För att få veta vad som händer i stödverksamheterna skickades ett mejl till cheferna och så här svarar man på frågan om hur man arbetar med AI.
AI används inom flera verksamheter för textbearbetning, översättning, sammanfattning, informationssökning, kommunikation och administrativa processer. Många exempel handlar om att utveckla eller använda AI-assistenter och agenter som stöd i specifika verksamhetsprocesser. Samtidigt återkommer frågor om kompetensutveckling, erfarenhetsutbyte, riktlinjer, styrning, ansvarsfördelning, kvalitetssäkring, finansiering och långsiktig förvaltning av AI-lösningar.
Sammanfattning av inkomna inspel från avdelningarna
UB (Universitetsbiblioteket)
UB beskriver att AI har varit en fråga man arbetat med sedan 2024, med fokus på AI:s påverkan på utbildning och forskning. Ett projekt har genomförts med tre delar: kompetensutveckling för medarbetare, stöd till lärare och forskare samt verksamhetsutveckling genom AI, bland annat genom en chatbot för interna handböcker. UB samarbetar med HR kring det AI-utbildningspaket som finns i Canvas för högskolans anställda. I inspelen lyfts behov av riktlinjer för forskning och publikationer, en gemensam helhetsbild för AI-arbetet, långsiktig strategi, systematiskt kvalitetsarbete, AI-statement för redovisning av AI-användning samt frågor kring arbetsmiljö och ansvar. UB framhåller även betydelsen av att kombinera systemkompetens och verksamhetskompetens samt att använda AI som ett komplement i verksamhetsutvecklingen.
HR
Många medarbetare använder Copilot i olika arbetsuppgifter, exempelvis för textbearbetning, översättningar, informationssökning och stöd i ärendehantering. Flera har deltagit i AI-labb och en särskild AI-grupp med fokus på HR-frågor har bildats tillsammans med HR-generalister vid institutionerna. Under året genomförs högskolans basutbildning inom AI för samtliga medarbetare. HR lyfter frågor om hur arbetet med AI ska utvecklas vidare efter de första erfarenheterna av Copilot och undersöker möjligheter att hämta inspiration från andra organisationer.
KA (Kommunikationsavdelningen)
KA använder AI i flera delar av verksamheten. Bland annat används en pressassistent som hjälper till att identifiera lämpliga forskare och experter utifrån journalisters förfrågningar. Det pågår också utveckling och testning av studentassistenter för svenska och internationella studenter, en utbudsassistent, en webbanalysassistent i Sitevision samt AI-stöd för kriskommunikation. AI används även för kvalitetskontroll, språkgranskning och korrekturläsning av texter samt för förbättrad sökfunktionalitet på Studentportalen och webbplatsen. Dessutom utvecklas AI-baserade rekommendationer av utbildningar och en översättningsagent anpassad till högskolans tonalitet och språkbruk.
AVM
AI används för bland annat översättningar, sammanfattningar, textförslag och framtagning av utkast. Under hösten planeras interna genomgångar där erfarenheter av fungerande och mindre fungerande användningsområden ska diskuteras.
SA
Inget svar har inkommit.
HSS
Inget svar har inkommit.
IKL
IKL beskriver att flera medarbetare använder Copilot i vardagen för exempelvis rekryteringsprocesser, sammanfattningar, översättningar, frågor och beräkningar. Ett konkret exempel är en reseagent som stödjer kommunikationen med internationella gäster och hanterar frågor kopplade till resebokningar och praktiska arrangemang. Därutöver lyfts flera idéer om framtida användning, exempelvis AI-stöd för e-posthantering, återkommande administrativa processer, sammanställning av information från olika system, lokalbokning samt granskning av kurs- och utbildningsplaner utifrån krav och regelverk. Det finns även önskemål om workshops, utbildningar och erfarenhetsutbyte mellan institutionerna.
NMT
Inget svar har inkommit.
ISV
Inget svar har inkommit.
IPU
Inget svar har inkommit.
IUV
Inget svar har inkommit.
EK
Inget svar har inkommit.
CIT
CIT lyfter både verksamhetsutveckling och förvaltningsfrågor kopplade till AI. Bland initiativen finns utveckling av transkriberingstjänster, bland annat bildtranskribering av handskrivna texter samt en lokal transkriberingstjänst för studenter. CIT beskriver även utmaningar kopplade till resurser, säkerhet, licensmodeller och kostnadshantering. Förändrade prismodeller hos AI-leverantörer påverkar användningen av AI-agenter och andra AI-tjänster vid högskolan, vilket aktualiserar frågor om finansiering, fakturering och förvaltning. CIT arbetar också med frågor som rör AI Act, risk- och säkerhetsarbete samt behovet av AI-riktlinjer.
Gemensamma teman
De inkomna svaren visar att AI används inom flera verksamheter för textbearbetning, översättning, sammanfattning, informationssökning, kommunikation och administrativa processer. Många exempel handlar om att utveckla eller använda AI-assistenter och agenter som stöd i specifika verksamhetsprocesser. Samtidigt återkommer frågor om kompetensutveckling, erfarenhetsutbyte, riktlinjer, styrning, ansvarsfördelning, kvalitetssäkring, finansiering och långsiktig förvaltning av AI-lösningar.
