ÅÅÅÅ-MM-DD

Alfred Nobels allé 7, Flemingsberg • 141 89 Huddinge • 46 08 608 40 00 • Org nr 202100–4896 • info@sh.se

Mall för informationstext till forskningspersoner

Nedan följer en informationstextmall som innehåller information som ska ingå i en informationstext till forskningspersoner. Mallen är baserad på Etikprövningsmyndighetens ”stödmall forskningspersonsinformation”. För att uppfylla informationsplikten enligt dataskyddsförordningen innehåller mallen även information om personuppgiftsbehandling.

Innan du använder de föreslagna formuleringarna behöver du se till att de passar ditt forskningsprojekt. Avvik inte från de föreslagna formuleringarna som rör personuppgiftsbehandling utan att säkerställa att det du skriver lever upp till gällande regelverk.

Information till forskningspersoner ska formuleras på ett tydligt sätt och anpassas till deras förmåga att förstå den. Svåra ord och förkortningar som inte är allmänt kända bör därför undvikas. Försök dessutom att begränsa informationen till några få sidor.

Om det är möjligt bör du upprepa informationen muntligt till forskningspersonerna. Ge forskningspersonerna möjlighet att ställa frågor.

Observera att denna sida inte ska bifogas när du ger informationstexten till forskningspersonerna. Dessutom ska all gulmarkerad text och alla klamrar tas bort. Den gulmarkerade texten indikerar att du behöver justera texten utifrån aktuellt forskningsprojekt. Den kursiverade hjälptexten i tabellerna som finns under varje rubrik samt meningen ”Förslag på formulering” ska tas bort innan informationstexten ges till forskningspersonerna.

Om du har några frågor avseende informationstexten kan du kontakta högskolans dataskyddsombud via dataskydd@sh.se.

Information om att delta i forskningsprojektet [ange projektets namn]

Information om projektet och hur deltagarna valts ut

Ge en tydlig och kortfattad övergripande beskrivning av projektet. Ange bakgrund och syfte. Förklara varför personen tillfrågas om att delta och hur forskarna fått tillgång till uppgifter om personen. Ange att Södertörns högskola är forskningshuvudman. Ange vem som finansierar projektet och för vilket syfte (om det är externt finansierat).

Förslag på formulering

Jag/vi är forskare/doktorand/… vid [ange institution el. motsv.] vid Södertörns högskola. Jag/vi vill fråga dig om du vill delta i en studie inom ett forskningsprojekt som heter [ange projekttitel]. Genom projektet vill jag/vi [ange syftet med projektet]. Anledningen till att jag/vi frågar just dig om du vill delta är att du [ange anledning]. Dessa uppgifter har vi fått tillgång till genom [ange hur uppgifter inhämtats]. Forskningshuvudman för projektet är Södertörns högskola. Med forskningshuvudman menas den organisation som är ansvarig för projektet. Projektet är finansierat av [ange eventuell finansiär och dennes syfte].

Vad det innebär att delta i studien

Beskriv så tydligt som möjligt vad det skulle innebära för forskningspersonerna att delta i studien (metod, tidsåtgång, enkäter, intervjuer, testning, experiment, provtagning, etc.). Informera på ett sakligt sätt om eventuella risker på kort och lång sikt. Detta gäller särskilt om deltagandet kan komma att innebära fysisk eller psykisk påverkan eller integritetsintrång. Undvik förskönande formuleringar eller formuleringar som skulle kunna påverka benägenheten att delta på ett otillbörligt sätt. Det är viktigt att ange hur eventuella risker kommer att hanteras samt vad som kommer att göras om negativa konsekvenser uppstår.

Förslag på formulering

Om du tackar ja till att delta kommer det att innebära [beskrivning av deltagande ur forskningspersonens perspektiv: vad som krävs av forskningspersonen, vilka metoder som kommer att användas, hur mycket tid som kommer att behöva avsättas, hur många enkäter/intervjuer/tester/prover, osv. som kommer att utföras samt när, var och i vilken form detta kommer att ske]. Eftersom projektet [ange vad som ger upphov till eventuella risker] kan du genom att delta komma att utsättas för vissa risker [ange risker på kort och lång sikt: obehag, smärta, emotionell påverkan, integritetsintrång, etc.]. För att risken ska bli så liten som möjligt för att något av detta händer så kommer jag/vi som ansvarar för projektet att [ange vilka åtgärder som vidtas för att minimera riskerna]. Om något av detta ändå händer kommer jag/vi att [ange hur problem som kan uppstå kommer att hanteras, t.ex. om studien kan komma att avbrytas eller om uppföljande undersökning eller samtal kommer att erbjudas].

Information om studiens resultat

Informera forskningspersonerna om hur de kan ta del av studiens resultat (i vissa fall kan det även vara lämpligt att informera om vilka möjligheter det finns att slippa ta del av egna resultat på individnivå). Informera om hur eventuella oväntade fynd kommer att hanteras (ha inte med detta om det är irrelevant).
Informera även om hur resultat och data kommer att tillgängliggöras, genom till exempel tidskriftsartiklar, böcker och/eller publiceringsplattformar för öppna data. Tänk på att det kan finnas juridiska och/eller etiska skäl att inte dela eller publicera forskningsdata. Det gäller exempelvis data som innehåller känsliga personuppgifter som omfattas av GDPR eller annan lagstiftning. Det kan även gälla material som är sekretessbelagt enligt offentlighets- och sekretesslagen, upphovsrättsskyddat av någon annan eller som innehåller annan information som av juridiska eller etiska skäl inte bör spridas.

Förslag på formulering

Du kommer att kunna ta del av studiens resultat genom [ange hur deltagarna kan få ta del av resultaten och i vilken form]. [Ange huruvida data kommer att tillgängliggöras och hur detta i så fall kommer att ske.]

Behandling av personuppgifter

I informationen till forskningspersoner måste nedanstående tas upp när det gäller personuppgiftsbehandling. Avvik inte från de föreslagna formuleringarna nedan utan att försäkra dig om att detta är förenligt med gällande regelverk.
Ange att Södertörns högskola är personuppgiftsansvarig. Ange kontaktuppgifter till Södertörns högskola och till dataskyddsombudet vid högskolan (dataskydd@sh.se).
Informera på ett tydligt och kortfattat sätt om
vilken typ av personuppgifter som kommer att samlas in
varifrån personuppgifterna kommer att hämtas
ändamålet med behandlingen (d.v.s. varför personuppgifterna behöver behandlas)
den rättsliga grunden för behandlingen enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR), artikel 6.1 (den rekommenderade rättsliga grunden är att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse, artikel 6.1e. För behandling av personuppgifter utanför Sverige kan samtycke vara en lämplig rättslig grund.)
hur personuppgifterna kommer att förvaras i olika skeden av projektet
vem/vilka som kommer att ha tillgång till personuppgifterna i olika skeden
hur länge personuppgifterna kommer att lagras (inkl. ev. bevarande, se nedan)
huruvida personuppgifterna kommer att överföras till ett land utanför EU- och ESS-området, s.k. tredje land
hur personuppgifterna skyddas.
Informera om att forskningspersonen i enlighet med GDPR samt nationell kompletterande lagstiftning har rätt att
när som helst återkalla sitt samtycke (i de fall samtycke utgör den rättsliga grunden för behandling) utan att det påverkar lagligheten av behandling som skett i enlighet med samtycket innan det återkallades
begära tillgång till sina personuppgifter
få sina personuppgifter rättade
få sina personuppgifter raderade
få behandlingen av sina personuppgifter begränsad
inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.
Beskriv hur forskningspersonen ska gå tillväga för att åberopa de olika rättigheterna samt ange relevanta kontaktuppgifter, till exempel till projektansvarig forskare. Beskriv också om någon av dessa rättigheter kan komma att begränsas på grund av andra rättsliga krav gällande exempelvis arkivering eller sekretess.

Förslag på formulering

Om du väljer att delta kommer projektet att behandla följande personuppgifter om dig: [ange vilka personuppgifter som kommer att behandlas inom ramen för projektet]. Syftet med att behandla dessa personuppgifter är att [ange ändamålet med behandlingen]. Personuppgifterna kommer att samlas in genom [ange hur och varifrån personuppgifterna inhämtas]. Personuppgifterna kommer att behandlas i enlighet med EU:s dataskyddsförordning 2016/679 (GDPR) och kompletterande nationell lagstiftning.

Södertörns högskola är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter [om det är flera forskningshuvudmän som ingår i projektet ska detta framgå av informationen, till exempel ”Södertörns högskolan och Stockholms universitet är personuppgiftsansvariga för behandlingen av dina personuppgifter”]. Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är [ange rättslig grund. Den rekommenderade rättsliga grunden är att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse, artikel 6.1 e.] enligt EU:s dataskyddsförordning, artikel 6.1. [ange vid behov olika rättsliga grunder för olika delar av behandlingen. Ta bort om irrelevant].

Personuppgifterna kommer att förvaras [ange hur de olika personuppgifterna kommer att förvaras i olika skeden av projektet och särskilt om de kommer att överföras till ett tredje land, dvs. utanför EU/EES. För det fall du planerar att överföra personuppgifter till tredje land bör du kontakta högskolans dataskyddsombud, dataskydd@sh.se].

För att projektet ska kunna utföras kommer vissa personer att ges tillgång till personuppgifterna [ange vilka som kommer att ges tillgång till vilka uppgifter utifrån deras roll i projektet, undvik om möjligt att lista specifika individer.]. Uppgifterna kommer att behandlas så att inte obehöriga kan ta del av dem. Södertörns högskola är en statlig myndighet och omfattas av offentlighetsprincipen. Det innebär att handlingar hos högskolan som innehåller dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till den som begär det. Ett utlämnande föregås alltid av en sekretessprövning.

[Om data ska läggas upp på någon plattform för lagring och tillgängliggörande, beskriv hur detta ska ske, till exempel vilka data som läggs upp och vilka som kommer att kunna komma åt dem.].

När projektet är avslutat kommer det som samlats in och behandlats inom projektet att sparas i minst [ange hur länge materialet kommer att sparas. Ta hjälp av högskolans informationshanteringsplan för att avgöra hur länge materialet ska sparas. För mer information kontakta arkivarie@sh.se]. [ange om det material som sparas kommer att innehålla personuppgifter eller inte, och i så fall om dessa kommer att vara ”pseudonymiserade”]. Om materialet bedöms ha ett bestående värde kommer det att bevaras för framtiden.

Enligt EU:s dataskyddsförordning samt nationell kompletterande lagstiftning har du rätt att:

återkalla ditt samtycke utan att det påverkar lagligheten av behandling som skett i enlighet med samtycket innan det återkallades [använd denna formulering endast om den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är samtycke]

begära tillgång till dina personuppgifter

få dina personuppgifter rättade

få dina personuppgifter raderade

få behandlingen av dina personuppgifter begränsad.

Under vissa omständigheter medger dataskyddsförordningen samt kompletterande nationell lagstiftning undantag från dessa rättigheter. Rätten till tillgång till sina uppgifter kan exempelvis begränsas av sekretesslagstiftningen, och rätten att få uppgifter raderade kan begränsas av arkivlagstiftningen.

Om du vill åberopa någon av dessa rättigheter ska du ta kontakt med projektansvarig forskare [ange kontaktuppgifter] eller dataskyddsombudet vid Södertörns högskola (dataskydd@sh.se).

Om du är missnöjd med hur dina personuppgifter behandlas har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet. Du når myndigheten via e-post: imy@imy.se eller telefon 08-657 61 00. Ytterligare information finns på myndighetens webbplats (www.imy.se).

Försäkring och ersättning

Informera om vilket försäkringsskydd forskningspersonerna omfattas av.
Informera om eventuell ersättning till forskningspersonerna, inklusive kompensation för inkomstbortfall eller omkostnader relaterade till projektet. Ange att ersättningen är skattepliktig (om inte undantag är tillämpliga).
Om ingen försäkring eller ersättning ges bör detta framgå.

Det är frivilligt att delta

Det är frivilligt för forskningspersonen att delta i studien och detta ska också framgå av informationen. Det ska även framgå att forskningspersonen när som helst kan avbryta sitt deltagande utan att några skäl behöver anges och utan att detta leder till några som helst negativa följder för forskningspersonen (om det av någon anledning finns problem eller risker med att avbryta deltagande i studien i något skede bör dessa framgå tydligt). Beskriv hur forskningspersonen ska gå tillväga för att avbryta sitt deltagande samt ange kontaktuppgifter till forskaren som är ansvarig för studien.

Förslag på formulering

Det är helt frivilligt att delta i projektet. Du kan när som helst välja att inte vara med längre och du behöver inte säga varför. Om du väljer att inte längre vara med kommer det inte att påverka [ange sådant som forskningspersonen skulle kunna tro kan påverkas av ett avbrutet deltagande, till exempel framtida vård, behandling, undervisning, betyg, relation till organisation eller person]. Om du inte längre vill vara med ska du meddela detta till den som ansvarar för projektet, se kontaktuppgifter nedan.

Kontaktinformation

Ange kontaktuppgifter till
• ansvarig forskare för projektet
• dataskyddsombudet vid Södertörns högskola nås via dataskydd@sh.se eller genom växeln 08-608 40 00