Från och med 1 januari 2025 höjdes summan till 20 000 kr/doktorandår eller högst 80 000 kr för hela studietiden motsvarande högst 4 år heltid för samtliga doktorander antagna vid högskolan. Särskilda villkor kan förekomma för projektdoktorander utifrån respektive projekts budget och även för samverkansdoktorander utifrån den överenskommelse som finns mellan arbetsgivaren och högskolan.

Den totala summan kan användas utifrån behov över hela anställningsperioden. Tänk på att de ska räcka till även vid en eventuell förlängning av din doktorandanställning.

Kontakt

Vid frågor om hur mycket som finns kvar av tilldelade expensmedel, kontakta din ekonomihandläggare vid central förvaltning via följande e-postadress:

projektekonomi@sh.se

Övriga frågor om expensmedel ställer du till din huvudhandledare och din avdelningsföreståndare.

Om expenserna inte skulle räcka till för det som måste göras inom studierna, till exempel för ett längre fältarbete, måste du alltid samråda med din huvudhandledare innan du ansöker om extra medel. Du kan ansöka om medel från institutionens eller forskarutbildningsområdets rese- och konferensmedel, om sådana finns. Du kan också ta reda på om det går att ansöka om extra medel från det egna ämnets forskningsmedel.

Som anställd vid högskolan har du rätt att ansöka om traktamente för ökade levnadsomkostnader i samband med tjänsteresor men i praktiken innebär det att dina expensmedel inte kommer att räcka till om du gör längre resor eller fältarbeten. Diskutera därför alltid din reseplanering med din avdelningsföreståndare ifall du vill ansöka om traktamente.

Om du tillhör BEEGS-forskarskola så kan du ansöka om bidrag för deltagande i akademiska evenemang med relevans till Östersjö- och Östeuropaforskning. Mer information finns på sidan Interna medel.

För att kunna beställa varor och tjänster via fakturor måste du uppge en individuell referenskod som består av ditt ämnes organisationsnummer + din egen kod för inloggning på datorn (användarID). Kontakta HR-generalisten vid din institution för att få din individuella referenskod som följer denna mall: Org4xxxxshxxxxxx.

Ange alltid din referenskod när du beställer något!

Som forskarstuderande har du också ett individuellt aktivitetsnummer som säkerställer att alla intäkter och kostnader som rör dig hamnar rätt i ekonomisystemet Agresso. Aktivitetsnumret används i både Agresso och personalsystemet Primula.

Ange alltid ditt eget aktivitetsnummer när du godkänner fakturor i Agresso som gäller dina expenser eller andra omkostnader som hör till dina forskarstudier.

Vem godkänner användandet av expenser?

Huvudhandledare och avdelningsföreståndare måste godkänna användningen av dina expenser innan du köper eller beställer något. Fråga din avdelningsföreståndare för att ta del av rutinerna på din institution.

Hur håller jag koll på mina expenser?

Du kan kolla i Agresso genom att söka på ditt aktivitetsnummer. Där hittar du alla godkända fakturor, dock inte utläggen. Alternativt göra en egen "skuggbudget" för din expensanvändning och notera över tid hur mycket du gör av med på ett ungefär. Om du behöver veta exakt hur mycket medel som finns kvar på din doktorandaktivitet kan du kontakta din ekonomihandläggare på central förvaltning: projektekonomi@sh.se.

Vad är Primula och Agresso?

Primula är ett personal- och lönesystem som hanterar personaladministrativa rutiner och utbetalning av lön. Där registrerar du bland annat eventuell frånvaro (till exempel när du är sjuk eller föräldraledig) och där kan du också hitta ditt lönebesked.

Agresso är det elektroniska faktura- och inköpssystem som högskolan använder. Där beställer du böcker och andra upphandlade varor samt godkänner fakturor för beställda varor och tjänster.