Administrativa processer och strukturer ska vara enkla och begränsas till det som är nödvändigt. Det är ett påstående som de flesta nog kan hålla med om. Men sedan skiljer det sig sannolikt rätt mycket beträffande vad som är enkelt och nödvändigt. Inte minst finns det olika uppfattningar om vad som är pedagogiska överväganden och vad som är administrativa sysslor, eller vilka råd och arbetsgrupper som behöver finnas och vilka som behöver ingå i dessa. För att skapa ett mer systematiskt underlag om medarbetarnas uppfattningar om olika uppgifter på högskolan går det i juni ut en enkät ut till högskolans alla medarbetare.

Södertörns högskolas vision är att Södertörns högskola ska vara ett universitet som bidrar till en hållbar samhällsutveckling genom forskning, utbildning och kritiska samtal om vår tids stora frågor. För att nå denna vision är en väl fungerande administration avgörande. ”Administration” är ett brett begrepp som det finns många olika uppfattningar om. Det behöver inte vara avgränsat till de arbetsuppgifter som utförs av högskolans teknisk/administrativa personal, utan är snarare arbetsuppgifter som i mindre utsträckning är direkt relaterade till utbildning och forskning. Under senare år har det alltmer diskuterats i vilken utsträckning olika administrativa uppgifter har tillkommit och om administrativa uppgifter utförs av ”rätt” medarbetare. Det är utifrån detta som det till exempel i högskolans Kvalitetsplan har skrivits in att en genomlysning ska göras under 2022.

En systematisk genomlysning av medarbetarnas uppfattningar om administrativa uppgifter på högskolan

Rektor Gustav Amberg har bett Anders Ivarsson Westerberg, professor i offentlig förvaltning, Anna Maria Jönsson, rektorsråd och professor i medie- och kommunikationsvetenskap och Hans E Andersson, förvaltningschef och docent i statsvetenskap, att kartlägga medarbetarnas uppfattningar.

- Syftet med enkäten är att få fram ett första systematiskt underlag. Vilka arbetsuppgifter upplever högskolans arbetare som administrativt betungande? Det är viktigt att utgångspunkten för det fortsatta arbetet är medarbetarnas uppfattningar och därför hoppas jag att så många som möjligt tar sig tiden att svara, säger Gustav Amberg.

Anders Ivarsson Westerberg, professor i offentlig förvaltning, menar att det på en generell nivå sannolikt kan nås samstämmighet om att administrationen ska begränsas i betydelsen att processer och strukturer ska vara enkla, tydliga och effektiva samt att uppgifterna ska utföras av de medarbetare som utför dem bäst och mest effektivt. Men sedan varierar uppfattningarna om vad som behövs i form av till exempel samordning och arbetsfördelning.

Tillvägagångssätt och arbetet framöver

Johan Sandén, fil dr i företagsekonomi och vars avhandling behandlade digitaliseringars inverkan på lärares arbete i grundskola och gymnasium, anställdes i slutet av april och har tagit fram enkäten i samråd med styrgruppen och högskolans ledningsgrupp. Utifrån analys av enkätsvaren kommer Johan i nästa steg genomföra fokusgruppsintervjuer med medarbetare. Avsikten är att då få ett mer konkret underlag om problem inom olika områden och få förslag om vad som kan göras.

- Enkäten och fokusgruppsintervjuerna är det första steget. Avsikten är att sedan systematiskt arbeta igenom område för område för att underlätta mångas relativt betungande administration, säger Anna Maria Jönsson, professor i medie- och kommunikationsvetenskap.

- Ett sådant här arbete bedrivs ju kontinuerligt, men det finns ett behov av att under de närmaste åren systematiskt ta oss an det som högskolans medarbetare identifierar. Samtidigt vill jag vara tydlig med att i många frågor så sysslar vi med myndighetsutövning, och inte minst inom dessa sätter det externa regelverket gränser för vad som kan göras. Men det kommer bli spännande att ta del av resultaten från enkäten och fokusgruppsintervjuerna och jag är säker på att vi kan förbättra mycket, säger förvaltningschef Hans E Andersson.

Enkäten och intervjuer kommer att utgöra ett kunskapsunderlag som kommer att analyseras i högskolans ledningsgrupp och tas vidare i ett arbete med att förbättra organisation och processer på högskolan.