Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

Praktisk information och stöd

På den här sidan har vi samlat diverse praktisk information som är viktig för dig som doktorand att känna till.

Expenser

Expenser är medel som du som forskarstuderande kan använda för nödvändiga omkostnader i dina forskarstudier. Medlen kan till exempel användas för resor, konferensdeltagande, sommarskolor/kurser, litteratur och särskilda datorprogram.

Vilka expensmedel finns att använda?

Forskarstuderande antagna från och med 2018 får 10 000 kr/doktorandår eller högst 40 000 kr för hela studietiden motsvarande högst 4 år på heltid. Särskilda villkor kan förekomma för projektdoktorander utifrån respektive projekts budget och även för samverkansdoktorander utifrån den överenskommelse som finns mellan arbetsgivaren och högskolan.

Forskarstuderande antagna till och med 2017 följer särskilt beslut utifrån tidigare riktlinjer för tilldelning av medel. Kontakta din ekonomihandläggare på central förvaltning för ett individuellt besked om expensmedel om du är antagen före 2018.

Den totala summan kan användas utifrån behov över hela anställningsperioden. Tänk på att de ska räcka till även vid en eventuell förlängning av din doktorandanställning.

Vem måste godkänna användandet?

Huvudhandledare och avdelningsföreståndare måste godkänna användningen av dina expenser innan du köper eller beställer något. Fråga din avdelningsföreståndare för att ta del av rutinerna på din institution.

Reseorder

Observera att tjänsteresor utanför Sverige ska föregås av en reseorder som upprättas i löne- och resesystemet Primula. Inför tjänsteresan bör närmast anhörig/kontaktperson också registreras i Primula. I dokumentet Riktlinjer för tjänsteresor Södertörns högskola, som du hittar på sidan Tjänsteresor och utlandstjänstgöring, kan du läsa mer om alla resevillkor.

Hur håller jag koll på mina expenser?

Gör gärna en egen "skuggbudget" för din expensanvändning och notera över tid hur mycket du gör av med på ett ungefär. Om du behöver veta exakt hur mycket medel som finns kvar på din doktorandaktivitet kan du kontakta din ekonomihandläggare på central förvaltning - se mejladresser nedan. Observera att en tydlig studieplanering som motiverar användandet av medlen ska finnas med i din individuella studieplan.

Vad gör jag om expenserna inte räcker?

Om expenserna inte skulle räcka till för det som måste göras inom studierna, till exempel för ett längre fältarbete, måste du alltid samråda med din huvudhandledare innan du ansöker om extra medel. I första hand ansöker du om medel från institutionens eller forskarutbildningsområdets rese- och konferensmedel. Se mer information om ansökningsrutinen på sidan Interna medel, på din organisationssida på Teams eller kontakta din studierektor. I andra hand kan du och din handledare ta reda på om det går att ansöka om extra medel från det egna ämnets forskningsmedel.

Som anställd vid högskolan har du rätt att ansöka om traktamente för ökade levnadsomkostnader i samband med tjänsteresor men i praktiken innebär det att dina expensmedel inte kommer att räcka till om du gör längre resor eller fältarbeten. Diskutera därför alltid din reseplanering med din avdelningsföreståndare ifall du vill ansöka om traktamente.

För att extra medel utöver ordinarie expenser ska kunna beviljas, måste motivet till behovet av extra medel framgå i din individuella studieplan.

Kontakt

Vid frågor om hur mycket som finns kvar av tilldelade expensmedel: kontakta din ekonomihandläggare vid central förvaltning via följande adresser:

  • Doktorander vid Institutionen för kultur och lärande (KKT och UVS) ikl.ek@sh.se
  • Doktorander vid Institutionen för historia och samtidsstudier
    ihs.ek@sh.se
  • Doktorander vid Institutionen för samhällsvetenskaper
    isv.ek@sh.se
  • Doktorander vid Institutionen för naturvetenskap, miljö och teknik nmt.ek@sh.se

Övriga frågor om expensmedel ställer du till din huvudhandledare och din avdelningsföreståndare.

Referenskod och aktivitetsnummer

För att kunna beställa varor och tjänster via fakturor måste du uppge en individuell referenskod som består av ditt ämnes organisationsnummer + din egen kod för inloggning på datorn (användarID). Kontakta HR-generalisten vid din institution för att få din individuella referenskod som följer denna mall: Org4xxxxshxxxxxx.

Ange alltid din referenskod när du beställer något!

Som forskarstuderande har du också ett individuellt aktivitetsnummer som säkerställer att alla intäkter och kostnader som rör dig hamnar rätt i ekonomisystemet Agresso. Aktivitetsnumret används i både Agresso och personalsystemet Primula.

Ange alltid ditt eget aktivitetsnummer när du godkänner fakturor i Agresso som gäller dina expenser eller andra omkostnader som hör till dina forskarstudier!

Inköp av varor och upphandling av tjänster

Statliga myndigheter måste följa vissa upphandlingsregler. Läs mer i plusboxen Inköp- och upphandling. Upphandlingsregler gäller till exempel när inköp görs av följande varor: datorer, programvaror, ergonomiska hjälpmedel/möbler, kontorsmaterial (som inte tillhandahålls i skåpen i kopieringsrummen), böcker, resor, blommor och fika/catering.

Inköp av datorer, möbler och kontorsmaterial görs av administrativ personal men beställning av programvaror gör du själv via formulär på sidan Programvarubeställning - licensadministration. Fråga din avdelningsföreståndare om programmet ska betalas via dina expenser eller om institutionen har valt att köpa in licenser för andra medel. Övriga varor och tjänster beställs via Agresso.

Om något inte är möjligt att beställa via Agresso och fakturan inte kan skickas till högskolan måste du göra ett eget utlägg som du sedan registrerar i Primula.

Bokbeställning

Högskolans bibliotek köper ofta in den litteratur som forskare och forskarstuderande behöver, men innan ett inköp kan göras bör du först kontrollera om biblioteket Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. redan äger den efterfrågade litteraturen.

Om biblioteket inte äger eller vill köpa in litteraturen kan forskare och forskarstuderande använda projekt- eller expensmedel för inköp. Du kan stämma av med din ekonomihandläggare om expensmedel finns tillgängliga och din handledare avgör sedan om litteraturinköp kan göras.

Beställning av böcker görs genom Agresso. Observera att svensk och juridisk litteratur beställs via en bokhandel och utländsk litteratur förutom juridisk litteratur beställs via en annan bokhandel. Kontakta inkop@sh.se om du har frågor som rör Agresso e-handel.

Högskolan rekommenderar Google Chrome som webbläsare för att Agresso ska fungera. Ibland ställer pop up-fönster till besvär – titta på instruktionsfilmen för litteraturbeställning på SH play Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. för åtgärd eller kontakta Infocenter, info@sh.se, om du inte lyckas lösa problemet på egen hand.

Resebeställning

Högskolan har avtal med en särskild resebyrå och alla resor ska beställas via den, annars begår vi avtalsbrott och kan bli skadeståndsskyldiga. Resebyrån använder Statens inköpscentrals avtal för hotell, hyrbil, taxi osv. Läs mer på sidan Tjänsteresor och utlandstjänstgöring.

Reseorder

Observera att tjänsteresor utanför Sverige ska föregås av en reseorder som upprättas i löne- och resesystemet Primula. Inför tjänsteresan bör närmast anhörig/kontaktperson registreras i Primula. I dokumentet Riktlinjer för tjänsteresor Södertörns högskola som du kan hitta på sidan Tjänsteresor och utlandstjänstgöring, kan du läsa mer om alla resevillkor. Frågor om reseordern kan ställas till din avdelningsföreståndare.

Du ska alltid meddela din närmaste chef (avdelningsföreståndaren) och HR-generalisten vid din institution när du reser utomlands i tjänsten. De kan då snabbare hjälpa till om något skulle hända under din resa som du behöver hjälp med.

Om du reser inom EU/EES beställer du själv ett försäkringskort från Försäkringskassan och om du reser utanför EU/EES kan du få ett kort från Kammarkollegiet för din tjänstereseförsäkring direkt från HR-generalisten vid din institution att ta med på resan.

Högskolans externa webb och medarbetarwebb

Det är viktigt att du under din utbildning får lära dig hur du når ut med dina forskningsresultat. Du bör också se till att vara tillgänglig som forskarstuderande, både internt på högskolan och för externa intressenter. Det blir du främst genom att fylla i ditt "personalkort" på webben.

De flesta forskningsaktiviteter på högskolan annonseras i kalendern på den externa webbplatsen: www.sh.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. eller på ämnenas webbsidor. De senare hittar du under fliken Forskning/Vår forskning. Under Forskning hittar du också information om högskolans forskarutbildning och forskarutbildningsområden.

Information som vänder sig till högskolans personal hittar du på medarbetarwebben. Dessutom har varje institution, professionsutbildning, avdelning, biblioteket och CBEES egna organisationsteams.

Frågor om den externa webben besvaras av Kommunikationsavdelningen och frågor om medarbetarwebben besvaras av din institutions webbsamordnare eller kommunikatör.

Min profil/personalkort

Varje anställd ska fylla i ett så kallat personalkort, det vill säga information om vad du arbetar med. Informationen kommer att synas på högskolans externa webbplats sh.se. Om du inte skapar personalkortet kommer det inte att finnas någon information om dig tillgänglig på webben.

Du skapar personalkortet via medarbetarwebben - klicka på Min profil-ikonen längst upp till höger och välj Uppdatera profil. Kom ihåg att skriva några rader om din forskningsinriktning på både svenska och engelska, länka till din institution, ditt ämne och eventuell centrumbildning och forskningsprojekt.

Kolla om du behöver uppdatera texten på ditt personalkort minst en gång per år!

Skulle du vilja ha en utökad profilsida med information om din forskning mer detaljerat, kan Kommunikationsavdelningen hjälpa till med korrläsning av texten om du behöver stöd. De rekommenderar ca en halv A4-sida uppdelad i olika stycken.

Kommunikationsavdelningens stöd

Om du skulle få möjlighet och vill jobba med konferensadministration som institutionstjänstgöring kan du hitta användbar information under fliken Stöd och service och särskilt på sidan Eventstöd.

Det är bland annat viktigt att publicera varje konferens/workshop i högskolans webbkalender så den syns i kalendern på den externa webbplatsen Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Läs hur du skapar en aktivitet eller ett event i kalendern i plusboxen Skapa och redigera kalenderpost på sh.se. Kontakta gärna institutionens webbsamordnare/kommunikatör för hjälp med annonseringen om du inte vet hur du ska göra.

På sidan Kommunikationsstöd finns också mycket annat att ta del av, till exempel Södertörns högskola i medierna och information om högskolans sociala medier. Fyll gärna i formuläret Mina expertområden och tipsa kommunikationsavdelningen när det händer något intressant på forskningsfronten!

Kontakt

Här hittar du länk till presstjänst och adresser till olika enheter på Kommunikationsavdelningen:

Presstjänst: Press - Södertörns högskola Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Nyheter och information: nyhetstips@sh.se
Webbplatser: webbutveckling@sh.se
Kalendarium: webmaster@sh.se
Event och projektstöd: event@sh.se
Kommunikationsstöd och förfrågningar/beställningar: kommunikationsstod@sh.se

Tips på verktygslåda för forskningskommunikation

Vetenskap & Allmänhet Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. har tillsammans med Vetenskapsrådet Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. utformat en verktygslåda för dig som är intresserad av forskningskommunikation: https://kommuniceraforskning.se/ Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Som doktorand kan du få stöd i olika frågor på biblioteket, alltifrån hjälp med hur du använder bibliotekets resurser till frågor om vetenskaplig publicering. Biblioteket hjälper även till att framställa och sprida din doktorsavhandling.

Biblioteket introducerar nyantagna doktorander och gästdoktorander till bibliotekets tjänster och demonstrerar hur man söker i bibliotekets utbud. Du kan boka handledning i referenshantering och informationssökning. Biblioteket medverkar även på högre seminarier och workshops med olika teman inom vetenskaplig kommunikation, exempelvis open access-publicering (öppen tillgång), bibliometri (citeringar, impact) och även forskningsdatahantering. När du ska disputera hjälper de till att publicera och spika din doktorsavhandling i serien Södertörn Doctoral Dissertations, och arrangerar spikningsceremonier där du som doktorand kan presentera din avhandling.

Saknar du en bok eller tidskrift i bibliotekets samlingar så kan du göra en fjärrlånebeställning. Då beställer biblioteket materialet åt dig från ett annat bibliotek. De kan även köpa in böcker och tidskrifter om du lägger in ett inköpsförslag.

Kontakt

Allmänna frågor: biblioteket@sh.se
Boka handledning: infosok@sh.se
Publicering, Open Access: publications@sh.se

Samverkan

På sh.se hittar du information om högskolans samverkansarbete Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Läs även mer om samverkan på sidan Samverkan och nyttiggörande.

Internationella utbyten

Det finns möjlighet för dig som forskarstuderande att ansöka om doktorandutbyten utomlands inom exempelvis programmet Erasmus+. Ett alternativ är utbyten 1-2 veckor, till exempel besök vid en civilsamhällesorganisation relevant för avhandlingsarbetet eller kurser i Academic Writing och presentationsteknik för forskarstuderande genom organisationen Atlantic på Irland: https://euprojects.atlantic.ac/wp/ Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Utbytet finansieras genom att söka Erasmus+ personalutbyte.

Forskarstuderande kan också studera utomlands genom Erasmusprogrammet under minst tre månader via ett avtal mellan Södertörns högskola och lärosätet. Utgångspunkten är att den forskarstuderande ska kunna tillgodogöra sig utbytestiden inom ramen för forskarutbildningen och handledaren ska därför ge sitt godkännande. Finansiering ges som täcker hela eller delar av rese- och boendekostnaden. Lön ersätts inte genom Erasmus+ och godkännande krävs därför från avdelningsföreståndare och huvudhandledare så att utbytet kan ske på betald arbetstid. Läs mer på sidan Internationalisering.

Kontakt

Frågor om personal-och lärarutbyten: international@sh.se
Frågor om studentutbyten: exchange@sh.se

Fråga gärna även inom ditt ämne och forskarutbildningsområde om det finns andra internationella utbyten än Erasmus+ som du kan ansöka om.

Som forskarstuderande behöver du främst tänka på att din avhandling med tillhörande underlag ska arkiveras.

Statliga myndigheters arkivhantering regleras huvudsakligen genom arkivlagen, arkivförordningen samt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS och RA-MS). Reglerna vilar ytterst på tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar.

Som forskarstuderande får du ett individuellt diarienummer (dnr) som ska användas för din individuella studieplan över alla studieår samt ytterligare ett individuellt diarienummer för dina ärenden som rör disputationen. Administrationen sköter denna arkivering liksom även kursarkivering inklusive dina eventuella tillgodoräknanden.

Avhandlingen arkiveras via Biblioteket och det du som forskarstuderande behöver göra, är att under eller efter avslutad utbildning kontakta en arkivarie för att komma överens om hur underlaget till avhandlingen bör arkiveras. Mejla till arkivarie@sh.se och fråga hur du ska göra.

Läs mer på sidan Informationshantering.

Vad är institutionstjänstgöring?

Det är vanligt att forskarstuderande utövar någon form av institutionstjänstgöring under studietiden, exempelvis i form av undervisning och administration. Det finns inget krav på att utföra institutionstjänstgöring och din institutionstjänstgöring får högst motsvara 20 % av din totala anställningstid. Dock kan procentsatsen variera från termin till termin. Tjänstgöringen är förlängningsgrundande, vilket betyder att din doktorandanställning förlängs med motsvarande tid. Du måste alltid få reda på i förväg hur många klocktimmar som är avsatta för den institutionstjänstgöring som du erbjuds från ansvarig avdelningsföreståndare innan du påbörjar ett arbete.

Tänk på att 20 % av din totala arbetstid blir många timmar - ta därför inte på dig mer institutionstjänstgöring än du mäktar med. Dina studier inklusive din avhandling måste alltid komma i första hand. Se ett exempel på tidsplanering i plusboxen Individuell studieplan - där kan du se hur olika procentsatser kan översättas till arbetsveckor. Det är viktigt att du informerar din handledare eller avdelningsföreståndare om du känner att tjänstgöringen leder till att avhandlingsarbetet försummas.

Om du disputerar och blir helt klar med dina studier innan det sista årets anställning upphör, får du inte din anställning förlängd på grund av institutionstjänstgöring eller andra förlängningsgrundande särskilda skäl. Tänk därför på att rådgöra med HR-generalisten vid din institution innan du tackar ja till institutionstjänstgöring under ditt sista anställningsår.

Hur bestäms din institutionstjänstgöring?

Tjänstgöringen ska vara överenskommen med din handledare och avdelningsföreståndare innan den påbörjas. Huvudhandledaren avgör vad som är lämplig institutionstjänstgöring och i vilken omfattning. Du behöver även stämma av med ämnessamordnare eller avdelningsföreståndare hur många klocktimmar du får för din tjänstgöring. Ange institutionstjänstgöringens omfattning i klocktimmar i din individuella studieplan.

Rapportering av institutionstjänstgöring

Du behöver inte själv rapportera genomförd institutionstjänstgöring, men du och din huvudhandledare måste alltid i förväg stämma av din institutionstjänstgöring med din avdelningsföreståndare så att hen vet hur många timmar institutionstjänstgöring du kommer att ha och ska bemannas på under nästkommande termin.

Kontakta din avdelningsföreståndare eller HR-generalist om du har frågor om din institutionstjänstgöring.

Aktivitetsredovisning

I slutet av varje höst- och vårtermin är högskolan skyldig att redovisa din aktivitetsgrad som doktorand till Statistiska Centralbyrån (SCB) och detta görs på uppdrag av Universitetskanslersämbetet (UKÄ).

Enbart den del av din studietid som ägnas åt forskarutbildning ska ingå i aktivitetsgraden. En uträkning görs per halvår: 1 januari-30 juni respektive 1 juli-31 december. För att få fram din aktivitetsgrad måste din institutionstjänstgöring samt eventuell frånvaro såsom föräldraledighet eller sjukdom räknas bort.

Du behöver inte själv räkna ut din aktivitetsgrad. Däremot är det viktigt att du lägger in din frånvaro i Primula för att HR-generalisten på din institution ska kunna utföra beräkningarna korrekt.

Sidansvarig

Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox

Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär

Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se

Senast uppdaterad: 2021-09-08 av Elisabet Möller

Dela

E-post