I fokus-nyheter publicerade på medarbetarwebben under hösten 2020 med anledning av corona-pandemin

Publiceringsdatum: 2020-09-15

Högskolans verksamhet och coronasituationen

Den pågående pandemin påverkar högskolans verksamhet. Här kan du följa de beslut och rekommendationer som gäller för verksamheten i denna speciella situation.

Rekommendationer och beslut som gäller högskolans verksamhet

Nedan följer i kort form de rekommendationer och beslut som gäller högskolans verksamhet. Om regeringen eller expertmyndigheter ger nya rekommendationer eller besked, kommer coronasamordningen att göra en bedömning om och hur det påverkar högskolans verksamhet.

1. Alla medarbetare, forskarstuderande och studenter uppmanas att följa
rekommendationerna från ansvariga myndigheter.

2. Alla medarbetare och forskarstuderande som har förkylningssymtom ska stanna hemma. Stanna hemma två dagar efter att symtomen har upphört. Medarbetare som stannar hemma ska kontakta sin närmaste chef.

3. Högskolan ska till största del fortsätta med distansundervisning och examination på distans, som ett sätt att fortsatt bidra till minskad smittspridning. Viss undervisning kan ges på campus i enlighet den prioriteringsordning som anges i planeringsanvisningarna. Vilken undervisning som ges på campus, vilka som ska kunna erbjudas digital undervisning, vilka begränsningar som gäller i samband med campusundervisning samt vilka rekommendationer som ska ges till studenterna framgår av planeringsanvisningarna, se blå ruta till höger.

4. Viss salsskrivningsverksamhet kan komma att genomföras med anpassade rutiner och restriktioner för att minska smittspridningen, och efter samråd med chefen för studentavdelningen.

5. Med viss undervisning på campus kommer fler medarbetare att behöva arbeta på campus. Prefekter ansvarar för att en planering görs så att distans kan hållas mellan medarbetare som är på plats.

Huvudinriktningen är fortsatt att arbeta hemma för de som har möjlighet. Samtidigt som det kan vara klokt att både ur ett verksamhetsperspektiv och
arbetsmiljöperspektiv planera på ett sådant sätt att även medarbetare som har
möjlighet att arbeta hemma är på plats ibland eller med tät regelbundenhet.
Respektive chef ansvarar för att en planering görs så att distans kan hållas mellan medarbetare som är på plats.

Medarbetare som tillhör riskgrupper ska fortsatt i möjligaste mån kunna erbjudas att arbeta hemma.

För de medarbetare som använder kollektivtrafik och inte har arbetsuppgifter som kräver att de är på plats en viss tid, är rådet att chefen i dialog med medarbetaren anpassar tiderna på högskolan för att i möjligaste mån undvika rusningstrafik.

Medarbetare som behöver utföra sitt arbete på högskolan ska delta digitalt i möten från sina kontor när det är möjligt och om fysiska möten behöver hållas ska deltagarna sitta på varannan stol.

6. Nödvändiga inrikes och utrikes tjänsteresor kan beviljas. Vad som är en nödvändig tjänsteresa beslutas av närmaste chef. Vid inrikes tjänsteresor ska
Folkhälsomyndighetens rekommendationer tillsammans med de regionala/lokala rekommendationer som gäller för det område och den ort som ska besökas följas. För beviljande av utrikes tjänsteresor gäller fortsatt att UD:s avrådansbeslut ska följas. Se beslut ”Tillfälliga riktlinjer för beviljande av in- och utrikes tjänsteresor”, dnr 2535-1.1.2-2020, för åtgärder i samband med tjänsteresor.

7. Icke verksamhetskritiska möten och/eller konferenser med externa deltagare ställs in, skjuts upp eller genomförs digitalt.

Högskolans coronasamordning träffas regelbundet för att kunna fatta beslut om åtgärder som högskolan behöver vidta utifrån de rekommendationerna som ges från bland annat regeringen och Folkhälsomyndigheten i syfte att bidra till minskad smittspridning.

Innehållet från vårens förstasidesnyhet ”Samlad information om coronaviruset - uppdateras löpande. Information about the coronavirus - the information is regularly updated” har lyfts ut i ett dokument på svenska såväl som på engelska som finns sparad och publicerad här i den blå rutan till höger. Det är gjort för att det ska bli enklare och tydligare att följa vilka beslut och riktlinjer som gäller.

Publiceringsdatum: 2020-06-26

Höstterminen och coronasituationen

Den pågående pandemin påverkar högskolans verksamhet även under höstterminen. Här kan du följa de beslut och rekommendationer som gäller för verksamheten i denna speciella situation.

Innehållet i tidigare förstasidesnyheten ”Samlad information om coronaviruset - uppdateras löpande. Information about the coronavirus - the information is regularly updated” har lyfts ut i ett dokument på svenska såväl som på engelska som finns sparad och publicerad här i den blå rutan till höger. Det är gjort för att det ska bli enklare och tydligare att följa vilka beslut och riktlinjer som gäller för höstterminen.

Högskolans krisledning träffas fortfarande regelbundet för att kunna fatta beslut om åtgärder som högskolan behöver vidta utifrån de rekommendationerna som ges från bland annat regeringen och Folkhälsomyndigheten i syfte att bidra till minskad smittspridning.

Rekommendationer och beslut som gäller högskolans verksamhet

Nedan följer i kort form de rekommendationer och beslut som gäller högskolans verksamhet inför och under höstterminens första period. Om regeringen eller expertmyndigheter ger nya rekommendationer eller besked, kommer krisledningen att göra en bedömning om och hur det påverkar högskolans verksamhet. I slutet av augusti avser rektor att fatta beslut om vad
som gäller för höstterminens period 2 och om möjligt även för de återstående perioderna. Tills vidare gäller nedanstående punkter.

• Nödvändiga inrikes och utrikes tjänsteresor kan beviljas. Vad som är en nödvändig tjänsteresa beslutas av närmaste chef. Vid inrikes tjänsteresor ska
  Folkhälsomyndighetens rekommendationer tillsammans med de regionala/lokala rekommendationer som gäller för det område och den ort som ska besökas följas. För beviljande av utrikes tjänsteresor gäller fortsatt att UD:s avrådansbeslut ska följas. Se beslut ”Tillfälliga riktlinjer för beviljande av in- och utrikes tjänsteresor”, dnr 2535-1.1.2-2020, för åtgärder i samband med tjänsteresor.
• Utifrån regeringens beslut den 29 maj kan viss undervisning ges på campus under höstterminen. Högskolans beslut för period 1 (31 augusti – 29 september) är dock att stora delar av undervisningen fortsatt behöver ske på distans för att de som är på campus ska kunna hålla den sociala distans som krävs för att minska risken för smittspridning. Vilken undervisning som i första hand bör ges på campus framgår av de planeringsanvisningar som rektor har gett till högskolans prefekter och akademisk ledare. De har i sin tur har tagit beslut för respektive institution.
• Begränsningarna i närvaron på campus påverkar även salsskrivningarna, vilket gör att för period 1 ska de fortsatt genomföras med alternativ examinationsform.
• De som vill planera för undervisning och examination för fler perioder under höstterminen kan göra det utifrån de anvisningar som finns för period 1.
• Högskolan medger ingen undervisning på campus för grupper om fler än 50 studenter, om inte detta krävs i praktiska moment.
• Medarbetare rekommenderas starkt att fortsatt arbeta hemma, om arbetsuppgifterna så tillåter. Alla chefer ska sträva efter att möjliggöra för medarbetare att arbeta hemifrån tills nytt beslut fattas. Överenskommelse om distansarbete ska göras med närmaste chef.
• Medarbetare som behöver utföra sitt arbete på högskolan uppmanas att undvika
  rusningstrafik samt om möjligt resa med alternativa färdmedel.
• Medarbetare som behöver utföra sitt arbete på högskolan ska delta digitalt i möten från sina kontor när det är möjligt och om fysiska möten behöver hållas ska deltagarna sitta på varannan stol.
• Icke verksamhetskritiska möten och/eller konferenser med externa deltagare ställs in, skjuts upp eller genomförs digitalt.
• Alla medarbetare och forskarstuderande som har förkylningssymtom ska stanna hemma. Stanna hemma två dagar efter att symtomen har upphört. Stannar du hemma så kontaktar du din närmaste chef.
• Alla medarbetare, forskarstuderande och studenter uppmanas att följa
  rekommendationerna från ansvariga myndigheter.

Dnr 3166-1.1.2-2020
2020-09-11

Beslut av rektor i särskild ordning

För åtgärd
Prefekter
Akademisk ledare för lärarutbildningen

För kännedom
Vicerektorer
Förvaltningschef
Bibliotekschef
Fakultetsnämnden
Avdelningschefer
Studentkåren SöderS
Personalorganisationerna, SACO, ST, SEKO

Planering av undervisning period 2-4 höstterminen 2020

Bakgrund

Högskolan har efter regeringens meddelande 29 maj 2020 öppnat upp för viss
campusundervisning. Omfattningen är begränsad eftersom vi som myndighet måste följa de rekommendationer som gäller för arbetsplatser för att minska smittspridningen. Folkhälsomyndigheten meddelar den 1 september att de allmänna rekommendationer som nu gäller, kommer att ligga kvar tillsvidare.

För lärosätena på Campus Flemingsberg är situationen också speciell då vi delar kollektiva färdmedel, rulltrappor och öppna ytor med bland annat Karolinska sjukhusets personal.

Bilaga: Planering av undervisning period 2-4 HT 2020

Beslut

Rektor beslutar om planering av undervisning för period 2-4 höstterminen 2020 enligt bilaga.

Beslut i detta ärende har fattats av rektor Gustav Amberg. I beredningen har högskolans coronasamordningsgrupp deltagit.

Gustav Amberg
Rektor

Dnr 3166-1.1.2-2020
2020-09-11

Planering av undervisning period 2-4 HT 2020

Att planera undervisningen för period 2-4 höstterminen 2020 är under rådande
omständigheter en mycket komplex fråga. Högskolan har efter regeringens meddelande 29 maj 2020 öppnat upp för viss campusundervisning. Omfattningen är begränsad eftersom vi som myndighet måste följa de rekommendationer som gäller för arbetsplatser för att minska smittspridningen. Folkhälsomyndigheten meddelar den 1 september att de allmänna rekommendationer som nu gäller, kommer att ligga kvar tillsvidare.

För lärosätena på Campus Flemingsberg är situationen också speciell då vi delar kollektiva färdmedel, rulltrappor och öppna ytor med bland annat Karolinska sjukhusets personal.

Utgångspunkterna för institutionernas planering

Nedanstående punkter ska beaktas i institutionernas planering inför period 2-4 av höstterminen 2020:

1. Högskolan ska till största del fortsätta med distansundervisning och examination på distans, som ett sätt att fortsatt bidra till minskad smittspridning.

2. Viss undervisning kan ges på campus. Vilken undervisning som ges på campus ska prioriteras enligt nedan:

a. Praktiska moment
b. Undervisning för studenter som läser första terminen på program, såväl på grundnivå som på magister-/masternivå
c. Undervisning på fristående A-kurser
d. Undervisning för övriga studenter

3. Studenter som enligt ovan erbjuds campusundervisning och tillhör en riskgrupp, bor med en person i riskgrupp, eller har förkylningssymptom ska kunna erbjudas digital undervisning. Vissa praktiska moment är dock inte möjliga att genomföra som distansundervisning, och måste då genomföras på campus.

4. Viss salsskrivningsverksamhet kan komma att genomföras med anpassade rutiner och restriktioner för att minska smittspridningen, och efter samråd med chefen för studentavdelningen.

5. Följande begränsningar (a, b och c nedan) påverkar omfattningen av den campusundervisning som kan ske enligt prioriteringen i punkt 2. Att följa dessa begränsningar är både viktigt för själva undervisningssituationen och för att studenterna som uppmanas att vara på plats på campus ska kunna hålla socialt avstånd även i de öppna miljöerna, datorsalar och grupprum.

a. Högskolan ger inte undervisning på campus för större grupper än 50 studenter (om inte detta krävs i praktiska moment).
b. Rekommendationen om socialt avstånd gör att färre platser kan nyttjas i lokalerna än i vanliga fall. Det antal platser som nu gäller framgår i TimeEdit och är det maximala antalet studenter som får delta i undervisningen i lokalen.
c. Undervisningslokaler som institutionerna ansvarar för ska användas så att avstånd om minst 1,5 m upprätthålls.

6. Med viss undervisning på campus enligt punkt 2 kommer fler medarbetare att behöva arbeta på Campus. Prefekter ansvarar för att en planering görs så att distans kan hållas mellan medarbetare som undervisar på plats.

Huvudinriktningen är fortsatt att arbeta hemma för de som har möjlighet. Samtidigt som det kan vara klokt att både ur ett verksamhetsperspektiv och arbetsmiljöperspektiv planera på ett sådant sätt att även medarbetare som har möjlighet att arbeta hemma är på plats ibland eller med tät regelbundenhet. Respektive chef ansvarar för att en planering görs så att distans kan hållas mellan medarbetare som är på plats.

Medarbetare som tillhör riskgrupper ska fortsatt i möjligaste mån kunna erbjudas att arbeta hemma.

För de medarbetare som använder kollektivtrafik och inte har arbetsuppgifter som kräver att de är på plats en viss tid, är rådet att chefen i dialog med medarbetaren anpassar tiderna på högskolan för att i möjligaste mån undvika rusningstrafik.

7. Studenter som inte har campusundervisning rekommenderas starkt att studera och ha grupparbeten etc. på distans för att socialt avstånd ska kunna hållas på campus av de studenter som behöver vara på plats.

Beslut och kommunikation

I enlighet med punkterna ovan fattar respektive prefekt beslut för sina anställda och sina studenter. Besluten ska fattas efter samordning med prefekter för övriga institutioner och polisutbildningen samt akademisk ledare för lärarutbildningen. Institutionerna är därefter ansvariga för att kommunicera besluten och vad de innebär till sina medarbetare och studenter. Högskoleövergripande kommunikation angående hösten ges fortsatt centralt på
framför allt sh.se. För att högskolan ska kunna kommunicera med alla studenter är det viktigt att åtminstone grundläggande information från institutionerna publiceras i respektive kursrum på Studiewebben då det är dit central information och stödfunktioner kommer att hänvisa kursspecifika frågor.

Om ändrade rekommendationer ges av regering eller expertmyndighet kan rektor komma att fatta nya beslut.

I fokus-nyhet på Medarbetarwebben (hämtad 2020-06-22)

Samlad information om coronaviruset – uppdateras löpande

Här samlar Södertörns högskola rekommendationer och instruktioner för medarbetare med anledning av coronaviruset. Högskolans krisledning träffas regelbundet och följer fortlöpande utvecklingen och tar del av rekommendationer från bland annat regeringen och Folkhälsomyndigheten.

Vi förstår att det finns en oro bland studenter, forskarstuderande och medarbetare kring coronaviruset. Högskolan följer Folkhälsomyndighetens rekommendationer och regeringens beslut och hanterar verksamheten utifrån det.

Ett antal av de dokument och mallar som skickas ut till medarbetare är samlade i rutan till höger.
_______________________________

Uppdatering 5/6

Regeringen kom den 29 maj, några timmar efter att krisledningen informerat om
planeringsförutsättningar för period 1 (31/8–29/9), med ny information om vad som gäller för undervisning vid lärosäten. Krisledningen bestämde sig för att se över vad den nya informationen innebär. Bedömningen efter diskussioner med prefekter/motsvarande var att det är klokt att göra vissa justeringar i de förutsättningar som krisledningen presenterat för period 1.

Att planera undervisningen för period 1 höstterminen 2020 är under rådande omständigheter en mycket komplex fråga. Högskolan kan efter regeringens beslut öppna upp för viss campusundervisning under förutsättning att vi som myndighet följer de rekommendationer som gäller för arbetsplatser för att minska smittspridningen.

För lärosätena på Campus Flemingsberg är situationen också speciell då vi delar kollektiva färdmedel, rulltrappor och öppna ytor med bland annat Karolinska sjukhusets personal.

Den senaste veckan har högskolans krisledning arbetat intensivt tillsammans med prefekter och andra medarbetare för att undersöka vilka planeringsförutsättningar vi nu kan ge inför period 1 av höstterminen. Bland annat har högskolans undervisningslokaler gåtts igenom för att se hur många
studenter de kan rymma samtidigt som rekommendationerna om socialt avstånd följs. Utgångspunkten är att vi gemensamt ska sträva efter att minska smittspridningen i samhället samtidigt som vi ger våra nya studenter ett bra mottagande och möjliggör för utbildningar som innehåller praktiska moment att genomföra dessa på campus. Krisledningen och övriga som arbetar med att
undersöka olika möjligheter behöver mer tid för att kunna göra så kloka bedömningar som möjligt. Mer information om prioriteringar och planeringen för period 1 kommer under vecka 24.

Uppdatering 29/5

Vid personalmötet i morse gav rektor och krisledningen besked om att högskolan ska fortsätta med distansundervisning och att möjliggöra för distansarbete åtminstone under höstterminens första period (till och med 29/9). Vad detta innebär mer konkret återges i e-post från krisledningen som idag
skickats till högskolans chefer. Informationspunkterna från mejlet återfinns också i filen Samlad information från krisledningen.

Regeringen meddelade senare under dagen ny information gällande högre utbildning som innebär att viss undervisning kan genomföras på campus. Samtidigt betonar de att lärosätena ska fortsätta att följa Folkhälsomyndighetens rekommendationer. Folkhälsomyndigheten skriver bland annat följande: ”Högskolor, universitet, kommunal vuxenutbildning, yrkeshögskola och annan utbildning som riktas mer mot vuxna studenter hänvisas till de föreskrifter, allmänna råd och rekommendationer som gäller
för övriga samhället. Det kan till exempel innebära att man håller distansundervisning när så är möjligt, som för teoretiska moment, men återupptar undervisning på plats i lokalerna för praktiska moment.
Ytterst är det upp till huvudmannen att på det sätt som bäst passar verksamheten bidra till att minimera smittspridning.”

I och med detta kvarstår mycket av krisledningens planering som presenterades i chefsmejl och på dagens personalmöte. Men med anledning av de lättade restriktionerna gällande distansundervisning har krisledningen ett möte med prefekter och motsvarande på måndag den 1 juni. Mer information
gällande planeringsförutsättningar inför hösten kommer under nästa vecka.

Uppdatering 8/5

De flesta av oss arbetar sedan mitten av mars på distans och hur vi upplever och hanterar vår nya arbetsmiljö skiftar. I dokumentet Din arbetsmiljö vid hemarbete under Corona-tider finns råd och tips för att skapa en så bra arbetsmiljö som möjligt. Dokumentet Vägledning Corona kring rättssäker examination via Zoom/på distans har fått flera tillägg och publicerats i en uppdaterad version (dokumenten hittar du i den blå rutan till höger). Filen Krisledningens samlade mejl till medarbetare uppdateras löpande. Då så mycket information riktad till medarbetare samlas i denna interna nyhet har frågorna som endast rör medarbetare tagits bort från FAQ-sidorna på externa sh.se. Dessa sidor (en på svenska och en på engelska) innehåller nu framför allt vanliga frågor från studenter.

Uppdatering 24/4

En vägledning kring rättssäker examination via Zoom/på distans är tillagd i den blå rutan till höger. Filen Krisledningens samlade mejl till medarbetare uppdateras löpande.

Uppdatering 3/4

En punkt under rekommendationerna nedan är tillagd. Den handlar om att undvika rusningstrafik och vikten av att hålla avstånd på campus samt när fysiska möten måste hållas. Filerna med krisledningens samlade mejl till medarbetare har uppdaterats och ett antal av de dokument och mallar
som skickats ut via e-post har lagts till i den blå rutan till höger.

Uppdatering 1/4

Den senaste månaden har ett antal mejl till chefer skickats från högskolans krisledning. Många av dessa mejl innehåller punkter som ska skickas vidare till medarbetare. Informationen från dessa mejl är nu samlad i filen Krisledningens samlade mejl till medarbetare (i den blå rutan till höger). Detta dokument kommer att uppdateras med nya punkter löpande.

Uppdatering 27/3

Zoomsändningen från personalmötet idag finns att ta del av genom denna nyhet.

Uppdatering 26/3

Krisledningen vill påminna om det extrainsatta personalmötet kl. 9.00 fredag 27 mars. Information om lokal samt Zoomlänk publiceras i denna nyhet.

Uppdatering 20/3

Rektorsbeslut 19/3: Inga tjänsteresor inom landet beviljas (med undantag av helt nödvändiga) och icke verksamhetskritiska möten och/eller konferenser med externa deltagare ställs in, skjuts upp eller genomförs digitalt.

Uppdatering 19/3

Text om företagshälsovården har lagts till.

Uppdatering 18/3

Stöd för distansundervisning och distansarbete har lagts till.
_______________________________

Södertörns högskola har beslutat följande samt lämnat följande rekommendationer:

• Med anledning av Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd har högskolans krisledning den 2 april beslutat att uppmana medarbetare som behöver utföra sitt arbete på högskolan att undvika rusningstrafik samt om möjligt resa med alternativa färdmedel. Medarbetare som behöver utföra sitt arbete på plats ska delta digitalt i möten från sina kontor när det är möjligt och om fysiska möten behöver hållas ska deltagarna sitta på varannan stol. Högskolan kommer att sätta upp mer information om vikten av att hålla avstånd och i biblioteket och i Infocenter markeras avstånd med tejp på golvet.
• Från och med onsdag 18 mars kommer ingen undervisning att bedrivas i högskolans lokaler. Information samt beslutet kring detta skickas till högskolans chefer under kvällen den 17 mars. Högskolans studenter informeras om detta på sh.se. Det framgår där att arbete just nu pågår för att se hur respektive kurs och program kan ge undervisning på distans eller genom alternativa undervisningsformer samt att studenterna kommer att få information på Studiewebben så snart som möjligt om vad som gäller respektive kurs och program.
• Folkhälsomyndigheten avråder nu (2020-03-19) från resor till och från storstadsregionerna, främst Stockholm, då antalet bekräftat insjuknade i covid-19 stiger kraftigt i huvudstaden. Rektor har därför beslutat att tjänsteresor inom landet inte ska beviljas, med undantag för tjänsteresor som är helt nödvändiga för högskolans verksamhet. Beslutet gäller från 20 mars 2020 till det att nytt beslut om de tillfälliga riktlinjerna meddelas. Sedan tidigare gäller att inga tjänsteresor utomlands beviljas.
• Rektor har av samma anledning som i punkten ovan beslutat att icke verksamhetskritiska möten och/eller konferenser med externa deltagare ställs in, skjuts upp eller genomförs digitalt.
• Folkhälsomyndigheten har gått ut med en rekommendation som går ut på att alla i Stockholmsområdet som kan arbeta hemifrån bör göra det. Rektor har beslutat att alla chefer ska sträva efter att möjliggöra för medarbetare att arbeta hemifrån tills nytt beslut fattas. Information samt beslutet kring detta skickas till högskolans chefer under kvällen den 17 mars. Överenskommelse om distansarbete ska göras med närmaste chef.
• Alla medarbetare och forskarstuderande som har förkylningssymtom ska stanna hemma. Stanna hemma två dagar efter att symtomen har upphört. Stannar du hemma så kontaktar du din närmaste chef.
• Alla medarbetare, forskarstuderande och studenter uppmanas att följa rekommendationerna från ansvariga myndigheter.

Håll dig uppdaterad via ansvariga myndigheter på:

• Krisinformation.se
• UD:s reseinformation och rekommendationer
• Frågor och svar om coronaviruset på Folkhälsomyndighetens webbsida
• Information om Kammarkollegiets försäkringar för resande studenter och medarbetare

Vanliga frågor och svar

Det finns en oro bland studenter, forskarstuderande och medarbetare kring coronavirusets utbrott. Därför har högskolan tagit fram frågor och svar kring corona. Från början av maj är det framför allt informationen riktad till studenter som är uppställd i denna form. FAQ för studenter finns på externa webbplatsen Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Arbete och undervisning på distans

När du jobbar hemifrån eller i annan lokal behöver du några IT-verktyg för att komma åt Södertörns högskolans resurser och kunna utföra ditt arbete. Testa redan nu att verktygen fungerar. Vi har också tagit fram stöd till dig som undervisande lärare och/eller kursansvarig.

• Arbeta på distans
• Undervisa på distans
  

Du som är orolig

Som medarbetare kontaktar du din närmsta chef med dina frågor.

Alla som är oroliga kan få svar på vanliga frågor från Folkhälsomyndighetens frågor och svar Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Om medarbetare önskar psykologstöd erbjuder Avonova samtalsstöd både digitalt och fysiskt. De tar emot engelsktalande medarbetare.

Kontaktinformation: Avonova Huddingemottagning, tidbokning 08-120 124 10. Läs mer om företagshälsovård.

Denna sida uppdateras löpande. Nyheten publicerades först 2020-02-28

Din arbetsmiljö vid hemarbete under Corona-tider

De flesta av oss har bytt ut högskolan som arbetsplats mot hemmet på grund av
smittspridning av Coronaviruset. Även om långt ifrån alla arbetsuppgifter lämpar sig för hemarbete har de flesta kunnat ställa om till att arbeta hemifrån. I våra olika roller är vi mer eller mindre vana vid hemarbete. Generellt sett är lärare och forskare mer vana vid att arbeta hemifrån under en del av arbetstiden, än vad de flesta TA-medarbetarna är. För alla är det dock en helt ny situation att jobba hemifrån större delen av arbetstiden samt att undervisa digitalt och delta i digitala möten.

Såväl hemarbete som nya digitala arbetssätt innebär att arbetsmiljön förändras; både fysiskt och psykosocialt med både vinster och förluster. Kanske hör du till dem som får mer arbetsro hemma eller som upplever en tidsvinst i att slippa pendla. Du är kanske en av dem som känner att jobb och fritid flyter in i varandra. Kanske saknar du dina kollegor och de sociala sammanhangen du brukar ha på högskolan. Och kanske har du en sämre arbetsställning eller belysning än annars.

Många av oss är mer eller mindre nybörjare i det digitala arbetssättet och ändå har vi tillsammans lyckats göra ett enormt digitalt språng! I det digitala arbetssättet finns såklart fördelar, samtidigt blir många av oss trötta av digitala möten och/eller att hålla digital undervisning.

Hur vi upplever och hanterar vår nya arbetsmiljö skiftar. I det här dokumentet har vi samlat några råd och tips för att skapa en så bra arbetsmiljö som möjligt för den nya situationen. Vad fungerar bra för dig? Vad fungerar mindre bra för dig? Vad kan du själv hantera och vad i din arbetsmiljö vill du ta upp med din chef?

Inspiration för bättre hemarbete

På medarbetarwebben hittar du tre filmer från Avonova om Ergonomi, Må bra vid
distansering samt Skapa struktur i hemarbete. Under den här veckan kommer också två träningsfilmer och en instruktionsfilm för mindfulness att publiceras på medarbetarwebbens friskvårdssida. Tanken med de olika filmerna är att ge inspiration för att bättre orka med och klara av hemarbetet.

På mångas begäran startar vi återigen en Södertörns Challenge den 18 maj. Kanske extra viktigt nu med en gemensam utmaning för att bidra till arbetsplatsens gemenskap.

Råd, tips och information

Fler råd och tips samt information för hemarbete finns samlade här.

Struktur i vardagen

Precis som vanligt gäller det att ha en struktur för arbetet och vardagen.

• Planera din dag utifrån dina arbetsuppgifter.
• Sätt tydliga arbetstider, bestäm när du ska jobba och när du är ledig.
• Stäng av datorn när arbetsdagen är slut.
• Skicka inte mejl till kollegor på kvällar och helger.
• Ta regelbundna pauser och en ordentlig lunchrast.
• Se till att röra på dig, få frisk luft och dagsljus varje dag – ta till exempel en
  lunchpromenad eller ”gå till jobbet” på morgonen och ”gå hem från jobbet” vid arbetsdagens slut.

Ergonomi

Om du har möjlighet, försök att ha en plats hemma som är ”arbetsplatsen”. Undvik om du kan att ha din arbetsplats i sovrummet för att göra en tydligare åtskillnad av jobb och fritid. Se över din arbetsplats: Hur är den? Och hur är din arbetsställning? Har du bra ljus/belysning?

Variera din arbetsställning ofta och glöm inte att ta pauser. Växla exempelvis arbetsställning och plats utifrån olika arbetsuppgifter. Stå på ett ben när du pratar i telefon, läs i soffan, skriv vid köksbordet. Eller sätt upp datorn i en bokhylla eller på en strykbräda så du kan stå och arbeta. Eller varför inte kombinera ett telefonmöte med en promenad? Testa också att använda dig av Pausit – en programvara som hjälper dig till korta pauser och rörelse.

Precis som i vanliga fall är det bra om du är uppmärksam på kroppsliga signaler som ömhet, spänning eller stelhet i muskler och leder och då byter arbetsställning eller rör på dig för att minska risken för belastningsskador.

En möjlighet kan också vara att alternera mellan att arbeta hemifrån och att arbeta på högskolan. På så sätt kan du skapa variation i din fysiska arbetsmiljö. Tänk dock på att du måste vara fullt frisk, utan det minsta förkylningssymptom, om du arbetar på högskolan. Du behöver också komma överens med din chef om arbete på högskolan för att minska risken att vi alla är där samma dag, då vi fortsatt ska bidra till att minska smittspridningen.

Förhoppningen är att om vi gemensamt hjälps åt kan vi både minska smittspridningen och sammantaget ha en tillfredsställande arbetsmiljö. Fler tips och råd gällande ergonomi vid hemarbete hittar du här Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Digitalt arbetssätt

Ständig uppkoppling kan leda till att gränsen mellan arbete och fritid suddas ut och till koncentrationssvårigheter. Se till, om möjligt, att arbetsdagen varieras. Ta korta skärmpauser under dagen.

Uppdatera dina kollegor när du är tillgänglig och när du inte är det. Stäng av jobbdatorn när arbetsdagen är slut – en tydlig signal till dig själv och andra att du har slutat jobba för dagen.

På medarbetarwebben finns information om Att undervisa på distans och Att arbeta på distans. Ta del av IKT-pedagogernas Tips och trix i Zoom.

Håll tät kontakt med din chef

Många av oss är vana att läsa av varandra utifrån kroppsspråk och tonfall och när den möjligheten inte riktigt finns längre behöver vi gemensamt hjälpas åt att informera varandra och lyfta behov eller frågor. Att ses genom små videorutor eller höra rösten på varandra i telefon räcker inte riktigt. Ha därför en tät kontakt med din chef och upplever du problem av något slag, lyft dem direkt med din chef.

Håll kontakten med dina kollegor

Gemenskapen med kollegorna är viktig. Det är ofta samtalen med kollegor som gör att vi känner oss som en del av arbetsgruppen. I samtal med kollegor sprids information och ger oss möjlighet att diskutera problem. Det är också extra viktigt nu när många av oss arbetar hemma. Hur och vad ni gör spelar mindre roll, det viktiga är att ni gör. Så ta initiativet och se till att att hålla kontakt med kollegorna. Testa att Zoom-fika ihop, eller gör pausgympa ihop via Zoom. Ring en kollega och prata under din dagliga promenad. Bor du nära en kollega?
Ta en utomhusfika eller promenad ihop. Och, inte minst, bilda ett lag och delta i Södertörns Challange!

Om oturen eller olyckan är framme – vad gäller då?

Trots variation av arbetsställningar och daglig rörelse kan ändå oturen eller olyckan vara framme. Vid hemarbete gäller arbetsskadeförsäkringen, men då krävs att olycksfallet har ett direkt samband med det arbete du ska utföra. Med det menas att din skada ska ha skett i samband med att du har utfört dina arbetsuppgifter. Däremot, om du till exempel skadar dig när du brygger kaffe räknas det inte som ett arbetsolycksfall, även om det sker under fastställd arbetstid. Vid hemarbete kan det därför uppstå gråzoner mellan vad som räknas
som arbete och vad som räknas som sysslor i hemmet. Mer information om
arbetsskadeförsäkringen hittar du på www.afa.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. och www.kammarkollegiet.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Se därför över din hemförsäkring och de villkor som gäller där.

Om utrustning eller egendom som tillhör arbetsgivaren skadas eller tappas bort, svarar högskolan för det.

Kontaktuppgifter

Ibland behöver en få ställa en fråga, diskutera eller på annat sätt prata om hur en mår, hur arbetet går och hur ens arbetsmiljö är. Din närmaste chef är förstås tillgänglig för dessa frågor, men har du behov av att prata med andra kan dessa kontaktuppgifter vara bra att ha.

Företagshälsovården

Om du känner oro över din arbetssituation, eller har andra arbetsrelaterade besvär kontakta din chef i första hand. Du kan också kontakta företagshälsovården Avonova. Avonova kan erbjuda digitalt samtalsstöd och kan även ta emot besök. Här hittar du kontaktuppgifter till Avonova.

Sjukvården

Upplever du hälsorelaterade besvär, som inte har koppling till ditt arbete, ska du alltid kontakta hälso- och sjukvården, ring 1177.

Arbetsmiljöfrågor

Har du funderingar kring din arbetsmiljö, prata med din chef eller högskolans
arbetsmiljöombud. Du som är fackligt ansluten kan också vända dig till dem.

Studentavdelningen
2020-03-31

Gemensam hanteringsordning gällande anpassningar och avvikelser från kursplan, med anledning av Coronaviruset.

Den 17 mars 2020 fattade rektor beslut om omställning till distansundervisning med anledning av regeringens rekommendation för att minska smittspridningen av coronaviruset i samhället. Samtidigt fattades beslut om att alla anpassningar och avvikelser från fastslagna kursplaner ska dokumenteras. Ändringar ska vara godkända av närmaste chef. En Excelmall medföljde beslutet ”Mall för anpassad undervisning och examination med anledning av Corona”. Senare har en mall anpassad för forskarutbildning mejlats ut till prefekter, ”Mall för anpassad undervisning och examination med anledning av Corona--FU”.

Det är av mycket stor vikt att högskolan under dessa extraordinära omständigheter och ur ett rättssäkerhetsperspektiv dokumenterar det vi gör och vilka eventuella förändringar som görs. Huvuduppgiften gentemot våra studenter och forskarstuderande är att se till att den utbildning de har antagits till fortlöper i största möjliga mån. Målet är att göra det med bibehållen kvalitet och likabehandling.

Redovisning av förändringar till krisledningen

Initialt meddelades till prefekter att mallen var för institutionernas egen dokumentation. Detta ändras nu, och krisledningen begär att få in dokumentationen med viss regelbundenhet. Det finns flera anledningar till detta. Högskolan internt behöver ha kännedom om i vilken utsträckning kurser har ställts in, eller kurser och examinationer genomförts på annat sätt än det som fastslagits i kursplan. Detta kan behövas som underlag i högskolans vidare arbete, till exempel vid klagomål från studenter eller kring studenträttsliga frågor, dispens- eller disciplinärenden.

Andra myndigheter kan för sin verksamhet också behöva veta om kurser ställts in med anledning av coronaviruset vid Södertörns högskola under vt 2020, i vilka perioder, och i vilken omfattning. Centrala studiemedelsnämnden har aviserat att de, för att kunna bedöma och bevilja studiemedel till studenter ti kommande terminer, kommer att begära en rapport av varje lärosäte. Universitetskanslersämbetet kommer inte att initiera tillsynsbesök med anledning av coronaviruset, eller utfärda kritik mot ett lärosäte som har anpassat
undervisningen under rådande omständigheter utan att först förändra kursplanen. Det går dock inte att utesluta att andra tillsynsärenden skulle kunna komma att inkludera även denna tidsperiod.

Varje student som drabbats av inställd kurs, eller som på andra sätt vill anföra ändringar i utbildningen med anledning av coronaviruset i sin ansökan om studiemedel, kommer att behöva ett intyg från högskolan som anger hur studentens utbildning påverkats av högskolans anpassningar i en extraordinär situation. Studentavdelningen förbereder en mall för intyget, men själva utfärdandet av intyget kommer åvila respektive ämne. Dokumentationen blir då ett stöd i utfärdandet av intyg.

Rutin för redovisning av förändringar

Anpassningar i kursplan till distansundervisning ska godkännas av kursansvarigs närmaste chef. Eventuella inställanden beslutas av prefekt eller akademisk ledare.

Mallen är ett levande dokument och måste fyllas i fortlöpande för att dokumentationen ska bli så korrekt som möjligt. Vem som fyller i mallen beror på institutionens och avdelningens interna organisation.

Högskolans dokumentation av kursavvikelser och anpassningar kommer att sammanställas av studentavdelningen. För att det ska bli enkelt för er och för den som tar emot och sammanställer ber vi er att följa denna rutin:

• Om anpassningar eller avvikelser fr kursplan gjorts mejlas ifylld mall av
  avdelningsföreståndare, utbildningsledare, eller för LU programsamordnare, till kursavvikelsercorona@sh.se

• I titelraden, skriv kurskod och namn, alternativt ämne (i de fall flera kurser redovisas i samma mall)
  o Mallen ska skickas in regelbundet efter avslutad kurs (eller period om det fungerar bättre för ämnet). Om kursen omfattar mer än 7,5 hp skickas mallen in efter varje avslutad delkurs.
  o Alla kolumner är kanske inte relevanta för alla kurser eller tillfällen: fyll i det som är relevant.
  o Samma mall kan användas fortlöpande och fyllas på. När den skickas in nästa gång den kan man i mejlet förtydliga från vilken rad ny information lagts till.

Studentavdelningen
2020-03-30

Vägledning kring plagiat och/eller otillåtet samarbete med
anledning av coronaviruset

Information till dig som misstänker plagiat och/eller otillåtet samarbete

Enligt högskoleförordningen får disciplinära åtgärder (varning eller avstängning) vidtas mot student som ”med otillåtna hjälpmedel eller på annat sätt försöker vilseleda vid prov eller när en studieprestation annars ska bedömas”. Att vilseleda innebär att någon, i det här fallet examinator, inges en felaktig uppfattning.

Misstänker du plagiat och/eller otillåtet samarbete behöver du undersöka om det finns grund för misstanken. Ta gärna hjälp av Akademiskt stödforum för disciplinärenden, studenträtt och likabehandling vid Södertörns högskola. Längst ned i det här dokumentet finns information om det akademiska stödforumet och uppgift om vem du kan kontakta vid din institution eller utbildningsprogram.

För att avgöra om det finns grund för din misstanke måste du göra ett antal kontroller. Tänk dig en balansvåg där du lägger olika faktorer i vågskålarna. Den ena vågskålen talar till studentens fördel, den andra till studentens nackdel.

Kontrollera alltid:

• Att det är en examination
  För att tillämpa högskoleförordningens regler om disciplinära åtgärder vid exempelvis plagiat måste studentens text vara inlämnad för examination. Om ett misstänkt plagiat upptäcks under handledning av en uppsats leder inte den upptäckten till en disciplinanmälan. Studenten ska dock få information om vad som har upptäckts.
  En student kan inte återta en examinationsuppgift som är inlämnad för examination. Studenten kan alltså inte byta ut en inskickad examinationsuppgift med hänvisning till att det råkade bli fel fil som laddades upp i inlämningslåda. Den inlämnade examinationsuppgiften ska examineras.
• Kursplanen och examinationsformerna för aktuell delkurs/kurs
  Har studenten examinerats i den form som kursplanen föreskriver? Det är en förutsättning för att tillämpa högskoleförordningens regler om disciplinära åtgärder eftersom det som står i kursplanen är bindande. Har examinationen skett i en annan examinationsform än den som anges i kursplanen - t.ex. hemtentamen istället för seminarieuppgifter och grupparbete - går det inte att göra en disciplinanmälan.
  Observera att under extraordinära omständigheter som Corona-utbrottet i Sverige kan formen för examinationen behöva anpassas till situationen. Exempel på anpassning är när en salsskrivning ändras till hemtentamen då undervisning och examination ska ske på distans. Rektor har beslutat att avsteg från kursplanen ska vara godkänt av examinators närmaste chef och dokumenterat. Överensstämmer examinationsuppgiftens form med den examinationsform som finns i beslutet kan det bli aktuellt med en disciplinanmälan.
• Urkundanalys eller annat som väcker misstanke om plagiat
  Urkunds textmatchning är ett relativt trubbigt verktyg. Vid en manuell granskning av studentens text och den misstänkta källan kan det visa sig att den procentsats som Urkund anger antingen är för hög eller för låg. En kraftig omskrivning av en text ger låg procentsats vid Urkunds textmatchning trots att det rör sig om ett omfattande
  plagiat.
  En misstanke om plagiat väcks ofta när examinator läser igenom studentens text. Det kan till exempel vara en variation i språket som gör att examinator fattar misstanke om att texten inte i sin helhet är studentens egen prestation. Andra exempel på sådant som examinatorer i tidigare disciplinärenden har uppmärksammat är skillnader i typsnitt, punktstorlek, bredd på marginal eller att enstaka ord inte passat in i textens sammanhang. I vissa disciplinärenden har udda ordval berott
  på att det finns en källa som studenten formulerat om. I andra fall är källan en text på ett annat språk än det språk studenten ska använda i examinationsuppgiften.
  Misstänker du plagiat i en students examinationsuppgift är det viktigt att du ser examinationsuppgiften som en helhet. Små och begränsade likheter mellan studentens text och en annan text utgör inte tillräcklig grund för en disciplinanmälan. Ibland beror likheter mellan kurskamraters texter på kursens eller examinationsuppgiftens utformning, läs mer om detta nedan. Ta alltid stöd av din kontaktperson i Akademiskt stödforum för disciplinärenden, studenträtt och likabehandling om du är osäker på hur likheterna ska uppfattas.
• Informationen som studenten har fått under delkursen/kursen och inför
  examinationen
  Gör en objektiv granskning av informationen studenten har fått. Ställ dig bland annat följande frågor:
  Har studenten fått information i t.ex. studiemanual, instruktion för examinationsuppgiften, vid föreläsningar och på Studiewebben om hur uppgiften ska utföras?
  Har studenten fått information om hur källor ska hanteras?
  Har studenterna fått information om och i så fall hur de får samarbeta?
  Finns det instruktioner som studenten inte har följt?
  
• Undervisningens respektive examinationsuppgiftens utformning
  Gör en objektiv granskning av hur undervisningen och examinationsuppgiftens utformning. Ställ dig följande frågor:
  Kan utformningen av undervisningen eller examinationsuppgiften ha bidragit till likheter mellan studentens text och den text som misstänks vara källa?
  Har studenterna vars texter är lika varandra genomfört exempelvis övningar eller seminarium som bidragit till att de har skrivit om samma resultat eller upplevelse?
  
• Hur långt har studenten kommit i studierna
  Om studenten nyligen har påbörjat högskolestudier kan det finnas anledning att underkänna examinationsuppgiften istället för att göra en disciplinanmälan. Exempel på en sådan situation är när det är tydligt att det rör sig om studentens bristande kunskaper i att referera text, hänvisa till källor och så vidare. Om studenten har kopierat text i en sådan omfattning att det borde varit uppenbart för studenten att examinationsuppgiften inte längre är studentens individuella prestation blir det en disciplinanmälan även om studenten nyligen påbörjat högskolestudier.
  

Anmäl om det finns grund för misstanken

Finns det grund för misstanken om till exempel plagiat eller otillåtet samarbete gör du skyndsamt en disciplinanmälan. Kontakta oss som handlägger disciplinärenden via funktionsadressen disciplinanmalan@sh.se för att få aktuell anmälningsblankett. I anmälningsblanketten finns information om vilket material du ska bifoga anmälan.

Meddela studenten att du har gjort en disciplinanmälan och beskriv kortfattat vad anmälan avser. Ange inga andra studenters namn i meddelandet. Du kan gärna hänvisa studenten till den information som finns på högskolans webbplats, https://www.sh.se/student/hur-gorjag/disciplinnamnd.

Om du av någon anledning inte vill informera studenten om anmälan är det angeläget att du informerar oss som arbetar med disciplinärenden om det. Vi informerar i så fall studenten om anmälan.

Inget betyg, men fortsatta studier

Examinationsuppgiften som disciplinanmälan avser ska inte få betyg. Att sätta betyg på uppgiften blir bara aktuellt om rektor eller Disciplinnämnden fattar beslut om att lämna disciplinanmälan utan vidare åtgärd.

Anmäld student får fortsätta att studera efter anmälan. Finns det ett omexaminationstillfälle på delkursen är det viktigt att du informerar studenten om möjligheten att genomföra omexaminationen och på så sätt slutföra delkursen. Det är först vid ett beslut från Disciplinnämnden om avstängning som studentens möjlighet att studera påverkas.

Utredning

Enligt högskoleförordningen ska Disciplinnämnden se till att ett ärende som hänskjuts dit utreds noggrant (11 §). Vid Södertörns högskola är det Studentavdelningen som utreder en disciplinanmälan.

I utredningen av en anmälan ingår att hämta in upplysningar från studenten. Även anmälaren kontaktas av handläggaren om det behövs ytterligare upplysningar. Rör disciplinanmälan t.ex. misstänkt plagiat jämförs studentens text med text i misstänkta källor. Även studiemanualer, instruktioner för examinationsuppgiften och annat material från delkursen
granskas. Den information som studenten har fått om hur uppgiften ska utföras, hur källor ska hanteras med mera återges i utredningen som Disciplinnämnden får för att kunna fatta beslut i ärendet. Avsnitt 18.3 - 18.6 ur regelverket Rättigheter och skyldigheter finns alltid med i utredningen.

Anser Disciplinnämnden att studenten har vilselett examinator kan Disciplinnämnden tilldela studenten den disciplinära åtgärden varning eller för en period stänga av studenten från undervisning, prov och annan verksamhet vid högskolan inom ramen för utbildningen.

Vi som arbetar med disciplinärenden

Anna Söderberg
Anna-Karin Brikell
Eva-Carolina Säfvelin
Peter Armstrong Wedborn
Vi nås via e-postadressen disciplinanmalan@sh.se.

Akademiskt stödforum för disciplinärenden, studenträtt och likabehandling

Sedan 2018 finns det möjlighet för lärare som misstänker t.ex. plagiat i en students examinationsuppgift att ta stöd av senior kollega som har fördjupade kunskaper om disciplinärenden.

Kerstin Cassel, sammankallande
Mats Landqvist, institutionen för kultur och lärande
Per Bolin, institutionen för historia och samtidsstudier
Patricia Jonason, institutionen för samhällsvetenskaper
Patrik Dinnétz, institutionen för naturvetenskap, miljö och teknik
Anders J. Persson, lärarutbildningen
Anders Nordström, polisutbildningen

Rekommendationer om användande av kommunikationskanaler vid distansundervisning med anledning av
coronaviruset

Rektor beslutade 17 mars 2020 (dnr 1616-2.1.2020) att högskolan går över till att undervisa och examinera på distans för utbildning på alla nivåer. Vidare rekommenderar Folkhälsomyndigheten att de i Stockholmsregionen som kan arbeta hemifrån gör det. Detta innebär en omfattande omställning för både lärare och studenter. Det innebär också en ökad belastning på de system som används – både de system som högskolan har ett systemansvar för och andra verktyg som till exempel Zoom. För att möjliggöra för studenter att fullfölja sina studier under dessa snabba omställningar är det mycket viktigt att de får
tydlig information om uppgifter och schema och vet hur de ska hålla sig uppdaterade.

Studiewebben huvudsaklig informationskanal

I informationen som riktats till högskolans studenter om övergången till distansundervisning står att de får specifik information om vad som gäller för respektive kurs via Studiewebben. Högskolan rekommenderar varje institution att i första hand använda Studiewebben som kommunikationskanal. Om detta inte är möjligt ska varje kursansvarig eller motsvarande tillse att hänvisning till vald kommunikationskanal finns publicerad i aktuellt kursrum på Studiewebben. Om det är möjligt att meddela studenterna hur ofta ny information kan komma att publiceras är detta önskvärt.

Kommunikation via e-post

Högskolan rekommenderar inte i första hand kommunikation via av e-post, men om e-post används – till exempel på grund av driftstörningar av Studiewebben – är det viktigt att kursansvarig eller motsvarande meddelar studenterna om detta så att studenter som har inaktuell e-postadress i Ladok uppmärksammas på att de inte nås av informationen.

Schema och uppdateringar i TimeEdit

I samband med omställning till distansundervisning har frågor väckts om hur scheman i TimeEdit ska hanteras. Den rekommendation som gäller för samtliga är att lokaler tills vidare inte ska bokas av för vårterminen 2020. När det gäller planeringen för höstens verksamhet ska högskolans vanliga rutiner för bokning av lokaler och planering av schema däremot följas tills vidare.
När det gäller huruvida förändringar i schemat kommuniceras via TimeEdit eller inte avgörs av respektive kurs då förutsättningarna är olika på olika institutioner och utbildningar. Är det möjligt att hålla schemat uppdaterat vid TimeEdit är det att föredra för de kurser där stor del av undervisningen bedrivs på särskilda tider. Detta kan minska belastningen på Studiewebben och underlätta för de studenter som har TimeEdit kopplat till sina kalendrar. Allra viktigast är dock att kursansvarig eller motsvarande är tydlig gentemot studenterna var
de ska hålla sig uppdaterade om schema, uppgifter och inlämningar under kursen. Om TimeEdit inte används bör studenterna meddelas om detta.

Praktiska instruktioner när TimeEdit används

• När redan bokad tid gäller även vid distansundervisning behålls bokningen och i kommentarsfältet läggs kommentaren ”Distans, se kursrum för mer information” (eller motsvarande).
• När ny tid läggs till läggs det nya tillfället in i TimeEdit utan att lokal bokas. I
  kommentarfältet skrivs ”Distans, se kursrum för mer information” (eller
  motsvarande).
  
• När tillfällen ställs in eller flyttas har tillfället kvar sin bokade lokal. I
  kommentarsfältet skrivs ”Inställt” eller ”Flyttat till annan tid”. Om det ännu inte är beslutat hur ett tillfälle ska lösas kan det i kommentarsfältet stå ”Ska flyttas”.

Information till högskolans medarbetare

Hej,
Rektor har fattat beslut som innebär att alla chefer vid institutioner/motsvarande samt avdelningar uppmanas att möjliggöra för medarbetare att arbeta på distans.

Den 17 mars rekommenderade regeringen alla högskolor och universitet att gå över till distansundervisning. Södertörns högskola följer denna rekommendation, och ingen undervisning kommer därför att ske i högskolans lokaler från och med 18 mars.

Folkhälsomyndigheten gjorde den 16 mars bedömningen att det är läge att vidta ytterligare åtgärder för att bromsa spridningen av covid-19 i Sverige, och skydda de mest utsatta från att bli smittade. De uppmanar därför arbetsgivare som har möjlighet att låta medarbetare arbeta på distans överväga att göra det.

Generellt om distansarbete för högskolans medarbetare

Högskolans chefer ska sträva efter att möjliggöra för medarbetare att arbeta på distans. Det är viktigt att högskolans verksamhet upprätthålls och våra chefer ska planera för att centrala och viktiga funktioner för högskolan fungerar. Chefers bedömning om distansarbete är möjligt, ska i varje enskilt fall utgå från ett verksamhetsperspektiv. Chefer ska särskilt eftersträva att möjliggöra för medarbetare med nedsatt immunförsvar att arbeta på distans.

Verksamheterna vid högskolan ser olika ut och vissa arbetsuppgifter lämpar sig bättre än andra för distansarbete. Det betyder att graden av distansarbete kommer att se olika ut beroende på vad du har för arbetsuppgifter och var i organisationen du arbetar.

För dig som är lärare och forskare kommer inte skillnaden vara så stor då ni i hög utsträckning redan har möjlighet att arbeta på distans och väl uppdaterade rutiner när det gäller distansarbete. Även du bör dock ta del av denna information.

Medarbetare med arbetsuppgifter på högskolan

För dig som ska utföra arbete på högskolan gäller fortsatt att om du har förkylningssymtom eller är sjuk, ska du stanna hemma och undvika nära kontakt med andra människor. Covid19 kan enligt Folkhälsomyndigheten ge lindriga symtom som liknar en förkylning, så det är viktigt att vara vaksam.

Vid distansarbete

Vid distansarbete gäller följande:

• Du kan alltid förväntas komma till högskolan för att delta på viktiga möten, hämta undervisningsmateriel/-utrustning med mera.
  
  Under den tid som högskolan har en högre utsträckning av distansarbete ska du hålla kontakten med din chef.
  
• Om du blir sjuk under den period du arbetar på distans ska du sjukskriva sig enligt gängse rutiner.
  

Arbetstid och flextid för T/A personal

Precis som i normala fall ska du finnas tillgänglig mellan klockan 09.00-15.00. Före och efter det finns fortfarande utrymme för flextid som under normala omständigheter.

Arbetsuppgifter

Du som arbetar på distans ska huvudsakligen arbeta med dina ordinarie arbetsuppgifter. Det innebär även att du deltar i möten när så behövs. Möten kan ske via telefon, digitala verktyg eller på högskolan om så krävs.

Med tanke på den rådande situationen kan du komma att behöva utföra arbetsuppgifter som du i normalfallet inte utför.

Stöd för distansarbete och digitala möten

Som stöd för distansarbete och digitala möten finns bland annat ”Arbeta på distans” på Medarbetarwebben.

För möten med flera personer används med fördel verktyget Teams, se ovanstående sida på Medarbetarwebben.

Notera också att du som undervisar kan få stöd och information om ”Att undervisa på distans” på Medarbetarwebben.

Högskolans lokaler

Från och med den 18 mars låses högskolans ytterdörrar. Inpassering med kort och kod fungerar för personal och studenter.

Bibliotekets huvudingång hålls öppen som vanligt vardagar mellan klockan 8.30-16.30. Från och med den 19 mars kommer biblioteket vara stängt under kvällar och helger.

Tillsvidare håller högskolans Infocenter, växel och registrator öppet som vanligt.

Driften av fastigheten kommer att skötas som vanligt av Stiftelsen Clara. Om någon känner oro för att förflytta sig i lokalerna då lokalerna är låsta kan väktare eskortera. Väktare nås på 4500.