Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

Bild på campustorget, beskuren

Ansökningsstöd

Här finns information om regler och praktiskt stöd som kan vara till hjälp för forskare vid ansökningar till nationella och internationella finansiärer.

Att tänka på vid ansökan om forskningsprojekt

Många finansiärer ställer krav på partnerskap eller samhällsnytta, eller innovativa lösningar till samhällsutmaningar (även sociala innovationer eller policyinnovationer). Det kan kräva en noggrann analys och avvägning av olika faktorer för att kunna avgöra vilka utlysningar som passar.

Vi på forskarstöd kan hjälpa till med att tolka finansiärernas krav, inventera partnerskap för att matcha en utlysning eller hitta samverkanspartner som passar till utlysningen.

  1. Läs igenom finansiärernas krav och riktlinjer. Ta kontakt med grantsoffice@sh.se om du behöver stöd kring finansiärernas krav och riktlinjer, de olika ansökningsportalerna, eller om du vill bolla idéer.
  2. Förankra ditt projekt muntligt eller via e-post hos avdelningsföreståndare/prefekt. Ta reda på om det finns särskilda rutiner på din institution inför vissa utlysningar (särskilda tider när prefekt är tillgänglig för underskrift eller liknande).
  3. Registrera ett konto/uppdatera ditt konto på PRISMA, skaffa en så kallad EU Login från Europeiska kommissionens autentiseringstjänst (ECAS - European Commission Authentication Service) eller på den relevanta portalen där ansökan ska skickas in. Om det är ett organisationskonto du behöver, skapa inte ett nytt, kontrollera med grantsoffice@sh.se om det redan finns ett konto registrerat.
  4. Var ute i god tid! Det kan ta tid att förankra samfinansieringen och rektors stödbrev (förutsatt att det ingår i ansökningskraven). Kontakta grantsoffice@sh.se för stöd minst två veckor innan deadline.
  5. Ansök om diarienummer hos registrator (genom att skicka en e-postförfrågan till registrator@sh.se). Ansökningar till Östersjöstiftelsen har ett samlingsdiarienummer. Beviljade ansökningar får ett nytt diarienummer.
  6. Alla ansökningar kräver en fullkostnadskalkyl och vissa även en samfinansieringsförankring, kontakta Ekonomiavdelningen via projektansokningar@sh.se eller grantsoffice@sh.se för stöd med dessa. Observera att samfinansiering endast undantagsvis ges till annat än indirekta kostnader.
  7. En del ansökningar kräver formalia (bifogade överenskommelser med samverkanspartner, stödbrev från högskolan etc.). Det kan ta tid att ta fram eller förankra dess intyg ifall dessa kräver rektors, eller någon annans, signatur. Ta kontakt med grantsoffice@sh.se för att få hjälp.
  8. Skicka den underskrivna ansökan till registrator, med kopia till ekonom, prefekt/prefektstöd och avdelningsföreståndare.
  9. Flera finansiärer, bland annat Östersjöstiftelsen och Riksbankens Jubileumsfond kräver att slutredovisning för tidigare projekt lämnats in, för att ny ansökan ska behandlas.

Prefektstöd på institutionerna hjälper alla forskare med att förankra sina initiativ hos prefekten. Vissa ansökningar kräver även ett formellt beslut av rektor, vilket vi på Forskarstöd vanligtvis förbereder och hanterar underlag till.

Institutionsstöd

Prefekten ska signera alla forskningsansökningar och hanterar beslut som ska fattas av chefer inom institutionen. För frågor gällande beslut inom institutionen, såsom ansökan av medel, kontakta din prefekt. För frågor som rör anställning, till exempel lönefrågor eller liknande, ska du kontakta personalhandläggare.

Rektors stöd

Vissa finansiär kräver förankring av projektet hos rektor i form av underskrift digitalt eller via ett signerat stödbrev, till exempel om:

  • en intern urvalsprocess krävs av finansiären som ett moment i en kvalitetssäkring (till exempel Wallenbergstiftelserna)
  • ett krav från finansiären gällande underskrift av den validerade företrädaren (på Södertörns högskola är det rektor som validerades hos finansiären).

I dessa fall ska projektledaren alltid ta kontakt med grantsoffice@sh.se för stöd i beredning av ansökan.

Projektbudget som överskrider fem miljoner kronor per år:

Projekt som omfattar mer än fem miljoner per år ska förankras hos prefekt och rektor. Detta sker på särskild blankett. Blanketten kan du fylla i själv, eller ta kontakt med grantsoffice@sh.se.

Rektorsföredragningar

Inför rektorsföredragningar (RF), som äger rum en gång i veckan, förbereder våra kollegor på grantsoffice@sh.se de ansökningar och underlag som sänts in för att bli undertecknade av rektor. Eftersom ansökningsprocessen skiljer sig åt mellan olika finansiärer, kan vissa ansökningar kräva längre tid för hantering än andra. Detta gäller exempelvis ansökningar till Wallenbergstiftelserna.

Ibland krävs det att partners först ska signera ett underlag, innan rektor skriver på (till exempel stödbrev i Erasmus-ansökningar eller i ansökningar till det Europeiska forskningsrådet), vilket kan kräva en månads genomförandetid.

Om alla underlag finns tillgängliga/är klara, ska ett ärende anmälas till RF tio kalenderdagar före RF:s fasta tidpunkt (varje tisdag kl. 9.00). Observera att det i vissa fall enbart är rektor som får skriva på; i dessa fall är det viktigt att säkerställa att rektor kommer att vara närvarande vid rektorsföredragningen.

Samfinansiering

Flertalet externa forskningsfinansiärer ger inte full kostnadstäckning, det vill säga de inte finansierar alla kostnader som ett projekt innebär. Det är högskolans interna regler som kräver att högskolan ska samfinansiera en del av forskningsprojektet. I vissa fall kräver även finansiärer att högskolan ska samfinansiera projektets direkta kostnader.

Samfinansiering avser i första hand del av indirekta kostnader (OH) och lokalkostnader för de forskningsprojekt som saknar full kostnadstäckning. Ger finansiären inte full täckning för dessa kostnader försöker högskolan så långt det är möjligt att stödja med samfinansiering.

En förutsättning för samfinansiering är att ansökningarna har förankrats hos prefekt och sedermera rektor. Omfattar samfinansieringen direkta kostnader (såsom lön), kontaktas prefekt och vicerektor för forskning i god tid.

Denna beredning kräver extra god framförhållning. De finansiärer detta gäller är framför allt, men inte enbart:

  • Wallenbergstiftelserna (intern process finns)
  • KK-stiftelsen
  • STINT (Teaching sabbaticals) (intern process finns)
  • Riksbankens Jubileumsfond
  • Europeiska unionens ramprogram förforskning och innovation och andra ramprogram för utbildning, regionalutveckling, miljö och klimat, migration och integration. Exempelvis: Horizon Europe (inklusive Marie Sklodowska Curie Actions och Europeiska forskningsrådets bidrag), Europeiska regionala utvecklingsfondens finansiering (Interreg eller ERUF-finansiering inom Sverige), Europeiska socialfonden (ESF), EuropeAid, etc., även Erasmusbidrag.

Vad som gäller vid förankring av samfinansiering

För projekt som kräver samfinansiering är huvudregeln att projektledaren och merparten av övriga projektdeltagare ska vara tillsvidareanställda vid högskolan. För alla projekt där OH eller direkta projektkostnader inte finansieras helt ska samfinansiering sökas (alla EU-finansierade projekt till exempel).

Beräkning av samfinansieringens storlek görs i en kalkylmall. Ifylld kalkylmall samt blanketten om förankring av samfinansiering skickas till projektansokningar@sh.se senast 10 dagar innan finansiärens sista ansökningsdag.

Om du behöver hjälp med att beräkna samfinansieringen och ta fram fullkostnadskalkyl, kan du kontakta projektansokningar@sh.se senast 14 dagar innan finansiärens sista ansökningsdag. För att boka in en tid med en ekonomihandläggare - för hjälp med budget och fylla i mallen - var ute i god tid! När kalkylen har godkänts av prefekt ska samfinansieringen förankras hos rektor. Förankring görs via blankett Förankring av samfinansiering.

Ifylld och underskriven förankringsblankett och fullkostnadskalkyl ska vara vara Jenny Vinestrand på Ekonomiavdelningen tillhanda innan ansökan lämnas till forskningsfinansiär. Rektor undertecknar blanketter löpande och de behöver inte behandlas på Rektorsföredragning (RF). Själva projektansökan behöver inte lämnas till rektor. Både Excelfilen och samfinansieringsfilen som är bifogade behöver vara underskrivna innan du fyller i samma siffror på finansiärens portal för ansökningar.

Vetenskapsrådet – internationell postdok

Forskare som söker någon av Vetenskapsrådets internationella postdok kan söka samfinansiering om maximalt 850000 kr på tre år.

Om finansiären beviljar projektet

Om forskningsansökan beviljas se sidan Genomföra projekt.

Som forskare kan du få praktiskt ansökningsstöd. Kontakta grantsoffice på Externa relationer. Stödet tillhandahålls enligt överenskommelse med den enskilde forskaren och i god tid innan sista ansökningsdagen.

Enheten Externa relationer

Enheten Externa relationer erbjuder stöd inom olika områden. Inom enheten finns expertis för många olika frågor, och en arbetsgrupp/organisation med förankring på de olika avdelningarna vid den gemensamma förvaltningen har börjat bygga breda stödfunktioner för forskningsansökningar och projektförvaltning.

Stödet som tillhandahålls kan se olika ut för nationella finansiärer och EU-finansiering.

Nationella och internationella projekt

För såväl nationella som internationella projekt kan forskare få rådgivning och stöd när det gäller exempelvis:

  • Budget och resursanvändning
  • Nomineringsförfarande
  • Samfinansiering
  • Internationaliseringsperspektiv
  • Ansökans relevans i förhållande till utlysningen och finansieringsformen

I förekommande fall kan vi även bistå med stöd av impactbeskrivningar/strategier (om finansiären kräver det, till exempel Vinnova).

EU-ansökningar och internationella finansiärer

Vi erbjuder även stöd specifikt för EU-ansökningar och internationella finansiärer:

  • Stöd till framtagande av implementeringsstrategi och projektförvaltningsplaner
  • Stöd till framskrivning av mervärdet av partnerskapet/konsortiet, samt beskrivningar av dess strategiska uppbyggnad
  • "DEC"-strategi (Dissemination, Exploitation and Communication – spridning, nyttjande och kommunikation av forskningsresultat)
  • Impact, social impact, innovationsstöd, enligt överenskommelse.

Alla forskningsansökningar ska skrivas under av prefekten. En fullkostnadskalkyl framtagen med hjälp av en ekonom ska bifogas till alla ansökningar. Fullkostnadskalkylen ska undertecknats av ekonom, oavsett om ansökan görs i PRISMA eller i något annat system, samt skrivas under av prefekt.

Om du ska söka medel för doktorand – glöm inte söka medel för doktorandens fjärde år, handledning, expenser och disputation. Disputationskostnader godkänns sällan av externa finansiärer men behöver ändå tas med i budgeten och eventuellt samfinansieras av institutionen. Om projektet omfattar personer som inte har en tillsvidareanställning på Södertörns högskola ska en avstämning göras med avdelningsföreståndare samt personalhandläggare vid institutionen.

Medsökande i projekt vid annat lärosäte

Om forskaren är medsökande i en projektansökan som har ett annat lärosäte än Södertörns högskola som förvaltande myndighet gäller följande:

Huvudalternativet är att forskarens anställning fortsätter att ligga vid Södertörns högskola. Av den anledningen krävs även i dessa fall, som alltid, en fullkostnadskalkyl för Södertörns högskolas kostnader för forskarens medverkan. Detsamma gäller om projektansökan förutsätter samfinansiering, som ska förankras på sedvanligt sätt inom högskolan.

Projekt som kräver medfinansiering i form av arbetstid

Vissa finansieringsformer (till exempel Interreg, ERUF, ESF och Erasmus) knyter finansiering till högskolan och kräver att en viss del av insatsen betalas av högskolan. Vid ansökningar där det krävs att Södertörns högskola går in med medfinansiering i form av arbetstid kan fakultetsmedel, forskningsanknytningsmedel eller professorers forskningstid användas.

En huvudregel är att en person som ska ingå i projektet med sin forskningstid, där en del av forskarens tid utgör högskolans medfinansiering, ska ha en anställningsgrund och anställningsform som sträcker sig över projektets beräknade löptid. Institutionen kan inte alltid garantera medfinansiering av lön i händelse av att en i ansökan namngiven person, som bidrar med sin internfinansierade forskningstid eller ÖSS-professur, avslutar sin anställning vid Södertörns högskola under projekttiden.

Projektledare vid Södertörns högskola måste se till att medel inte förbrukas för en projektdeltagare som inte kan slutföra sin del i projektet (till exempel vid pensionering). I de fall där detta kan ske måste projektledaren i god tid kontakta berörd prefekt.

Förankring av anställning

Innan projektet startar behöver du ta reda på vilka förutsättningar som finns för att anställa projektdeltagare. Det gör du i samråd med personalhandläggare, avdelningsföreståndare och prefekt.

För ansökningar till Östersjöstiftelsen finns ett eget förfarande.

Vid ansökningar till Östersjöstiftelsen (ÖSS) som omfattar en eller flera forskare baserade i Sverige ska såväl projektledaren som projektdeltagarna vara anställda vid Södertörns högskola under projekttiden. Det gäller även projektledare som vid ansökningstillfället är utlandsbaserade.

Deltagare inom ett forskningsprojekt finansierat av Östersjöstiftelsen förväntas även under projekttiden aktivt ingå i forskningsmiljön vid Södertörns högskola.

Vid ansökningar till Östersjöstiftelsen som omfattar utlandsbaserade forskare som inte är projektledare, är huvudregeln att anställning sker vid utländskt lärosäte och faktureringsförfarande används. De ska likväl tillbringa viss tid vid högskolan, enligt en plan som ska redovisas vid ansökan.

Huvudprincipen är att tillsvidareanställda forskare på Södertörns högskola bedriver externfinansierad forskning på Södertörns högskola. Där projektledaren har sin anställning förläggs projektet. Om en projektmedlem har sin anställning vid ett annat lärosäte fakturerar/rekvirerar detta lärosätemedel från Södertörns högskola. Om en anställd vid Södertörns högskola deltar i projekt vid annat lärosäte kommer både lönemedel och OH att rekvireras.

Denna huvudprincip gäller dock inte för ÖSS-medel om projektmedlemmen är verksam i Sverige; i så fall måste forskning inom projektet bedrivas genom en anställning vid Södertörns högskola.

För forskare verksamma i ett annat land är huvudregeln att anställning sker vid utländskt lärosäte och faktureringsförfarande används. De ska likväl tillbringa viss tid vid högskolan, enligt en plan som ska redovisas vid ansökan.

Villkor för medverkan i forskningsprojekt

Inför arbetet med projektansökningar kommer det ofta upp frågor om möjligheterna för dem som inte har tillsvidareanställning vid Södertörns högskola, och villkoren för deras medverkan i forskningsprojekt. Med anledning av detta vill vi försöka klargöra de villkor som gäller i detta avseende.

Högskolans anställningsordning

Alla akademiska anställningar och anställningsprocesser ska följa högskolans anställningsordning, som är beslutad av högskolans styrelse. Det är verksamhetens behov som avgör vilka anställningar som görs. Anställningsordningen bygger på lagar, förordningar, centrala avtal och lokala bestämmelser. För visstidsanställningar är det i huvudsak Lagen om anställningsskydd (LAS) och kollektivavtal för postdoktoranställning som reglerar anställningsgrunder för forskare i projekt.

Projektforskning, möjlighet till tidsbegränsad anställning?

När det gäller projektforskning ska alla inblandade – projektledare, avdelningsföreståndare och slutligen prefekten – överväga hur lång tid sökta eller beviljade medel räcker, samt vilka möjligheter till tidsbegränsade anställningar som finns. En avstämning ska göras med personalhandläggaren om projektet omfattar personer som inte har en tillsvidareanställning hos oss. Avstämningen ska avse lön, anställningsform och anställningstid.

Vad gäller för lärare?

Lärare med tillsvidareanställning som beviljas forskningsmedel kan bedriva forskning inom ramen för sin anställning enligt överenskommelse med prefekt/avdelningsföreståndare (verksamhetens krav kan innebära att undervisning måste utföras med en viss minsta procentsats av anställningen).

Vad gäller om personen saknar tillsvidareanställning?

För personer som står angivna med namn i projekt som beviljats medel från ÖSS (men saknar tillsvidareanställning vid Södertörns högskola), eller står angivna med namn i projekt som beviljats medel från annan finansiär (men saknar tillsvidareanställning vid något lärosäte), finns i första hand följande alternativ:

1) Visstidsanställning enligt LAS

För våra institutioners del kommer reglerna i LAS att förbli huvudlösningen för forskare som saknar tillsvidareanställning vid högskolan.

  • I normalfallet är allmän visstidsanställning i maximalt två (2) år, oavsett tjänstgöringsgrad, en bra anställningsform för forskare som inte är tillsvidareanställda vid högskolan. Andra anställningsformer kan dock vara aktuella, till exempel en postdoktoranställning.
  • För forskare som är (eller tidigare varit) visstidsanställda vid högskolan, ska en avstämning göras med personalhandläggare om möjlighet till fortsatt visstidsanställning innan ansökan skickas in.
  • För personer som vid projektets början redan har arbetat en tid vid Södertörns högskola bör detta tas hänsyn till redan vid planering av projektet. Projektledaren bör överväga lösningar som innebär mer koncentrerade insatser inom projektet, men under kortare tid.

2) Postdoktoranställning

En postdoktoranställning gäller i upp till två år, och den grundläggande begränsningen är att doktorsexamen inte får vara äldre än tre år vid anställningstillfället.

  • En postdoktoranställning förutsätter att personen inte tidigare haft en postdoktoranställning vid Södertörns högskola. En avstämning ska göras med personalhandläggaren. Anställningen ska i huvudsak vara på heltid och får bestå av maximalt 20 % undervisning eller andra uppdrag som andel av anställningen.

3) Tillsvidareanställning som projektforskare

Undantagsvis kan tillsvidareanställning som projektforskare komma ifråga. "Projektforskare" är inte en anställningsgrund utan en titel.

  • En projektforskare får ha maximalt 20 % andel av anställningen för uppgifter vid sidan av projektforskningen. Omfattningen av anställningen styrs av tillgängliga projektmedel.
  • Vid högskolan kommer en tillsvidareanställning som projektforskare endast att ske i undantagsfall.

Avslutningsvis är det viktigt att notera att alla som anställs i projekt på högskolan ska ha ett lönesättande samtal med avdelningsföreståndaren. Lönen bestäms utifrån Södertörns högskolas lönenivå och lönepolicy, och det är alltså inte per automatik att en person får samma lön som hen har i en annan pågående anställning (på en annan arbetsplats).

Digitala ansökningssystem för forskningsprojekt

Idag är det vanligt att finansiärer enbart tar emot forskningsansökningar via digitala ansökningssystem. Flera svenska finansiärer är kopplade till det digitala ansökningssystemet Prisma, därför behöver forskare ett Prisma-konto för att söka finansiering. För EU-ansökningar behövs ofta ett konto i någon av deras ansökningsportaler. Information om hur ett personligt konto skapas ges nedan.

Prisma

Prisma är Forte, Formas och Vetenskapsrådets gemensamma ansöknings- och ärendehanteringssystem.

I Prismas systemet kan forskare ansöka om bidrag och hantera beviljade bidrag, prefekter kan signera ansökningar, kontrakt och diverse förfrågningar och projektekonomer kan registrera ekonomiska rapporter.

Du måste först skapa ett personligt konto i Prisma innan du kan göra en ansökan om medel. Detta gäller även för medverkande forskare. På kontot registrerar du ditt cv och din publikationslista.

Då detta kan vara tidskrävande är det viktigt att skapa kontot i god tid innan ansökan ska skickas in.

Som sökande kan du också bjuda in en medverkande administratör till din ansökan. Personen kan hjälpa till att fylla i eller granska hela eller delar av ansökningsformuläret, exempelvis projektets budget, men inte registrera en ansökan. Medverkande administratörer måste också skapa konto i Prisma, men behöver inte registrera cv och publikationslista.

Följ dessa tre steg för att skapa ett personligt konto i Prisma:

1. Skapa ett ORCID-konto

ORCID (Open Researcher and Contributor ID) är ett internationellt register för forskare. ORCID är obligatoriskt i Prisma och har du inte skapat ett personligt forskar-ID tidigare så gör du det via ORCID:s hemsida Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

2. Skapa ett personligt konto i Prisma

Gå till Prismas hemsida Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster., välj ”Skapa personkonto” och följ instruktionerna. Södertörns högskola är ansluten till SWAMID, så väljer du att skapa ditt personkonto med SWAMID kan du använda din Södertörn-inloggning även i Prisma.

3. Aktivera ditt konto i Prisma

När du har skapat ditt konto kommer du att få ett e-postmeddelande med användarnamn och lösenord så att du kan aktivera ditt konto. Följ instruktionerna i e-postmeddelandet.

Användarstöd i Prisma

Prisma har ett omfattande användarstöd Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. på sin webbplats, där du bland annat hittar beskrivningar för hur du skapar ett konto i Prisma, fyller i en ansökan eller återrapporterar ett beviljat bidrag.

Vid tekniska problem eller frågor om ditt personliga konto, kontakta Prisma support, support@prisma.research.se, eller använd deras chattfunktion.

Vid övriga frågor till finansiären, till exempel gällande specifika utlysningar, kontakta den kontaktperson som finns angiven i respektive utlysningstext.

Vid frågor om högskolans organisationskonto för Prisma, kontakta Gabriela Hinchcliffe Voglio, organisationskontoansvarig och forskningsrådgivare vid Avdelningen för verksamhetsutveckling och myndighetsstöd.

Roller i Prisma

Prefektens roll i Prisma är att signera ansökningar, kontrakt och diverse förfrågningar (såsom förlängning av dispositionstid, byte av projektledare, avslut av bidraget i förtid, byte av medelsförvaltare, etc.) för sin institution.

Projektekonomens roll i Prisma är att registrera ekonomiska rapporter för sin institution.

Dessa båda roller kräver också personkonton i Prisma, dock ej registrering av cv och publikationslista. För att kunna utföra signeringsuppdrag eller registrera ekonomiska rapporter i Prisma, måste de som har dessa roller även tacka ja till en inbjudan (som skickas via e-post) om att administrera Södertörns högskola i Prisma. Kontakta högskolans organisationskontoansvarig för att bli inbjuden.

Funding & Tenders-portalen

Funding & Tenders Portal heter det ansöknings- och ärendehanteringssystem där utlysningar till Horisont Europa och vissa andra EU-ramprogram publiceras.

Via portalen kan forskare ansöka om bidrag samt hantera beviljade bidrag, rektor kan signera underlag, vissa kontrakt och diverse förfrågningar, och projektekonomer kan registrera ekonomiska rapporter.

Södertörns högskola är registrerad under namnet SODERTORNS HOGSKOLA och har identifieringsnumret (PIC): 998344080. Den formella förkortningen på portalen är: SH. Dessa uppgifter har blivit validerade av kommissionen, tillsammans med rektors uppgifter som juridik representant.

Om du anger, väljer eller registrerar andra uppgifter (exempelvis ett annat PIC-nummer eller en annan officiell benämning) kommer din ansökan inte kopplas till den validerade organisationsprofilen. Det betyder att ditt deltagande inte kommer att godkännas av rektor.

När du registrerar en ansökan i portalen kan du lägga till Brigitta Jaksa som organisations kontaktperson, då kommer din ansökan (eller ditt deltagande i en konsortieansökan) hanteras betydligt smidigare, eftersom Brigitta Jaksa har administrationsbehörighet (LEAR) till Södertörns högskolas organisationskonto på portalen.

Användarstöd i Funding & Tenders-portalen

Det finns ett omfattande användarstöd på Funding & Tenders-portalen. Använd gärna den digitala användarhandboken Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster., den är förhållandevis lätt att navigera. Du kan även kontakta grantsoffice@sh.se för att få hjälp.

På webbplatsen finns en samlingssida med referensdokument, särskilt IT-stöd, en ordlista med Kommissionens mest använda uttryck i finansieringssammanhanget, och en digital upphandlingshandbok (eProcurement WIKI). Via denna länk kan du börja identifiera vilken typ av stöd du behöver Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Portalen har en IT-stödfunktion i form av ett online-formulär Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Svar brukar ges snabbt, dock uppmanas användare att först läsa ovan nämnda handböcker och informationssidor.

Roller i Funding & Tenders-portalen

Vilken information du som användare kan ta del av, och vilka uppgifter du kan utföra i portalen, begränsas av "roller" och åtkomsträttigheter. Till exempel kan endast en person med koordinatorroll ta bort ett projektförslag.

Åtkomsträttigheter i portalen är kopplade till användares roller i det elektroniska växelsystemet (som i sin tur är kopplat till användarnas funktioner inom sin organisation eller i relation till ett visst projekt/kontrakt).

Rollerna är indelade i två huvudavsnitt:

  1. Organisationsroller är länkade till hela enheten och dess data (men utan tillgång till projekten/kontrakten).
  2. Projektroller definieras för varje projekt och täcker alla möjliga fall för att ge tillgång till ett projekt/kontraktsdata (läs/skriv/skicka).

En användare kan ha flera roller samtidigt. De flesta av dessa roller kan tilldelas och hanteras fritt av organisationer och konsortier, beroende på deras behov: du kan börja skapa ett förslag själv, du kan bjudas in av andra användare – som har skapat ett förslag – att gå med i deras förslag, personer i din organisation kan ge dig (och återkalla) tillgång till dina organisationsroller, personer som deltar i löpande bidrag kan ge dig (och återkalla) tillgång till roller i deras bidrag. Alla behörigheter är kopplade till användarens EU-inloggningskonto.

Det finns dock två undantag när Kommissionen måste ingripa i tilldelningen av följande två nyckelroller:

1. LEAR (Legal Entity Applied Representative) – organisationsroll

LEAR fungerar som en pålitlig administrativ kontakt för kommissionen, som ger pålitlig information på organisationsnivå (inte på nivån för enskilda bidrag). LEAR är vanligtvis administrativ personal i organisationens centrala administration. LEAR hanterar all organisationsrelaterad information på portalen och utser representanter inom sin organisation att elektroniskt underteckna bidragsavtal eller finansiella rapporter för projektkostnader. Det kan bara finnas en LEAR per organisation. LEAR valideras av kommissionens valideringstjänster som en del av organisationsregistreringsprocessen.

2. PCoCo (Primär koordinatorkontakt) – projektroll

PCoCo (Primary Coordinator Contact) är huvudpersonen som ansvarar för ett projekt. Som sådan kan de skicka in förfrågningar, rapporter och anmälningar till kommissionen på uppdrag av konsortiet. Det kan bara finnas en PCoCo per projekt.

Här finns mer information om roller och åtkomsträttigheter. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

För att kunna använda den Europeiska kommissionens tjänster för ansökning av bidrag inom Horisont Europa behöver du skapa inloggningsuppgifter och en profil för sig, som kallas EU Login, från den Europeiska kommissionens autentiseringstjänst (ECAS - European Commission Authentication Service). Följ instruktionerna noggrant.

Kontakta grantsoffice@sh.se om du behöver hjälp med att skaffa en EU Login.

Erasmus KA2-projektansökningar

Erasmus KA2 är beteckningen på Programområde 2 av Erasmus+, där samarbete om innovation och bra lösningar står i fokus och där projektdeltagare är organisationer, som till exempel Södertörns högskola.

Erasmus KA2-projekt kan du söka på programmets egen portal, som kallas för Erasmus+ Applications. I systemet kan forskare ansöka om Erasmus+ bidrag där deltagaren är Södertörns högskola, till exempel i det så kallade Erasmus+ strategiska partnerskapsprojekt. Du loggar in i Erasmus+ Applications med samma EU Login som du använder för Funding & Tenders-portalen.

Registrering i ERASMUS+forms

Södertörns högskola är registrerad under namnet SODERTORNS HOGSKOLA och har identifieringsnumret (PIC): 998344080. Den formella förkortningen även på Erasmus-portalen är: SH. I Erasmus+ sammanhanget användas också ett till organisationsidentifieringsnummer, IOD: E10202374.

Södertörns högskola har också validerats för att kunna delta i det nya Erasmus-ramprogrammet (2021–2027), och kan hittas i EU:s databas för validerade organisationer under sin Erasmus Charter for Higher Education (ECHE)-kod:
S HUDDING01.

Om du anger, väljer eller registrerar andra uppgifter (ett annat PIC nummer eller en annan officiell benämning) kommer din ansökan inte kopplas till den validerade organisationsprofilen och ditt deltagande kommer inte godkännas av rektor.

När du registrerar en ansökan i portalen, kan du lägga till Brigitta Jaksa som organisations kontaktperson, då kommer hon kunna hjälpa till med frågor och insikter under ansökningsprocessen. Hon är i sammanhanget en av två Erasmus kontaktpersoner gentemot Universitets- och högskolerådet (UHR) som hanterar de flesta ansökningsformer i denna programdel (KA2). Din ansökan kan stöttas betydligt smidigare om organisations kontaktpersonen kopplas till ansökningsbladen.

Roller i Erasmus+ KA2 projekt

Programområde 2 av Erasmus+ programmet är en så kallad decentraliserad programdel, där nationella myndigheter hanterar ansökningar och bidragsprocessen i sin helhet. I Sveriges fall är det Universitet- och högskolerådet (UHR) som är bidragsgivaren.

Koordinatorsorganisationens huvudsäte i projektet ska avgöra var en person får söka bidrag. Med andra ord, om du söker E+ KA2-bidrag i Sverige (hos UHR) är du tvungen att välja en svenskregistrerad organisation som koordinator i projektet. För att kunna söka finansiering behövs minst två partner till, i två olika EU-länder.

Sidansvarig

Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox

Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär

Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se

Senast uppdaterad: 2021-07-05 av Gabriela Hinchcliffe Voglio

Dela

E-post