Rektor beslutade den 27 juni om en handlingsplan för administrativt betungande arbetsuppgifter vid Södertörns högskola. Handlingsplanen innehåller nio områden och inom flera områden har det redan påbörjats förbättringsarbeten.

Handlingsplanen har tagits fram utifrån den kartläggning som har gjorts beträffande vilka arbetsuppgifter som högskolans medarbetare upplever som administrativt betungande. Kartläggningens syfte var att ta fram ett underlag för att i nästa steg arbeta med åtgärder som ska göra att administrativa uppgifter underlättas och förenklas för samtliga medarbetare, inte bara grupper av anställda, och det har nu resulterat i en handlingsplan.

Handlingsplanen innehåller nio områden där det första, informella/kulturella aspekter, är övergripande och ska ingå som en aspekt i hanteringen av de övriga åtta områdena. Dessa områden är:

1. Enklare ekonomihantering
2. Rekrytering av akademisk personal
3. Kommunikation
4. Handläggningsprocesser gällande kurs- och utbildningsplaner
5. Att hitta information på högskolan: extern webb, medarbetarwebben och Teams
6. Forskningspengar i samband med extern forskningsfinansiering
7. Disciplinärenden
8. Schemaläggning och bemanning

Utifrån såväl delrapport ett som två har det inom flera områden påbörjats förbättringsarbeten. Några exempel på det är följande:

• En omständlig och betungande arbetsuppgift har varit att beställa resor till andra, som till exempel externa föreläsare, lärare och andra gäster till högskolan. Nu finns ett tilläggsavtal med högskolans resebyrå vilket gör det möjligt för externa gäster att själva beställa sina resor och sitt boende direkt av resebyrån.
• På området enklare ekonomihantering har HR-avdelningen inlett ett projekt som syftar till att förbättra såväl användarbarhet som funktionalitet i Primula. Därtill har Ekonomiavdelningen påbörjat arbete med att öka tillgängligheten för förfrågningar från verksamheten. Exempelvis finns de ekonomiadministratörer som arbetar med fakturahantering tillgängliga i MA825 och MA881 under kontorstid. De kan bland annat ge stöd vid bokinköp eller vid beställning av terminalglasögon.
• Inom området hitta information på högskolan har insatser gjorts för att förbättra sökfunktionaliteten. Därtill har en konsultbyrå under våren sett över användbarheten av medarbetarwebben. De rekommenderade åtgärderna kommer ses över under hösten och successivt implementeras där så är möjligt.

På projektsidan kan du följa det fortsatta arbetet med åtgärderna. Där hittar du också kontaktuppgifter om du har frågor om projektet.