Högskolan gör varje dag många olika inköp. För att underlätta för dig när du gör ett inköp finns nu information om såväl inköp som upphandling samlad på medarbetarwebben.

Bakgrund

I juni 2022 skickades en enkät ut till samtliga medarbetare vid Södertörns högskola för att identifiera och kartlägga vilka områden som upplevs fungera mindre bra beträffande administrativt arbete och processer. Det framkom att många medarbetare upplevde att det var krångligt att arbeta i Agresso och Primula, särskilt när det gällde att göra inköp, registrera utlägg och boka resor och hotell.

Mot denna bakgrund inleddes en översyn av inköpsprocessen, med Per-Anders Östling från Enheten för verksamhetsplanering och projektledning som projektledare. I projektet har flera medarbetare från olika avdelningar och med olika roller medverkat. Syftet har varit att förenkla processerna kring inköp och att förtydliga informationen om olika inköp.

Processerna har förenklats och förtydligats

Översynen har resulterat i att processerna har förenklats och förtydligats. Det har bland annat blivit enklare att på medarbetarwebben hitta de medarbetare som kan hjälpa till med ärenden i Agresso. Det har också blivit möjligt att låta externa besökare beställa resor från resebyrån. Vidare har Primula genomgått en större uppdatering och det har blivit enklare att hantera bland annat reseutlägg.

Under våren 2024 hölls en workshop om högskolans inköpsfunktioner. Ett flertal medarbetare deltog, främst akademiker – helt i enlighet med den administrativa kartläggningen då den kategorin upplevde mest problem. Syftet med workshopen var att förstå hur olika medarbetare tänker när de ska göra inköp, vilka behov de har och hur de agerar för att genomföra inköp.

- Under workshopen konstaterades att det är svårt att hitta information om inköp på Medarbetarwebben, berättar Per-Anders Östling. Inköp är ofta en ”sällanuppgift” och lite knepigt för många medarbetare. Exempelvis kan det vara svårt att veta var alla beställningsfunktioner finns och hur de går att hitta på Medarbetarwebben.

Ett av förslagen under workshopen var att skapa samlad inköpsinformation på Medarbetarwebben, en central så kallad Entry Point. Tanken var då att medarbetare skulle kunna hitta all information om inköp samt lätt kunna gå vidare därifrån för att göra inköpen. Dessutom skulle det finnas tydliga hänvisningar till support.

De nya sidorna

Under ingången Stöd och service hittar du sidan Inköp.

Sidan listar olika typer av inköp och via länkar kommer du till det specifika verktyget för inköpet. Där finns också utförligare instruktioner för att göra inköpet. Arbetet med manualer för verktygen är ett kontinuerligt arbete som fortgår.

Inköp utan avtal

Om det inte finns något avtal för det du behöver i avtalskatalogen eller hos Statens inköpscentral behöver högskolan upphandla på egen hand. På den nya sidan Upphandlingsstöd, även denna under Stöd och service, hittar du mer information om processerna för inköp och upphandling.