Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

Juridiska och etiska frågor

Samlat information kring forskningsetik, GDPR för forskare, samt information om avtal vid forskningsfinansiering.

Avtal vid forskningsfinansiering

Finansiering av forskningsprojekt är alltid förknippad med någon form av kontrakt eller avtal. Även förberedelser och informationsutbyte inför nya forskningsprojekt kan innebära att avtal måste tecknas.

I många fall görs åtagandet att genomföra ett forskningsprojekt på institutionsnivå och då undertecknas avtalet av prefekten. Detta gäller projekt upp till 5 miljoner kr/år (uppdragsforskning upp till 2 miljoner kr/år och uppdrag) i enlighet med högskolans delegationsordning. I andra fall är det emellertid Södertörns högskola som gör åtagandet till exempel vid EU-finansiering, och då skall kontraktet undertecknas av rektor.

Kontakta Externa relationer vid behov av stöd.

Avtal ska i första hand tas fram, bedömas och ändras av juridiskt kunnig personal.

Det är framför allt dessa avtal som du som forskare kommer i kontakt med:

  • Enkla finansieringsavtal
  • Samarbetsavtal för större program eller projekt som drivs med flera partners, till exempel EU-projekt och FORMAS
  • Uppdragsavtal mellan forskare/forskargrupp och en offentlig organisation/myndighet eller företag
  • ”Non disclosure agreements” NDA och ”Letter of Intent” (LoI) vid diskussioner med universitets- eller företagspartners.

Formell avtalspart

Vid följande typer av avtal om forskningsfinansiering är det Södertörns högskola som är avtalspart:

  • Vissa större nationella forskningsprogram, till exempel Wallenberg och KK-stiftelsen.
  • Alla EU-projekt och program
  • Uppdragsutbildningar och uppdragsforskning.

Signerar gör rektor eller prefekt som rektor har delegerat till enligt delegationsordningen.

Signering

Avtal kan slutas på olika nivå inom Södertörns högskola organisation. Vilken nivå som har mandat att sluta avtal regleras av högskolans regelverk och delegationsordningen.

Det är väsentligt att avtal undertecknas av behörig då avtalet annars kan visa sig vara ogiltigt.

Konsortialavtal

Större forskningsprogram eller projekt drivs ofta gemensamt med flera ingående parter, som tillsammans bildar ett konsortium. I dessa fall sluts ofta finansieringskontrakt mellan finansiären och en av parterna, medan parterna reglerar projektet och sina gemensamma åtagande i ett konsortialavtal.

Konsortialavtalet reglerar i huvudsak följande frågor:

  • Fördelning av forskningsuppgifterna
  • Finansiella frågor, till exempel intern fördelning av forskningsmedel
  • Managementfrågor
  • Publicering, ägande- och nyttjanderätt och sekretess
  • Skadeståndsbegränsning
  • Lagval
  • Tvistelösning

Flera av dessa frågor kan täckas av bilagd projektbeskrivning. Men särskilt publicering, ägande- och nyttjanderätt och sekretess kan behöva förhandlas och regleras separat.

Oredlighet i forskning och god forskningssed

Alla medarbetare vid Södertörns högskola ansvarar för att god forskningssed följs.

Som forskare på Södertörns högskola kan du vända dig till Forskningsetiska rådet om du har misstanke om avvikelse från god forskningssed.

Med god forskningssed avses den moraliska praxis som utvecklas då forskningens olika aktörer i dialog med det omgivande samhället kritiskt reflekterar kring forskningsverksamheten. De principer på vilken en sådan praxis vilar finns beskrivna i olika dokument, däribland den europeiska kodexen för forskningens integritet Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. som publiceras av All European Academies, ALLEA.

Med oredlighet i forskning avses en allvarlig avvikelse från god forskningssed i form av fabricering, förfalskning eller plagiering (FFP) som begås med uppsåt eller av grov oaktsamhet vid planering, genomförande eller rapportering av forskning.

Fabricering innebär att man hittar på resultat och dokumenterar dem som om de vore riktiga.

Förfalskning innebär att forskningsmaterial, utrustning eller processer manipuleras, eller att uppgifter eller resultat ändras, utelämnas eller undanhålls utan att det är vetenskapligt motiverat.

Plagiering innebär att andra personers arbete eller idéer används utan att den ursprungliga källan anges på korrekt sätt.

För att handlingar av dessa slag ska kunna räknas som oredlighet ska de vara av allvarligt slag och begås uppsåtligen eller av grov oaktsamhet.

Avvikelse från god forskningssed är ett bredare begrepp än oredlighet i forskning som också innefattar andra förseelser. Exempel på sådana kan vara att inte inhämta informerat samtycke från forskningspersoner, inte ansöka om tillstånd från etikprövningsmyndighet när så är erforderligt, bryta mot sekretess- och arkiveringsbestämmelser, otillbörligen försvåra eller försena arbetet för andra forskare, manipulation av författarskap, eller att ägna sig åt så kallad självplagiering.

Lagar och förordningar som reglerar god forskningssed och avvikelser från sådan förutsätter att den aktivitet som kommer i fråga är ett exempel på forskning och inte, exempelvis, vård, undervisning, konst, journalistik eller en marknadsundersökning. En exakt avgränsande definition av forskning är svår att ge, men i forskningsetiska sammanhang avses kunskapsproducerande aktiviteter som bedrivs med hjälp av vetenskapliga metoder på grundval av vetenskapliga teorier, företrädesvis på universitet, högskolor, vetenskapliga institut eller i andra liknande miljöer. Med vetenskapliga teorier och metoder avses sådana som är accepterade av forskarsamhället, en bred definition som bör tolkas som teorier och metoder som används av någon etablerad forskargrupp i världen. Som regel finns det även en huvudman vid sidan av forskaren som är ansvarig för att god forskningssed efterlevs. I vårt fall är forskningshuvudmannen Södertörns högskola.

I forskningsetiska sammanhang innebär forskning sådan aktivitet som syftar till att generera resultat som skall publiceras i vetenskapliga forum: artiklar i vetenskapliga tidskrifter, monografier och antologibidrag. Exakt vad som räknas som en vetenskaplig publikation är svårt att ange men kategorin är alltså bredare än artiklar och bokbidrag som genomgår så kallad peer review. Som regel är uppsatser som författas av studenter på grund- eller avancerad nivå (magister eller master) inte forskning om inte studenten eller handledaren (eller bägge) har för avsikt att publicera resultaten på ett annat sätt än i form av själva uppsatsen. Doktoranders kunskapsgenererande aktiviteter på väg mot avhandlingen räknas alltid som forskning. Presentation av forskning och dess resultat utanför forskarsamhället och undervisningen (tredje uppgiften) räknas som regel som populärvetenskap (vilket alltså inte är forskning). Avgränsningen mellan vetenskaps- och kulturjournalistik och forskning kan vara svår att göra, särskilt när det gäller samhällsvetenskap och humaniora, men som regel bör forskaren ställa sig frågan om den publikation där forskningen presenteras förutsätts läsas av andra forskare inom det område där forskaren är verksam (förutom av den intresserade allmänheten). I så fall är det forskning.

Alla medarbetare vid Södertörns högskola har ett gemensamt ansvar för att god forskningssed följs. Har du har misstanke eller frågor om avvikelser från god forskningssed skall du vända dig till Forskningsetiska rådet.

Om misstanken bedöms röra oredlighet i forskning kommer ärendet överlämnas till den nationella ”Nämnden för prövning av oredlighet i forskning” (Npof). Om misstanken rör andra avvikelser från god forskningssed ska högskolan hantera ärendet internt.

För utförligare beskrivning av hanteringen se högskolans rutin nedan, Hanteringsordning vid misstanke om avvikelser från god forskningssed.

GDPR för forskare

Som forskare finns det vissa lagar och regler som du måste känna till. Personuppgiftsbehandlingar i forskning är ett område som kan upplevas som snårigt och omfattande. Informationen i plusboxarna är därför till för att stödja dig som forskare i detta.

Vad är ”forskning” i lagens mening?

  • I dataskyddsförordningen (679/2016) definierat som ”vetenskapliga eller historiska forskningsändamål”.
  • I etikprövningslag (2003:460) definierat som ”vetenskapligt experimentellt eller teoretiskt arbete för att inhämta ny kunskap och utvecklingsarbete på vetenskaplig grund.”

När anses jag hantera personuppgifter?

Med personuppgiftsbehandling för forskningsändamål avses allt arbete som är eller anses vara en del av forskningsprocessen, inklusive förberedande eller avslutande aktiviteter, dokumentation för användning i forskning eller arkivering av forskningsmaterial. Detsamma gäller alltså också så kallade ”förstudier” eller ”tester” till själva forskningsprojektet.

Även ljud- och bildupptagningar, exempelvis inspelade intervjuer, utgör personuppgifter så länge kvaliteten på ljudet med rimliga tekniska medel gör det möjligt att direkt eller indirekt identifiera en individ.

Vad ska jag tänka på när jag inhämtar samtycke?

Det finns ett undantag avseende ”ändamål” som ska anges i samtycket.
Eftersom det ofta inte är möjligt att fullt ut identifiera syftet med en behandling av personuppgifter för vetenskapliga forskningsändamål i samband med insamlingen av uppgifterna, kan en enskild därför ge sitt samtycke till vissa områden (som stipuleras) för vetenskaplig forskning.

Detta förutsätter dock att vedertagna etiska standarder för vetenskaplig forskning iakttas och att lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder finns.

Det betyder att forskning kan bedrivas på tidigare insamlat material, förutsatt att den nya forskningen ligger i linje med det syfte för vilket materialet tidigare har samlats in.

Vilka är de grundläggande principerna som jag måste ta hänsyn till?

  1. Behandla inte fler uppgifter än vad som är nödvändigt
  2. Samla bara in personuppgifter för specifika och i förväg bestämda ändamål
  3. Spara inte personuppgifterna längre än vad som behövs
  4. Bedöm risken med behandlingen och beakta säkerheten.

Hur ska jag hantera personuppgifter när de väl är insamlade?

Det är viktigt att hantera dina insamlade personuppgifter på ett säkert sätt under hela forskningsprocessen. En säker hantering kräver att du vidtar vissa försiktighetsåtgärder, som exempelvis att pseudonymisera personuppgifterna.

Pseudonymiserat material material är fortfarande personuppgifter, om kodnyckeln finns kvar. Om kodnyckeln är gallrad (och alltså inte finns på högskolan eller hos någon annan) är det istället fråga om anonymiserade personuppgifter.

Hur länge får jag spara mina insamlade personuppgifter?

Huvudregeln är att personuppgifter ska sparas så länge det är nödvändigt för att säkerställa forskningens kvalitet, men alltså inte längre än så. Om möjligt ska det även bestämmas redan vid insamlandet vilka personuppgifter som behöver bevaras eller som kan gallras. Om uppgifterna ska bevaras sker det i samråd med arkivarie.

Får jag spara pseudonymiserade personuppgifter, de kan ju behövas i en annan studie längre fram?

Insamlat material får inte sparas för ett eventuellt framtida bruk, utan användning av redan insamlat material får enbart användas i det syfte som det samlades in för. Som enskild forskare är det inte möjligt att spara insamlat material, såvida det inte rör sig om helt anonymiserade uppgifter (se ovan) med hänvisning till principen om uppgiftsminimering (artikel 5 dataskyddsförordningen).

Är citat spårbara i exempelvis artiklar?

Citat räknas som spårbara om det direkt eller indirekt går att peka ut en levande människa på alla tänkbara sätt genom själva citatet. Det är då personuppgifter i lagens mening.

Relevant till detta är den studie som University of Texas at Austin Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. gjorde. De samkörde Netflix och IMDB:s databaser. Forskarna kunde visa att även om Netflix hade ”anonymiserat” uppgifterna så kunde man identifiera vem som hade skrivit de ”anonyma” inläggen på Netflix via träffar i IMDB. Det innebär alltså att även anonymiserade citat kan anses vara personuppgifter.

Ytterligare en aspekt till den här frågan är i vilken utsträckning som citaten kan användas inom ramen för en etikprövning. Det vill säga om samtycke krävs eller inte av den enskilde om citat sprids som kan härledas till en levande, individ.

Fältdagböcker – allmän handling och fyllda med personuppgifter, eller?

I vissa forskningsområden är det vanligt att föra fältdagböcker. Dessa får innehålla personuppgifter, om det bedöms nödvändigt för forskningen att personuppgifterna samlas in (se mer ovan för vad som kan räknas som personuppgifter). Om du har funderingar kring vad fältdagböcker ska hanteras bör du kontakta arkivarie.

Vad finns det för regler om jag har ett forskningssamarbete med forskare i USA (och i förlängningen annat tredjeland)?

Ett avgörande från EU-domstolen den 16 juli 2020 innebär att det så kallade Privacy Shield-avtalet inte längre utgör en giltig grund för överföring av personuppgifter från EU till mottagare i USA. Det innebär att medarbetare (inklusive forskare) som skickar personuppgifter till en partner i USA måste försäkra sig om att mottagaren av data (i USA) har faktiska möjligheter att leva upp till EUs standardklausuler för överföring till tredjeland.

Därför är det av största vikt att forskare med pågående eller planerade överföringar av personuppgifter (gäller även e-post) till USA försäkrar sig om att de kan göra detta på ett lagligt sätt. I praktiken bör sådana överföringar begränsas i största möjliga mån.

Om rekommendationerna ovan inte följs, riskerar allmänhetens förtroende för forskning att skadas. Dessutom är det värt att notera att brott mot regler på detta område kan resultera i höga sanktionsavgifter. Läs mer i denna artikel från BBC. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Vilken annan juridik behöver jag känna till?

När du bedriver forskning finns det flera lagstiftningar som du behöver ta hänsyn till, såsom etikprövningslagen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen.

När personuppgifter (reglerat i GDPR och svenska dataskyddslagen) behandlas i forskningssyfte gäller som huvudregel samma krav på hanteringen som vid all annan personuppgiftsbehandling som det finns riktlinjer om på högskolan. Observera att dataskyddsreglerna inte gäller för avlidna personer, till skillnad från reglerna i etikprövningslagen.

Hantering av forskningsdata uppmärksammats allt mer under senare år, och inte sällan krävs att forskaren ska presentera en datahanteringsplan när projektet startar. Läs mer på bibliotekets hemsida om hantering av forskningsdata Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. under och efter projekttiden.

Högskolans registratur- och arkivfunktion ger även den stöd i vilka handlingar som ska diarieföras och arkiveras.

Etikprövning

Om din forskning på ett eller annat sätt berör människor kan ditt projekt behöva genomgå forskningsetisk prövning. Prefekten ska informeras om etikprövningen och den ska diarieföras. 

Lagstiftningen syftar till att skydda den enskilda människan och respekten för människovärdet. Människor som deltar i ett forskningsprojekt ska skyddas från fysiska, psykiska och integritetsmässiga risker. Både forskares och forskningspersoners rättssäkerhet ska värnas. Den etiska prövningen väger eventuella risker i projektet mot förväntad samhällsnytta. Vilken forskning som ska genomgå etisk prövning regleras i Lagen (2003:460) om etikprövning av forskning som avser människor Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. samt i Lagen (2019:1144) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. om det gjorts ändring i lagen (2003:460). 

Lagstiftningen gäller alla delar av forskningsprocessen som bedrivs inom Sverige, från rekrytering av forskningspersoner, till datainsamling, datahantering, analys och publicering av resultat, etc. Således ska forskningen etikprövas i Sverige om du bedriver din forskning på Södertörns högskola, även om datainsamling sker i annat land. För de delar av forskningen som utförs i ett annat land gäller det landets lagar och regler.

Forskning ska etikprövas om den:

  • innebär ett fysiskt ingrepp på en levande eller död person
  • utförs med en metod som syftar till att påverka en person fysiskt eller psykiskt eller medför risker om sådan skada
  • utförs på biologiskt material från levande eller död människa som kan härledas till denne
  • omfattar behandling av känsliga personuppgifter
  • omfattar uppgifter om lagbrott.

Det som räknas som känsliga personuppgifter enligt svensk lagstiftning är:

  • etniskt ursprung (hit räknas också frågor om det ibland kallas ”ras”)
  • politiska åsikter (också i bredare bemärkelse, det vill säga inte bara i partipolitiska åsikter eller engagemang)
  • religiös eller filosofisk övertygelse
  • medlemskap i en fackförening
  • hälsa
  • en persons sexualliv eller sexuella läggning
  • genetiska uppgifter
  • biometriska uppgifter som används för att entydigt identifiera en person

Mer information om känsliga personuppgifter hittar du till exempel på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Ytterst har forskningshuvudmannen (till exempel lärosäte, företag eller region) ansvar för att projekt som faller inom lagstiftningen etikprövas och att ingen sådan forskning bedrivs utan godkännande. I den konkreta verksamheten på högskolan faller detta ansvar i organisationen i regel på prefekten, som behöver skriva under ansökan.

Etikprövning måste utföras oavsett om din forskning är externt finansierad eller om du bedriver den inom ramarna för din tjänst. Det är den huvudansvariga forskaren som ansöker om etisk prövning för ett projekt. I praktiken är det ofta projektledaren för ett projekt eller huvudhandledaren för en doktorand. För många doktorandprojekt står dock doktoranden som huvudansvarig forskare. Men om den huvudansvariga forskaren inte är disputerad måste projektet utföras under överinseende av en disputerad forskare. Vem detta är ska framkomma i ansökan och för doktorander är denna person i regel huvudhandledaren. När det gäller doktorandprojekt har huvudhandledaren också ansvar för se till att projektet prövas. Det är viktigt att etikprövningen utförs innan datainsamling påbörjas, eftersom det inte går att pröva projektet i efterhand.

De projekt som faller inom områdena ovan måste enligt lag (2003:460) genomgå etisk prövning. Att inte göra det kan leda till böter eller i allvarliga fall fängelsestraff.

Men även om projektet inte faller inom lagstiftningen går det att låta etikpröva sitt projekt och begära ett rådgivande yttrande från myndigheten. Förutom att det är en lagstadgad skyldighet att låta etikpröva projekt som faller under Lagen om etikprövning (2003:460) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. så kan det alltså finnas andra goda skäl att göra det.

Alltfler internationella tidskrifter och förlag kräver till exempel att forskningen som ligger till grund för publikationen ska ha genomgått etisk prövning. De kan till exempel ha andra lagar och principer att förhålla sig till än de svenska. Ett sätt att förebygga sådana hinder för publicering är att ansöka om etisk prövning och begära ett rådgivande yttrande. Detta yttrande kan då i kontakt med tidskrifter och förlag fungera som dokumentation att projektet är etikprövat.

Forskning som omfattas av etikprövningslagen får bara utföras om forskningspersonerna givit sitt informerade samtycke. Samtycket ska vara frivilligt, uttryckligt och preciserat i relation till det specifika forskningsprojektet. Samtycket ska alltid dokumenteras, helst skriftligt. Samtycket gäller bara om forskningspersonen innan datainsamlingen påbörjas fått information om forskningsplan och syfte, projektets metoder, möjliga risker eller andra konsekvenser som deltagandet kan medföra och projektets forskningshuvudman. Dessutom måste hen vara informerad om att deltagande i studien är frivilligt och att hen har rätt att avbryta sin medverkan när som helst utan att ange någon orsak.

Information om hur etikprövning går till kan du läsa på Etikprövningsmyndighetens hemsida Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Södertörns högskola erbjuder också regelbundet internutbildningar i frågor som rör forskningsetik, inklusive etisk prövning.

Du behöver också komma ihåg att din etikprövning och besked om godkännande ska diarieföras på Södertörns högskola.

Här följer en punktlista på saker du behöver tänka på. Längst ner i plusboxen finner du en lista med dokument som kan vara användbara i de olika stegen.

  1. Säkerställ att känsliga personuppgifter inte kommer att behandlas. Om du kommer att göra det, behöver det göras en etisk prövning. Den etiska prövningen görs, genom ansökan, av Etikprövningsmyndigheten.
  2. Bestäm hur informationen ska förvaras och säkerställ att den hanteras säkert under arbetets gång.
  3. Bestäm vilka delar av informationen som ska raderas respektive bevaras när arbetet är utfört i samråd med arkivarie.
  4. Fyll i informations-och-samtyckesblankett.
  5. Informera och inhämta samtycke från varje enskild person som ska delta i studien, samla in de nödvändiga personuppgifterna och behandla personuppgifterna i enlighet med det som beslutades i steg 1-5 ovan.
  6. Efter det projektet har avslutats, radera eller arkivera personuppgiftsmaterialet i enlighet med det som beslutades i steg 4 ovan.

Gemensamt personuppgiftsansvar

Samarbetar du med ett annat lärosäte? Ska ni överföra personuppgifter till varandra? I så fall behöver ni skriva en överenskommelse om detta.

Användbara dokument och blanketter

Sidansvarig

Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox

Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär

Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se

Senast uppdaterad: 2021-08-12 av Gabriela Hinchcliffe Voglio

Dela

E-post