Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

IT-stöd

Arbete på högskolan utförs till stor del i eller med hjälp av ett program eller IT-system. Här finns information om, manualer och tips för att hjälpa dig hitta rätt och få svar på vanliga frågor.

Trådlösa nätverk på Södertörns högskola

Högskolan har ett antal trådlösa nätverk. Det innebär att alla studenter och all personal kan surfa trådlöst inom högskolans lokaler. Beroende på vilket nät du är ansluten till, ser resursutbudet annorlunda ut.

Förutsättningen för att du ska kunna surfa trådlöst är att användarbehörigheten till högskolans nätverk (SUNI) är giltig eller att du har ett giltigt gästkonto för nätaccess.

Södertörns högskola är med i eduroam samarbetet.
Eduroam är ett nätverk som många högskolor och universitet i Sverige, Europa och världen är anslutna till och det är både tillgänglig för anställda och studenter.

Eduroam kan användas i alla anslutna lärosäten som finns i värden.
Mer information på eduroams hemsida. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

För att kunna logga in på eduroam så måste man ange acceptera certifikatet och ange inloggningsuppgifterna till ditt SH-konto.

Klicka här för att läsa en mer detaljerad instruktion för detta.

Tillfälliga behörigheter till SHGuest lämnas ut mot uppvisande av legitimation. Dessa tillfälliga gästkonton skapas av Infocenter (MA plan 5).

Om du har en eller flera gäster på besök måste du beställa SHGuest-konto från Infocenter. Läs mer om detta under plusboxen Gäst- och konferenskonton till gästnätverket längre ned på sidan.

Ansluta till SHGuest

Följ stegen nedan för att ansluta dig till SHGuest:

  • Du måste befinna dig på högskolan för att ansluta
  • Välj nätverket SHGuest från din dators eller mobils nätverksmeny
  • Starta din webbläsare för att logga in på nätverket.
  • För PC: Acceptera certifikatet och klicka Continue to this website (not recommended).
  • För Mac: Anslut till SHGuest och logga in på portalsidan.
  • När du kommit till inloggningssidan ange användarnamn och lösenord.

Har du ett personalkonto är inloggningsuppgifterna samma som du använder för att logga in på SUNI nätverket.

Campus- och IT-avdelningens supporttekniker ger support på högskolans utrustning och anläggningar. Har du privat utrustning så som bärbar dator eller smartphone ansvarar du själv för hantering och konfigurering av denna.

Campus- och IT-avdelningen har en tjänst för att tillhandahålla gästkonton med internetaccess till gäster och konferensdeltagare vid både interna och externa konferenser som anordnas vid högskolan.

Gästkonto på SHGuest nätverk:

  • SHGuest används av studenter, personal och gäster som vill ansluta sig till Internet med en bärbar dator eller smartphone
  • Användaren ansvarar själv för att göra erforderliga inställningar som krävs för att ansluta till SHGuest nätverket
  • Åtkomst och hastighet till det trådlösa nätverket är beroende av datorns konfiguration
  • Denna inloggning är giltig i 24 timmar från det att det är skapat
  • SHGuest kan även användas med nätverkskabel i hörsalar
    Nätverket tillåter kommunikation via port 80 och 443
  • Alla webbmejlportaler fungerar
  • När personal eller studenter loggar in på detta nätverk använder man sina vanliga inloggningsuppgifter till SUNI

Beställ gästkonto till SHGuest:

CIT har ett projekt att skapa en platform/app så att beställaren kan själv skapa gästkonton. Tills dess behöver beställningar skickas som ärenden till info@sh.se. Infocenter skapar kontot och mailar ut informationen.
Följande information om den som ska använda kontot behöver finnas med i ärendet:

  • Förnamn
  • Efternamn
  • E-postadress

Enstaka gästkonton skapas och lämnas ut till gäst över disk, mot uppvisande av ID- handling i Infocenter.

Behövs övrig hjälp vid en konferens skall Event kontaktas på event@sh.se – De hjälper till med samordning kring lokalbokning, möblering, catering etc.

Telefoni

Anknytning och Cisco IP-telefon beställs av avdelningens/institutionens flyttbeställare i samband med nyanställning. Kontakta din flyttbeställare om anknytning/telefon saknas eller om en anknytning ska avslutas.

Ska du ringa inom högskolan räcker det med att slå anknytningen, de fyra sista siffrorna i telefonnumret.
Ska du ringa ut från högskolan behöver du slå en extra nolla framför telefonnumret.

Har du problem med din telefon eller anknytning skickar du ett mail till Infocenter, info@sh.se.

Hänvisning av arbetstelefon

Med Trio kan du göra hänvisning av din telefon. Läs mer om detta under Trios verktygssida.

Fjärråtkomst till SUNI

Via programvaran Cisco AnyConnect (eller SH-DirectAccess) når du dina interna resurser på G: och H:. Du installerar själv programvaran på din dator och via detta program (ej via webbläsare som det var tidigare) når du dina dokument via en säker anslutning.

Läs mer om fjärråtkomst och verktygen som möjliggör detta under verktygssidan.

SH-konto

Personal får vid sin anställning en användaridentitet (SH-konto) med användarnamn och lösenord för tillgång till högskolans IT-system.

GDPR

Campus- och IT-avdelningen skyddar din personliga integritet i enlighet med GDPR.

Vi skapar ett SH-konto till dig och dessa användaruppgifter används i olika högskolegemensamma system och är en förutsättning för att du ska kunna utföra ditt arbete/dina studier hos oss. Vi behandlar dina personuppgifter för att uppfylla vårt uppdrag som statlig myndighet. Personuppgifterna från dig, ligger till grund för SH-kontot och är de uppgifter som din institution/avdelning har registrerat utifrån ditt anställningsavtal, respektive uppgifter från Ladok (om du är student).

Har du frågor om högskolans GDPR-arbete eller behandling av personuppgifter, hänvisar vi dig till högskolans dataskyddsombud på Avdelningen för verksamhetsutveckling och myndighetsstöd.

Användaridentiteten ger dig tillgång till datornätverket, identiteten är personlig och du är själv ansvarig för den. Inloggningsuppgifter lämnas inte ut via e-post eller telefon, dessa handlingar anses som konfidentiell information och därför lämnas de endast ut när giltig legitimation uppvisas hos Infocenter.

Om du har problem med inloggning eller frågor om ditt SH-konto, vänd dig till Infocenter som finns i Moas båge på plan 5 på campus i Flemingsberg.

Användaridentiteten ger tillgång till:

  • Datorer och skrivare i högskolans nätverk (SUNI)
  • H: Katalog din privata lagringsenhet
  • G: Gemensamma katalog för institution eller avdelning
  • Trådlösa nätverket ShGuestAccess
  • Trådlösa nätverket eduroam
  • Medarbetarwebben (Information som kräver inloggning som till exempel interna nyheter, kalender, verktyg och personlig sida)
  • Organisationsteam
  • Microsoft 365 (Teams, OneDrive, e-post)
  • Dokument (samlade protokoll för respektive verksamhet)
  • Primula (sjukanmälan, lönespecifikation, semesteransökan
  • Agresso (fakturering- och inköpssystem)

Utlämning av inloggningsuppgifter

SH-kontots inloggningsuppgifter lämnas inte ut via e-post eller telefon. Dessa handlingar anses som konfidentiella och därför lämnas de endast ut när giltig legitimation uppvisas hos Infocenter.

Infocenter kan skicka ditt SH-konto med vanlig post.

Vad vi behöver av dig är, bild på giltig legitimation samt en hushållsräkning utställd på dig. Det kan vara en el-, vatten-räkning eller hyresavi, men inte en mobilräkning. Det går även bra att istället för en räkning, skicka ett utdrag från folkbokföringsregistret via Skatteverket.
Räkningen eller utdraget får inte vara äldre än tre månader.

Om du inte kan logga in i datorn eller på medarbetarwebben:

Lösenordet har en giltighetstid på 600 dagar.
På bärbara datorer går det många gånger att bli inloggad med ett utgånget lösenord. Detta beror på att användarens uppgifter har sparats i datorns cacheminne. Vid anslutning till SUNI domänen via dockningsstation eller nät så uppdateras cacheminnet på datorn. Om datorn inte har varit ansluten till SUNI på mer än 60 dagar så missar datorn så många kritiska uppdateringar att den faller ur domänen. Om datorn fallit ur domänen eller ditt lösenord gått ut, vänd dig till Infocenter.

Ändra ditt lösenord

Lösenordet är giltigt i 600 dagar, därefter måste du välja ett nytt lösenord.

Du kan återställa ditt lösenord med tjänsten ASSPR.

Aktivera Azure Self Service Password Reset för att kunna återställa ditt lösenord när som helst på dygnet oavsett var du befinner dig.

OBS! Azure Self Service Password Reset är valfritt för personal att aktivera. Du kan alltid legitimera dig i Infocenter för att återställa ditt lösenord.

Giltighetstid på SH-konto

På varje institution och avdelning finns det kontohanterare som skapar SH-konton till institutionens/avdelningens personal. När ditt SH-konto skapas sätts en giltighetstid som motsvarar din anställnings längd. Även om du är tillsvidareanställd får ditt SH-konto ett giltighetsdatum i framtiden som sedan förlängs av kontohanterarna om du fortfarande jobbar kvar i organisationen.

När giltighetstiden för ditt SH-konto går ut låses kontot.

E-post om att SH-konto kommer att låsas

Innan ett giltighetstiden för ditt SH-konto går ut skickas ett e-postmeddelande till dig om att SH-kontot kommer att låsas. Prata med din närmaste chef om du anser att ditt SH-konto inte bör låsas.

Vad händer när ditt SH-konto blir låst?

När ditt SH-konto blir låst kan du inte längre logga in på högskolans datorer, högskolans wifi eller Office365. Du kan inte heller logga in i andra system som använder SH-konto för inloggning såsom Medarbetarwebben, Studiewebben, Agresso eller Primula. Ett frånvaromeddelande kopplas till din e-post om att din e-postadress inte längre är i bruk på högskolan med hänvisning till www.sh.se.

Om ditt SH-konto felaktigt blivit låst kan institutionens/avdelningens kontohanterare låsa upp kontot inom 30 dagar. Om ditt SH-konto låses upp får du tillbaka alla behörigheter och frånvaromeddelandet som var kopplat till din e-postadress tas bort.

Efter 60 dagar raderas låsta SH-konton i kontorevision.

Vad händer när ditt SH-konto blir raderat?

När ditt SH-konto blir raderat i kontorevision raderas din H-katalog, ditt konto i Office365 (e-postlåda, OneDrive mm) samt alla personuppgifter som var kopplade till ditt SH-konto. Andra system som använder SH-kontot för inloggning (t.ex. Medarbetarwebben, Studiewebben, Agresso och Primula) har separata gallringsrutiner för dina personuppgifter. Ett raderat konto (med dess tillhörande e-postmeddelanden och dokument i OneDrive och på H:\) kan inte återskapas.

Microsoft 365 och Microsoft Office Online

Microsoft 365 är en molntjänst (webbaserad datortjänst, som är placerad utanför organisationen). Microsoft 365 inkluderar onlineversioner av Microsoft-program såsom Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote samt flera andra tjänster som digitala möten och möjlighet att lagra och dela filer online som Teams och OneDrive.

Genom ditt SH-konto på Södertörns högskola, får du tillgång till onlinetjänsterna som ingår i Microsoft 365.

E-postloggar

Med stöd av tryckfrihetsförordningens regler om handlingsoffentlighet, kan högskolan få begäran om att handlingar eller e-postloggar (Hantering av allmänna handlingar i e-post, dnr 1867/1.9/2014) ska lämnas ut till enskilda.

Nedan finns instruktioner och ett dokument som hjälp i ditt arbete att själv skriva ut en e-postlogg.

Utlämning av allmänna handlingar/e-postlogg ska ske skyndsamt och får ej vara personberoende. Vid frånvaro ska den anställde, enligt dnr 322/11/2004, ge fullmakt till annan anställd eller dennes chef att öppna e-postlådan så att inkomna ärenden kan hanteras och att utlämnande därmed kan ske skyndsamt. Vid frågor gällande detta, kontakta Registrator.

Gör man bedömningen att hanteringen förmodas ta lång tid att sammanställa kan man begära sk. rådrum, (görs skriftligen) för att sammanställa ett icke rutinartat arbete.

Utlämning av e-postlogg ska antingen tillgängliggöras på plats eller överlämnas/skickas som papperskopia mot postförskott. Observera att uttag av avgift skall ske vid utlämning av allmän handling, (enligt dnr 275/13/2013). Detta ska ske från och med den tionde kopian då högskolan ska ta ut en kostnad av 50 kr i startavgift och 2 kr för varje sida därutöver (enligt 4 § avgiftsförordning 1992:191). Fakturaunderlaget skickas till fakturahantering@sh.se.

Önskar du ytterligare stöd i denna process finns flera dokument på Medarbetarwebben (sök efter dokumenten/sidorna via sökfunktionen):

Har du ytterligare frågor, eller önskar stöd eller hjälp vid bedömningar, kontakta registrator@sh.se

Generellt tas e-postloggar fram via pappersutskrifter (se ovan under Administration av e-postloggar gällande avgiftsförordning). Utsökningar av e-postloggar genererar generellt fler än tio pappersutskrifter (se information om avgiftsförordning ovan). Den anställde vid myndigheten måste först få accept från begäranden om att denne accepterar att myndigheten tillämpar avgiftsförordningen 1992:191, enligt priserna ovan.

  • Öppna din e-postlåda – observera att du måste använda Outlook-klienten (för närvarande fungerar det inte via webbgränssnittet Outlook på webben).
  • Har du sorterat inkomna e-postmeddelanden i olika mappar, gör du enkelt en utsökning på datum.

Börja med inkomna e-postmeddelande

Önskas en e-postlogg för en specifik dag, skriver du ”Mottaget:ÅÅÅÅ-MM-DD” i sökrutan. Gäller e-postloggen flera dagar, skriver ut datumintervallet i formatet:

”Mottaget:ÅÅÅÅ-MM-DD..ÅÅÅÅ-MM-DD”.

  • Markera de aktuella e-postmeddelandena för uttagsperioden (håll shift-tangenten nere, klicka eller använd piltangenterna för att markera).
  • Kopiera dessa (ctrl-c eller högerklicka och välj Copy).
  • Öppna Exceldokumentet ”E-postlogg”. Välj fliken ”Inkomna”.
  • Klistra in urklippet, ställ dig i ruta A10 i Exceldokumentet ”E-postlogg” och klistra in urklippet (ctrl-v eller högerklick och paste).
  • Markera hela kolumn B och tryck på ”Radbryt text” för att få fram all text för varje rad.
  • Sekretesspröva! Gå igenom dina meddelanden och göra bedömningen enligt nedan.

Hantering för övriga mappar

Gör samma hantering för skickade meddelanden, i de fall som e-postloggen även ska innehålla dina skickade meddelanden. Skriv ”Skickat:ÅÅÅÅ-MM-DD” i sökrutan.

Gäller e-postloggen flera dagar, skriver ut datumintervallet i formatet:

”Skickat:ÅÅÅÅ-MM-DD..ÅÅÅÅ-MM-DD”.

  • Markera de aktuella e-postmeddelandena för uttagsperioden (håll shift-tangenten nere, klicka eller använd piltangenterna för att markera).
  • Kopiera dessa (ctrl-c).
  • Öppna Exceldokumentet ”E-postlogg” igen. Välj fliken ”Skickade”.
  • Klistra in urklippet, ställ dig i ruta A10 i Exceldokumentet ”E-postlogg” och klistra in urklippet (ctrl-v eller högerklick och paste).
  • Markera hela kolumn B och tryck på ”Radbryt text” för att få fram all text för varje rad.
  • Sekretesspröva! Gå igenom dina meddelanden och göra bedömningen enligt nedan.

De e-postmeddelanden som inte ska finnas med i e-postloggen är

  • Sekretessbelagd information
  • Icke allmänna handlingar
  • Arbetsmaterial
  • Post av privat natur eller fackliga förtroendeuppdrag eller meddelanden som du inte tagit emot i egenskap av tjänsteman vid myndigheten
  • Samt intern korrespondens som generellt inte ses som inkomna allmänna eller upprättade handlingar och därmed lämnas inte ut (enligt högsta förvaltningsdomstolen – mål 5339-13)

Ovanstående e-postmeddelanden bör tas bort från e-postloggen.

Fyll sedan i kompletterande information i Exceldokumentet gällande

  • E-postlogg för mottagare
  • E-postlogg för perioden
  • Datum för uttag
  • Skriv ut e-postloggen och stäm av eventuell kostnad med ekonomiavdelningen. Posta försändelsen med postförskott (receptionen kan hjälpa dig).

Utsökningar av e-postloggar genererar generellt fler än tio pappersutskrifter (se information om avgiftsförordning ovan). Den anställde vid myndigheten måste först få accept från begäranden om att denne accepterar att myndigheten tillämpar avgiftsförordningen 1992:191, enligt priserna ovan.

  1. Vidarebefordra specificerad förfrågan till Campus- och IT-avdelningen på utveckling@sh.se
  2. Campus- och IT-avdelningen gör utsökningen skyndsamt, däremot tar själva utsökningen i sig 1 dag att utföra.
  3. Campus- och IT-avdelningen e-postar materialet från den specificerade förfrågan till den enskilde medarbetaren.
  4. Ev. behövs bearbetning av Exceldokumentet.
  5. Sekretesspröva! Gå igenom dina meddelanden och göra bedömningen enligt nedan.
  6. Skriv ut e-postloggen och stäm av kostnad med ekonomiavdelningen. Posta försändelsen med postförskott (Infocenter kan hjälpa dig).

De e-postmeddelanden som inte ska finnas med i e-postloggen är:

  • Sekretessbelagd information
  • Icke allmänna handlingar
  • Arbetsmaterial
  • Post av privat natur eller fackliga förtroendeuppdrag eller meddelanden som du inte tagit emot i egenskap av tjänsteman vid myndigheten
  • Samt intern korrespondens som generellt inte ses som inkomna allmänna eller upprättade handlingar och därmed lämnas inte ut (enligt högsta förvaltningsdomstolen – mål 5339-13)

Ovanstående e-postmeddelanden bör tas bort från e-postloggen innan utskrift.

Licensadministration

Från 1 januari 2015 fick Campus- och IT-avdelningen uppdraget att ansvara för Södertörns högskolas licensadministration.
Dnr 2695/1.1.2/2014

Uppdraget innebär att licensadministrationen ansvarar för att högskolan är rätt licensierad.

  • Licensadministrationen ska ha kontroll på innehav, inköp och installationer av licensierad programvara
  • Licensadministrationen ska sträva efter att hålla ned högskolans licenskostnader
  • Högskolan ska klara eventuella programvarudistributörers licensrevisioner

För att kunna ha kontroll på alla högskolans licenser måste rutiner och regelverk efterlevas. Det kan i vissa fall upplevas som byråkratiskt och krångligt. Licensadministrationen strävar alltid efter att förenkla processerna så mycket som möjligt utan att göra avkall på kraven.

Hur når vi dit?

  1. Begränsa antalet olika programvaror
    Så långt det är möjligt ska högskolan sträva efter att begränsa antalet olika programvaror för samma ändamål. Genom att istället få större inköpsvolymer av en specifik programvara kan rabatter erhållas och högskolans totala licenskostnader blir lägre. En begränsad programvaruflora är även nödvändig för att möjliggöra bevakning av förändringar i licensvillkoren och för att minimera risken för tekniska problem på datorerna.
  2. Inga licenser på privat utrustning
    I och med att licensadministrationen måste kunna inventera alla installationer är det inte möjligt att tillåta att högskolans licenser installeras på privat utrustning. Ett undantag för denna regel är Office-programmen via Office365.
  3. Inga privata licenser på högskolans datorer
    Privata licenser får inte installeras på högskolans datorer då vi vid en eventuell revision inte kan påvisa äganderätten till licensen.
  4. Gratislicenser
    Det finns programvaror som är gratis att nyttja (freeware). Dessa har ändå någon form av licensvillkor kopplade till sig. De kan t.ex. vara gratis under en begränsad tid, gratis upp till ett visst antal användare, gratis för privatpersoner osv. Ofta är villkoren anpassade för det amerikanska rättssystemet och måste tolkas i förhållande till svensk lag. Därför måste även dessa programvaror administreras utav licensadministrationen.

Som statlig myndighet får vi heller inte spara material på servrar som inte befinner sig inom EU och det kan i många fall inte garanteras.

Olika typer av "prova-på-licenser" (shareware/trial) installeras inte på högskolans datorer.
Anledningen är att dessa licenser ofta övergår till betallicens eller att dom glöms bort och inte avinstalleras. Högskolan kan då hamna i en situation där licens- och/eller avtalsbrott begås.

Programvarubeställning

Läs mer om licensadministration och om hur du som användare beställer programvaror, hur du som attestant hanterar beställningar med mera på programvarubeställningens verktygssida.

Utskrift, kopiering och skanning

Associera ditt passerkort till utskriftssystemet

Utskrifter som hämtas ut i systemet behöver kvitteras. Man behöver då identifiera sig med användarnamn och lösenord för att bruka maskinen och få ut sina utskrifter. För att förenkla den processen kan man associera sitt passerkort till systemet. Det gör du genom att hålla kortet mot kortläsaren på kopiatorn. Ange därefter inloggningsnamn (utan suni.se) och därefter lösenordet. Systemet knyter nu samman det kortet med din inloggning. Skaffar du ett nytt passerkort behöver du göra om proceduren.

Kontakta Infocenter genom att skicka ett ärende till info@sh.se. Om du har problem med något av följande:

  • Det är slut på papper i skrivaren
  • Toner behöver bytas i skrivaren
  • Maskinen verkar vara trasig
  • Du stöter på problem med att skriva ut

Utskrifter

Högskolan använder sig av en s.k. follow-me lösning för utskrifter.

Det innebär att utskrifter skrivs till en och samma utskriftskö som ligger på printservern Hadar.

Utskriftskön heter Papercut on Hadar. Utskrifter buffras på servern och kvitteras sedan ut på valfri ansluten kopiator eller skrivare.

Default är utskrifter inställt på svart/vitt och dubbelsidigt(duplex). Behöver man ändra till färg eller enkelsidig utskrift så görs det i samband med att du skickar utskriften till utskriftskön. Försäkra dig om att kvittera ut färgutskrifter på en färgskrivare/färgkopiator. Det finns möjlighet att ändra inställningar för utskriften på kopiatorerna innan utskriften utförs. Här kan man även välja att slänga utskrifter som ligger i kö. Utskrifter som inte kvitterats ut slängs med automatik efter 24h.

Väljer man att kvittera ut utskrift via HP-skrivarna så kommer de ut i svart/vitt och duplex utan möjlighet att välja eller ändra utskrifter.

Webprint

Har du en självförvaltad eller privat dator så kan du skriva ut via webbprint. Du surfar mot https://hadar.suni.se/user när du är på högskolans nätverk. Här laddar du upp dokument till olika köer beroende på om man vill ha färg/svart vitt eller duplex/simplex. Finns för valen av A4 respektive A3 papper.

Kopiering

Validera dig på valfri kopiator och välj funktionen kopiera.

Ställ in om du vill kopiera i färg, enkelsidigt och format på papperet. Man kan kopiera fler blad samtidigt i övre facket eller lägga enstaka direkt på glasskivan under övre locket.

Skanning

På kopiatorerna kan man skanna svart/vitt och färg beroende på vilken maskin man brukar. Förvalt är skanning till din e-post.

Häftning

När du väljer att skriva ut så kan de få att kopieringsmaskin häftar ihop din bunt med papper. Välj funktionen innan utskrift och välj var på papperet häftning ska ske.

Sortering

Vid utskrift av flera kopior kan du välja att sortera papperna i nummerordning eller sidorna för sig.

Sidansvarig

Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox

Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär

Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se

Senast uppdaterad: 2021-09-23 av Oskar Dyvling

Dela

E-post