Den andra delrapporten från projektet om att identifiera och kartlägga betungande administrativa arbetsuppgifter och processer på högskolan visar att det önskas mer personlig kontakt och stärkta kollegiala relationer. Delrapporten är en resultatredovisning av den kvalitativa studie som genomfördes under hösten 2022.

Bakgrunden till studien är att rektor Gustav Amberg har bett Anders Ivarsson Westerberg, professor i offentlig förvaltning, Anna Maria Jönsson, professor i medie- och kommunikationsvetenskap och Hans E Andersson, förvaltningschef och docent, att kartlägga vilka arbetsuppgifter som högskolans medarbetare upplever som administrativt betungande. Den första delrapporten redovisade resultaten från den enkät som gick ut till högskolans samtliga medarbetare innan sommaren 2022.

Ska förenkla och underlätta för alla medarbetare

Undersökningen är i grunden problemorienterad och syftar inte till någon generell värdering av högskolans administrativa arbete och processer. Projektet syftar i längden till att underlätta och förenkla för alla medarbetare på högskolan. Den aktuella studien har genomförts genom fokusgrupper och intervjuer med medarbetare i olika roller på olika delar av högskolan.

- Det saknas kunskap om administrativt arbete – så här detaljerade och rika undersökningar ser jag ganska lite av inom forskningen, och de studier som finns tar sällan hänsyn till teknisk och administrativ personals upplevelser. Att alla medarbetare inkluderas i utredningen är en styrka med projektet, säger Anders Ivarsson Westerberg.

Resultat

Delrapporten visar både på ”mjuk” problematik som handlar om kommunikation och relationer mellan grupper av medarbetare och mer konkreta problem av praktisk karaktär.

- Den kvalitativa studien vidgar och fördjupar våra kunskaper om negativa upplevelser av administrativa arbetsuppgifter och processer. Avsikten är att därefter arbeta mer lösningsorienterat. Vi bedömer att vi kan förenkla och förtydliga en hel del, men vi vet också att det är svårt att nå så långt som många av oss skulle önska inom vissa områden, säger Anna Maria Jönsson.

Kunskapen har utvecklats kring ett antal mer konkreta problem som högskolan kommer att arbeta vidare med att försöka förenkla eller till och med lösa.

- Resultat från projektet har löpande integrerats i verksamheten, så inom flera områden har vi redan påbörjat förbättringsarbeten. Exempelvis inom rekrytering av akademisk personal, sökfunktionen på medarbetarwebben och att förenkla hanteringen inom enklare ekonomiärenden. Men det är ett rikt material och resultaten kommer dels att distribueras till redan tillsatta arbetsgrupper, dels att ligga till grund för nya projekt, säger Hans E Andersson.

Läs delrapport 2