Processen kring att högskolans utbildningsutbud blir sökbart för presumtiva studenter är ett omfattande arbete på högskolan. Det involverar många olika medarbetare vid olika tidpunkter på året, och är en lika viktig som komplex process, och som syftar till att Södertörns högskolas utbildningsutbud ska vara korrekt och tydligt publicerat på antagning.se/universityadmissions.se samt vår egen hemsida, sh.se.

Under de senaste åren har flera av de system som används i arbetet utvecklas och/eller bytts ut, och alla involverade medarbetare behöver en nystart i gällande vår kunskap kring utbudsprocessen: hur en gör, när en gör och var en gör vad.

ST2025, HT2025, INT HT2025, VT2026

* Master/Magisterprogram på engelska som ska vara sökbar på www.universityadmissions.se i den tidigare antagningsomgången som främst riktar sig till studenter utanför EU/ESS.

ST2024, HT2024, INT HT2024, VT2025

* Master/Magisterprogram på engelska som ska vara sökbar på www.universityadmissions.se i den tidigare antagningsomgången som främst riktar sig till studenter utanför EU/ESS.

I nedanstående tabell finner ni ungefärliga hålltider för antagningsåret. Exakta datum för när antagnings- och planeringstal ska vara beslutade meddelas, i god tid, berörd personal via e-post.

Resterande datum hittar ni under ”Viktiga datum” på antagning.se efter att UHR publicerat tidsplanerna för respektive antagningsomgång.

Svenska sidan

Viktiga datum (antagning.se) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Engelska sidan

Key dates and deadlines (universityadmissions.se) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Södertörns högskolas utbildningsutbud är de kurser och program som högskolan erbjuder studenter att läsa ett visst läsår. För varje kurs och program skapas tillfällen som högskolan utannonserar på antagning.se/universityadmissions.se och på vår egen webbplats (sh.se).

Att "utannonsera" betyder att Ladok skickar information till antagning.se/universityadmissions.se inför respektive ansökningsperiod och att Kommunikationsavdelningen publicerar information om utbildningstillfällen för inresande utbytesstudenter på sh.se.

Utbildningsutbudet skapas en gång per år. Prefekten för respektive institution ansvarar för att utbudet tas fram i tid, och fattar beslut om institutionens utbud. En förutsättning för att kunna skapa tillfällen för en kurs eller ett program, är att det finns en fastställd plan eller att man i tid skapar grunddata för en ny plan.

För att inmatningen av utbudet ska bli korrekt är det viktigt i god tid ta fram institutionens planerade utbud. Innan inmatningsperioden behöver även ämnen och program ha tagit ställning till om man ska skapa nya kurs- eller utbildningsplaner.

När utbudet är inmatat går korrektur ut till institutionerna. Ansvarig för utbudet på institutionerna, eller den som uppgiften delegerats till, måste då kontrollera att utbudet är korrekt.

Efter att utbudet är beslutat av prefekten kommer de utbildningar som har fastställda planer att publiceras enligt tidsplan. Planer som ännu inte är fastställda kommer inte att publiceras. Se avsnitt Om ny plan ska tas fram nedan.

När utbudet är publicerat ska institutionen kontrollera att rätt kurser och program syns på sh.se och antagning.se/universityadmissions.se.

Om det finns en fastställd plan

1. Tillfällen kan skapas under inmatningsperioden i september
2. Beslut på utbud tas av prefekt i november
3. Kursen/programmet kommer visas på hemsidan och antagning.se/ universityadmissions.se vid publicering i november.
4. Kursen/programmet blir sökbart när antagningen öppnar på antagning.se/universityadmissions.se 15 mars/15 oktober.

Om ny plan ska tas fram

1. Grunddata för kursen/programmet ska vara inmatad i PIM under inmatningsperioden i september
2. Utbud skapas under inmatningsperioden i september
3. Beslut på utbud tas i november
4. Kursen/programmet publiceras på sh.se och antagning.se/universityadmissions.se i slutet av november eller så snart planen är fastställd. Tänk på att för nya kurser/program behöver kommunikationsavdelningen en text till sh.se för att de ska kunna skapa en sida och utbudet ska synas.
5. Kursen/programmet blir sökbart på antagning.se/universityadmissions.se 15 mars/15 oktober om planen är fastställd.

Om en ny plan skapas efter att utbudet har beslutats

Om institutionen beslutat om utbud på en fastställd kurs-/utbildningsplan enligt tidsplanen och man därefter bestämmer sig för att skapa en ny kurs-/utbildningsplan för samma kurs/program gäller följande:

1. Institutionen skapar ny grunddata för den nya planen i PIM.
2. Institutionen beställer program-/kurstillfälle från PIM. Formulär för beställning nås via den här länken.
3. Institutionen tar fram ett prefektbeslut om inställande av tidigare utbud på kurs/program. Ett diariefört beslut per kurs/program.
4. Institutionen tar fram ett prefektbeslut om utökande av utbud på kurs/program. Ett diariefört beslut per kurs/program.
5. Den nya planen färdigställs i PIM och fastställs.
6. Studentavdelningen ställer in tidigare utbud på kurs/program.
7. Studentavdelningen publicerar nytt utbud på kurs/program när planen är fastställd.

Tillfällen som ställs in kommer fortfarande vara synliga på antagning.se och sh.se och kan inte tas bort.

Inför kommande läsår (hösttermin/vårtermin) skapas utbildningstillfällen för program och kurser, som ligger till grund för högskolans utbildningsutbud. Ett utbildningstillfälle innehåller alltid följande information:

• Termin.
• Period på terminen
• Studietakt
• Undervisningstid
• Undervisningsform (om distans: även information om eventuella obligatoriska eller frivilliga träffar)
• Undervisningstakt.

Utbildningstillfällen som utannonseras –
Information som publiceras för fristående kurser och program

Utbildningstillfällen som ska utannonseras på sh.se, antagning.se och universityadmissions.se ska även innehålla uppgifter om antagningsomgång och urval. Dessutom är det möjligt att skriva in fritextord som ska hjälpa presumtiva studenter då de söker efter utbildningar på webbplatserna.

För utbildningstillfällen som utannonseras ska det även finnas program- och kurstexter.

Utbildningstillfällen som inte utannonseras –
Programspecifika kurser

Kurstillfällen ska även skapas för kurser som inte ska vara sökbara externt. På dessa kurser är det bara är möjligt att anta och registrera programstudenter.

Ska programstudenterna läsa en kurs tillsammans med fristående studenter behöver man inte skapa ytterligare ett tillfälle om det finns ett skapat för fristående. Men om de till exempel ska schemaläggas olika är det bra att skapa ett programspecifikt tillfälle.

Kurser som ska ges för utbytesstudenter

För att utbytesstudenterna ska kunna se på vår hemsida vilka kurser som de har att välja mellan måste man för dessa kurser skapa egna kurstillfällen. I PIM skapar man då EX-tillfällen som kommer att publicerade på sh.se.

Från och med H23 ska alla kurser som ges för utbytesstudenter ha EX-tillfällen. Kurser som både ska ges för utbytesstudenter och fristående studenter ska ha två tillfällen, ett som är bara för utbytesstudenter och ett som är för fristående studenter. Även kurser som ska ges för programstudenter och utbytesstudenter ska ha två tillfällen.

Utbudsbeslutet omfattar de uppgifter som finns med i det underlag för beslut som skickas ut för korrektur och efter det som underlag för beslut. Det är viktigt att det är tillfällena är korrekt inmatade.

Tillfällen för följande utbildningar ska finnas med i underlaget

• Kurs- och programtillfällen på grund och avancerad nivå som ska vara sökbara på antagning.se/ universityadmission.se
• Tillfällen för basårsutbildning
• Tillfällen för lärarlyftsutbildningar
• Tillfällen för kurser som ska ges för utbytesstudenter

Kurser som ska ges både på antagning.se/ universityadmission.se och för utbytesstudenter ska ha två tillfällen, ett tillfälle för antagning.se/ universityadmission.se och ett för utbytesstudenter (EX-tillfälle)

Viktigt att kontrollera:

• Är alla kurser och program med i underlaget
• Är tillfället skapat på rätt kurs-/programkod (eller finns det en ny/ska det skapas en ny)
• Är tillfället skapat på rätt termin
• Om kursen inte ges över hela terminen, är tillfället skapat i rätt perioder (startdatum-slutdatum
• Om kursen ges över flera terminer, är tillfället skapat i rätt perioder (startdatum-slutdatum
• Om utbildningen ges på deltid eller heltid och är det rätt i underlaget
• Om utbildningen ges på deltid och det ska vara obligatoriska träffar ska antal tillfällen anges
• Ska utbildningen ges på campus eller på distans
• Har utbildningen rätt förkunskaper/behörighet
• Har utbildningen rätt urvalsmodell
• Om utbildningen har engelska som undervisningsspråk kontrollera att studieavgiften är inlagd och att den är korrekt

För kurser och program på grund- och avancerad nivå

Utbildningsutbudet beslutas per läsår (sommartermin/hösttermin/vårtermin). Utbildningstillfällena skapas och korrektur skickas till institutionerna för att vid behov korrigera felaktigheter och lägga till tillfällen som saknas. Dessa skickas till:

1. [steg 1 av 2] Korrekturunderlag
   Skickas till Avdelningsföreståndare
   För kännedom skickas detta mejl till prefekt, avdelningschefen för AVM, samordnare på Kommunikationsavdelningen samt institutionens administrativa chef.
   
2. [steg 2 av 2] Beslutsunderlag
   Skickas till Prefekt
   För kännedom skickas detta mejl även till chefen för Avdelningen för verksamhetsutveckling och myndighetsstöd, berörda avdelningsföreståndare, Kommunikationsavdelningen samt respektive administrativ chef.
   

För program på avancerad nivå i den internationella antagningsomgången

Utbildningstillfällena skapas och korrektur skickas till institutionerna för att vid behov korrigera felaktigheter och lägga till tillfällen som saknas. Dessa skickas till:

1. [steg 1 av 2] Korrekturunderlag
   Skickas till Avdelningsföreståndare
   För kännedom skickas detta mejl till prefekt, avdelningschefen för AVM, samordnare på Kommunikationsavdelningen samt institutionens administrativa chef.
   
2. [steg 2 av 2] Beslutsunderlag
   Skickas till Prefekt
   För kännedom skickas detta mejl även till chefen för Avdelningen för verksamhetsutveckling och myndighetsstöd, berörda avdelningsföreståndare, Kommunikationsavdelningen samt respektive administrativ chef.

Beslutet ska fastställas genom prefektbeslut

När beslutet är taget ber vi er att bilägga underlaget som diarieförda bilagor till beslutet och skicka det för kännedom till:

• Erik Granrot och Carl Thörner på AVM
• Studie- och karriärvägledare (studier.karriar@sh.se)
• Ladok (PIM) och antagningen (pim@sh.se och antagning@sh.se)
• Kommunikationsavdelningen (utbud@sh.se)
• samt de personer vid er institution som ni anser berörs av beslutet.

Om en utannonserad kurs byter kursplan, antingen genom revidering eller genom fastställande av ny kursplan med identisk titel, så utför PIM-administrationen flytten av kurstillfället. Det behövs inget prefektbeslut för detta.

Beroende på vad är är för typ av byte så ser rutinen olika ut. Nedan förklarar vi hur rutinen ser ut i de olika fallen.

• Ny version av befintlig kursplan fastställs (revidering):
  När en ny version av en kursplan fastställs kontrollerar PIM-administrationen om det finns ett utannonserat utbildningstillfälle på den föregående versionen. Om det finns ett sådant så flyttar vi tillfället till den nya versionen.
• Ny kursplan med ny kurskod fastställs:
  Om en ny kursplan fastställs med identisk titel som en tidigare kursplan och det finns ett utannonserat tillfälle på den tidigare planen så skapar PIM-administrationen upp ett nytt utbildningstillfälle på den nya planen och ställer in det gamla tillfället. Informationen i det nya utbildningstillfället kommer att vara densamma som i det gamla tillfället, med undantag för att det blir en ny kurstillfälleskod.
  
  Observera att detta bara gäller för planer som har exakt samma titel som en tidigare plan.
• Påbörjad ny kursplan fastställs inte och ämnet vill i stället utannonsera den föregående kursplanen:
  Om ett ämne i stället vill utannonsera den föregående kursplanen så är det viktigt att ämnet kontaktar pim@sh.se. PIM-administrationen kan då skapa ett nytt utbildningstillfälle på den tidigare planen. Detta tillfälle ersätter då tillfället på planen som aldrig fastställdes.
  
  Observera att detta bara gäller för planer som har exakt samma titel som den tidigare planen.

Om man efter att utbudet är beslutat behöver ändra studieperiod eller omfattning på ett kurstillfälle kan prefekt fatta ett ändringsbeslut till och med

• 1 mars för kurser som ska ges hösttermin
• 1 september för kurser som ska ges vårtermin

Om någon annan information ska ändras i tillfället så krävs det att man ställer in det felaktiga tillfället och utökar med ett korrekt tillfälle, se information nedan hur man ställer in och utökar tillfällen.

När ett utbildningstillfälle ska ställas in på grund av för dåligt söktryck eller av annan orsak så hanteras detta av Studentavdelningen. Institutionerna meddelar antagningen och Ladok genom ett diariefört prefektbeslut och därefter ställs tillfället in. När tillfället är inställt syns det både på antagning.se när anmälan har öppnat och på Södertörns högskolas webbplats.

I tidsplanen för utbildningsutbudet finns datum för när man senast kan ställa in ett utbildningstillfälle.

Princip gällande sista datum för inställande av kurser och program

För att uppnå tydlighet och samsyn kring inställanden av kurs- eller programtillfällen har högskolans prefekter och lärarutbildningens akademiska ledare enats om en högskoleövergripande princip gällande sista datum för inställande av kurser och program.

Principen utgör en högskoleövergripande strävan kring hanteringen av de kurser och program som Södertörns högskola erbjuder.

Principen

Högskolan eftersträvar att i så stor utsträckning som möjligt genomföra det utbildningsutbud som man utlyser och därmed undvika att ställa in kurser och program.

Tillägg av kurs- och programtillfällen kan vid behov göras efter ordinarie utbildningsbeslut, om det visar sig att det skulle finnas sådant utrymme. Sådana tillägg är att föredra framför att prova att utlysa kurser och program och sedan ställa in dessa.

Om högskolan är tvungen att ställa in ett kurs- eller programtillfälle ska detta ske innan ansökningsperioden öppnar (vanligtvis 15 mars och 15 september). Vid så pass tidiga inställanden blir kurs-/programtillfället aldrig sökbart. För att inställandet ska hinna genomföras måste ett sådant beslut tas minst ett par arbetsdagar innan ansökningsperioden börjar.

Om inställanden måste ske efter ansökningsperiodens slut är sista datum för inställanden vid Södertörns högskola följande:

• 1 juni (avser höstterminen)
• 1 november (avser vårterminen)
• 1 april (avser sommarkurser)

Infaller dessa datum på en helgdag gäller följande vardag som sista datum för inställanden.

Vid ovan angivna sista datum för inställanden finns all information tillgänglig (antal sökande samt ekonomiska förutsättningar) för att kunna avgöra huruvida man kan ge ett kurs-/programtillfälle eller inte.

Vid inställande av kurs- och programtillfällen som erbjuds till utbytesstudenter kontaktas den internationella samordnaren innan beslut.

Om man efter att utbudet är beslutat skapar en ny kursplan med ny kurskod och den nya kursplanen ska gälla för någon av de terminer som ingår i det beslutade utbudet behöver man:

• utöka utbudet med ett nytt tillfälle för den nya kurskoden och
• ställa in tillfället för kurskoden som inte längre ska gälla.

Se hur man gör för att ställa in och utöka i respektive avsnitt ovan.

För att skapa en ny program- eller kurssida behöver du som program- respektive ämnessamordnare börja med att besvara frågorna i de formulär som du hittar i plusboxen nedan. När du fyllt i formuläret skickar du in det till Kommunikationsavdelningen.

Kommunikationsavdelningen kommer sedan att skapa program- och kurssidan på sh.se, skriva samman dina svar, sätta rubriker samt bildsätta programmet/kursen. All grunddata, såsom tillfälle, utbildningsplan och behörighetsinformation kommer att hämtas från LADOK. Den färdiga programsidan med redaktionellt innehåll och data från LADOK kommer att godkännas i sin helhet av dig som samordnare.

Du får gärna svara i löptext, men det går också bra att svara i punktform.

När du fyllt i formuläret skickar du in det till Kommunikationsavdelningen genom att klicka på knappen "Skicka i formuläret". Det är viktigt att du lämnar kontaktuppgifter så att Kommunikationsavdelningen kan kontakta dig om de behöver ställa kompletterande frågor.

Du som ska beskriva en utbildning för en presumtiv student har en intrikat uppgift. Undersökningar visar att våra unga sökande är rädda att göra fel utbildningsval och vill ha mycket information, stöd och vägledning. Samtidigt vet vi att de framför allt tar del av vårt utbud via webben, ofta på mobilskärm, och varje dag möter oerhört många texter och budskap. För att kunna ge en bra bild av utbildningen är det därför viktigt att texten är tydligt, så beskrivande som möjligt och talar till målgruppen.

För att alla inkommande internationella studenter ska kunna se vilka kurser som ges på engelska vid Södertörns högskola samt få kursbeskrivningar ska kurserna presenteras på högskolans externa webbsida (sh.se/international).

För att de engelskspråkiga kurserna ska presenteras på (engelska) hemsidan ska EX-tillfälle skapas i PIM.