Du besöker just nu Medarbetarwebben utan att vara inloggad. Logga in för att ta del av innehåll för medarbetare.

  • Start
  • / Puffnyheter
  • / Fortsatt arbete efter kartläggningen av administrativa arbetsuppgifter

Fortsatt arbete efter kartläggningen av administrativa arbetsuppgifter

händer och papper

Resultaten från kartläggningen av arbetsuppgifter som högskolans medarbetare upplever betungande är rapporterade och nu inleds nästa fas med att ta fram åtgärder. En handlingsplan ska både redovisa de åtgärder som vidtagits och de projekt som ska starta.

I oktober 2022 presenterades en första delrapport från projektet om att identifiera och kartlägga betungande administrativa arbetsuppgifter och processer. I denna delrapport presenterades resultaten från den enkät som medarbetarna besvarade innan sommaren. Resultaten visar att åtta områden upplevs som mest omständliga:

  • Enklare ekonomihantering
  • Rekrytering av akademisk personal
  • Kommunikation
  • Handläggningsprocesser gällande kurs- och utbildningsplaner
  • Att hitta information på högskolan: extern webb, medarbetarwebben och Teams
  • Forskningspengar i samband med extern forskningsfinansiering
  • Disciplinärenden
  • Schemaläggning och bemanning

I början av mars 2023 presenterades en andra delrapport som dels fördjupade kunskaperna om flera av de nämnda områdena, dels visade på frågor av mer informell art som handlar om kommunikation och relationer mellan grupper av medarbetare.

Det kommande åtgärdsarbetet

Som tidigare har kommunicerats har resultat från projektet löpande integrerats i verksamheten. Inom flera områden har det påbörjats förbättringsarbeten:

För enklare ekonomihantering har HR-avdelningen inlett ett projekt för bättre användarbarhet och funktionalitet i personal- och lönesystemet Primula. Avdelningen arbetar också med förbättrade processer för kvittohantering och resebeställningar för externa besökare. Vidare har projektledaren Per-Anders Östling inlett ett arbete med att ta fram underlag till utökat administrativt stöd för just denna typ av ärenden.

Ekonomiavdelningen arbetar bland annat med att öka tillgängligheten för förfrågningar samt kontaktvägar i ekonomiärenden på medarbetarwebben. 

Beträffande att hitta information på högskolan så har webbens sökfunktion förbättrats sedan sommaren 2022 och konsulter ser nu även över medarbetarwebben i sin helhet.

Inom området handläggningsprocesser gällande kurs- och utbildningsplaner så är projektledaren Lena Sköld i full gång med att starta ett större projekt. Det ska tydliggöras att det inte handlar om vilka kurser och program som högskolan ska ge, utan om att kartlägga processerna från det att ett arbete med en kursplan initieras till det att studenter antas.

Angående frågorna som mer handlar om personliga relationer mellan grupper av medarbetare så kommer de till stora delar att integreras i arbetet inom respektive delområde.

- Den närmaste tiden arbetas en handlingsplan fram som både redovisar de åtgärder som vidtagits, men framför allt vilka projekt som kommer att starta, säger förvaltningschef Hans E Andersson. Jag vill dock vara tydlig med att även om jag är övertygad om att vi kan förenkla mycket så har varje enskild fråga ofta en stor komplexitet. Det finns till exempel ofta externa regelverk vi måste följa, det måste tas hänsyn till möjligheterna att rekrytera och behålla medarbetare inom bland annat ekonomi och IT och det måste finnas en balans mellan hur stort verksamhetsstödet är i relation till kärnverksamheten. Med det sagt så är det bra att synpunkter och problemområden har tydliggjorts, så att vi nu kan inleda åtgärdsarbetet.

Läs mer

En mer löpande uppdatering om olika projekt och åtgärder kommer att ske och kan följas i nyhetsflödet på medarbetarwebben och på sidan Projektet SH och administrativa uppgifter.

Läs delrapport 1 och 2

Information

Har du frågor om innehållet? Se kontakt i respektive plusbox

Önskemål om uppdateringar på sidan? - Fyll i detta formulär

Övriga frågor, vänligen vänd dig till info@sh.se