Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

Handläggarstöd för högskolegemensamma styrdokument

På den här sidan finns stöd för alla som arbetar med högskolegemensamma styrdokument – bland annat Riktlinjer för högskolegemensamma styrdokument, information om ärendegång, mallar och tillgänglighetsanpassning samt länkar till formulär för publicering och spegling på webben.

Som ansvarig handläggare och chef för ansvarig avdelning, ingår att se till att riktlinjerna för högskolegemensamma styrdokument och övrig information på denna sida följs. Det innebär även ansvar för att fastställt styrdokument sprids samt skickas till registrator (publicering på webben ersätter inte diarieföring eller arkivering).

Samtliga högskolegemensamma styrdokument (förutom kursplaner, utbildningsplaner samt allmänna studieplaner) ska följa Riktlinjer för högskolegemensamma styrdokument, som fastställts av förvaltningschefen. Där beskrivs de olika styrdokumentstyperna som finns vid Södertörns högskola, och där finns information om benämning, utformning, syfte, ansvar, beredning, beslut om fastställande, översättning, spridning, uppföljning med mera.

Högskolan har en mall för styrdokument som ska användas för samtliga högskolegemensamma styrdokument. Det finns även en engelsk mall för översatta styrdokument. Högskolans beslutsmall ska användas för själva beslutet om fastställande av styrdokumentet.

Högskolans dokumentmallar är anpassade till kraven på tillgänglighet, se plusboxen Tillgänglighetsanpassning.

(Styrdokumentsmallen och mallen för översatta styrdokument kan även användas för andra typer av dokument. Det ska då tydligt framgå för vilken del av högskolan som dokumentet gäller och vad det är för typ av dokument. Handlar det inte om ett styrdokument, ska ordet Styrdokument i sidhuvudet tas bort.)

Högskolans dokumentmallar nås via Templates i Word (knapp i övre högra hörnet)

För att högskolans styrdokument ska vara enhetliga och tillgänglighetsanpassade

  • ska senaste mallversionen i Templates användas (uppdatering av funktioner, inställningar o.d. kan ha gjorts utan att det syns i mallen)
  • ska de förbestämda formatmallarna i Format-rutan i Word användas (för att välja t.ex. rubrikstorlek, punktlista eller numrerad lista). Eventuella justeringar i dokumentet görs sedan med verktygen i Stycke-rutan (t.ex. kursivering, indrag eller ändring av listor, som att ändra punkter till streck etc. i en punktlista, eller ändra en numrerad lista till en alfabetisk lista). Rubriknivåerna ska användas i ”rätt ordning”, utan att någon nivå hoppas över. Det vill säga börja med Rubrik 1 för den översta rubriknivån, Rubrik 2 för nästa och så vidare.
  • ska Klistra in special (i rutan Urklipp) och sedan Oformaterad text användas om text klistras in i mallen från ett annat dokument, från webben etc.
  • ska hela dokumentet därefter tillgänglighetsanpassas i Word och sedan i PDF. (I läsordningen på förstasidan ska ordet ”STYRDOKUMENT” högst upp ha nummer 1, loggan nummer 2 och adressen längst ner på sidan nummer 3, styrdokumentets titel nummer 4 och varje rad i ”informationsrutan” sedan nummer 5 (Dokumenttyp), 6 (Beslutad av), 7 (Beslutsdatum) osv.)

(Har du tagit hjälp av översättare/språkgranskare, så kan texten behöva läggas in i ny mall för att underlätta tillgänglighetsanpassning.)

Samtliga högskolegemensamma styrdokument ska skickas i Wordformat till styrdokument@sh.se för granskning av formalia innan ansvarig handläggare tillgänglighetsanpassar det och sedan tar det vidare för beslut om fastställande.

Granskningen gäller främst dokumenttyp, men även överensstämmelse med styrdokumentsriktlinjerna samt användning av styrdokumentsmallen och dess format kan komma att kommenteras. Själva innehållet granskas inte, inte heller tillgänglighetsanpassning.

(Översättningar av styrdokument granskas inte. De ska överensstämma med det svenska fastställda styrdokumentet.)

Det ska framgå i beslutet att styrdokumentet har gått igenom granskning.

Eventuella frågor under arbetets gång skickas till adressen ovan (se dock även under rubriken Kontakt). Styrdokumentsadressen går till personal på Avdelningen för verksamhetsutveckling och myndighetsstöd (AVM).

Högskolan omfattas av lagen (2018:1937) om tillgänglighet till digital offentlig service som innehåller krav på tillgänglighet för offentlig sektors webbplatser och appar.

Tillgänglighet i det här sammanhanget innebär bland annat att information ska vara lätt att hitta och förstå samt att den ska kunna läsas upp av ett så kallat uppläsningsverktyg.

Högskolans styrdokumentsmall är, så långt det är möjligt, anpassad till kraven på tillgänglighet (det underlättar även den slutliga tillgänglighetsanpassningen av ett dokument). Se plusboxen Dokumentmall för information om användning av mallen.

På medarbetarwebben finns andra typer av stöd i arbetet med tillgänglighetsanpassning

Handläggare ansvarar för att fullfölja alla steg för tillgänglighetsanpassning innan styrdokumentet publiceras.

Information om publicering och spegling gäller även när ett styrdokument ska avpubliceras från samlingssidan eller inte längre visas (speglas) på någon annan webbsida.

Samtliga högskolegemensamma styrdokument ska publiceras på högskolans samlingssida "Styrdokument" på sh.se respektive medarbetarwebben för att vara tillgängliga för både externa och interna användare och främja god kännedom och efterlevnad.

Högskolans styrdokument är där sorterade under olika teman och underteman. Ett styrdokument kan finnas under flera av dem. Dokumenten visas i alfabetisk ordning inom varje tema/undertema. Föreskrifter ska, förutom det, även visas under temat Föreskrifter.

Engelska översättningar publiceras på motsvarande sätt på engelska samlingssidan "Governing documents", externt och internt.

För att visa styrdokument på andra sidor än "Styrdokument" sker så kallad spegling till den aktuella sidan.

Publicering

På medarbetarwebben finns ett formulär för publicering av högskolegemensamma styrdokument. Det är genom det som anmälan för publicering görs. Publicering genom denna anmälan sker på båda samlingssidorna (på sh.se respektive medarbetarwebben).

Publicering av högskolegemensamt styrdokument.

Anmälaren meddelas när publiceringen är klar (och kan även bli kontaktad innan, för eventuella frågor etc.).

Spegling

Högskolegemensamma styrdokument ska alltså inte publiceras på andra webbsidor än "Styrdokument". Däremot kan de visas (speglas) på andra sidor. Spegling minimerar risken för att olika versioner av dokumentet ska synas på högskolans webbplats samtidigt, eftersom ett och samma dokument visas på flera ställen i stället för att det publiceras flera gånger.

Publicerade styrdokument som ersätter en tidigare version, speglas automatiskt på samma ställe/n som den tidigare versionen (titel och filnamn på styrdokumentet måste då vara exakt samma, för att speglingen ska fungera).

Ny spegling eller ändring av spegling anmäls via något av formulären här längre ner. Den som tar emot anmälan ser då till att den aktuella webbsidan "hämtar" det publicerade styrdokumentet så att det speglas på den plats som anmälaren har lämnat länk till och beskrivit i formuläret.

Spegling till en sida på medarbetarwebben anmäls via formuläret;
Ändring av sida på medarbetarwebben

Spegling till en sida på sh.se anmäls via formuläret;
Ändring av sida på sh.se

Glöm inte att även anmäla eventuella ändringar av texten på den sida som dokumentet speglas på (och eventuella andra sidor), så att sidinnehåll och innehåll i dokument stämmer överens.

Förutom detta, se avsnittet om uppföljning i riktlinjerna för högskolegemensamma styrdokument.

En funktion som diariet har är att underlätta systematisk uppföljning av styrdokument, bland annat genom att en påminnelse skickas via e-post. Ansvarig handläggare ska därför, samtidigt som hen skickar handlingar till registraturen, ge registraturen information om datum för när påminnelse ska skickas samt namn på mottagaren (i normalfallet chef).

Om en uppföljning av ett styrdokument visar att det fortfarande är aktuellt (dvs. inte behöver revideras eller avvecklas) ska ett datum för när nästa påminnelse ska skickas ut, skrivas in i diariet. Det blir i sig en slags dokumentation av att granskning gjorts. Om det på en avdelning finns behov av ytterligare dokumentation, bör samtliga på avdelningen dokumentera på samma sätt.

Observera att publicering på webben inte ersätter diarieföring och arkivering. Utförlig information kring diarieföring och arkivering finns på Medarbetarwebben under Informationshantering.

Avdelningen för verksamhetsutveckling och myndighetsstöd (AVM) om utformning och publicering; styrdokument@sh.se

Kommunikationsavdelningen om översättning/engelsk språkgranskning; kommunikationsstod@sh.se

Digitala coachen om tillgänglighetsanpassning; bokningskalender@sh.se eller; mattias.paul@sh.se

Registratur och arkiv om diarieföring och arkivering; registrator@sh.se respektive; arkivarie@sh.se

Ansvarig avdelning vid upptäckt av eventuella fel, otydligheter etc. i ett högskolegemensamt styrdokument.

Information

Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox

Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär

Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se

2025-01-17 av Therese Andersson