Nya webbsidor för högskolegemensamma styrdokument lanserades den 24 oktober. Styrdokumenten finns därmed tillgängliga både på sh.se och på medarbetarwebben. Det finns även engelska sidor (externt och internt) för de styrdokument som är översatta till engelska. De nya sidorna innebär också nya rutiner för arbetet med styrdokument.

Syftet med de nya sidorna är framför allt att göra de högskolegemensamma dokumenten mer kända, och för att underlätta efterlevnaden och användningen av dem. De nya sidorna ska ge en överblick av vilka styrdokument som finns för ett visst område och det ska vara lätt att hitta rätt styrdokument. Detta genom att dokumenten är uppdelade i teman och underteman, och att ett dokument som ”hör till” olika områden, visas under alla relevanta teman/underteman.

• Sidan på medarbetarwebben finns under ingången Organisation och ledning - Styrdokument.
• Sidan på sh.se är publicerad under ingången Om oss - Det här är Södertörns högskola - Styrdokument Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

De engelska sidorna nås på motsvarande sätt på den engelska webben eller genom att klicka på jordgloben i övre kanten på skärmen direkt från en av de svenska styrdokumentsidorna.

För dig som arbetar med styrdokument

På den nya sidan på Medarbetarwebben finns, förutom högskolans gemensamma styrdokument, även en sida med stöd för dig som arbetar med dokument.

• Handläggarstödet nås via styrdokumentsidan på medarbetarwebben, och kompletterar det som anges i högskolans riktlinjer för högskolegemensamma styrdokument som reglerar hanteringen av styrdokument.
• Det finns även ett nytt formulär på medarbetarwebben, som ska användas för att anmäla publicering eller avpublicering av högskolegemensamma styrdokument.
• För enhetlig hantering och utformning har en ny styrdokumentsmall tagits fram, som även finns i en engelsk version för översatta dokument. Mallen är utformad för att underlätta för läsaren, bland annat genom att det på förstasidan finns obligatorisk information om beslutsfattare, diarienummer, giltighetstid etc.
• Nytt är också att alla berörda styrdokument ska skickas till funktionsadressen styrdokument@sh.se för viss formaliagranskning inför beslut om fastställande. Granskningen genomförs av personal på Avdelningen för verksamhetsutveckling och myndighetsstöd (AVM).
  

- Vi hoppas att alla delarna tillsammans ska göra arbetet lättare och ge tydligare struktur, ansvar, uppföljning och kvalitetssäkring, säger Malin Sjögren, handläggare på AVM.

- Mallen ger oss enhetliga styrdokument och är dessutom anpassad så att dokumenten ska leva upp till lagkraven om tillgänglighet, förklarar Charlotte Svegrell, utredare på AVM.

Bakgrund

Grunden till arbetet är framför allt det regeringsuppdrag som alla lärosäten fick i regleringsbreven för 2023 som handlade om lärosätenas arbete med föreskrifter. I samband med regeringsuppdraget såg högskolan även ett behov av att revidera riktlinjerna för högskolegemensamma styrdokument.

- Vi startade därför ett projekt där vi bland annat fokuserade på regeringsuppdraget och högskolans riktlinjer för högskolegemensamma styrdokument, berättar Anna Gulle, högskolejurist på AVM. Föreskrifter har en särställning bland styrdokumenten. Högskolan får nämligen endast utfärda föreskrifter om det finns ett bemyndigande från riksdagen eller regeringen i lag eller förordning. Vi har därför försökt förtydliga vilka krav som gäller för att få utfärda föreskrifter i riktlinjerna för högskolegemensamma styrdokument.

Anna Gulle, Charlotte Svegrell och Malin Sjögren (och till en början Elisabet Möller, då handläggare på AVM) har arbetat med riktlinjerna, mallen och webbsidornas innehåll och utformning. Webbarbetet har varit ett samarbete med Therese Andersson på Kommunikationsavdelningen och Tim Klingenberg de Verdier.