Anders Ivarsson Westerberg, professor i offentlig förvaltning, Anna Maria Jönsson, professor i medie- och kommunikationsvetenskap och Hans E Andersson, förvaltningschef och docent, att fick i uppdrag av rektor Gustav Amberg att kartlägga vilka arbetsuppgifter som högskolans medarbetare upplever som administrativt betungande. En särskilt anställd utredare, Johan Sandén, fil dr i företagsekonomi, anställdes för kartläggningen.

Den första delrapporten från projektet visade att lärare, forskare och doktorander upplever många administrativa processer och arbetsuppgifter som omständliga. Rapporten är en resultatredovisning av enkäten som gick ut till samtliga medarbetare i juni 2022.

Den andra rapporten visade att det önskas mer personlig kontakt och stärkta kollegiala relationer. Den rapporten är en resultatredovisning av den kvalitativa studie som genomförts under hösten 2023.

Problem såsom brist på personlig kontakt, bristande kollegiala relationer, bristande internkommunikation samt bristande förståelse och respekt för medarbetare i andra delar av högskolan är svårare att åtgärda än mer formella strukturer och processer. Det huvudsakliga arbetssättet kommer att vara att behandla de informella/kulturella aspekterna samtidigt som mer formella strukturer och processer ses över. Dessa ingår därför som en aspekt i handlingsplanens övriga åtta åtgärdsområden.

Aktiviteter som genomförts

De aktiviteter som har genomförts för att endera belysa de informella/kulturella aspekterna eller bidra till att minska deras betydelse är följande:

• I alla mejl som kommer från en funktionsmejladress finns även namn med på den medarbetare som skickar mejlet.
• För ärendehanteringssystemet Moa har personligare mejlmallar tagits fram. Med drygt 50 000 ärenden i Moa behöver vissa delar vara automatiserade och därmed utan personlig kontaktinformation.
• Uppmaningar till alla medarbetare att uppdatera sin personalkort för visning på Medarbetarwebben samt den externa webbplatsen sh.se har gått ut. I samband med det har högskolan gjort en satsning på fotografering för profilbild samt för pressbilder. Även under 2024 kommer flera fototillfällen att erbjudas.
• Från ekonomiavdelningen finns projektekonomer på plats hos institutionerna under en dag i vecka.
• Fler verksamheter inom gemensam förvaltning har sett över möjligheten att ha dedikerade medarbetare som arbetar mot särskilda institutioner. Generellt är det så få medarbetare på respektive avdelning att det inte är görbart. HR-specialister samt budget- och projektekonomer arbetar redan idag på detta sätt.
• Högskolans regelbundna chefsdagar som samlar högskolans samtliga chefer, hade våren 2023 temat ”Den kommunikativa organisationen”.
• För att ytterligare stärka kommunikationen mellan gemensam förvaltning och prefekter har terminsvisa möten återinförts. Där diskuteras bland annat administrativa processer. Förvaltningschefen är ansvarig för att kalla till möten, men dagordningen för dessa möten sätts tillsammans med en av prefekterna.
• Den 17 april 2024 genomförs ”Förvaltningens dag”. Då är alla medarbetare välkomna att ta del av presentationer/workshops som presenterar verksamheterna.

Fler åtgärder

Fortsatta åtgärder inom området är bland annat:

• Prefekterna systematiskt bjuder in förvaltningens avdelningschefer och andra till sina ledningsgruppsmöten. Prefekterna har en viktig roll i att stödja kommunikationen mellan högskolans olika delar.
  

Av kartläggningarna framkom att många medarbetare upplevde det omständligt att arbeta i Agresso och Primula. Det handlar till exempel om att göra inköp, registrera utlägg/kvitton för sig själv och att boka resor/hotell för andra.

Aktiviteter som genomförts

• En omständlig och betungande arbetsuppgift var att beställa resor till andra, till exempel för externa föreläsare, lärare och andra gäster till högskolan. Nu finns ett tilläggsavtal med högskolans resebyrå vilket gör det möjligt för dessa externa gäster att själva beställa sina resor och sitt boende direkt av resebyrån.
• Primula har under hösten 2023 fått en ny resemodul.
• Flera olika åtgärder har vidtagits för att göra det enklare att nå fram till ekonomiadministratörerna. Bland annat har informationen på Medarbetarwebben förtydligats. Det går även bra att nå ekonomi-administrationen via Teams eller gå till MA 825 och MA881 om du vill träffa dem på plats. Det går också bra att kontakta dem via funktionsmejlen fakturahantering@sh.se.

Pågående åtgärder

• Under våren 2024 kommer administrationen kring enklare ekonomihantering såsom inköp och kvittohantering att ses över.
  

Kartläggningen visade att 44 % av lärare, forskare och doktorander upplever att rekrytering av lärare och forskare fungerar omständligt. Flera förslag på förbättringar/möjligheter att minska ned tidsåtgången vid rekrytering av akademisk personal har kommit fram och det fortsatta arbetet med att ta fram aktiviteter inom detta område sker inom Arbetsgruppen för strategisk rekrytering. Den arbetsgruppen leds av rektor Gustav Amberg och består, förutom rektor, av vice-rektor, ordföranden för rekryteringskommittéerna, representanter för institutioner (prefekter och avdelningsföreståndare), fakultetsnämnden och HR-avdelningen.

Kommande åtgärder

• Arbetsgruppen har sett över processen och bland annat föreslagit att förberedelsetiden för provföreläsningen kan kortas ner till tre veckor.
• Andra förslag som framkommit för att vinna tid är att påskynda referenstagningen från HR:s sida, att det slutliga anställningsbeslutet ska kunna fattas av prefekt efter det att rektor fastställt rangordningen av de sökande, att det sätts tydliga tidplaner för med fastställd sistadag. Dessa förslag och ett fortsatt arbete med att ta fram ytterligare förbättrings-åtgärder lämnas vidare till arbetsgruppen. Resultatet ska sedan diskuteras i högskolans ledningsgrupp under våren 2024.

Av kartläggningarna framkom att många lärare, forskare och doktorander upplevde att processer kring att externt kommunicera forskning fungerar omständligt och att detsamma gällde processer kring högskolans interna kommunikation. Vidare upplevdes det svårt att få stöd i att få ut den information institutionernas medarbetare önskar i högskolans kanaler, främst den externa webben sh.se. Det blev tydligt att det finns en diskrepans mellan kommunikationsavdelningens formella uppdrag där extern kommunikation ska vara strategisk utifrån högskolans mål, till exempel högskolans anseende, lyfta fram högskolans Östersjö- och Östeuropaforskning, medan forskare vill att det ska vara ett stöd till dem i deras kommunikation.

Aktiviteter som genomförts

• En ny kommunikationspolicy togs fram och beslutades av högskolestyrelsen i oktober 2023.
• Den arbetsgrupp som arbetade fram kommunikationspolicyn fick i oktober ett förlängt uppdrag med att föreslå och prioritera åtgärder för att utveckla högskolans kommunikation utifrån kommunikationspolicyn.
• Under våren 2023 genomförde Kommunikationsavdelningen samtal med totalt tio av högskolans 29 akademiska avdelningar. Under hösten samma år hölls ytterligare två samtal. Kommunikationsavdelningen har fram till december träffat alla avdelningar inom NMT och IPA, fem av sju avdelningar inom IKL samt tre av ISVs nio avdelningar. Summeringen av samtalen visar att det finns en stor bredd i önskemål och behov inom de akademiska avdelningarna avseende kommunikationsinsatser. Skillnaden i önskemål och behov finns inte bara mellan ämnen och institutioner, utan även mellan företrädare inom ett och samma ämne. Åtgärder av enklare karaktär har genomförts löpande. Kommunikationsavdelningen finns fortsatt tillgänglig för samtal om högskolans kommunikation och önskemål från avdelningar, ämnen och institutioner om samtal kan ställas till kommunikationsstod@sh.se.
• I oktober 2023 beslutade rektor att tillsätta en styrgrupp för utveckling av högskolans externa webbplats sh.se samt den interna Medarbetarwebben.

Kommande åtgärder

• Kommunikationsavdelningen kommer under 2024 att se över informationen om avdelningen och de tjänster som avdelningen tillhandahåller i syfte att förtydliga och förenkla.

Området handläggningsprocesser gällande kurs- och utbildningsplaner ingår i ett större projekt som finns beskrivet i högskolans verksamhetsplan för 2023 som ”Utbudsprocess för kurser och program”. Det ska tydliggöras att det inte handlar om vilka kurser och program som högskolan ska ge, utan projektet är inriktat på att kartlägga de processer som finns från det att ett kursplanearbete initieras till det att studenter antas. Detta omfattande projekt som innehåller flera delar leds av projektledare Lena Sköld. Utformning av projektet samt avrapportering sker i enlighet med högskolans projektmodell till högskolans ledningsgrupp samt i form av kontinuerliga uppdateringar på högskolans medarbetarwebb (projekt).

Länk till mer information om förstudien för Utbildningsplaneringsprocessen.

I kartläggningen framgick det att 56 % av lärare, forskare och doktorander tycker att det är omständligt att hitta på externa webbplatsen. Motsvarande siffra för Medarbetarwebben var 65 % och för Teams 54 %.

Aktiviteter som har genomförts

• En större insats med extra medel genomfördes under sommaren och hösten 2022 i syfte att förbättra sökfunktionen på högskolans medarbetarwebb. Under hösten 2023 har ytterligare en sådan insats genomförts genom implementering av en ny sökmodul. Därtill är det ett kontinuerligt arbete att förbättra sökfunktionaliteten genom att utgå från de ord som medarbetare söker på.
  
• Med syftet att få en bättre förståelse för hur Medarbetarwebben används och bättre kännedom om vad det är som upplevs som omständligt, genomfördes både en expertgranskning och en användningsstudie av Medarbetarwebben under april 2023. Expertgranskningen gjordes av en extern UX-specialist med lång erfarenhet av intranät och webb. Användningsstudien genomfördes med representanter från akademin, då lärare, forskare och doktorander var de som i den administrativa kartläggningen upplevde mest problem med att hitta på Medarbetarwebben. Utifrån både expertgranskningen och användningsstudien erhöll högskolan flera rekommendationer på förbättringar av Medarbetarwebben. Dessa rekommenderade åtgärder har relaterats till komplexitet och budget. Under hösten 2023 har majoriteten av dessa drygt 40 olika förbättringsåtgärder genomförts.

Kommande åtgärder

• Till viss del hänger detta åtgärdsområde ihop med åtgärdsområde 4 Kommunikation och en kommande styrgrupp för webbplatserna kommer att påverka framtida åtgärder avseende webbplatserna. Såväl Medarbetarwebben som den externa webbplatsen utvecklas successivt och kommer fortsatt att utvecklas med stöd av styrgruppens kommande prioriteringar och budgetramar.

Inom detta område finns flera olika delar. Det handlar om att göra budget för forskningsprojekt, interna processer kring att ansöka om forskningsmedel och att administrera forskningsmedel.

Aktiviteter

• En större kartläggning av alla processer som rör forskningsansökningar genomfördes under hösten 2023. Förbättringsåtgärder har vidtagits och under 2024 kommer informationen om forskarstödsprocessen att förenklas och förtydligas på Medarbetarwebben.
• Under hösten har ett dokument med "vem gör vad" avseende forskningsprojektens ekonomihantering tagits fram. Prefekterna har godkänt det och under våren 2024 kommer det att förtydligas på Medarbetarwebben.

I kartläggningen av administrativa uppgifter framkom att 42 % av lärare, forskare och doktorander upplever att det är omständligt att arbeta med disciplinärenden. Men i den kvalitativa studien av kartläggningen framkom att en del respondenter baserade sina utsagor på tidigare rutiner. Oavsett blev det tydligt att bland annat att lärare ibland inte ser någon poäng med att anmäla ett disciplinärende då man betraktar ledtiderna som alltför omfattande och konsekvenserna för studenter vid fusk som alltför lindriga.

Aktiviteter

Studentavdelningen har tagit följande initiativ i syfte att förtydliga och förbättra.

• En dialog pågår mellan Studenträttsfunktionen och Akademiskt stödforum angående möjliga förbättringar i hanteringen av disciplinärenden.
• Studentavdelningen har även sett över tillgänglighet och personlig kontakt. Handläggarna kan kontaktas per e-post, telefon eller Teams. För att kunna erbjuda ytterligare tillgänglighet via telefon kommer dessutom ett gemensamt telefonnummer att införas.
• En workshop har genomförts för att ta vara på lärare synpunkter och erfarenheter av handläggning av disciplinärenden. Resultatet bearbetas i syfte att mejsla ut konkreta åtgärder.
• Företaget Ouriginal som tillhandahåller högskolans mjukvara för att upptäcka plagiering genomförde ett utbildningspass för lärare och andra intresserade.
• Under 2024 kommer varje institution och lärarutbildningen att erbjudas en genomgång av den nya handläggningsordningen med efterföljande tid avsatt för frågor om disciplinärenden.

I kartläggningen om administrativa uppgifter framkom att 41 % av lärare, forskare och doktorander uppgav att processer vid bemanning av kurser och program fungerar omständligt (20 % smidigt, 39 % vet ej). Den kvalitativa studien visade att den upplevda problematiken är kopplad till faktorer som antalet sökande studenter, antalet registrerade studenter, eventuellt inkomna forskningsmedel med mera, men även till bemanningsverktyget Retendo.

Bemanning av undervisning är ett ansvar för högskolans avdelnings-föreståndare. De har vissa möjligheter att påverka, till exempel genom att bestämma när forskare som erhållit externa forskningsmedel kan ta dessa i bruk.

I den kvalitativa studien väcks frågan om viss bemanningsproblematik eventuellt kan underlättas genom förbättringar, eller byte, av det nuvarande bemanningsverktyget.

Den kvalitativa studien konstaterade också att schemaläggning även avser bokning av salar och att det finns olika synsätt om schemaläggning är en pedagogisk – snarare än en administrativ – uppgift. Den sammanlagda bedömningen i den kvalitativa studien var dock att även om det pedagogiska inflytandet över schemaläggning genererar administrativt arbete så ses det som legitimt eftersom den pedagogiska aspekten är så viktig. Sammantaget så har det visat sig svårt att ta fram aktiviteter inom området; inte minst då detta med schemaläggning kan ses som en pedagogisk uppgift som kan behöva ta tid.

Aktiviteter

• Bemanningsverktyget Retendos för- och nackdelar har diskuterats i högskolans ledningsgrupp. Det beslutades att en översyn av verktyget inte är aktuell under 2023. En ny upphandling av systemstöd för bemanning kommer behöva göras när nuvarande avtal löper ut.