Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

Råd och tips vid val av e-post eller Teams 

I samband med att Södertörns högskolas nya medarbetarwebb lanserades i april 2021 ersätts delen ”Min arbetsplats” på det tidigare personalintranätet med Microsoft Teams. För vissa avdelningar, institutioner och arbetsgrupper är Teams nytt medan andra har arbetat i det under 2020 med anledning av pandemin eller tidigare än så.

Teams och dess chattfunktion ger högskolan nya samarbetsmöjligheter, men skapar också ytterligare en plattform med olika kontaktvägar för högskolans medarbetare att hantera i vardagen. Dessa råd och tips syftar till att underlätta för högskolans medarbetare och arbetsgrupper att välja mellan e-post eller Teams i den skriftliga kontakten med andra medarbetare. Målet är att dessa råd ska kunna bidra till att Teams blir ett tydligt komplement till e-post och andra kommunikationskanaler, och att merarbete och osäkerhet undviks i så stor utsträckning som möjligt.

E-post

E-post är sedan lång tid tillbaka en kommunikationskanal som högskolans medarbetare använder frekvent och den kommer att vara central även framöver. Medarbetare förväntas läsa och besvara e-post regelbundet, ha frånvarobesked vid ledigheter, ha rutiner för bemannande av funktionsadresser och så vidare. De flesta medarbetare har med största sannolikhet egna rutiner för hur de hanterar, flaggar och sorterar inkommande mejl. I Outlook finns ett antal sätt att söka efter inkomna och skickade mejl när behov finns.

E-post bör i första hand väljas vid följande tillfällen:

  1. När innehållet kan utgöra allmän handling, vara del av myndighetsutövning, personalärenden etc.
  2. När mottagaren kan behöva vidarebefordra innehållet till kollegor, chef, andra avdelningar eller externa mottagare.
  3. När mottagaren ska agera på innehållet och uppgiften som tilldelas kan ta tid att utföra.
  4. När frågan är komplex och kan ta tid att sätta sig in i eller besvara.
  5. När mottagaren kan behöva återkomma till innehållet vid senare tillfällen.
  6. När annan kanal inte är överenskommen.

För att inte skapa ökad arbetsbelastning bör vi använda funktionsadresser när dessa finnas och undvika att mejla fler mottagare än nödvändigt eller “svara alla” om det inte är nödvändigt. Vi bör till exempel aldrig mejla hela avdelningar om vi inte faktiskt behöver nå samtliga medarbetare. För att underlätta sökandet efter tidigare meddelanden i Outlook bör vi ange så tydliga ämnesrader som möjligt.

Teams

I Teams finns olika sätt att ha dialog med en kollega eller hela arbetsgrupper. Använt på rätt sätt kan Teams utgöra ett bra komplement till mejl.
Chattfunktionen i Teams används i kontakt med en eller flera från början utvalda personer. Chatten kan ersätta de snabba, muntliga avstämningar vi har på kontoret när medarbetare arbetar på distans.
Inlägg under Inlägg/Posts blir synliga för alla medlemmar i gruppen. Rubriker kan anges för att gruppen snabbt ska se vad inlägget rör och gruppmedlemmarna bör svara i tråd under inlägget för att hålla sidan så lättöverskådlig som möjligt. I Teams kan gruppmedlemmar läggas till efter hand och då ta del av tidigare konversationer och dokument som på detta sätt publicerats tillgängliga för hela gruppen.
Medarbetare bör hålla koll på sin Teams regelbundet, även om en själv inte är daglig användare. Detta eftersom kollegor kan använda Teams vid något av tillfällena som beskrivs nedan. Det går att ställa så att det kommer ett e-postmeddelande när en har ny aktivitet i Teams.

Chattfunktionen i Teams bör i första hand väljas vid följande tillfällen:

  1. När en enhet eller arbetsgrupp har kommit överens om detta.
  2. Vid frågor som rimligen går snabbt för mottagaren att besvara.
  3. För att ha en dialog om en fråga av mer tillfällig art med en eller flera personer som är bestämda på förhand.

Inläggsfunktionen i Teams bör i första hand väljas vid följande tillfällen:

  1. När en enhet eller arbetsgrupp har kommit överens om detta.
  2. När det är oklart vilka personer i gruppen som direkt berörs.
  3. När flera i gruppen kan behöva läsa och reagera varpå andras svar.
  4. När det kan tillkomma nya medlemmar som behöver ta del av informationen vid senare tillfällen.

Digitala coachen finns som stöd

Behöver du råd och stöd i hanteringen av de olika digitala kanalerna? Högskolan har en digital coach, Mattias Paul, som du kan vända dig till.

Information

Publicerad: 2021-11-26
Enhet: Kommunikationsavdelningen

Dela

E-post