Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

Arbetsmiljö och lika villkor

Som chef ska du systematiskt planera, leda och följa upp din verksamhet på ett sätt som säkerställer kraven på en god arbetsmiljö.

Systematiskt arbetsmiljö- och lika villkorsarbete är att regelbundet undersöka arbetsmiljön. På så sätt kan du tidigt fånga upp signaler på fysiska, organisatoriska och sociala arbetsförhållanden som kan skapa ohälsa, samt förebygga diskriminering.

Det systematiska arbetsmiljö- och lika villkorsarbetet

Processflöde

Modell som visar fyra områden, Undersök, Analysera, Åtgärda och Följ upp och utvärdera.

Undersök

Passar arbetsmiljön alla? Finns det åtgärder man kan göra för att uppnå lika villkor utifrån diskrimineringsgrunderna? När det gäller lika villkor är det viktigt att undersökningen generellt riktar in sig på förhållandena på arbetsplatsen och inte de enskildas etniska tillhörighet, religion, sexuella läggning, med mera. Det ska alltså inte göras någon kartläggning på individnivå av personliga förhållanden. Undersökningen ska göras utifrån samtliga diskrimineringsgrunder oberoende av hur arbetsstyrkan är sammansatt.

Följande undersökningar ska ske kontinuerligt och återkommande:

Information om arbetsmiljön inhämtas genom

Analysera

Syftet är att avgöra om åtgärder behövs. Riskerna kan bedömas som allvarliga eller inte genom nedanstående två frågor:

  • Kan riskerna innebära svåra konsekvenser?
  • Är det hög sannolikhet att det inträffar?

Åtgärda

Åtgärda risker och skriv en handlingsplan

Som chef ska du ange mål för arbetsmiljön, och vilka aktiva åtgärder som görs för att förhindra diskriminering, på din avdelning/institution. Detta skrivs in i den högskolegemensamma handlingsplanen för arbetsmiljö och lika villkor.

Du ska utreda och genomföra åtgärder i samråd med berörda. Åtgärda avsevärda/oacceptabla risker direkt när det är möjligt och skriv ner vad som gjorts.

Om det inte går att åtgärda direkt, gör en handlingsplan som innehåller följande:

  • Vilka risker finns?
  • Vad ska göras?
  • Vem ska göra vad?
  • När ska det vara klart?

Exempel på åtgärder:

  • Tydliggör arbetsuppgifter och roller
  • Minska arbetsmängden
  • Hjälp med att prioritera arbetet
  • Öka bemanningen
  • Införa effektivare arbetsmetoder
  • Avdela tid för återhämtning och reflektion
  • Utbildningsinsatser
  • Förbättra möjligheter till samarbete.

Skicka handlingsplanen till närmsta chef, sekreteraren i arbetsmiljökommittén, arbetsmiljöombudet och medarbetarna som är berörda.

Följ upp och utvärdera

Det är viktigt att du följer upp bestämda och genomförda åtgärder, och eventuellt vidtar ytterligare åtgärder.

Du ska gå igenom de fyra stegen i det systematiska arbetsmiljö- och lika villkorsarbetet regelbundet, samt vid planerade ändringar i verksamheten.

Årligen ska den egna arbetsmiljö- och lika villkorsarbetet följas upp.

Riskbedömningar

När det planeras förändringar i verksamheten, skall du som chef bedöma om förändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall, som du behöver åtgärda.

Du ska göra en riskbedömning innan en stor förändring ska genomföras.

Riskbedömningen ska utgå från den planerade ändringen och de eventuella risker för ohälsa och olycksfall som ändringen kan medföra. Detta avser tiden efter genomförd förändring. Observera att även förändringsarbetet i sig kan utgöra en risk för ohälsa.

Du kan även göra en riskbedömning om en grupp eller avdelning har konflikter, sjukskrivningar eller andra utmaningar/problem. Med hjälp av riskbedömningen kan man lyfta riskerna och tillsammans hitta åtgärder som kan förbättra arbetsmiljön.

Roller i arbetsmiljö- och lika villkorsarbetet

Det är ledningen som ska se till att arbetsmiljö- och lika villkorsarbetet fungerar. Rektor har det yttersta ansvaret, men kan fördela vidare arbetsmiljöuppgifterna och arbetet med lika villkor till cheferna. 

Arbetsgivarföreträdare/chef

Det är du som chef som ansvarar för att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete, i samverkan med arbetstagare, arbetsmiljöombud och studerandeskyddsombud. Du ska även:

  • Se till att medarbetare och studenter har kunskaper om arbetet och utbildningsmoment samt dess risker så att ohälsa och olycksfall kan förebyggas.
  • Arbeta med åtgärder för att främja hälsa samt förebygga och åtgärda ohälsa.
  • Verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.

Arbetsmiljöombud

Arbetsmiljöombud har laglig rätt att vara med och samverka vid planering och förändringar inom arbetsmiljön.

Medarbetaren

Medarbetaren har ett ansvar att delta i arbetsmiljöarbetet.

Expertresurser

Det finns hjälp att få, av exempelvis företagshälsovården, HR-avdelningen, högskolans kurator och Studenthälsan.

Arbete med lika villkor

Arbetet med lika villkor ska utgå från de sju diskrimineringsgrunderna, och åtgärder ska bedrivas inom fem områden.

De sju diskrimineringsgrunderna:

  • Kön
  • Könsidentitet eller uttryck
  • Etnisk tillhörighet
  • Religion eller annan trosuppfattning
  • Funktionsnedsättning
  • Sexuell läggning
  • Ålder.

Mer information finns på DO, Diskriminerings ombudsmannens hemsida:

1. Arbetsförhållanden

(Arbetsfördelning och organisering)
Hur öppet är klimatet på arbetsplatsen, hur är jargongen och vilka är de rådande attityderna? Kommer normer eller stereotypa föreställningar om till exempel kön, ålder, etnisk tillhörighet, sexuell läggning eller funktionsnedsättning till uttryck på ett sätt som kan leda till diskriminering? Är utformningen av kontorsmöbler, verktyg och tekniska hjälpmedel anpassade efter olika behov? Hur ser könsfördelningen ut inom olika yrkeskategorier?

Det strategiska arbetet ligger på HR-avdelningen.

2. Löner och andra anställningsvillkor

(Bestämmelser och praxis)
Löner ska vara individuellt bestämda och differentierade utifrån sakliga grunder. Undersökningen ska göras på en övergripande nivå, det handlar alltså inte om att göra någon kartläggning av personliga förhållanden på individnivå. Finns det risker för diskriminering i de riktlinjer, policydokument och kriterier för lönesättning som finns på arbetsplatsen? Finns det tolkningar av lönepolicy, lönekriterier eller kollektivavtal som medför risker för diskriminering?

Det strategiska arbetet ligger på HR-avdelningen.

Lönevillkor och anställningsvillkor ska vara kända för alla anställda på institutionen/avdelningen.

3. Rekrytering och befordran

Hur annonseras tjänster och hur går urvalet till? Får alla uppmuntran att söka tjänster eller befordran? Efterlevs anställningsordningen och högskolans rutiner för rekrytering? Hur ser vi till att vi inte har omotiverade krav i platsannonser eller vid befordran? Finns tillräckliga kunskaper i rekrytering och urval?

Mycket av arbetet ligger på HR-avdelningen, rekryteringskommittéer och fakultetsnämnd.

Institutioner bör se över egna rekryteringsprocesser och hur man väljer ut kandidater till olika uppdrag.

4. Utbildning och övrig kompetensutveckling

Vilka olika möjligheter finns till kompetensutveckling? Får alla tillgång till dessa oavsett diskrimineringsgrund? Känner chefer och medarbetare till rutiner för planerings- och utvärderingssamtal och hur efterlevs dessa?

5. Föräldraskap och arbete

Medarbetare eller arbetssökande får inte missgynnas av skäl som har samband med föräldraledighet och föräldraskapet. Arbetsgivaren ska underlätta för arbetstagare att förena förvärvsarbete och föräldraskap.

Hur ser attityder kring föräldraskapet ut på högskolan? Finns det något i vårt arbetssätt som hindrar möjligheten att kombinera förvärvsarbete och föräldraskap?

Kränkande särbehandling, diskriminering, trakasserier och sexuella trakasserier

Om en anställd upplever att hen har blivit utsatt för kränkande särbehandling, diskriminering, trakasserier eller sexuella trakasserier är du som chef skyldig att utreda vad som hänt och vidta åtgärder för att förhindra fortsatta trakasserier.

När du som chef får kännedom om att någon av dina medarbetare upplever sig kränkt, diskriminerad, trakasserad eller sexuellt trakasserad ska du kontakta HR-avdelningen för stöd i att hantera frågan. Om det behövs en utredning är det HR-avdelningen eller extern part som genomför den.

Syftet med en utredning är se vilka åtgärder som behöver göras, för att eventuella händelser ska upphöra och att ingen ska drabbas av ohälsa.

En anonym anmälan, där det inte framgår vem som anmäler, kan inte utredas. Däremot kan högskolan vidta generella åtgärder av förebyggande karaktär

När någon anmäler kränkning, diskriminering, trakasserier eller sexuella trakasserier.

För mer information och stöttning, kontakta HR-avdelningen.

Arbetsskada och tillbud

Alla arbetsskador och tillbud ska anmälas, utredas och följas upp.

Arbetsskada

Arbetsskador är alla skador orsakade av olyckor eller sjukdomar som uppstått i arbetet. Det kan vara på arbetsplatsen, vid resor till eller från arbetet, vid resor i arbetet eller vid arbete hemifrån.

Det kan vara kroppsliga skador, ohälsa orsakad av arbetsplatsens psykosociala arbetsmiljö (till exempel konflikter eller hög arbetsbelastning), eller skador på grund av hot eller våld.

Du som chef ska anmäla arbetsskadan.

Tillbud

Ett tillbud är en händelse som skulle ha kunnat leda till en personskada. Det kan till exempel handla om att halka i en trappa, eller att nästan blir träffad av en istapp som faller från ett tak. Även psykosociala händelser som hade kunnat leda till skada räknas som tillbud (exempelvis mobbning och hot).

Det är viktigt att även tillbud anmäls, så att högskolan kan upptäcka eventuella risker i arbetsmiljön.

Som chef ska du ta emot anmälan, lämna originalet (alternativt kopia) till registrator och kopior till AMK (arbetsmiljökommittén) och avdelningschefen.

Utredning av händelser

Den närmaste chefen har, i samarbete med arbetsmiljöombud, ansvaret för att utreda orsakerna till händelsen och vidta åtgärder för att förhindra att ytterligare olycksfall, skador eller tillbud inträffar. AMK har till uppgift att följa upp olyckor och tillbud.

Ersättning

Den anställde som drabbats, kan söka ersättning hos bland annat Försäkringskassan.

Läs mer under Min anställning/Sjukdom och arbetsskada

Riktlinjer och policies för arbetsmiljöarbete

Gemensamt förhållningssätt

Vi är varandras arbetsmiljö varje dag och det är därför en självklarhet att vi bemöter varandra med respekt.

Alkohol och drogpolicy

Södertörns högskola har en Alkohol- och drogpolicy som gäller för både medarbetare och studenter. En alkohol- och drogfri arbetsplats är en förutsättning för en bra arbetsmiljö. 

Mer hjälp och stöd

Här finns externa länkar till material som rör arbetsmiljö:

Arbetsmiljöverkets

Här finns information om, och hjälpmedel för, arbetsmiljöarbetet. Det finns bland annat blanketter för konsekvensanalyser och riskbedömningar.

Partsrådet

Partsrådet kan stötta i arbetet med att förebygga, hantera och samverka kring arbetsmiljöfrågor. Här finns e-utbildningar som rör systematiskt arbetsmiljöarbete och organisatorisk arbetsmiljö med mera.

Sidansvarig

Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox

Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär

Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se

Senast uppdaterad: 2021-09-07 av Carina Jansson

Dela

E-post