När du planerar din forskningsdatahantering och skriver din datahanteringsplan, utgå i första hand från informationen här på Medarbetarwebben och det stöd som ges av mallen för datahanteringsplan. Har du ytterligare frågor, kan du vända dig till någon av stödfunktionerna här nedanför.

Allmänna frågor

Har du allmänna frågor om datahantering i ett forskningsprojekt, eller inte vet var du ska vända dig med din fråga, kontakta datahanteringsstödet på datahantering@sh.se.

Juridiska frågor

Har du juridiska frågor om datahanteringen, till exempel om behandling av personuppgifter, kontakta dataskyddsombudet på dataskydd@sh.se.

Frågor om arkivering

Frågor om arkivering av forskningsdata kan du ställa till arkivarie på arkivarie@sh.se.

Mjukvaror och tekniska problem

Beställning av mjukvaror görs på Medarbetarwebben → Min sida → Dator- och programvara ärenden → Beställa programvara. Frågor om inköp av mjukvaror kan du ställa till licenser@sh.se.

Om du har tekniska problem med datorer och IT-system kan du lägga ett ärende till IT-support på Medarbetarwebben, under Min sida.

Alla forskningsdata som förekommer i forskningsprojekt på Södertörns högskola ska hanteras på ett lagligt och korrekt sätt och med beaktande av god forskningssed. Med oredlighet i forskning menas en allvarlig avvikelse från god forskningssed specifikt i form av fabricering, förfalskning eller plagiering. Du kan läsa om god forskningssed och oredlighet i forskning på Medarbetarwebben.

När det gäller din hantering av forskningsdata innebär god forskningssed bland annat att:

• Du hanterar föremålen för din forskning med respekt och omsorg och i enlighet med rättsliga och etiska föreskrifter.
• Du utformar, utför och dokumenterar datahanteringen på ett noggrant och väl övertänkt sätt.
• Du och högskolan ser till att forskningsdata förvaltas och bevaras på lämpligt sätt under en rimlig tid.
• Du och högskolan ser till att tillgången till data är så öppen som möjligt och så begränsad som nödvändigt, och när så är tillämpligt i enlighet med FAIR-principerna för datahantering. (Läs mer i avsnittet Öppen publicering av forskningsdata (tillgängliggörande) längre ned på denna sida.)

Alla medarbetare vid Södertörns högskola har ett gemensamt ansvar för att god forskningssed följs. Har du misstanke om avvikelser från god forskningssed ska du vända dig till högskolans forskningsetiska råd.

Kommer du att behandla personuppgifter i ditt forskningsprojekt?

En personuppgift är information som kan knytas till en nu levande fysisk person. Uppgifter om avlidna personer räknas inte som personuppgifter.

Exempel på personuppgifter är:

• namn
• adress
• personnummer
• e-postadress
• ID-kortnummer/passnummer
• telefonnummer
• IP-adress
• registreringsnummer på bil.
  

Även bild- och ljudupptagningar, så som inspelade intervjuer, räknas som personuppgifter då individer ofta kan identifieras utifrån ansikten eller röster.

Vissa personuppgifter betraktas som integritetskänsliga och bör ges ett extra skydd. Dessa är till exempel:

• löneuppgifter
• värderande uppgifter (till exempel resultat från personlighetstester)
• uppgifter om sociala förhållanden
• personnummer.

Om ditt projekt hanterar personuppgifter ställs särskilda krav på hanteringen för att den ska vara laglig. Försök att inte samla in personuppgifter om de inte behövs i forskningen och det går att undvika att få med dem i projektets data.

Om du ska hantera personuppgifter behöver du läsa vidare om Personuppgifter i forskning på Medarbetarwebben.

Känsliga personuppgifter kräver för sin hantering godkänd etikprövning.

Detta gäller uppgifter om:

• etniskt ursprung
• politiska åsikter
• religiös eller filosofisk övertygelse
• medlemskap i en fackförening
• hälsa
• en persons sexualliv eller sexuella läggning
• genetiska uppgifter
• biometriska uppgifter som används för att entydigt identifiera en person
• lagöverträdelser som innefattar brott.
  

Liksom med personuppgifter generellt, undvik att samla in känsliga personuppgifter om denna information inte behövs i forskningen.

Uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott är inte känsliga personuppgifter enligt GDPR, men kräver för sin hantering godkänd etikprövning

Om du ska behandla känsliga personuppgifter i ditt projekt, läs mer om Etikprövning på Medarbetarwebben.

Dina data kan vara extra skyddsvärda för att de innehåller till exempel affärshemligheter eller uppgifter om säkerhetskänslig verksamhet. Om du har frågor om detta kan du kontakta dataskyddsombudet: dataskydd@sh.se.

OBS: Om dina data omfattas av Säkerhetsskyddslagen (2018:585) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. ska avdelningschefen för Campus- och IT-avdelningen kontaktas.

Infoklassningen talar om hur känslig eller skyddsvärd en viss datamängd är. Vad gäller forskningsdata indikerar infoklassningen i första hand hur du får lagra och dela dina data. Den är också ett stöd vid den sekretessprövning som behöver göras om det kommer en begäran om utlämning av din forskningsdata, som allmän handling.

Tre säkerhetsaspekter

I högskolans modell för infoklassning finns tre olika säkerhetsaspekter:

• Konfidentialitet
  Data får inte vara åtkomliga för någon obehörig.
• Riktighet
  Data ska vara korrekta och tillförlitliga, det vill säga inte förändras eller förstöras.
• Tillgänglighet
  Data är åtkomliga och användbara för behöriga personer när de behövs.
  

Var och en av de tre säkerhetsaspekterna ges nu en klass från 0 till 3. Denna klassning baseras på en bedömning av hur allvarliga konsekvenserna skulle bli om säkerhetsaspekten i fråga inte upprätthålls.

Hur högskolans forskningsdata infoklassas

För Södertörns högskolas forskningsdata gäller följande infoklassning som standard:

• Alla forskningsdata har klass 2 i kategorierna riktighet och tillgänglighet.
  
• Inga forskningsdata har klass 0 i konfidentialitet.

Vad du som forskare behöver bedöma är alltså endast om dina data har klass 1, 2 eller 3 med avseende på konfidentialitet.

För detta syfte kan du dela upp dina data i "datamängder". En datamängd kan bestå av en eller flera filer. Varje datamängd ges sedan en konfidentialitetsklass.

Guide till konfidentialitetsklassning

Klass 3

Personuppgifter som innehåller information av följande slag:

• etniskt ursprung
• politiska åsikter
• religiös eller filosofisk övertygelse
• medlemskap i fackförening
• uppgifter som rör hälsa eller sexualliv
• genetiska eller biometriska uppgifter
• uppgifter som rör lagöverträdelser, till exempel att någon har begått ett brott eller är misstänkt för ett brott.

Hit räknas också kodnycklar till pseudonymiserade personuppgifter som innehåller information av ovanstående slag och information som är sekretessbelagd av andra skäl, till exempel rikshemligheter och affärshemligheter.

Klass 2

Information som innehåller integritetskänsliga personuppgifter:

• löneuppgifter
• värderande uppgifter (till exempel resultat från personlighetstester)
• uppgifter om sociala förhållanden
• personnummer.

Även kodnyckel till pseudonymiserade personuppgifter som är integritetskänsliga hör hit.

Klass 1

Alla andra forskningsdata.

Hur du får praktiskt hantera datamängden under och efter projektet bestäms nu av den konfidentialitetsklassning du gett datamängden. (Se avsnittet Godkända lagringsplatser givet infoklassning, nedan.)

Du kan läsa mer i avsnittet Exempel på informationssäkerhet och infoklassning på Medarbetarwebben.

I tabellen här nedanför kan du se vilka av högskolans lagringsytor som är godkända för forskningsdata, baserat på datamängdens konfidentialitetsklass (se avsnittet ovan).

I nedanstående tabell kan du se vilka lagringsplatser som tillhandahåller delning av data mellan projektdeltagare baserat på om dessa är anställda vid Södertörns högskola eller inte.

Då högskolan har ett ansvar för att forskningsdata inte förstörs eller förkommer måste dessa lagras där säkerhetskopior regelbundet tas. Det är därför bara tillåtet att lagra forskningsdata på externa lagringsenheter så som USB-minnen, externa hårddiskar, lokal hårddisk på laptop, mätinstrument och inspelningsutrustning så länge som det är nödvändigt (under till exempel insamling i fält). Dessa data ska överföras till en av de godkända lagringsytorna i tabellen ovan så snart det är möjligt.

När mätinstrument och inspelningsutrustning används för att samla in data med konfidentialitetsklass 2 eller 3 är det viktigt att se till att data inte automatiskt laddas upp till en molntjänst så som Samsung Cloud eller iCloud (Apple). Var säker på att du stängt av denna funktion i appen innan du påbörjar insamlingen.

Forskningsdata som genereras i projekt på Södertörns högskola är i normala fall allmän handling och ingår i högskolans arkiv. De kan därmed begäras ut av allmänheten i enlighet med offentlighetsprincipen. Det är också av central vikt att forskning kan granskas till exempel vid misstanke om forskningsfusk. Därför är det även en viktig del av god forskningssed att forskningsdata bevaras.

Enligt högskolans regler ska forskningsdata bevaras i tio år. Därefter ska projektledaren för det projekt där data genererats—eller prefekten eller motsvarande vid den berörda institutionen om projektledaren inte är kvar vid högskolan—avgöra om datamängden kan raderas (gallras) eller om den ska bevaras permanent. Arkivarie kan hjälpa till under denna gallringsutredning.

Södertörns högskolas Informationshanteringsplan är det styrande dokumentet för den här hanteringen.

Endast datafiler av nedanstående slag måste bevaras. Notera att samma datamängd kan uppfylla flera av villkoren, och att det är tillräckligt att ett är uppfyllt för att filerna ska bevaras.

Rådatafiler

Detta är till exempel obearbetade enkätsvar, ljud- och videoinspelningar och bilder, och filer skapade av mätinstrument.

Datafiler som tjänat som underlag till en vetenskaplig publikation

Data som behövs för att en slutsats i en publicerad artikel eller bok ska kunna granskas måste bevaras. Forskningsresultat som bara presenterats vid en konferens eller publicerats någonstans som ett utkast utan sakkunniggranskning räknas inte hit.

Datafiler som betraktas som färdigställda

Alla datafiler som är färdigbearbetade, det vill säga där inga tillägg eller andra ändringar längre kommer att göras, ska bevaras. Datamaterial som är ofärdigt och under bearbetning behöver inte bevaras, såvida det inte uppfyller något av de andra villkoren, ovan.

OBS: Data som begärts ut från svenska myndighetsarkiv eller -register, och inte bearbetats så att signifikant nya dataobjekt skapats, måste inte arkiveras på Södertörns högskola. För mindre datamängder kan det dock vara praktiskt att bevara kopior tillsammans med projektets andra data.

Under planeringen av din datahantering ska du ha beställt en mapp på högskolans interna lagringsyta Dataspar. (Se avsnittet Planera datahanteringen överst på denna sida.) I denna mapp skapas automatiskt en undermapp med namnet ”Dataarkiv”. I den mappen kopierar du in de datafiler som uppfyller villkoren för att behöva bevaras enligt avsnittet ovan.

I mappen ligger också en fil med namnet ”Datadokumentation - [dnr].docx”. Det är en mall där du för in vissa uppgifter om dina data som behövs om någon annan än du i framtiden måste genomföra en sekretessprövning vid en begäran om utlämning av dessa data, och även när det så småningom ska bestämmas om dessa data ska raderas eller sparas permanent i högskolans arkiv (gallringsutredning). Mallen innehåller instruktioner för hur du fyller i den.

Det här förfarandet ersätter den tidigare konventionen där forskaren själv skulle ansvara för att data till ett forskningsprojekt bevarades i tio år. Du som forskare behöver alltså inte längre spara dina data någon annanstans, så fort de lagts i dataarkivmappen på Dataspar.

Om du har forskningsdata från ett tidigare projekt liggandes på en lokal hårddisk eller extern lagringsenhet bör du flytta dessa till den godkända lagringsytan för långtidsbevarande. Gör så här:

1. Se till att projektet datamängden tillhör har ett diarienummer. Saknar projektet diarienummer beställer du ett från registrator enligt rutinen Ansök om diarienummer på Medarbetarwebben.
2. Beställ en mapp på lagringsytan Dataspar på Medarbetarwebben under Min sida → IT-ärenden → Beställa mapp på Dataspar.
3. Flytta över dina gamla data till dataarkivmappen på den nya lagringsytan enligt instruktionerna i avsnitten ovan.

Att tillgängliggöra forskningsdata innebär att dokumentera dem och publicera dem öppet så att andra kan hitta och använda dem i nya sammanhang.

Harmlösa data kan vanligen göras direkt nedladdningsbara, medan andra data bara lämnas ut till någon om specifika villkor är uppfyllda. Se mer om detta i avsnittet Vilka data kan tillgängliggöras? här nedanför.

Det finns flera bra skäl till att tillgängliggöra forskningsdata. En viktig anledning är forskningens transparens och möjligheten att granska forskningsresultat. Ett annat mål med tillgängliggörande är att, genom att möjliggöra återanvändning av data, få ut så stor nytta som möjligt av den investering som gjorts under datainsamlingen, av forskare, forskningspersoner och finansiärer. Av dessa anledningar är det regeringens mål att alla forskningsdata som genererats med offentliga medel från och med 2026 ska göras så öppet tillgängliga som etiska och juridiska hänsyn tillåter. Läs mer i Proposition 2024/25:60, Forskning och innovation för framtid, nyfikenhet och nytta Länk till annan webbplats..

Tre saker tillgängliggjorda data ska eller bör ha

En permanent länk

Ett minimumkrav för att en datamängd ska anses vara tillgängliggjord är att den har en permanent länk, en så kallad beständig, eller persistent, identifierare (PID). Med denna länk kan man referera till datamängden, till exempel i en publikation, och genom att följa länken kan man hitta datamängden och ladda ned den eller begära ut den. Det finns olika standarder för persistenta identifierare, och den som används mest för forskningsdata kallas DOI (Digital Object Identifier) Länk till annan webbplats..

Beskrivande metadata och dokumentation

Detta är information om datamängden, och inkluderar sådant som forskningsområde, dataformat och tid, plats och metod för insamlingen. Viss information är maskinläsbar och används av en sökmotor för att hitta datamängder och filtrera sökresultat. Annan dokumentation behövs för att datamängden ska kunna användas på ett rigoröst sätt i till exempel ett nytt forskningssammanhang.

Standardformat

Genom att öppna och väldokumenterade standardformat används för datafilerna kan de läsas av nya användare utan specialprogramvaror, nu och i framtiden.

En utveckling av kraven på tillgängliggjorda forskningsdata är de så kallade FAIR-principerna. FAIR står för Findable, Accessible, Interoperable och Reusable. FAIR är en central del av arbetet med öppen vetenskap. Du kan läsa mer om FAIR hos Vetenskapsrådet Länk till annan webbplats..

Tillgängliggjorda forskningsdata ligger i ett repositorium, även kallat en katalog. Data publicerade i repositoriet kan hittas med en sökmotor på webben. Vissa datamängder kan, när man hittat dem, fritt laddas ned, andra kräver att man skickar en begäran om utlämning, om hanteringen kräver att vissa villkor är uppfyllda.

Organisationen som driver repositoriet knyter en DOI till varje datamängd som laddas upp där. Repositoriet kan också ställa krav vid uppladdning av data som säkerställer att FAIR-principerna följs till någon grad. Olika repositorier kan sålunda vara av olika kvalitet, kopplat till hur väl deras data uppfyller FAIR-principerna.

Det finns många olika forskningsdatarepositorier, av olika kvalitet och med olika inriktningar. Om ett forskningsprojekt på Södertörns högskola inte har särskilda skäl att välja ett annat repositorium rekommenderar vi Svensk Nationell Datatjänsts (SND) forskningsdatakatalog Länk till annan webbplats.. SNDs repositorium håller en hög kvalitet, vilket betyder att forskningsdata där kan hittas baserat på bra metadata och är väldokumenterade.

Data publicerade hos SND är sökbara från Researchdata.se Länk till annan webbplats., i den svenska dataportalen Länk till annan webbplats., i den europeiska dataportalen, Länk till annan webbplats. i Google Dataset Search Länk till annan webbplats. och i flera andra internationella sökmotorer.

Läs mer om hur du går till väga för att publicera dina forskningsdata hos SND Länk till annan webbplats..

På Researchdata.se finns också information om att tillgängliggöra forskningsdata Länk till annan webbplats..

Högskolans datahanteringsstöd kan hjälpa dig med publiceringen. Kontakta dem på datahantering@sh.se.

Vissa forskningsdata kan tillgängliggöras utan begränsningar, så att en användare kan ladda ned datamängden direkt. Detta kan röra sig om data som inte innehåller några personuppgifter, affärshemligheter eller rikshemligheter, och inte skyddas av upphovsrätt.

Andra forskningsdata kan tillgängliggöras med begränsad åtkomst. Detta innebär att en beskrivning av datamängden (dess metadata) går att hitta genom att man följer en DOI eller får en träff i en sökmotor, men datamängden kan inte laddas ned utan måste begäras ut. Vid en sådan begäran sker en sekretessprövning och om beställaren inte uppfyller villkoren för hantering av datamängden lämnas data inte ut.

Att tillgängliggöra endast information (metadata) om en datamängd som av någon anledning inte kan delas fritt är också ett sätt att följa FAIR-principerna och uppmuntras därför.

Du kan läsa mer om vilka typer av data som inte kan tillgängliggöras utan begränsningar på Researchdata.se Länk till annan webbplats..

Det finns flera sätt att hitta en tillgängliggjord datamängd.

Hitta data via en beständig identifierare

En DOI är en beständig identifierare, det vill säga en permanent länk till den tillgängliggjorda datamängden (eller endast dess metadata), som kan användas för att referera till datamängden till exempel i en publikation. En DOI kan se ut så här: https://doi.org/10.7937/NC7Z-4F76 Länk till annan webbplats.. Länken till information om datamängden kan följas i en vanlig webbläsare.

Hitta data via en sökmotor

Man kan också söka efter forskningsdata som man inte har en DOI till, eller ens i förväg vet existerar, i flera olika sökmotorer på webben. Många sökmotorer gör sökningar i ett antal olika repositorier, så som SNDs forskningsdatakatalog. Här följer ett urval.

Researchdata.se
Researchdata.se Länk till annan webbplats. söker i flera svenska forskningsdatarepositorier.

Sveriges dataportal
Sveriges dataportal Länk till annan webbplats. söker bland både forskningsdata och öppet tillgängliga myndighetsdata.

Data.Europa.Eu
Data.Europa.Eu Länk till annan webbplats. är den europeiska dataportalen och söker bland tillgängliggjorda europeiska forskningsdata och andra tillgängliggjorda europeiska data från till exempel myndigheter.

Google Dataset Search
Google Dataset Search Länk till annan webbplats. är en sökmotor för dataset som söker i forskningsdatarepositorier internationellt.

Re3data.org
Re3data.org Länk till annan webbplats. är en katalog av forskningsdatarepositorier. Här kan man söka efter repositorier till exempel baserat på ämne, och även bläddra bland registrerade repositorier Länk till annan webbplats..

Om du ska använda tillgängliggjorda data

Här är några saker du behöver tänka på om du använder tillgängliggjorda forskningsdata i ditt eget arbete.

Precis som med andra publicerade forskningsarbeten kräver god forskningssed att du citerar en tillgängliggjord datamängd du använt i ditt arbete. Citeringen ska vanligen ha samma form som en bibliografisk citering och inkludera datamängdens DOI.

En datamängd kan ha specifika användarvillkor, angivna i en licens. Se till att din användning inte bryter mot användarvillkoren.

Om du har begärt ut en datamängd som publicerats med begränsad tillgång har du vanligtvis angivit vad du ska använda datamängden till, och du får då inte använda den till något annan än det du uppgav.

Du bör informera dig om hur du måste gå till väga för att använda forskningsdata andra tillgängliggjort, och kan läsa mer om det hos Researchdata.se Länk till annan webbplats..