Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

Vanliga frågor och svar, rättigheter och skyldigheter

Att vara forskarstuderande betyder att du är både student och anställd, vilket ibland leder till olika frågeställningar. Båda rollerna innebär olika rättigheter och skyldigheter och därför är det viktigt att du sätter dig in i vad de innebär. Tveka aldrig att ställa frågor eller prata med någon när du känner dig osäker över något!

Här har vi samlat ett antal vanliga frågor och svar som rör din forskarutbildning och anställning som doktorand.

Vilka rättigheter och skyldigheter har jag som anställd respektive forskarstuderande?

Läs mer om de båda rollerna du har i plusboxen Dina rättigheter och skyldigheter som forskarstuderande.

Varför är ämnets allmänna studieplan viktig?

Den allmänna studieplanen är viktig eftersom den beskriver upplägget av dina studier i sin helhet. Den innehåller de kurser du måste läsa för att få ut en examen, högskoleförordningens mål för hela utbildningen samt eventuella tilläggsmål som just ditt ämne har. Denna plan förkortas ofta "ASP". I plusboxen Allmän studieplan kan du läsa mer.

Varför är din individuella studieplan viktig?

Den individuella studieplanen förkortas ofta "ISP" och den reglerar högskolans och dina rättigheter respektive skyldigheter. Om något problem inom utbildningen skulle uppstå kommer ISP:en att vara det huvudsakliga underlaget för åtgärder. Den är också ditt rättssäkerhetsdokument då den ska visa att du fått möjlighet att uppfylla de mål som finns för en forskarutbildning på forskarnivå enligt Högskoleförordningen. Se mer information i plusboxen Mål för doktorsexamen och licentiatexamen.

Högskoleförordningens och eventuella ytterligare ämnesmål som står med i ditt ämnes allmänna studieplan bryts ned och konkretiseras i din individuella studieplan. Att tillsammans med din huvudhandledare diskutera hur målen ska nås och eventuella skäl till varför de inte kunnat nås, kan ge en klarare bild av vad som förväntas av dig som forskarstuderande. Studieplanen är mycket viktig för att du ska kunna planera dina studier på bästa sätt för att bli klar inom anställningens ram på 4 år heltid som doktorand eller 2 år på heltid som licentiand. Dessutom utgör den ett underlag för planering av användandet av de expenser som behövs för att du ska kunna skriva din avhandling eller licentiatuppsats.

I plusboxen Individuell studieplan hittar du mer information. Där finns även ett exempel på en ISP med kommentarer och instruktioner för hur du fyller i den.

Vad ingår i handledarens uppdrag och ansvar?

Handledning kan se ut på många olika sätt och därför är det viktigt att klargöra vilka förväntningar och krav som du och dina handledare har på varandra för att samarbetet ska fungera bra. Era åtaganden och antalet handledningstimmar ska stå med i din individuella studieplan. Läs mer i plusboxarna Handledning och Individuell studieplan.

Har jag rätt att byta handledare?

En forskarstuderande som begär det ska få byta handledare enligt Högskoleförordningen. Skulle du uppleva problem med din handledning eller vilja byta handledare, läs mer på sidan Handledning för att få råd om hur du bäst går tillväga.

Vem kan jag vända mig till med frågor som rör min utbildning?

Alla forskarutbildningsområden har en eller flera studierektorer. De har ansvar för utbildningen på forskarnivå inom ditt område och kan svara på övergripande frågor som rör din utbildning och på frågor som dina handledare inte ansvarar för. Du kan också vända dig till den eller de forskarutbildningsadministratörer som finns vid din institution om du har frågor av mer administrativ karaktär.

Vem är min närmaste chef?

Det är avdelningsföreståndaren som är ansvarig för ditt ämne som är din närmaste chef och som du kan vända dig till med alla frågor som rör din anställning och arbetsmiljö. Avdelningsföreståndaren ska erbjuda dig som forskarstuderande ett årligt samtal kring dessa frågor. Även studierektorerna erbjuder kontinuerliga samtal. Lönesamtal hålls däremot inte, eftersom alla forskarstuderande följer samma lönestege – se mer information på sidan Finansiering och anställning. När det gäller mer renodlade utbildningsfrågor vänder du dig däremot till dina handledare och studierektor i första hand, till exempel vid frågor om seminarier, avhandling, kurser, individuell studieplan och disputation.

Vad är Primula, Agresso och Ladok?

Primula är ett personal- och lönesystem som hanterar personaladministrativa rutiner och utbetalning av lön. Där registrerar du bland annat eventuell frånvaro (till exempel när du är sjuk eller föräldraledig) och där kan du också hitta ditt lönebesked.

Agresso är det elektroniska faktura- och inköpssystem som högskolan använder. Där beställer du böcker och andra upphandlade varor samt godkänner fakturor för beställda varor och tjänster.

Ladok är ett nationellt studiedokumentationssystem där uppgifter om dig som forskarstuderande läggs in. I Ladok registreras till exempel dina kurser och din avhandling. Du kommer själv åt registrerings- och resultatintyg genom att logga in på www.student.ladok.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Vilken lön får jag som doktorand?

Din doktorandlön regleras i ett lokalt kollektivavtal, den så kallade doktorandstegen, och beslutas av högskolan efter förhandlingar med de fackliga organisationerna. Doktorandstegen bygger på fyra nivåer och baseras på anställningstid. Uppflyttning mellan de olika nivåerna sker efter 12, 24 och 36 månaders fullgjord heltidsanställning som doktorand.

I plusboxen Doktorandstege hittar du information om vilka löner som gäller för närvarande på de olika stegen.

Hur gör jag om jag blir sjuk?

Om du blir sjuk ska du anmäla det till din avdelningsföreståndare. Samtidigt lägger du in 1:a sjukdagen i Primula. När du blir frisk avslutar du din sjukledighet i Primula.

Om du är sjuk mer än sju kalenderdagar i följd, måste du lämna läkarintyg till arbetsgivaren från och med den 8:e dagen. Är du sjuk mer än 14 dagar ska du eller din vårdgivare skicka in läkarintyget till Försäkringskassan. Läs mer på sidan Sjukdom och arbetsskada - Företagshälsovård.

Hur många semesterdagar har jag och hur tar jag ut dem?

Till och med det år som du fyller 29 år har du 28 dagars semester per år. Från och med det år du fyller 30 år har du 31 dagar och från och med det år du fyller 40 år har du 35 dagar.

Under ditt första anställningsår måste du ansöka om att ta ut dina semesterdagar om du påbörjar din anställning efter den 1 augusti, men åren därefter läggs dina semesterdagar automatiskt in som en "schablonsemester" i Primula från och med måndagen i veckan före midsommar. Innan du avslutar din anställning, det vill säga under ditt sista anställningsår som doktorand, måste du återigen ansöka om semester om din anställning avslutas innan schablonsemestern påbörjas i slutet av juni.

Du kan välja att ta ut din semester andra perioder under året. Kom bara ihåg att meddela din avdelningsföreståndare före den 30 april och även din handledare om du förlägger din semester på andra datum än schablonsemestern. Skulle du behöva spara semesterdagar till efterföljande år måste du ansöka om det i Primula. Läs mer om semester på sidorna Finansiering och anställning och Semester och andra ledigheter.

Hur gör jag om jag måste ansöka om deltid?

Om du har särskilda skäl för att inte kunna jobba heltid har du som forskarstuderande rätt att vara anställd på deltid, dock lägst 50 % av en heltidsanställning. Diskutera eventuellt önskemål om deltidsarbete med din huvudhandledare. Det är mycket viktigt att du kontaktar HR-generalisten vid din institution så snart som möjligt om det blir aktuellt.

Kan min doktorandanställning förlängas?

Som forskarstuderande med en doktorandanställning (kallas så för både doktorander och licentiander) kan din anställning högst omfatta fyra års heltidsstudier, eller motsvarande två år vid en licentiatexamen. Men det finns vissa förlängningsgrundande skäl som kan göra att din anställning förlängs och som du kan läsa mer om i plusboxen Finansiering och anställning. Under det fjärde året räknar HR-generalisten vid din institution ihop hur många förlängningsgrundande aktiviteter som har registrerats på dig i personalsystemet Primula och ekonomisystemet Agresso under din anställning. Sedan görs en förlängning av din anställning under förutsättning att du inte redan är klar med dina studier. Uträkningen av förlängningen görs enligt en särskild högskoleövergripande mall – kontakta HR-generalisten vid din institution om du vill veta mer om hur det går till.

Vad är expenser och hur ansöker jag om dem?

Expenser är medel som du som forskarstuderande kan använda för nödvändiga omkostnader i dina forskarstudier. Medlen kan till exempel användas för resor, konferensdeltagande, sommarskolor/-kurser, litteratur och särskilda datorprogram. De aktiviteter som expenserna används till ska stå med i din individuella studieplan. Gör gärna en egen skuggbudget och notera hur mycket av medlen du har använt över tid. Behöver du veta mer exakt hur mycket av dina medel som finns kvar kan du kontakta ekonomiavdelningen. Se mer information om maxtaket för dina expenser, vad du gör om de skulle ta slut och kontaktuppgifter i plusboxen Expenser.

Hur beställer jag resor och böcker och varför behövs både referenskod och aktivitetsnummer?

För att kunna beställa varor och tjänster via fakturor måste du uppge en individuell referenskod som består av ditt ämnes organisationsnummer + din egen kod för inloggning på datorn (användarID). Kontakta HR-generalisten vid din institution för att få din individuella referenskod som följer denna mall: Org4xxxxshxxxxxx. Ange alltid din referenskod när du beställer något!

Som forskarstuderande har du också ett individuellt aktivitetsnummer som säkerställer att alla intäkter och kostnader som rör dig hamnar rätt i ekonomisystemet Agresso. Aktivitetsnumret används i både Agresso och personalsystemet Primula. Ange alltid ditt eget aktivitetsnummer när du godkänner fakturor i Agresso som gäller dina expenser eller andra omkostnader som hör till dina forskarstudier.

Det är viktigt att du gör på rätt sätt när du beställer böcker och resor på grund av de upphandlingsregler som högskolan som statlig myndighet måste följa. Se mer information i plusboxen Inköp, bok- och resebeställning.

Vad är viktigt att tänka på vid institutionstjänstgöring?

Institutionstjänstgöring är arbete på högskolan som kan utföras vid sidan av utbildningen, till exempel konferensadministration eller undervisning på grundnivå. Den ingår inte i dina forskarstudier utan ligger utanför din doktorandanställning. Tjänstgöringen är förlängningsgrundande så du får inte ut lön direkt efter utfört arbete, utan din doktorandanställning förlängs i stället med motsvarande tid under ditt sista studieår. Något som är viktigt att tänka på är att den inte ska inverka negativt på dina studier. Dina studier måste alltid komma i första hand och din tid räcka till för ditt avhandlingsskrivande. Läs mer i plusboxen Institutionstjänstgöring och aktivitetsredovisning. I plusboxen Individuell studieplan kan du också hitta ett exempel på tidsplanering som kan vara bra att titta på innan du tackar ja till tjänstgöring. Prata med din handledare om du är intresserad av att utföra institutionstjänstgöring.

Om du disputerar och blir helt klar med dina studier innan det sista årets anställning upphör, får du inte din anställning förlängd på grund av institutionstjänstgöring eller andra förlängningsgrundande särskilda skäl. Tänk därför på att rådgöra med HR-generalisten vid din institution innan du tackar ja till institutionstjänstgöring under ditt sista anställningsår.

Hur kan jag förbereda mig på tiden efter avslutade studier?

Det är viktigt att du hinner tänka på och förbereda tiden direkt efter avslutade forskarstudier. Läs mer på sidan Efter examen om olika möjligheter som finns efter att du har fått ut din examen.

Rättigheter och förmåner

Som statligt anställd på högskolan har du förutom lön för dina studier, flera olika rättigheter och förmåner – till exempel sjukvårdsersättning, terminalglasögon och olika ledigheter – som du kan läsa mer om under fliken Min anställning. Friskvård är dessutom ett prioriterat område och du har rätt till friskvårdstimme och friskvårdsbidrag.

Har du din forskarutbildning finansierad via en annan anställning, exempelvis vid ett företag, organisation eller annan myndighet, och är en så kallad samverkansdoktorand, är det istället din arbetsgivare som har det fulla arbetsgivaransvaret. Detta gäller även om du är antagen vid Södertörns högskola men har din anställning på ett annat lärosäte. Vad som specifikt gäller för dig regleras i en överenskommelse mellan Södertörns högskola och din arbetsgivare.

Rätten till studentinflytande gör att forskarstuderande är representerade i alla viktiga organ på högskolan och kan påverka verksamheten. Sist, men inte minst, får du medverka i intressanta forskningsmiljöer och har expensmedel till ditt förfogande som kan bekosta konferensresor med mera.

Doktorander har rätt ett Mecenatkort, som ger olika studentrabatter, till exempel på SL (kräver minst 75 % studieaktivitet) och SJ. Läs mer på Mecenats hemsida Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. om hur du kommer igång.

Närvaro

Du förväntas delta aktivt i seminarier med mera inom ramen för din forskarutbildning (se bland annat din allmänna studieplan), men tänk på att din närvaro på högskolan är viktig även i andra sammanhang. Olika former av kunskapsutbyte kollegor emellan bidrar ofta till mer tydlighet och bättre studieresultat. Delta därför i de möten som din ämnessamordnare, avdelningsföreståndare, studierektor eller prefekt kallar till, till exempel personalmöten och institutionsdagar, för att få information om vad som är på gång på högskolan och din institution. Närvaron bidrar dessutom till en bra arbetsmiljö – i korridoren, lunchrummet eller framför kaffemaskinen kan många intressanta och kreativa idéer uppstå i mötet med andra.

Skyldigheter

Förutom att du inom ramen för dina forskarstudier ska fullgöra dina kurser enligt din allmänna studieplan (ASP), dina åtaganden i din individuella studieplan (ISP) samt leverera en färdig avhandling eller licentiatuppsats, har du också följande skyldigheter som anställd och forskarstuderande:

  • rapportera frånvaro och eventuell bisyssla i Primula
  • använda din sh-mejl och läsa nyheter på medarbetarwebben
  • fylla i ditt personalkort så du kan kontaktas via uppgifter på högskolans webbplats
  • tillsammans med din huvudhandledare medverka till att din individuella studieplan (ISP) fylls i och uppdateras varje år
  • utföra det som står att du ska göra i din ISP och notera skäl till eventuella avvikelser.

Kan handledning och andra resurser dras in?

En forskarstuderande som i ”väsentlig utsträckning” åsidosätter sina åtaganden enligt den individuella studieplanen kan få sin handledning och andra resurser indragna, enligt högskoleförordningen (6 kap. 30 §). Det är enbart rektor som får besluta i frågan. Möjlighet för forskarstudent och handledare att yttra sig finns och prövningen ska göras på grundval av deras redogörelser och annan utredning som är tillgänglig.

Vid bedömningen ska det också vägas in om högskolan har fullgjort sina åtaganden enligt den individuella studieplanen. Beslutet ska vara skriftligt och motiverat och resurserna får inte dras in för den tid som står på gällande anställningsbeslut. Indragningsbeslutet kan överklagas till Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Dokument att spara

De här dokumenten är viktiga att spara och hålla ordning på:

  • den allmänna studieplanen på forskarnivå i ditt ämne
  • din individuella studieplan
  • ditt antagningsbevis som du får i samband med att du antas
  • ditt anställningsbeslut
  • register- och resultatintyg: dessa hämtar du själv från Ladok: www.student.ladok.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
  • kopior av underlag för institutionstjänstgöring för att veta vilka timmar du har rapporterat.

Våga ställ frågor!

Trots alla fördelar som finns med att vara en avlönad doktorand, kan det ibland upplevas som krångligt att vara studerande samtidigt som du är anställd med alla rättigheter och skyldigheter som det innebär. Din roll och position kan i vissa sammanhang upplevas som otydlig. Tveka därför aldrig att be om hjälp hos din handledare, studierektor, närmaste chef (det vill säga avdelningsföreståndaren), eller hos administrationen!

Sidansvarig

Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox

Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär

Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se

Senast uppdaterad: 2021-08-30 av Elisabet Möller

Dela

E-post