrev som undertecknas av rektor.

Om alla underlag finns tillgängliga/är klara, ska ett ärende anmälas till RF tio kalenderdagar före RF:s fasta tidpunkt (varje tisdag kl. 9.00).

Observera

• i vissa fall är det enbart rektor som får skriva på beslut. Säkerställ därför att rektor kommer att närvara vid aktuell rektorsföredragning.
• i vissa fall krävs det att partners först signerar ett underlag innan rektor skriver på, till exempel stödbrev i Erasmus-ansökningar eller i ansökningar till det Europeiska forskningsrådet. Denna process kan ta upp till en månad, kontakta därför grantsoffice@sh.se i god tid.

Projektbudget som överskrider fem miljoner kronor per år:

Projekt som omfattar mer än fem miljoner per år ska förankras hos prefekt och rektor. Detta sker på särskild blankett. Ta kontakt med projektansokningar@sh.se för hjälp med blanketten.

Vid ansökningar till Östersjöstiftelsen (ÖSS) som omfattar en eller flera forskare baserade i Sverige ska såväl projektledaren som projektdeltagarna vara anställda vid Södertörns högskola under projekttiden. Det gäller även projektledare som vid ansökningstillfället är utlandsbaserade.

Deltagare inom ett forskningsprojekt finansierat av Östersjöstiftelsen förväntas även under projekttiden aktivt ingå i forskningsmiljön vid Södertörns högskola.

Vid ansökningar till Östersjöstiftelsen som omfattar utlandsbaserade forskare som inte är projektledare, är huvudregeln att anställning sker vid utländskt lärosäte och faktureringsförfarande används. De ska likväl tillbringa viss tid vid högskolan, enligt en plan som ska redovisas vid ansökan.

Huvudprincipen är att tillsvidareanställda forskare på Södertörns högskola bedriver externfinansierad forskning på Södertörns högskola. Där projektledaren har sin anställning förläggs projektet. Om en projektmedlem har sin anställning vid ett annat lärosäte fakturerar/rekvirerar detta lärosätemedel från Södertörns högskola. Om en anställd vid Södertörns högskola deltar i projekt vid annat lärosäte kommer både lönemedel och OH att rekvireras.

Denna huvudprincip gäller dock inte för ÖSS-medel om projektmedlemmen är verksam i Sverige; i så fall måste forskning inom projektet bedrivas genom en anställning vid Södertörns högskola.

För forskare verksamma i ett annat land är huvudregeln att anställning sker vid utländskt lärosäte och faktureringsförfarande används. De ska likväl tillbringa viss tid vid högskolan, enligt en plan som ska redovisas vid ansökan.

Villkor för medverkan i forskningsprojekt

Inför arbetet med projektansökningar kommer det ofta upp frågor om möjligheterna för dem som inte har tillsvidareanställning vid Södertörns högskola, och villkoren för deras medverkan i forskningsprojekt. Med anledning av detta vill vi försöka klargöra de villkor som gäller i detta avseende.

Högskolans anställningsordning

Alla akademiska anställningar och anställningsprocesser ska följa högskolans anställningsordning, som är beslutad av högskolans styrelse. Det är verksamhetens behov som avgör vilka anställningar som görs. Anställningsordningen bygger på lagar, förordningar, centrala avtal och lokala bestämmelser. För visstidsanställningar är det i huvudsak Lagen om anställningsskydd (LAS) och kollektivavtal för postdoktoranställning som reglerar anställningsgrunder för forskare i projekt.

Projektforskning, möjlighet till tidsbegränsad anställning?

När det gäller projektforskning ska alla inblandade – projektledare, avdelningsföreståndare och slutligen prefekten – överväga hur lång tid sökta eller beviljade medel räcker, samt vilka möjligheter till tidsbegränsade anställningar som finns. En avstämning ska göras med personalhandläggaren om projektet omfattar personer som inte har en tillsvidareanställning hos oss. Avstämningen ska avse lön, anställningsform och anställningstid.

Vad gäller för lärare?

Lärare med tillsvidareanställning som beviljas forskningsmedel kan bedriva forskning inom ramen för sin anställning enligt överenskommelse med prefekt/avdelningsföreståndare (verksamhetens krav kan innebära att undervisning måste utföras med en viss minsta procentsats av anställningen).

Vad gäller om personen saknar tillsvidareanställning?

För personer som står angivna med namn i projekt som beviljats medel från ÖSS (men saknar tillsvidareanställning vid Södertörns högskola), eller står angivna med namn i projekt som beviljats medel från annan finansiär (men saknar tillsvidareanställning vid något lärosäte), finns i första hand följande alternativ:

1) Visstidsanställning enligt LAS

För våra institutioners del kommer reglerna i LAS att förbli huvudlösningen för forskare som saknar tillsvidareanställning vid högskolan.

• I normalfallet är särskild visstidsanställning i maximalt 360 dagar, oavsett tjänstgöringsgrad, en bra anställningsform för forskare som inte är tillsvidareanställda vid högskolan. Andra anställningsformer kan dock vara aktuella, till exempel en postdoktoranställning.
• För forskare som är (eller tidigare varit) visstidsanställda vid högskolan, ska en avstämning göras med personalhandläggare om möjlighet till fortsatt visstidsanställning innan ansökan skickas in.
• För personer som vid projektets början redan har arbetat en tid vid Södertörns högskola bör detta tas hänsyn till redan vid planering av projektet. Projektledaren bör överväga lösningar som innebär mer koncentrerade insatser inom projektet, men under kortare tid.

2) Postdoktoranställning

En postdoktor får anställas tills vidare, dock inte kortare än två år eller längre än tre år.

• Anställningen får förlängas om det finns särskilda skäl. Med särskilda skäl avses ledighet på grund av sjukdom, förtroendeuppdrag inom fackliga organisationer, tjänstgöring inom totalförsvaret, eller andra liknande omständigheter samt klinisk tjänstgöring eller för ämnesområdet relevant tjänstgöring/uppdrag. Den totala anställningstiden får dock inte överstiga tre år.
• Med särskilda skäl avses också föräldraledighet under anställningen. Vid sådan föräldraledighet ska arbetstagaren erbjudas möjlighet till förlängning motsvarande minst ledighetens omfattning.
• Anställningen ska normalt omfatta heltid.
• En förutsättning för anställning som postdoktor är att personen inte tidigare varit anställd som sådan med stöd av aktuellt kollektivavtal om postdoktoranställning under mer än ett år inom samma, eller närliggande, ämnesområde vid Södertörns högskola.
• En viss grad av undervisning kan ingå i arbetsuppgifterna, dock högst 20 procent av den totala anställningsgraden.

3) Tillsvidareanställning som projektforskare

Undantagsvis kan tillsvidareanställning som projektforskare komma ifråga. "Projektforskare" är inte en anställningsgrund utan en titel.

• En projektforskare får ha maximalt 20 % andel av anställningen för uppgifter vid sidan av projektforskningen. Omfattningen av anställningen styrs av tillgängliga projektmedel.
• Vid högskolan kommer en tillsvidareanställning som projektforskare endast att ske i undantagsfall.

Avslutningsvis är det viktigt att notera att alla som anställs i projekt på högskolan ska ha ett lönesättande samtal med avdelningsföreståndaren. Lönen bestäms utifrån Södertörns högskolas lönenivå och lönepolicy, och det är alltså inte per automatik att en person får samma lön som hen har i en annan pågående anställning (på en annan arbetsplats).

I Prismasystemet kan forskare söka bidrag och hantera beviljade bidrag, prefekter kan signera ansökningar och projektekonomer kan registrera ekonomiska rapporter.

För att söka medel behöver du skapa ett personligt konto i Prisma. Det gäller även för medverkande forskare. Det kan vara tidskrävande att skapa ett konto, var ute i god tid innan ansökan ska skickas in.

Som sökande kan du också bjuda in en medverkande administratör till din ansökan. Personen kan hjälpa till att fylla i eller granska hela eller delar av ansökningsformuläret, exempelvis projektets budget. Medverkande administratörer måste också skapa konto i Prisma, men behöver inte registrera cv och publikationslista.

Följ dessa tre steg för att skapa ett personligt konto i Prisma:

1. Skapa ett OrCID-konto
   Det är obligatoriskt att ha ett OrCid för att skapa ett konto i Prisma. Open Researcher and Contributor ID (OrCID) är ett internationellt register för forskare. Om du inte har har skapat ett personligt forskar-ID tidigare så gör du det via ORCID:s hemsida Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..
2. Skapa ett personligt konto i Prisma
   Gå till Prismas hemsida Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster., välj ”Skapa personkonto” och följ instruktionerna. Södertörns högskola är ansluten till SWAMID, så om du väljer att skapa ditt personkonto med SWAMID kan du använda din Södertörn-inloggning även i Prisma.
3. Aktivera ditt konto i Prisma
   När du har skapat ditt konto kommer du att få ett e-postmeddelande med användarnamn och lösenord så att du kan aktivera ditt konto. Följ instruktionerna i e-postmeddelandet.

Prisma har ett omfattande användarstöd Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. på sin webbplats, där du bland annat hittar beskrivningar för hur du skapar ett konto i Prisma, fyller i en ansökan eller återrapporterar ett beviljat bidrag.

Vid tekniska problem eller frågor om ditt personliga konto, kontakta Prisma support, support@prisma.research.se, eller använd deras chattfunktion.

Vid frågor om högskolans organisationskonto för Prisma, kontakta Gabriela Voglio, organisationskontoansvarig och forskningsrådgivare vid Avdelningen för verksamhetsutveckling och myndighetsstöd.

För att kunna utföra signeringsuppdrag eller registrera ekonomiska rapporter i Prisma, måste de som har dessa roller även tacka ja till en e-postinbjudan om att administrera Södertörns högskola i Prisma. Kontakta högskolans organisationskontoansvarig för att bli inbjuden.

För att kunna använda den Europeiska kommissionens tjänster för ansökning av bidrag inom Horisont Europa behöver du först skapa ett EU Login Länk till annan webbplats. i den Europeiska kommissionens autentiseringstjänst (ECAS - European Commission Authentication Service).

Med dessa uppgifter kan du sedan logga in på EU Funding and Tenders portalen Länk till annan webbplats., där forskare kan ansöka om och hantera beviljade bidrag. För att registrera en ansökan i portalen krävs lärosätets identifieringsuppgifter. Södertörns högskola är registrerad under namnet SODERTORNS HOGSKOLA och har identifieringsnumret (PIC): 998344080. Den formella förkortningen på portalen är: SH. Dessa uppgifter har blivit validerade av kommissionen, tillsammans med rektors uppgifter som juridik representant. Om du anger, väljer eller registrerar andra uppgifter (exempelvis ett annat PIC-nummer eller en annan officiell benämning) kommer din ansökan inte kopplas till den validerade organisationsprofilen. Det betyder att ditt deltagande inte kommer att godkännas av rektor.

När du registrerar en ansökan i portalen kan du lägga till Biörn Ivemark och Johanna Tollbäck som organisationens kontaktpersoner, då kommer din ansökan (eller ditt deltagande i en konsortieansökan) hanteras betydligt smidigare.

Det finns ett omfattande användarstöd på Funding & Tenders-portalen. Använd gärna den digitala användarhandboken Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster., den är förhållandevis lätt att navigera. På webbplatsen finns också en samlingssida med referensdokument Länk till annan webbplats.. Portalen har även en IT-stödfunktion i form av ett online-formulär Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Svar brukar ges snabbt, dock uppmanas användare att först läsa ovan nämnda handböcker och informationssidor. Du kan även kontakta grantsoffice@sh.se för att få hjälp eller boka in en workshop med fler medarbetare som vill lära sig att använda portalen.

Erasmus KA2 är beteckningen på Programområde 2 av Erasmus+, där samarbete om innovation och bra lösningar står i fokus och där projektdeltagare är organisationer, som till exempel Södertörns högskola.

Erasmus KA2-projekt kan du söka på programmets egen portal, som kallas för Erasmus+ Applications Länk till annan webbplats.. I systemet kan forskare ansöka om Erasmus+ bidrag där deltagaren är Södertörns högskola, till exempel i det så kallade Erasmus+ strategiska partnerskapsprojekt. Du loggar in i Erasmus+ Applications med samma EU Login som du använder för Funding & Tenders-portalen.

Registrering i ERASMUS+forms

Södertörns högskola är registrerad under namnet SODERTORNS HOGSKOLA och har identifieringsnumret (PIC): 998344080. Den formella förkortningen även på Erasmus-portalen är: SH. I Erasmus+ sammanhanget användas också ett till organisationsidentifieringsnummer, IOD: E10202374.

Södertörns högskola har också validerats för att kunna delta i det nya Erasmus-ramprogrammet (2021–2027), och kan hittas i EU:s databas för validerade organisationer under sin Erasmus Charter for Higher Education (ECHE)-kod:
S HUDDING01.

Om du anger, väljer eller registrerar andra uppgifter (ett annat PIC nummer eller en annan officiell benämning) kommer din ansökan inte kopplas till den validerade organisationsprofilen och ditt deltagande kommer inte godkännas av rektor.

När du registrerar en ansökan i portalen, kan du lägga till Biörn Ivemark och Johanna Tollbäck som organisations kontaktperson, då kommer de kunna hjälpa till med frågor och insikter under ansökningsprocessen. De är i sammanhanget en av två Erasmus kontaktpersoner gentemot Universitets- och högskolerådet (UHR) som hanterar de flesta ansökningsformer i denna programdel (KA2). Din ansökan kan stöttas betydligt smidigare om organisations kontaktpersonen kopplas till ansökningsbladen.

Roller i Erasmus+ KA2 projekt

Programområde 2 av Erasmus+ programmet är en så kallad decentraliserad programdel, där nationella myndigheter hanterar ansökningar och bidragsprocessen i sin helhet. I Sveriges fall är det Universitet- och högskolerådet (UHR) som är bidragsgivaren.

Koordinatorsorganisationens huvudsäte i projektet ska avgöra var en person får söka bidrag. Med andra ord, om du söker E+ KA2-bidrag i Sverige (hos UHR) är du tvungen att välja en svenskregistrerad organisation som koordinator i projektet. För att kunna söka finansiering behövs minst två partner till, i två olika EU-länder.