Jävsreglerna blir tillämpliga för den som tar del i handläggningen av ett ärende på ett sätt som kan påverka högskolans beslut i ärendet. Avgörande är inte om en viss person benämns handläggare eller beslutsfattare utan personens faktiska handlande. Nedan anges exempel på personer och roller vid högskolan som anses ta del i handläggningen:

• Beslutsfattare (rektor, förvaltningschef, prefekt eller motsvarande, eller annan person med beslutanderätt, ledamot eller annan position i organ med beslutanderätt, till exempel Fakultetsnämnden)
• En person som bereder ärendet
• En person som deltar i den slutliga handläggningen av ärendet (till exempel som föredragande).

Enligt jävsreglerna kan den som tar del i handläggningen på ett sätt som kan påverka högskolans beslut i ärendet anses vara jävig om

1. Han eller hon eller någon närstående är part i ärendet eller annars kan antas bli påverkad av beslutet i en inte oväsentlig utsträckning (parts-, intresse- och närståendejäv).
2. Han eller hon eller någon närstående är eller har varit ställföreträdare eller ombud för en part i ärendet eller för någon annan som kan antas bli påverkad av beslutet i en inte oväsentlig utsträckning (så kallad ställföreträdar- och ombudsjäv).
3. Han eller hon har medverkat i den slutliga handläggningen av ett ärende hos en annan myndighet och till följd av detta redan har tagit ställning till frågor som myndigheten ska pröva i egenskap av överordnad instans (tvåinstansjäv).
4. Det finns någon annan särskild omständighet som gör att hans eller hennes opartiskhet i ärendet kan ifrågasättas (delikatessjäv).

De punkter som främst kan bli aktuella inom högskolans verksamhet är punkt 1 och 4. Nedan ges en närmare beskrivning av dessa punkter.

Parts-, intresse- och närståendejäv

Partsjäv föreligger om handläggaren eller beslutsfattaren är part i ärendet. Exempel på ärenden där partsjäv kan uppstå är när en sökande till en anställning handlägger eller deltar i handläggningen av anställningsärendet.

Intressejäv tar sikte på de fall när ärendets utgång kan medföra att handläggaren eller beslutsfattaren påverkas av beslutet i en inte oväsentlig omfattning. Här är det handläggarens eller beslutsfattarens faktiska intresse i ärendet som är avgörande.

Närståendejäv föreligger när en närstående till handläggaren eller beslutsfattaren är part i ärendet eller har ett intresse i ärendet som kan medföra att den närstående påverkas av utgången i ärendet i en omfattning som inte är oväsentlig. Exempel på närståendejäv är att examinera sina egna barn eller annan närstående.

Delikatessjäv

Syftet med delikatessjäv är att fånga upp de situationer som inte täcks av de övriga jävsgrunderna. Den som handlägger ett ärende blir jävig om det finns någon annan särskild omständighet som gör att hans eller hennes opartiskhet i ärendet kan ifrågasättas.

Exempel på omständigheter som kan utgöra delikatessjäv är nära vän- eller fiendskap, att någon är engagerad i ärendet på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma om att det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning eller att någon har ett beroendeförhållande till den som ärendet angår.

I anställningsärenden kan frågan om delikatessjäv uppkomma vad gäller relationen mellan en sakkunnig och en sökande. Det kan till exempel röra sig om att de gemensamt har publicerat vetenskapliga arbeten. Även gemensamt författarskap kan anses utgöra jäv. Här får man titta på hur omfattande samarbetet har varit och hur lång tid som förflutit sedan samarbetet upphört. Jävsfrågor kan vara svåra att bedöma och det är därför viktigt att man gör en bedömning i varje enskilt fall.

Du får inte delta i handläggningen

Om du är jävig får du inte delta i handläggningen - varken i beredningen eller beslutsfattandet. Det är ditt ansvar att självmant meddela detta till din närmaste chef eller ordförande i ett besluts- eller beredande organ. Tänk på att det kan finnas särskilda rutiner för hur man ska anmäla jäv i olika sammanhang på högskolan. Du bör omgående lämna ärendet när du får kännedom om en omständighet som kan medföra att du är jävig. En anställd som uppsåtligen eller av oaktsamhet deltar i handläggningen trots att den anställde är jävig kan anmälas för brottet tjänstefel enligt lagen (1994:260) om offentlig anställning.

Ansvarig chef eller motsvarande som ska bedöma jävsfrågan så snart som möjligt utifrån reglerna i förvaltningslagen. Bedömningen ska dokumenteras och diarieföras.

Om någon utomstående (till exempel en part i ett ärende) gör en jävsinvändning mot en anställd vid högskolan kan högskolan behöva fatta ett beslut i jävsfrågan.

Enkel, snabb och kostnadseffektiv handläggning

Enligt förvaltningslagen ska ett ärende handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. En enskild som har inlett ett ärende hos högskolan kan begära att högskolan ska avgöra ärendet om detta inte har avgjorts i första instans efter sex månader. En sådan begäran ska göras skriftligen. Högskolan har då fyra veckor från den dag då begäran kom in på sig att antingen avgöra ärendet eller i ett särskilt beslut avslå begäran. Ett sådant avslag kan överklagas av parten till den överinstans som ska pröva överklagandet (till exempel Överklagandenämnden för högskolan eller förvaltningsrätten).

Högskolans utredningsansvar

Som myndighet har högskolan ett så kallat utredningsansvar. Utredningsansvaret innebär att högskolan ska se till att ett ärende blir utrett i den omfattning som ärendets beskaffenhet kräver. Det är alltså högskolan som ansvarar för att underlaget i ett ärende är tillräckligt för att kunna fatta ett korrekt beslut.

Kommunikation

Innan högskolan fattar beslut i ett ärende ska högskolan, om det inte är uppenbart obehövligt, underrätta den som är part om allt material som är av betydelse för beslutet. Parten ska även ges tillfälle att inom en bestämd tid yttra sig över materialet. Det finns vissa undantag från skyldigheten att kommunicera material i ett ärende. Om ärendet exempelvis gäller anställning av någon behöver kommunikation inte ske. Kommunikation behöver heller inte ske i ärenden om antagning till utbildning och betygssättning.

Dokumentation av muntliga uppgifter

Om högskolan får in muntliga uppgifter från en part i ett ärende och uppgifterna har betydelse för beslutet i ärendet, ska högskolan dokumentera uppgifterna. Av dokumentationen ska det framgå när den har gjorts och av vem. Dokumentationen kan ske genom att till exempel skriva en tjänsteanteckning som diarieförs i ärendet.

Motivering av beslut

Högskolan är enligt förvaltningslagen skyldig att motivera beslut som kan antas påverka någons situation på ett inte obetydligt sätt. Ett beslut ska innehålla följande uppgifter:

• Dagen för beslutet
• Beslutets innehåll
• Vem eller vilka som har fattat beslutet
• Vem eller vilka som har varit föredragande och
• Vem eller vilka som har varit med vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet

Utöver punkterna ovan ska det av beslutet framgå vilken lag, förordning eller föreskrift det grundar sig på. Beslutet ska även innehålla en redogörelse av de omständigheter som varit avgörande för utgången i ärendet. Det är viktigt att beslutsmotiveringen skrivs på ett begripligt sätt för den enskilde personen. Det innebär att man ska använda ett språk som är enkelt, korrekt och anpassat samt undvika svåra och krångliga ord eller byråkratiska uttryckssätt.

En beslutsmotivering behövs dock inte om det är uppenbart obehövligt. Med detta menas att det vid en objektiv bedömning framstår som självklart att en motivering inte behövs. Det skulle exempelvis kunna vara ett beslut som är helt i linje med den enskildes vilja.

Det finns vissa undantag från motiveringsskyldigheten. Om det handlar om ett beslut som gäller till exempel anställning får en motivering utelämnas. Samma sak gäller beslut om antagning till utbildning och betygsättning.

Underrättelse

Så fort högskolan meddelar ett beslut ska den som är part i ärendet underrättas om det fullständiga innehållet i beslutet. Underrättelsen ska ske så snart som möjligt efter att beslutet meddelats. Om parten får överklaga beslutet ska det framgå av beslutet hur det går till (en så kallad överklagandehänvisning).

Rättelse av beslut

Ett beslut kan alltid rättas innan det har expedierats, det vill säga skickats eller på annat sätt gjorts tillgängligt för någon utanför högskolan. Efter att ett beslut har skickats eller på annat sätt gjorts tillgängligt för någon utanför högskolan kan beslutet endast rättas under vissa förutsättningar enligt förvaltningslagen.

Högskolan kan rätta ett beslut om beslutet innehåller en uppenbar felaktighet till följd av högskolans eller någon annans skrivfel, räknefel eller något annat liknande förbiseendefel. Bedömningsfel, det vill säga fel som beror på bristfällig utredning, felaktig bedömning eller felaktig rättstillämpning, kan inte rättas. Sådana fel kan däremot i vissa fall ändras (se stycket nedan). Observera att högskolan inte är skyldig att rätta ett beslut, men om felet har praktisk betydelse för parten bör högskolan rätta beslutet.

Ändring av beslut

Precis som vid rättelse kan ett beslut alltid ändras innan det har expedierats, det vill säga skickats eller på annat sätt gjorts tillgängligt för någon utanför högskolan. Efter att ett beslut har skickats eller på annat sätt gjorts tillgängligt för någon utanför högskolan kan beslutet endast ändras under vissa förutsättningar enligt förvaltningslagen. I förvaltningslagen finns bestämmelser som reglerar när en myndighet får ändra ett beslut och när ett beslut ska ändras.

När får högskolan ändra ett beslut?

Högskolan får ändra ett beslut om högskolan anser att beslutet är felaktigt på grund av att det har tillkommit nya omständigheter eller av någon annan anledning. Om beslutet är gynnande för en enskild part (ger enskilda rätt till en förmån av något slag, till exempel beslut om betyg), får det ändras till den enskildes nackdel bara om

• det framgår av beslutet att det under vissa förutsättningar får återkallas
• tvingande säkerhetsskäl kräver att beslutet ändras omedelbart (till exempel hänsyn till människors eller djurs liv och hälsa, omsorg om egendom); eller
• felaktigheten beror på att parten har lämnat oriktiga eller vilseledande uppgifter.

När ska högskolan ändra ett beslut?

Högskolan ska ändra ett beslut om högskolan anser att beslutet är uppenbart felaktigt i något väsentligt hänseende (till exempel att det har tillkommit nya omständigheter eller av någon annan anledning). Dessutom måste beslutet kunna ändras snabbt och enkelt utan att det blir till nackdel för parten. Högskolan ska alltså inte ändra beslutet om det blir till nackdel för parten.

Får högskolan ändra ett beslut som har överklagats?

Om en part har överklagat högskolans beslut får högskolan endast ändra beslutet om

• högskolan anser att beslutet är uppenbart felaktigt i något väsentligt hänseende (till exempel att det har tillkommit nya omständigheter eller av någon annan anledning),
• beslutet kan ändras snabbt och enkelt utan att det blir till nackdel för parten, och
• överklagandet och övriga handlingar i ärendet ännu inte har överlämnats till den högre instans som ska pröva överklagandet.

Kommunicera med parten innan beslutet rättas eller ändras

Innan högskolan beslutar om en ändring eller rättelse ska högskolan kommunicera med parten genom att underrätta om det material som är av betydelse för beslutet om rättelse eller ändring och ge parten tillfälle att yttra sig över materialet. Det finns även ett antal undantag från kommunikationsskyldigheten (se under rubriken Kommunikation i plusboxen Krav som ställs på handläggningen Länk till annan webbplats.).