Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

Nu finns en helt ny sökbar informationshanteringsplan

Högskolans tidigare informationshanteringsplan har bestått av en PDF-fil. Nu har planen gjorts om och du kan istället söka fram informationen i ett webbgränssnitt. Förhoppningen är att det ska blir ett smidigt verktyg för högskolans anställda i det gemensamma arbetet med att hantera högskolans allmänna handlingar.

Informationshanteringsplanen innehåller riktlinjer gällande bevarande, gallring, diarieföring och sekretess, som behövs för en god arkivvård av Södertörns högskolas allmänna handlingar.

Tidigare informationshanteringsplan har bestått av en PDF-fil. I den nya versionen av planen kan du söka fram information i ett webbgränssnitt. Det går bland annat att söka på vilka handlingar som ska diarieföras, vilken process en handling tillhör, vilka handlingar som ska arkiveras och vilka handlingar som får gallras. Det går också att spara en länk till en sökning, för att underlätta vid vanliga och återkommande sökningar i informationshanteringsplanen.

Ett helt nytt sätt att arbeta med informationshantering

Sättet att presentera planen på är helt nytt och har utvecklats genom ett samarbete mellan leverantören Soleil och en projektgrupp från högskolan bestående av Mattias Dorrian, samordnare arkiv och registratur, Therese Andersson, Kommunikationsavdelningen, Jimmy Engman, Campus- och IT-avdelningen och Tim Klingenberg de Verdier, Avdelningen för verksamhetsutveckling och myndighetsstöd.

- Jag tror att vi faktiskt är ett av de första lärosätena i landet som provar att presentera en informationshanteringsplan på detta sätt, säger arkivarie Mattias Dorrian. Förhoppningen är att det ska vara ett smidigt verktyg för högskolans anställda i det gemensamma arbetet med att hantera högskolans allmänna handlingar.

Arkiv- och registratorsfunktionen ansvarig

Högskolans arkiv- och registratorsfunktion, tillhörande Avdelningen för verksamhetsutveckling och myndighetsstöd (AVM), ansvarar för att informationshanteringsplanen uppdateras och är i enlighet med Riksarkivets föreskrifter. När en ny version av planen beslutas av AVM, exempelvis på grund av att en ny föreskrift utfärdats eller att hanteringen av en handlingstyp har ändrats, meddelas detta som en nyhet på medarbetarwebben. Frågor om planen kan ställas till arkivare@sh.se.

Vill du veta mer om informationshanteringsplanen?

Läs mer i länken nedan. Det går också bra att bjuda in Mattias Dorrian, mattias.dorrian@sh.se, till din avdelning eller institution för att få en demonstration av informationshanteringsplanen. 

Information

Publicerad: 2022-03-02
Enhet: Kommunikationsavdelningen

Dela

E-post