Det har gått drygt ett halvår sedan handlingsplanen för administrativt betungande arbetsuppgifter vid Södertörns högskola beslutades och det är hög tid att följa upp hur arbetet går. Inom nio olika åtgärdsområden görs förbättringar och här följer en kortare sammanfattning.

Vill du få en utförligare beskrivning av vad som har gjorts inom varje delområde, läs mer på projektsidan.

Åtgärder för en förbättrad informell/kulturell miljö

I delrapport 2 framkom att området informella/kulturella aspekter var en viktig del för upplevelsen av administrativt betungande arbetsuppgifter. Det handlade till exempel om brist på personlig kontakt, bristande kollegiala relationer, bristande intern kommunikation, samt bristande förståelse och respekt för medarbetare i andra delar av högskolan. Några åtgärder som har genomförts är:

• Från ekonomiavdelningen finns projektekonomer på plats hos institutionerna under en dag i veckan.
• I alla mejl som kommer från en funktionsmejladress finns även namn på den medarbetare som skickar mejlet med.
• Uppmaningar till alla medarbetare att uppdatera sitt personalkort för visning på Medarbetarwebben samt den externa webbplatsen sh.se har gått ut. I samband med det har högskolan gjort och fortsätter med en satsning på att erbjuda fotografering för profilbild samt för pressbilder.
• För ärendehanteringssystemet Moa har personligare mejlmallar tagits fram. Med drygt 50 000 ärenden i Moa behöver vissa delar vara automatiserade och därmed utan personlig kontaktinformation.
• Den 17 april 2024 genomförs ”Förvaltningens dag”. Då är alla medarbetare välkomna att ta del av presentationer/workshops som presenterar verksamheterna.

Åtgärder för en förbättrad administrativ miljö

Inom de övriga åtta områdena har bland annat följande åtgärder vidtagits:

• En ny resemodul i Primula har under hösten 2023 arbetats fram och kommer att lanseras våren 2024.
• Högskolans externa gäster kan beställa sina resor via högskolans upphandlade resebyrå.
• Enklare att nå ekonomi-administrationen: via Teams, via e-post fakturahantering@sh.se eller personligen genom att gå till MA825 och MA881.
• En pågående åtgärd är att se över hur olika typer av enklare ekonomiärenden kan förtydligas och eventuellt förenklas.
• Arbetsgruppen inom kommunikation får fortsatt uppdrag att föreslå och prioritera åtgärder för att utveckla högskolans kommunikation utifrån den kommunikationspolicy som styrelsen beslutade om i september 2023.
• Styrgrupp för utvecklingen av högskolans webbplatser har tillsatts.
• Företaget (Ouriginal) som tillhandahåller högskolans mjukvara för att upptäcka plagiering har genomförts utbildningspass för lärare och andra intresserade.

– I undersökningen var det 70 procent som angav att deras arbetsuppgifter försvårades av onödiga eller krångliga tillvägagångssätt eller processer, säger Hans E Andersson, förvaltningschef. Syftet med de åtgärder som nu vidtas är att det i förlängningen ska underlätta och förenkla arbetet för alla medarbetare på högskolan.