Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

Vi använder kakor

Södertörns högskolas webbplatser använder cookies för att fungera på ett bra sätt. Vi använder också kakor för webbanalys så vi kan förbättra vår webbplats. Genom att välja "Godkänn alla kakor" samtycker du till att cookies används.

Högskolans cookiepolicy

English
Tåg vid perong

Resor i tjänsten och utlandstjänstgöring

Södertörns högskola har riktlinjer för resor i tjänsten. De reglerar vad som gäller för resebokning, ersättningar med mera.

Om något akut händer

Om en nödsituation uppstår vid din utlandsvistelse ska du alltid omgående kontakta Falck Global Assistance, för att få anvisning om vårdgivare eller andra instruktioner och fortsatt stöd vid hantering av skadeärendet.

Falck Global Assistance
Telefon: +46 8 587 717 49
Fax: +46 8 587 717 62
E-post: fga@se.falck.com

Kom ihåg:

Ta med Försäkringskassans EU-kort Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. vid resor inom EU

Riktlinjer för resor i tjänsten

Vi vid Södertörns högskola ska i så stor utsträckning som möjligt ersätta resor med videokonferenser, telefon- eller webbmöten.

Beslut om en resa i tjänsten ska fattas av ansvarig chef innan resans start.

Om du ändå anser att en fysiska resa är nödvändig, ska du både planera och genomföra den så att påverkan på den yttre miljön minimeras.
Resor ska göras så kostnadseffektivt som möjligt.

Arbetstid vid tjänsteresa

Restid utanför ordinarie arbetstid räknas inte som arbetstid och ersätts/kompenseras inte.
Om en extern konferens är schemalagd på helg och/eller kvällstid, räknas det som arbetstid. Detta kompenseras med ledighet timme för timme, eller om du innan resan gjort en annan överenskommelse med din chef.

Avrådan

Då oroligheter förekommer i olika länder, kan UD avråda att resa dit.
Vi följer UD´s avrådan.

Att boka tjänsteresa

Högskolan har avtal med resebyrån Stureplans Affärsresebyrå och du ska boka samtliga tjänsteresor hos dem med, undantag för kortare taxiresor som inte sker i anslutning till tjänsteresor samt för lokala och regionala resor. Nu finns även en app för att boka resan.

Du bokar själv din resa.

Även resor för icke anställda som har ett tjänsteuppdrag (exempelvis externa föreläsare), ska bokas hos resebyrån.

Boka din resa online eller i appen Cytric

Du ska i första hand boka din resa online via resebyrån, eller i appen Cytric.
Har du inte bokat tidigare behöver du skaffa en reseprofil. Det får du genom att mejla reseochutlaggsgranskning@sh.se.
Bifoga:
- Mobilnummer som du nås på under resan
- ORG-kod (din avdelning/institution, exempelvis 42001)
- Din fakturareferens (ditt användar-ID exempelvis ABBA18)

Därefter får du ett mejl från resebyrån och kan göra din bokning.
Ditt användarnamn är din sh-mejladress (när du loggar in på onlinebokningen).

Cytric app

Tågresor i Europa

Du kan boka resor till Köpenhamn och Oslo via onlinebokningen. Klicka på fliken ”Utrikeståg”.
Vissa av Eurostar tågresor kan bokas i onlinesystemet under ”Flygfliken”, då dessa tågresor finns i samma system som flygresorna bokas i.

Övriga tågresor i Europa – kontakta resebyrån för hjälp med bokning.

Vandrarhem/hostel

Du kan i vissa fall boka vandrarhem/hostel inom Sverige, men du behöver kontakta resebyrån.
Resebyrån bokar inte stugor eller campingar.

Hostel utomlands bokar du själv via onlinebokningen, dock kan utbudet vara begränsat.

Kontakta resebyrån per mejl eller telefon

Det är billigast att själv boka resan online, men du kan även mejla eller boka med personlig service. Resebyrån lägger inte på något extra på biljettpriserna, men tar ut ett transaktionsarvode vid bokning.
Öppettider:
Måndag–fredag kl. 8.00–17.00
Dag före röd dag: 8.00–17.00
Telefon: 08-665 10 00
E-post: affarsresor@stureplans.se

Övriga tider - jourservice

Journummer: 0770 - 45 64 62 (dygnet runt)

OBS! Det är viktigt att du ringer journumret vid exempelvis försening, inställt flyg, missat anslutningsflyg, överbokning vid gaten, så att resebyrån har en chans att hjälpa dig. Du ska inte själv göra nya bokningar om din befintliga bokning gjord via resebyrån.

Vid telefonkontakt med resebyrån utanför kontorstid 8-17 tas en jouravgift ut på 679 kr.

Felanmälan

För felanmälan gällande Stureplans Online (exempelvis tekniska problem) eller om du behöver support i online relaterade frågor, kan du kontakta: online@stureplans.se eller 08-522 57 000.

Externa gäster kan själva boka sin resa

Externa föreläsare, lärare och andra gäster till högskolan, kan själva beställa sina resor och sitt boende direkt av resebyrån. Du behöver dock meddela resebyrån innan, och ge både gästen och resebyrån aktivitetsnummer och fakturareferens.

När en bokning görs direkt av extern gäst, tar resebyrån ut ett extra arvode på 400 kr/tim.

Taxiresor utan anslutning till tjänsteresor

Högskolan har ett avtal med Taxi Stockholm. Taxiresor bokas på telefonnummer 08-612 00 00.
Vid bokning ska du uppge kundnummer, lösenord och fakturareferens..

Taxi ska användas sparsamt, endast då allmänna kommunikationer inte är tillgängliga, eller avsevärt förlänger restiden.

För frågor om kundnummer och lösenord kontakta Christina Ingves

Om du har frågor kring resebeställningar, mejla: reseochutlaggsgranskning@sh.se

Förskott för utlägg under resan

Du kan söka förskottsbetalning för kommande utlägg under din tjänsteresa, eller skaffa ett AirPlus tjänstekort.

Ansökan om reseförskott

Fyll i blanketten, som ska skrivas på av din chef. Skicka den sedan lönegruppen. (MA plan 8)
(Du ska vara inloggad på medarbetarwebben för att komma åt blanketten)

AirPlus tjänstekort

Södertörns högskola har avtal med SEB Kort AB (AirPlus) avseende tjänstekort.
Om du i din anställning har utlägg i tjänsten, som inte kan betalas med faktura, kan du ha ett tjänstekort.

Du betalar kortfakturan själv och kan välja att få den elektroniskt eller via autogiro. Du får ersättning för dina utlägg genom att registrera dessa i Primula.

Ansöka om tjänstekort
För att ansöka om ett tjänstekort mejlar du redovisning@sh.se tillsammans med ett mejl från din chef som verifierar att du har behov av ett kort i tjänsten.
Sedan behöver du skriva på en ansvarsförbindelse, och därefter får du en länk till ansökan av ekonomiavdelningen.

Ansökan ska innehålla:

  • Namn och befattning
  • Kortets syfte och typ av inköp
  • Beräknad månadskostnad
  • Motivering varför inköpen inte kan göras via faktura

Du får endast använda kortet för inköp i tjänsten - privata inköp är inte tillåtna.
Följande gäller (om inget annat har överenskommits):

  • Köpgräns: Max 30 000 kronor under en rullande 30-dagarsperiod
  • Kontantuttag: Max 3 000 kronor under samma rullande 30-dagarsperiod
  • Kortet får inte användas för inköp inom branscher som omfattar spel, barer, nattklubbar eller lyxbutiker

Ersättning för utlägg vid tjänsteresor

För att få ersättning, ska du redovisa dina utlägg och reseräkning i Primula under "Resor och utlägg". Ersättning betalas ut i samband med ordinarie löneutbetalningar.

Reseräkning

Du behöver skriva en reseräkning för att få ersättning för dina kostnader du haft under en planerad tjänsteresa. Det ska du göra omedelbart när du kommit tillbaka.
Du har inte rätt till ersättning om du skickar in reseräkning mer än ett år efter att resan avslutats
Icke anställda (exempelvis externa föreläsare) ska vi som regel inte betala ut reseersättning till.

Ersättning betalas endast för den närmaste resvägen, och för de dagar tjänsteresan avser.

Det här ska du bifoga reseräkningen:
- Konferensprogram eller annat dokument som beskriver syftet
- Biljetter
- Deltagarlista vid representation
- Kvitton i orginal
Av kvittona ska det framgå datum, säljare, identifiering av köpt vara/tjänst samt momsbelopp. Fysiska kvitton ska scannas in. Om du beställt/betalat över internet och inte fått något kvitto, ska du styrka utlägget med utskrift av beställningen samt kontoutdrag.
Om du betalt E-biljett ska du styrka att du gjort resa, och till vilken kostnad.
Så här ansöker du om ersättning Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Vid resor utomlands
Det kan vara svårt att få kvitto i vissa länder. Du måste då kunna styrka utgiften på annat sätt, exempelvis genom skriftlig försäkran, med information som kan verifiera utgifter om datum, belopp, resa från och till vilken adress med mera.
Utgifter i utländsk valuta räknas om efter den växelkurs som var vid det aktuella tillfället. Om du har betalat med kredit- eller betalkort gäller den kurs som kontoföretaget har tillämpat. Du kan få ersättning för valutapåslag. Detta ska du registrera som en utgift.
Om uppgift om kurs saknas för ett utlägg, används aktuell kurs.

Visum och vaccinationer
Om du behöver visum och/eller vaccinationer för din tjänsteresa, får du ersättning för det. Registrera i Primula Länk till annan webbplats. och bifoga originalkvitto

Bestämmelserna om resekostnadsersättningar regleras i inkomstskattelagen och Villkorsavtal/Villkorsavtal-T Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Traktamenten

För att du ska få traktamente, ska:
- tjänsteresan vara med övernattning.
- destinationen vara mer är 50 km (kortaste vägen) från såväl tjänstestället (högskolan) som din bostad.
Du behöver skriva en reseräkning för att få traktamente. Det ska du göra omedelbart när du kommit hem.
Så här ansöker du om traktamente Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Blir du blir bjuden på måltider ska det göras avdrag i traktamentet.
Det blir en kostförmån om det är Södertörns högskola betalt måltiden. Undantag är det om frukosten ingår i hotellrumspriset, måltider ombord på båt/flyg, måltider vid intern konferens/kurs/utbildning samt vid intern och extern representation.

Om det finns särskilda skäl, kan din chef besluta att att ersättning inte ska betalas vid tjänsteresa utomlands, eller betalas med lägre belopp

Bestämmelserna om traktamente regleras i inkomstskattelagen och Villkorsavtal/Villkorsavtal-T Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Delad reseräkning

Om högskolan inte ska stå för hela resekostnaden, ska du skicka reseräkningen och originalkvitton till den myndighet/företag som ska betala. Därefter får de skicka en faktura till högskolan. för den del som vi ska betala. Detta eftersom originalkvitton inte kan lämnas till flera utbetalare.
Alternativt kan högskola betala ut hela ersättningen och fakturera den andra partnern sin del av kostnaden.

Försäkringar i samband med resor

Statens tjänstereseförsäkring gäller för anställda, uppdragstagare och doktorander under tjänsteresor.

Din HR-generalist (eller motsvarade) kan utfärda ett intyg på att du omfattas av tjänstereseförsäkringen.

Kompletterande reseförsäkring

När du bokar din resa på Stureplans Affärsresebyrå, får du även en kompletterande reseförsäkring genom Moderna försäkringar. Den innehåller bland annat ett avbeställningsskydd och ger ersättning vid förseningar eller om bagaget kommer på avvägar. Försäkringen gäller alla resor upp till 60 dagar

Behöver du göra en anmälan, kontakta försäkringsbolaget:
Moderna Försäkringar
Tel: 010 – 219 12 90
kort@modernaforsakringar.se

Anmälan av skada Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Villkor för försäkringen Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Utlandstjänstgöring - URA

Om du ska arbeta en längre tid utomlands, kan ett anställningsavtal enligt URA tecknas av institutionen/avdelningen, i samråd med HR-avdelningen.

Avtal om utlandskontrakt och riktlinjer för
anställningsvillkor vid tjänstgöring utomlands (URA)

URA är ett centralt ramavtal för statligt anställda, som ger möjligheter till vissa
individuellt anpassade lösningar. Kontraktet anger vilka kostnader som arbetsgivaren betalar och ger viss möjlighet att ge den anställde skattefria förmåner för ökade levnadskostnader.

Innan du skriver på ett utlandskontrakt, ska du (och eventuella medföljande familjemedlemmar) ha:

  • varit på läkarundersökning
  • tagit nödvändiga/lämpliga vaccinationer
  • fått nödvändigt uppehålls- och arbetstillstånd.

Kontrollera hos Försäkringskassan att du omfattas av svensk socialförsäkring, och få ett intyg om detta.

HR-generalisten på din institution vet mer.

Information

Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox

Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär

Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se

Senast uppdaterad: 2025-12-11 av Carina Jansson

Kontakt

Södertörns högskola
141 89 Huddinge

info@sh.se

08 - 608 40 00

Öppettider Infocenter

Måndag–Torsdag: 8:15 - 16:00 Fredag: 8:15 - 15:00
Lunchstängt: 11:00 - 11:40

Besöksadress

Södertörns högskola
Alfred Nobels allé 7 Flemingsberg

Organisationsnummer
202100-4896