Anders Ivarsson Westerberg, professor i offentlig förvaltning, Anna Maria Jönsson, professor i medie- och kommunikationsvetenskap och Hans E Andersson, förvaltningschef och docent, fick i uppdrag av rektor Gustav Amberg att kartlägga vilka arbetsuppgifter som högskolans medarbetare upplever som administrativt betungande. En särskilt anställd utredare, Johan Sandén, fil dr i företagsekonomi, anställdes för kartläggningen.

Den första delrapporten från projektet visade att lärare, forskare och doktorander upplever många administrativa processer och arbetsuppgifter som omständliga. Rapporten är en resultatredovisning av enkäten som gick ut till samtliga medarbetare i juni 2022.

Den andra rapporten visade att det önskas mer personlig kontakt och stärkta kollegiala relationer. Den rapporten är en resultatredovisning av den kvalitativa studie som genomförts under hösten 2023.

Problem såsom brist på personlig kontakt, bristande kollegiala relationer, bristande internkommunikation samt bristande förståelse och respekt för medarbetare i andra delar av högskolan är svårare att åtgärda än mer formella strukturer och processer. Det huvudsakliga arbetssättet har varit att behandla de informella/kulturella aspekterna samtidigt som mer formella strukturer och processer setts över. Dessa har därför ingått som en aspekt i handlingsplanens övriga åtta åtgärdsområden.

Aktiviteter som genomförts

• Namn på den medarbetare som skickar mejlet ska finnas med i mejl kommer från en funktionsmejladress.
• För ärendehanteringssystemet Moa har personligare mejlmallar tagits fram. Med drygt 50 000 ärenden i Moa behöver vissa delar vara automatiserade och därmed utan personlig kontaktinformation.
• Alla medarbetare har uppmanats att uppdatera sin personalkort för visning på Medarbetarwebben samt den externa webbplatsen sh.se. I samband med mejlutskick av denna information påbörjade satsning på fotografering för profilbild samt för pressbilder. Fototillfällen har fortsatt att erbjudas under 2024 och 2025.
  
• Från november 2023 hade högskolans projektekonomer arbetsplats på institutionerna en dag i veckan. Fem månader senare konstaterdes att projektekonomerna under denna period haft sammantaget sex besök. Andra kontaktvägar synes ha upparbetats och därmed återgick projektekonomerna till tidigare placering.
• Fler verksamheter inom gemensam förvaltning har sett över möjligheten att ha dedikerade medarbetare som arbetar mot särskilda institutioner. Diskussioner har förts, men generellt är det så få medarbetare på respektive enhet att det inte är görbart. Undantaget är HR-specialister, budget- och projektekonomer samt utbildnings och forskarutbildningshandläggarna som sedan tidigare arbetar på detta sätt.
• Högskolans regelbundna chefsdagar som samlar högskolans samtliga chefer, hade våren 2023 temat ”Den kommunikativa organisationen”.
• För att ytterligare stärka kommunikationen mellan gemensam förvaltning och prefekter har terminsvisa möten återinförts. Där diskuteras bland annat administrativa processer. Förvaltningschefen är ansvarig för att kalla till möten, men dagordningen för dessa möten sätts tillsammans med en av prefekterna.
• 17 april 2024 ägnades Förvaltningens dag åt presentationer/workshops som presenterar verksamheterna. Samtliga medarbetare på högskolan var inbjudna.

Av kartläggningarna framkom att många medarbetare upplevde det omständligt att arbeta i Agresso och Primula. Det handlade till exempel om att göra inköp, registrera utlägg/kvitton för sig själv och att boka resor/hotell för andra.

Aktiviteter som genomförts

• En omständlig och betungande arbetsuppgift var att beställa resor till andra, till exempel för externa föreläsare, lärare och andra gäster till högskolan. Nu finns ett tilläggsavtal med högskolans resebyrå vilket gör det möjligt för dessa externa gäster att själva beställa sina resor och sitt boende direkt av resebyrån.
• Under hösten 2023 utvecklades en ny och enklare funktionalitet i Primulas resemodul och nya hjälptexter och lathundar på svenska och engelska på gång. Våren 2025 skedde ytterligare uppdateringar för att förbättra användarvänligheten.
• Flera olika åtgärder har vidtagits för att göra det enklare att nå fram till ekonomiadministratörerna. Bland annat har informationen på Medarbetarwebben förtydligats. Det går även bra att nå ekonomi-administrationen via Teams eller gå till MA 825 och MA881 om du vill träffa dem på plats. Det går också bra att kontakta dem via funktionsmejlen fakturahantering@sh.se.

Kartläggningen visade att 44 % av lärare, forskare och doktorander upplever att rekrytering av lärare och forskare fungerar omständligt. Flera förslag på förbättringar/möjligheter att minska ned tidsåtgången vid rekrytering av akademisk personal kom fram och arbetet med att ta fram aktiviteter inom detta områdt hanterades inom Arbetsgruppen för strategisk rekrytering.

Arbetsgruppen för strategisk rekrytering har:

• Reviderat alla instruktioner till sakkunniga för lektorer, biträdande lektor och professor samt befordring till professor och docent för att höja kvaliteten på utlåtanden vilket bör leda till kortare ledtider.
• Initierat förändringen i riktlinjer för pedagogisk meritering så att dessa går direkt till fakultetsnämnden. Detta är ett stort steg för att minska byråkratin.
• Föreslagit att riktlinjerna för affiliering ändras så att istället för rektor fattar prefekt beslut.

Av kartläggningarna framkom att många lärare, forskare och doktorander upplevde att processer kring att externt kommunicera forskning fungerar omständligt och att detsamma gällde processer kring högskolans interna kommunikation. Vidare upplevdes det svårt att få stöd i att få ut den information institutionernas medarbetare önskar i högskolans kanaler, främst den externa webben sh.se. Det blev tydligt att det finns en diskrepans mellan kommunikationsavdelningens formella uppdrag där extern kommunikation ska vara strategisk utifrån högskolans mål, till exempel högskolans anseende, lyfta fram högskolans Östersjö- och Östeuropaforskning, medan forskare vill att det ska vara ett stöd till dem i deras kommunikation.

Aktiviteter som genomförts

• En ny kommunikationspolicy togs fram och beslutades av högskolestyrelsen i oktober 2023.
• Den arbetsgrupp som arbetade fram kommunikationspolicyn fick ett förlängt uppdrag med att föreslå och prioritera åtgärder för att utveckla högskolans kommunikation utifrån kommunikationspolicyn. Som ett resultat ges nu medarbetare vid institutioner möjligheter att efter utbildning redigera till exempel ämnessidor på den externa webbplatsen sh.se.
• Under 2023 bjöd Kommunikationsavdelningen in högskolans 29 akademiska avdelningar till samtal. Det resulterade i möten med alla avdelningar inom NMT och IPA, fem av sju avdelningar inom IKL samt tre av ISV:s nio avdelningar. Summeringen av samtalen visar att det finns en stor bredd i önskemål och behov inom de akademiska avdelningarna avseende kommunikationsinsatser. Skillnaden i önskemål och behov finns inte bara mellan ämnen och institutioner, utan även mellan företrädare inom ett och samma ämne. Kommunikationsavdelningen finns fortsatt tillgänglig för samtal om högskolans kommunikation och önskemål från avdelningar, ämnen och institutioner om samtal kan ställas till kommunikationsstod@sh.se.
• Kommunikationsavdelningen träffar årligen varje institutions ledningsgrupp för att planera nästkommande års behov av kommunikationsstöd.
• I oktober 2023 beslutade rektor att tillsätta en styrgrupp för utveckling av högskolans externa webbplats sh.se samt den interna Medarbetarwebben. Styrgruppen som till sin sammansättning har en majoritet akademiker ser bland annat över webbsidornas struktur samt stödjer med prioriteringar.
• Kommunikationsavdelningen ser över, med ambitionen att förbättra, avdelningens sidor på medarbetarwebben gällande kommunikationsstöd. Utifrån visionen "en väg in" har avdelningen minskat antalet funktionsmejladresser, men bedömt att det skulle skapa alltför stort merarbete att gå till en enda funktionsmejladress.

Området handläggningsprocesser gällande kurs- och utbildningsplaner ingår i ett större projekt som finns beskrivet i högskolans verksamhetsplan för 2023 som ”Utbudsprocess för kurser och program”. Det ska tydliggöras att det inte handlar om vilka kurser och program som högskolan ska ge, utan projektet är inriktat på att kartlägga de processer som finns från det att ett kursplanearbete initieras till det att studenter antas. Detta omfattande projekt som innehåller flera delar leds av projektledare Lena Sköld.

Under 2024 avslutades en förstudie som mynnat ut i tre delprojekt som utförs under 2025. Den tillsatta styrgruppen med akademiska ledare har utökats med avdelningschefer från gemensam förvaltning.

Länk till mer information om Utbildningsplaneringsprocessen.

I kartläggningen framgick det att 56 % av lärare, forskare och doktorander tycker att det är omständligt att hitta på externa webbplatsen. Motsvarande siffra för Medarbetarwebben var 65 % och för Teams 54 %.

Aktiviteter som genomförts

• En större insats med extra medel genomfördes under sommaren och hösten 2022 i syfte att förbättra sökfunktionen på högskolans medarbetarwebb. Under hösten 2023 genomfördes ytterligare en sådan insats genom implementering av en ny sökmodul. Därtill är det ett kontinuerligt arbete att förbättra sökfunktionaliteten genom att utgå från de ord som medarbetare söker på.
  
• Med syftet att få en bättre förståelse för hur Medarbetarwebben används och bättre kännedom om vad det är som upplevs som omständligt, genomfördes både en expertgranskning och en användningsstudie av Medarbetarwebben under april 2023. Expertgranskningen gjordes av en extern UX-specialist med lång erfarenhet av intranät och webb. Användningsstudien genomfördes med representanter från akademin, då lärare, forskare och doktorander var de som i den administrativa kartläggningen upplevde mest problem med att hitta på Medarbetarwebben. Utifrån både expertgranskningen och användningsstudien erhöll högskolan flera rekommendationer på förbättringar av Medarbetarwebben. Dessa rekommenderade åtgärder har relaterats till komplexitet och budget. Under hösten 2023 genomfördes majoriteten av dessa drygt 40 olika förbättringsåtgärder.
• Såväl Medarbetarwebben som den externa webbplatsen utvecklas successivt och kommer fortsatt att utvecklas med stöd av styrgruppens kommande prioriteringar och budgetramar.

Inom detta område finns flera olika delar. Det handlar om att göra budget för forskningsprojekt, interna processer kring att ansöka om forskningsmedel och att administrera forskningsmedel.

Aktiviteter som genomförts

• En större kartläggning av alla processer som rör forskningsansökningar genomfördes under hösten 2023. Förbättringsåtgärder har vidtagits och informationen om forskarstödsprocessen förenklas och förtydligas på Medarbetarwebben.
• Ett dokument med "vem gör vad" avseende forskningsprojektens ekonomihantering har tagits fram, vilket arbetas in på sidor på medarbetarwebben.

I kartläggningen av administrativa uppgifter framkom att 42 % av lärare, forskare och doktorander upplever att det är omständligt att arbeta med disciplinärenden. Men i den kvalitativa studien av kartläggningen framkom att en del respondenter baserade sina utsagor på tidigare rutiner. Oavsett blev det tydligt att bland annat att lärare ibland inte ser någon poäng med att anmäla ett disciplinärende då man betraktar ledtiderna som alltför omfattande och konsekvenserna för studenter vid fusk som alltför lindriga.

Aktiviteter som genomförts

Studentavdelningen tog följande initiativ i syfte att förtydliga och förbättra.

• Dialog mellan Studenträttsfunktionen och Akademiskt stödforum angående möjliga förbättringar i hanteringen av disciplinärenden.
• Översyn av tillgänglighet och personlig kontakt. Handläggarna kan kontaktas per e-post, telefon eller Teams.
• En workshop har genomfördes för att ta vara på lärare synpunkter och erfarenheter av handläggning av disciplinärenden. Resultatet togs vidare för konkreta åtgärder.
• Företaget Ouriginal som tillhandahåller högskolans mjukvara för att upptäcka plagiering genomförde ett utbildningspass för lärare och andra intresserade. Tio anmälda deltagare kom.
• Under 2024 erbjöds institutioner och lärarutbildningen en genomgång av den nya handläggningsordningen med efterföljande tid avsatt för frågor om disciplinärenden.

I kartläggningen om administrativa uppgifter framkom att 41 % av lärare, forskare och doktorander uppgav att processer vid bemanning av kurser och program fungerar omständligt (20 % smidigt, 39 % vet ej). Den kvalitativa studien visade att den upplevda problematiken är kopplad till faktorer som antalet sökande studenter, antalet registrerade studenter, eventuellt inkomna forskningsmedel med mera, men även till bemanningsverktyget Retendo.

Bemanning av undervisning är ett ansvar för högskolans avdelnings-föreståndare. De har vissa möjligheter att påverka, till exempel genom att bestämma när forskare som erhållit externa forskningsmedel kan ta dessa i bruk.

I den kvalitativa studien väcks frågan om viss bemanningsproblematik eventuellt kan underlättas genom förbättringar, eller byte, av det nuvarande bemanningsverktyget.

Den kvalitativa studien konstaterade också att schemaläggning även avser bokning av salar och att det finns olika synsätt om schemaläggning är en pedagogisk – snarare än en administrativ – uppgift. Den sammanlagda bedömningen i den kvalitativa studien var dock att även om det pedagogiska inflytandet över schemaläggning genererar administrativt arbete så ses det som legitimt eftersom den pedagogiska aspekten är så viktig. Sammantaget så har det visat sig svårt att ta fram aktiviteter inom området; inte minst då detta med schemaläggning kan ses som en pedagogisk uppgift som kan behöva ta tid.

Aktiviteter som genomförts

• Bemanningsverktyget Retendos för- och nackdelar har diskuterats i högskolans ledningsgrupp. Det beslutades att en översyn av verktyget inte är aktuell under 2023. En ny upphandling av systemstöd för bemanning kommer behöva göras när nuvarande avtal löper ut.
• Under våren 2025 genomförde HR-avdelningen dialoger med samtliga institutioners ledningsgrupper om hur Retendo fungerar i deras respektive verksamheter. Detta bland annat för att samla information om hur användarstödet kan utvecklas.