Projekt Moa 2.0

Uppdateringar i projektet

Syftet med ett högskolegemensamt och högskoleövergripande ärendehanteringssystem är att förenkla ärendehantering på högskolan. Istället för att slussa frågeställaren ska ärendet slussas via Moa. Frågor som inte kan besvaras direkt vid disk eller i telefon i Infocenter och som ska skickas vidare till andralinjesupporten, respektive frågor som kommer in via mejl till olika funktioner, hanteras i Moa. Med ärendehanteringssystemet Moa blir det tydligt för frågeställaren vad som händer i ett ärende och var ärendet befinner sig.

Moa ska också fungera som ett processtöd för att underlätta handläggningen av ärenden, vara en informationsbank för högskolans medarbetare och vara ett stöd för verksamhetsutveckling.

Att högskolan får ett högskolegemensamt ärendehanteringssystem är ett led i arbetet med inrättandet av Infocenter. Ett projekt som pågick under åren 2018-2019.

Implementationen av Moa fram till idag:

• Infocenter, Campus- och IT-avdelningen och studiewebbsupporten på biblioteket - december 2019.
• Funktioner vid Studentavdelningen och eventfunktionen vid Kommunikationsavdelningen - juni 2020.
• Utbildningsadministrationen vid högskolans institutioner och professionsutbildningar - oktober 2020
• Biblioteket - december 2020.

Implementeringen av ett högskolegemensamt ärendehanteringssystem är ett viktigt led i högskolans infocenterprojekt vars effektmål är:

Med studenten och medarbetaren i centrum och i linje med EN högskola: bättre administrativt stöd och service, tydlig ingång och få kontaktytor. Genom,

• Effektivare och mer tillgängligt stöd till studenter och medarbetare.
• Högre kvalitet på service till studenterna/medarbetare/externa besökare.
• Effektivare, enhetligare och rättssäkrare arbetssätt.
• Effektivare resursanvändning.

För att effektmålet ska nås behöver Moa fortsatt implementeras på högskolan och användningen av systemet utvecklas. I projekt Moa 2.0 ingår därför:

• fortsatt implementering av Moa i gemensam förvaltning.
• integration mellan Moa och högskolans webbplatser sh.se respektive medarbetarwebben så att studenter respektive medarbetare ska kunna initiera ärenden på specifika sidor på webbplatserna samt följa och kommunicera i ärenden på webbplatserna istället för att detta görs i Moas självbetjäningsportal.
• att utreda förutsättningarna för utökad användning av systemet i form av nya moduler, bland annat för komplexa processer, och om möjligt implementera dessa moduler.

Styrgruppen för projekt Moa 2.0 har avstämningsmöten ungefär en gång i månaden. Styrgruppen består av:

• Anna Jutterdal, avdelningschef HR-avdelningen
• Catarina Ludwig, avdelningschef Avdelningen för verksamhetsutveckling och myndighetsstöd
• Cecilia Stadius, chef Biblioteket
• Katarina Kristensson, avdelningschef Ekonomiavdelningen
• Kenneth Wall, avdelningschef Kommunikationsavdelningen
• Malin Sigvardson, avdelningschef Studentavdelningen,
  systemägare och ordförande i styrgruppen
  
• Per Noresund, avdelningschef Campus- och IT-avdelningen
• Malena Granbom, projektledare, sammankallande