Anders Ivarsson Westerberg, professor i offentlig förvaltning, Anna Maria Jönsson, professor i medie- och kommunikationsvetenskap och Hans E Andersson, förvaltningschef och docent, att fick i uppdrag av rektor Gustav Amberg att kartlägga vilka arbetsuppgifter som högskolans medarbetare upplever som administrativt betungande. En särskilt anställd utredare, Johan Sandén, fil dr i företagsekonomi, anställdes för kartläggningen.

Den första delrapporten från projektet visade att lärare, forskare och doktorander upplever många administrativa processer och arbetsuppgifter som omständliga. Rapporten är en resultatredovisning av enkäten som gick ut till samtliga medarbetare i juni 2022.

Den andra rapporten visade att det önskas mer personlig kontakt och stärkta kollegiala relationer. Den rapporten är en resultatredovisning av den kvalitativa studie som genomförts under hösten 2023.

Problem såsom brist på personlig kontakt, bristande kollegiala relationer, bristande internkommunikation samt bristande förståelse och respekt för medarbetare i andra delar av högskolan är svårare att åtgärda än mer formella strukturer och processer. Det huvudsakliga arbetssättet kommer att vara att behandla de informella/kulturella aspekterna samtidigt som mer formella strukturer och processer ses över. Dessa ingår därför som en aspekt i handlingsplanens övriga åtta åtgärdsområden.

Aktiviteter som genomförts

Några exempel på aktiviteter som har genomförts för att endera belysa de informella/kulturella aspekterna eller bidra till att minska deras betydelse är följande:

• Sedan våren 2022 ska det i e-post från gemensam förvaltning alltid medarbetares namn anges även då e-posten kommer från en funktionsadress.
• Högskolans regelbundna chefsdagar som samlar högskolans samtliga chefer, hade våren 2023 temat ”Den kommunikativa organisationen”.

Kommande åtgärder

Några kommande åtgärder är:

• Prefekterna har en viktig roll i att stödja kommunikationen mellan högskolans olika delar. Därför ska denna kommunikation stärkas genom att prefekterna systematiskt bjuder in förvaltningens avdelningschefer och andra till sina ledningsgruppsmöten.
• För att ytterligare stärka kommunikationen mellan gemensam förvaltning och prefekter återinförs terminsvisa möten där bland annat administrativa processer kan diskuteras. Förvaltningschefen är ansvarig för att kalla till möten, men dagordningen för dessa möten sätts tillsammans med en av prefekterna.
• Hanteringen av informella/kulturella aspekter ska ingå i åtgärdsarbetets övriga åtta områden. Ett exempel på det är att inom projektet ”forskningspengar i samband med extern forskningsfinansiering” kommer den personliga kontakten med en projektekonom att ses över och kommuniceras. Det kan till exempel handla om att när ett forskningsprojekt har fått finansiering kommer forskaren att i största möjligaste mån ha kontakt med samma projektekonom under hela forskningstiden. Vidare undersöks möjligheten att låta projektekonomer på deltid ha en arbetsplats vid respektive institution.

Bristen på personlig kontakt kommer även att hanteras inom ramen för ärendehanteringssystemet Moa. Kritiken handlar bland annat om att frågor ställas till en person man inte vet vem det är eller var ens fråga hamnar. Det finns också kritik mot själva verktyget, som till exempel att mejl-notiser från systemet inte beskriver vad ärendet handlar om. Upplevelsen som kommer fram i kartläggningen är att systemet upplevs som opersonligt och tungrott. Ärendehanteringssystemets systemägare Sofia Karlsson, enhetschef för Infocenter, kommer att arbeta med detta med stöd av bland annat Moas förvaltningsgrupp med flera.

Av kartläggningarna framkom att många medarbetare upplevde det omständligt att arbeta i Agresso och Primula. Det handlar till exempel om att göra inköp, registrera utlägg/kvitton för sig själv och att boka resor/hotell för andra.

Exempel på genomförda aktiviteter

• En omständlig och betungande arbetsuppgift var att beställa resor till andra, till exempel för externa föreläsare, lärare och andra gäster till högskolan. Nu finns ett tilläggsavtal med högskolans resebyrå vilket gör det möjligt för dessa externa gäster att själva beställa sina resor och sitt boende direkt av resebyrån.
• När det gäller stöd för ärenden i Agresso har Ekonomiavdelningen påbörjat arbetet med att öka tillgängligheten för förfrågningar samt information om kontaktvägar i ekonomiärenden på medarbetarwebben.
• De ekonomiadministratörer som arbetar med fakturahantering kan ge stöd vid både större och mindre inköp och fakturafrågor, som till exempel bokinköp. De är i stort sett alltid tillgängliga under kontorstid. Gå till MA 825 och MA881 om du vill träffa dem på plats eller kontakta dem via funktionsmejlen fakturahantering@sh.se så kan ni hitta en tid för ett Teams-möte eller om du vill komma förbi.

Några kommande åtgärder

• Primulas användbarhet och funktionalitet kommer att förbättras och processen för kvittohantering att ses över. Ansvarig är HR-avdelningen.Administrativt stöd för enklare ekonomiärenden är en del som ses över. Projektledaren Per-Anders Östling har våren 2023 inlett ett arbete med att ta fram underlag för detta.

Kartläggningen visade att 44 % av lärare, forskare och doktorander upplever att rekrytering av lärare och forskare fungerar omständligt. Flera förslag på förbättringar/möjligheter att minska ned tidsåtgången vid rekrytering av akademisk personal har kommit fram och det fortsatta arbetet med att ta fram aktiviteter inom detta område sker inom Arbetsgruppen för strategisk rekrytering. Den arbetsgruppen leds av rektor Gustav Amberg och består, förutom rektor, av vice-rektor, ordföranden för rekryteringskommittéerna, representanter för institutioner (prefekter och avdelningsföreståndare), fakultetsnämnden och HR-avdelningen.

Av kartläggningarna framkom att många lärare, forskare och doktorander upplevde att processer kring att externt kommunicera forskning fungerar omständligt och att detsamma gällde processer kring högskolans interna kommunikation. Vidare upplevdes det svårt att få stöd i att få ut den information institutionernas medarbetare önskar i högskolans kanaler, främst den externa webben sh.se. Det blev tydligt att det finns en diskrepans mellan kommunikationsavdelningens formella uppdrag där extern kommunikation ska vara strategisk utifrån högskolans mål, till exempel högskolans anseende, lyfta fram högskolans Östersjö- och Östeuropaforskning, medan forskare vill att det ska vara ett stöd till dem i deras kommunikation.

Exempel på genomförda aktiviteter

• Den 30 maj 2022 initierade förvaltningschefen en diskussion i högskolans ledningsgrupp beträffande högskolans kommunikation, strategier och vilka de huvudsakliga målen och målgrupperna är. Frågor som diskuterades var om det finns det områden som behöver utvecklas. Som ett resultat av diskussionen föreslogs för högskolans styrelse i juni 2023 att en ny kommunikationspolicy skulle tas fram.
• Det finns en tydlig koppling till informella/kulturella aspekter inom detta område. Vid högskolans chefsdag i maj 2022 var temat relation akademi och förvaltning. Som ett resultat av den dagen och som en uppföljning av resultatet från kartläggningen av administrativa uppgifter har Kommunika­tionsavdelningen under våren 2023 bjudit in samtliga avdelningar inom akademin till samtal om högskolans kommunikation. Arbetet kommer att fortgå under hela 2023, samtalen dokumenteras och möjliga åtgärder avrapporteras till högskolans ledningsgrupp i slutet av året. Åtgärder av enklare karaktär genomförs så snart som möjligt.

Några kommande åtgärder

• Under hösten 2023 förväntas rektor tillsätta en styrgrupp för högskolans webbplatser. Styrgruppen som kommer att sättas samman med en övervägande del representanter från akademin och syftet är att fatta övergripande beslut för högskolans webbplatser samt prioritera åtgärder inom det kontinuerliga utvecklingsarbetet för webbplatserna.

Området handläggningsprocesser gällande kurs- och utbildningsplaner ingår i ett större projekt som finns beskrivet i högskolans verksamhetsplan för 2023 som ”Utbudsprocess för kurser och program”. Det ska tydliggöras att det inte handlar om vilka kurser och program som högskolan ska ge, utan projektet är inriktat på att kartlägga de processer som finns från det att ett kursplanearbete initieras till det att studenter antas.

Detta omfattande projekt innehåller flera delar och leds av projektledare Lena Sköld. Utformning av projektet samt avrapportering sker i enlighet med högskolans projektmodell till högskolans ledningsgrupp samt i form av kontinuerliga uppdateringar på högskolans medarbetarwebb.

I kartläggningen framgick det att 56 % av lärare, forskare och doktorander tycker att det är omständligt att hitta på externa webbplatsen. Motsvarande siffra för Medarbetarwebben var 65 % och för Teams 54 %.

Exempel på genomförda aktiviteter

• Sökfunktionen på högskolans medarbetarwebb förbättrades under sommaren och hösten 2022 genom en större insats. Sökfunktionaliteten förbättras kontinuerligt utifrån de ord som medarbetare söker på.
• Under april 2023 genomfördes användningstester av Medarbetarwebben med representanter för lärare och forskare. Dessa kompletterades med intervjuer och en extern expertgranskning av Medarbetarwebben som intranät. Syftet var att få en bättre förståelse för hur Medarbetarwebben används och närmare information om vad det är som upplevs som omständligt. Rekommendationer på åtgärder har lämnats och dessa ses nu över utifrån vilka som är enkla att genomföra och vilka som kräver en mer omfattande insats och/eller budget.

Några kommande åtgärder

• Till viss del hänger detta åtgärdsområde ihop med åtgärdsområde 4 Kommunikation och en kommande styrgrupp för webbplatserna kommer att påverka framtida åtgärder avseende webbplatserna. Under september 2023 kommer kommunikationschef Kenneth Wall att rapportera om resultat och genomförda åtgärder till högskolans ledningsgrupp.

Inom detta område finns flera olika delar. Det handlar om att göra budget för forskningsprojekt, interna processer kring att ansöka om forskningsmedel och att administrera forskningsmedel.

Några kommande åtgärder

• Några mindre åtgärder handlar om att sprida information om hur högskolan arbetar med dessa frågor samt att se över hur funktionsadresser används, liksom att se över möjligheterna för projektekonomerna att under en del av tiden fysiskt vara på plats på institutionerna. Under hösten 2023 kommer detta att konkretiseras samt kommuniceras.
• En större åtgärd är att sätta samman en processkarta över arbetet med forskningsansökningar. För detta krävs en kartläggning av alla processer som rör forskningsansökningar, det vill säga inte bara de ekonomiska aspekter som togs upp i kartläggningen av administrativa arbetsuppgifter. Processkartan kommer tillsammans med de frågor som kom fram i delrapport 2 utgöra underlag för vidare åtgärder. Några av de frågor som framkom i rapport 2 var diarieföring av forskningsansökningar, behovet av att rektor skriver under alla ansökningar som behöver samfinansiering, liksom behovet av alla fullkostnadskalkyler behöver kontrolleras av projektekonom. Sammanställningen av processkartan påbörjades våren 2023 av samverkansstrateg Johanna Tollbäck på Externa Relationer och kommer under hösten att färdigställas till ett underlag för högskolans ledning.

I kartläggningen av administrativa uppgifter framkom att 42 % av lärare, forskare och doktorander upplever att det är omständligt att arbeta med disciplinärenden. Men i den kvalitativa studien av kartläggningen framkom att en del respondenter baserade sina utsagor på tidigare rutiner. Oavsett blev det tydligt att bland annat att lärare ibland inte ser någon poäng med att anmäla ett disciplinärende då man betraktar ledtiderna som alltför omfattande och konsekvenserna för studenter vid fusk som alltför lindriga.

Några kommande åtgärder

Studentavdelningen avser att vidta följande åtgärder under det kommande läsåret:

• Initiera en dialog mellan Studenträttsfunktionen och Akademiskt stödforum angående möjliga förbättringar i hanteringen av disciplinärenden.
• Fortsätta den redan inledda interna diskussionen inom studentavdelningen för att se över tillgänglighet, personlig kontakt samt om det finns någon del i handläggningen som kan förenklas eller förtydligas.
• Erbjuda varje institution samt lärarutbildningen en genomgång av den nya handläggningsordningen med efterföljande tid avsatt för frågor om disciplinärenden.
• Bjuda in företaget Ouriginal som tillhandahåller högskolans mjukvara för att upptäcka plagiering för att utbilda lärare och andra intresserade.

I kartläggningen om administrativa uppgifter framkom att 41 % av lärare, forskare och doktorander uppgav att processer vid bemanning av kurser och program fungerar omständligt (20 % smidigt, 39 % vet ej). Den kvalitativa studien visade att den upplevda problematiken är kopplad till faktorer som antalet sökande studenter, antalet registrerade studenter, eventuellt inkomna forskningsmedel med mera, men även till bemanningsverktyget Retendo.

Bemanning av undervisning är ett ansvar för högskolans avdelningsföreståndare. De har vissa möjligheter att påverka, till exempel genom att bestämma när forskare som erhållit externa forskningsmedel kan ta dessa i bruk.

I den kvalitativa studien väcks frågan om viss bemanningsproblematik eventuellt kan underlättas genom förbättringar, eller byte, av det nuvarande bemanningsverktyget.

Den kvalitativa studien konstaterade också att schemaläggning även avser bokning av salar och att det finns olika synsätt om schemaläggning är en pedagogisk – snarare än en administrativ – uppgift. Den sammanlagda bedömningen i den kvalitativa studien var dock att även om det pedagogiska inflytandet över schemaläggning genererar administrativt arbete så ses det som legitimt eftersom den pedagogiska aspekten är så viktig. Sammantaget så har det visat sig svårt att ta fram aktiviteter inom området; inte minst då detta med schemaläggning kan ses som en pedagogisk uppgift som kan behöva ta tid.

Aktiviteter inom området schemaläggning och bemanning

• Bemanningsverktyget Retendos för- och nackdelar har under våren diskuterats i högskolans ledningsgrupp. Det beslutades att en översyn av verktyget inte är aktuell under 2023. En ny upphandling av systemstöd för bemanning kommer behöva göras när nuvarande avtal löper ut.