1. Finns behov att göra inköp?
   En upphandling börjar med att en offentlig verksamhet har ett behov som den inte vill eller kan lösa själv. Organisationen tar därför beslut om att göra ett inköp – en offentlig upphandling.
2. Behoven analyseras
   Den upphandlande organisationen analyserar sina behov för att kunna formulera krav på det som ska köpas in. Behoven, i kombination med upphandlingens värde, påverkar vilka krav som kan ställas i upphandlingen och hur upphandlingen ska gå till.
3. Kraven sammanställs i upphandlingsdokumenten
   Den upphandlande organisationen lägger in sina krav i de så kallade upphandlingsdokumenten. Dessa dokument innehåller all relevant information som leverantörer behöver för att lämna anbud i upphandlingen. Ofta brukar man prata om att det finns ska-krav (obligatoriska krav) och bör-krav (önskemål) i en upphandling.
4. Upphandlingen annonseras
   Upphandlande organisationer måste annonsera alla upphandlingar som inte är direktupphandlingar i en annonsdatabas som är registrerad hos Konkurrensverket (från 1 januari 2021). Om upphandlingens värde överstiger det så kallade tröskelvärdet ska den även annonseras i hela EU genom EU:s gemensamma annonsdatabas Tenders Electronics Daily (TED).
5. Leverantörerna lämnar anbud
   De leverantörer som är intresserade av att delta i upphandlingen svarar på annonsen genom att skicka in ett anbud. I anbudet beskriver leverantören hur denne möter de olika krav som finns upphandlingsdokumenten.
6. Anbuden prövas
   Efter att tiden för att lämna anbud har gått ut prövar den upphandlande organisationen de anbud som kommit in utifrån kraven i upphandlingsdokumenten.
7. Tilldelningsbeslut och avtal
   Den upphandlande organisationen tar beslut om vilken leverantör eller vilka leverantörer som vinner upphandlingen och skickar information om beslutet till samtliga anbudsgivare. I de allra flesta upphandlingar gäller en så kallad avtalsspärr då den upphandlande organisationen inte får skriva avtal med den nya leverantören. Under denna period är det möjligt för de leverantörer som inte vunnit upphandlingen att överpröva upphandlingen i domstol. När avtalsspärren har gått ut får avtal skrivas, under förutsättning att upphandlingen inte har överprövats.

Genom att upphandla hållbart kan vi säkerställa den goda affären sett till hela livscykeln. Vi bidrar också till en hållbar utveckling och till att de nationella miljökvalitetsmålen kan nås.

En hållbar upphandling omfattar inte bara miljöpåverkan utan avser den bredare definitionen av hållbarhet som inkluderar den sociala och ekonomiska dimensionen. Samtidigt kan hållbar upphandling även omfatta aspekter inom hälsa och politik.

När offentlig upphandling används strategiskt finns stora möjligheter att:

• driva på utvecklingen till ett mer hållbart samhälle genom att efterfråga socialt och miljömässigt hållbara produkter och tjänster
• använda leverantörers innovationsförmåga för att utveckla nya lösningar.

Läs gärna högskolans policy gällande miljö.

Konkurrensverket Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. är tillsynsmyndighet för den offentliga upphandlingen, vilket innebär att de ska kontrollera att myndigheter följer lagarna om offentlig upphandling. När en myndighet inte följer lagarna kan de fatta tillsynsbeslut, de kan också besluta om upphandlingsskadeavgift. En upphandlingsskadeavgift uppgår till mellan 10 000 och 20 miljoner kronor.

Otillåtna direktupphandlingar är en särskilt allvarlig överträdelse av lagstiftningen och därmed ett viktigt tillsynsområde, således är det av stor vikt att högskolan gör inköp enligt våra riktlinjer.

Från och med 1 januari 2021 gäller nya skatteregler vid köp av tjänst som utförs fysiskt i Sverige av ett utländskt företag. Denna text tar kortfattat upp vad som gäller. Mer information finns på Skatteverket: Anlita utländskt företag för arbete som fysiskt utförs i Sverige. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. De nya reglerna innebär att om en utländsk leverantör anlitas för ett arbete i Sverige så måste det av avtalet framgå om någon del kommer att utföras i Sverige. Företaget måste även informeras om vilka regler som gäller.

Arbete som utförs fysiskt i Sverige

Om en köpt tjänst till någon del är utförd i Sverige av ett utländskt företag ska tjänsten beskattas i Sverige. Det innebär att högskolan är skyldig att dra av 30 % skatt från fakturabeloppet till Skatteverket. Samtidigt ska högskolan betala in kostnad för arbetsgivaravgift för det utförda arbetet, om det inte tydligt framgår att leverantören betalar sociala avgifter för arbetskraften.

Exempel på arbete där regelverket kan gälla:

• Installation av utrustning på plats i Sverige
• Utbildning på plats i Sverige
• Språkgranskning på plats i Sverige
• Övriga konsulttjänster på plats i Sverige

Om företaget ska utföra ett arbete åt Södertörns högskola på plats i Sverige gäller ett av nedanstående alternativ.

Det utländska företaget ansöker om godkännande för F-skatt i Sverige. Det kan ske genom att använda Skatteverkets tjänst Registrering av utländska företag i Sverige eller fylla i blanketten Skatteanmälan för utländska företag (SKV 4632) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Det går inte att ansöka om F-skatt i efterhand utan det ska vara gjort innan fakturering sker. SH är inte behjälplig att ansöka om F-skatt åt annan part utan företaget får själv kontakta Skatteverket. Om leverantören är godkänd för F-skatt i Sverige ska ingen skatt dras och inte heller arbetsgivaravgift ska betalas.

Företaget ansöker om särskild beräkningsgrund for att slippa betala skatt i Sverige hos Skatteverket i Sverige. Ett beslut om särskild beräkningsgrund för beskattning ska bifogas till fakturan. Firmatecknare signerar och skickar in.

Om inget beslut om befrielse eller F-skatt finns och förtaget fakturerar SH, är SH skyldiga att enbart betala 70% av beloppet till företaget. Resterande 30% betalar SH till Skatteverket som en preliminär skatt. Företaget kan sedan begära tillbaka preliminärskatten från Skatteverket. Skatteverket kan inte besluta om detta förrän efter SH har redovisat skatt vilket görs månaden efter fakturans betalning. Observera att vanligt förekommande är att pengarna betalas tillbaka först vid beräkning av slutlig skatt dvs vid deklarationen året efter. Ansökan syftar till att påskynda återbetalning men det är upp till Skatteverket att besluta.

For att undvika en situation där SH ska göra ett skatteavdrag för en fakturerad tjänst kan avtal om anställningsförfarande signeras istället, och beloppet betalas då istället ut som en lön till den anställde. Här krävs även en SINK-ansökan, kontakta HR-generalisten.

Undantag från regeln

Om leverantören är godkänd för F-skatt i Sverige ska ingen skatt dras och inte heller arbetsgivaravgift ska betalas. Det går inte att ansöka om F-skatt i efterhand utan det bör vara gjort innan fakturering sker.